Jak skutecznie zabezpieczyć witrynę zespołu SharePoint: 11 wskazówek

Bezpieczeństwo danych stało się problemem w nowoczesnym sektorze IT. Oprócz naruszeń danych, uważaj na przypadkową i celową utratę danych oraz ich usunięcie.

Ponieważ witryny zespołów programu SharePoint przechowują poufne dane, należy je zabezpieczyć przed wszelkimi zagrożeniami wewnętrznymi lub zewnętrznymi. W tym artykule przedstawimy kilka wskazówek dotyczących zabezpieczania działających witryn zespołu programu SharePoint.

1. Przypisz jednego administratora na witrynę zespołu

Jednym z błędów, który często prowadzi do utraty danych, jest uczynienie administratorem witryny zespołu wielu osób. Jeśli utworzysz pięciu administratorów, skąd będziesz wiedzieć, kto jest odpowiedzialny za usunięcie witryny lub nieautoryzowane udostępnianie? Aby uniknąć takich problemów, upewnij się, że jedna witryna zespołu ma jednego administratora.

Ta metoda nie tylko zmniejszy ryzyko wycieku danych, ale również ograniczy osoby z pełnym dostępem do SharePoint witryna lub grupa witryn.

2. Określone adresy IP i lokalizacje na białej liście

Chociaż umieszczanie irytującego numeru na czarnej liście może działać na Twoim telefonie, w przypadku danych witryn zespołu programu SharePoint musi on znajdować się na białej liście. Możesz nie znać adresu IP i lokalizacji przestępców, ale na pewno znasz swoją lokalizację i adres IP. Musisz wyznaczyć zatwierdzenie adresu IP, z którego Ty i Twój zespół uzyskujecie dostęp do witryny zespołu programu SharePoint.

Wdrożenie tej metody może nie być najlepszym pomysłem, jeśli masz zdalny zespół pracujący z rozproszonych lokalizacji. Jednak zawsze możesz dodać wyznaczone lokalizacje do białej listy, aby zminimalizować ryzyko naruszenia danych.

3. Włącz automatyczny proces przechowywania danych

Utrata danych nie zawsze wynika z przypadkowego usunięcia danych. Możesz usunąć zestaw danych, myśląc, że nie jest to konieczne. Ale później dowiesz się o jego znaczeniu.

Związane z: Najlepsze oprogramowanie do odzyskiwania danych

W takich sytuacjach może się przydać automatyczne przechowywanie danych. Ustaw wygodną zasadę przechowywania danych, aby przeciwdziałać niezamierzonemu usunięciu i innym przypadkom.

W zależności od potrzeb możesz zastosować zasady oparte na etykietach dla pliku, folderu lub biblioteki. Możesz także ustawić politykę dla całej witryny.

4. Zawsze dostosuj ustawienia udostępniania

Udostępnianie może wydawać się banalną sprawą w kulturze biurowej, a większość ludzi nie zwraca na to uwagi. Jeśli chodzi o uprawnienia udostępniania w programie SharePoint, to zupełnie inna historia. Umożliwia udostępnianie elementu za pomocą jednego łącza dowolnej osobie w programie SharePoint.

Ponieważ zawiera istotne zagrożenie bezpieczeństwa, musisz nim zarządzać, pamiętając o wszystkich możliwościach i rozważaniach. Przejrzyj wszystkie uprawnienia udostępniania ustawione na różnych poziomach i dostosuj te niezbędne.

5. Kontroluj uprawnienia dostępu do witryny

Jeśli chcesz zwiększyć bezpieczeństwo witryny zespołu programu SharePoint, musisz kontrolować, kto uzyskuje dostęp do której sekcji.

Czasami użytkownicy mają wyższe uprawnienia, niż faktycznie potrzebują. Twoja biblioteka zawartości programu SharePoint będzie zagrożona, jeśli przyznasz zbyt duży dostęp, niż jest to faktycznie wymagane.

6. Włącz dokumenty tylko dla docelowych odbiorców

Kierowanie na odbiorców to funkcja, która umożliwia dostęp do treści dla zbioru użytkowników na podstawie ich ról. Chociaż nie jest to funkcja bezpieczeństwa, zapewnia, że ​​​​członek zespołu widzi to, co musi zobaczyć i nic więcej.

W ten sposób możesz zapisać dane witryny zespołu przed nieautoryzowanym dostępem. Ta funkcja jest dostępna dla nawigacji, stron i dokumentów.

7. Zabroń synchronizacji biblioteki dla poufnych danych

Czy wiesz, że synchronizacja poufnych danych z systemem lokalnym naraża je na utratę danych? Wiele przypadkowych usunięć danych ma miejsce, gdy użytkownicy programu SharePoint synchronizują biblioteki dokumentów z komputerami lokalnymi i usuwają wszystkie dane z dysku C:.

Co więcej, nie otrzymasz nawet ostrzeżenia podczas usuwania jakichkolwiek danych programu SharePoint ze zsynchronizowanej biblioteki lokalnej. Wyłącz synchronizację biblioteki, aby uniknąć takich katastrofalnych zdarzeń i zapewnić bezpieczeństwo danych witryny zespołu.

8. Reguluj edycję strony

Warto zachować ostrożność, zezwalając innym na edytowanie strony witryny zespołu. Ponieważ SharePoint traktuje swoje strony jak inną zawartość, użytkownicy z uprawnieniami do edycji mogą usuwać dokumenty z biblioteki lub modyfikować strony.

Aby zapobiec wystąpieniu tych uszkodzeń, przerwij dziedziczenie i bibliotekę tylko do odczytu. Uniemożliwi im to edycję wszystkich stron biblioteki.

Jeśli nie jest to dla Ciebie wygodny krok, możesz również uniemożliwić im edycję określonej strony. Możesz dodać ograniczenia edycji tylko na krytycznych stronach, a resztę pozostawić otwartą do edycji.

9. Użyj niestandardowych poziomów uprawnień

Może być konieczne utworzenie niestandardowego poziomu uprawnień dla witryny zespołu programu SharePoint, pomimo podjęcia innych niezbędnych środków. Jeśli wymaga tego sytuacja, nie wahaj się wybrać odpowiedniego poziomu uprawnień dla dowolnego członka zespołu.

Zgodnie z ustawieniem domyślnym odwiedzający mogą tylko odczytywać dane witryny, podczas gdy członkowie witryny mogą dodawać, edytować lub usuwać zawartość. Jeśli chcesz, aby użytkownik tylko edytował dokument, ale nie usuwał go, utwórz poziom uprawnień odpowiedni do swoich potrzeb. Po skonfigurowaniu uprawnień użytkownik zobaczy tylko te opcje, które może wykonać.

10. Niezawodna polityka przeciwko wyciekowi danych

Wyciek danych może nastąpić w wyniku dowolnej prostej czynności, takiej jak drukowanie, udostępnianie i wiele innych. Aby zapobiec utracie danych w ich wyniku, musisz stworzyć szczelną politykę przeciwko wyciekom danych. Może to prowadzić do zabronienia działań, takich jak udostępnianie, drukowanie lub pobieranie danych w oparciu o określone kryteria.

Rozważ wszystkie możliwe problemy i stwórz politykę zapobiegania utracie danych odpowiednią dla Twojego zespołu. Upewnij się, że zapobiega utracie danych, przynajmniej w podstawowych scenariuszach.

11. Szkol swój zespół w zakresie bezpieczeństwa witryn

Ostatnim punktem tej listy jest zaoferowanie odpowiedniego szkolenia w zakresie bezpieczeństwa wszystkim członkom zespołu, którzy korzystają z witryn zespołu. Dawno minęły czasy, kiedy tylko administratorzy IT troszczyli się o bezpieczeństwo danych. Teraz każdy członek personelu powinien odgrywać swoją rolę w ochronie danych.

Związane z: Najlepsze bezpłatne kursy dotyczące bezpieczeństwa cybernetycznego: dowiedz się, jak być bezpiecznym w Internecie

Musisz zorganizować dogłębne szkolenie, aby uświadomić im konsekwencje synchronizacji danych i udostępniania na zewnątrz. Naucz ich także, jak odzyskać usunięte elementy w określonym czasie. Przede wszystkim pomóż im zrozumieć proces działania programu SharePoint, aby mogli samodzielnie monitorować swoje działania.

Skutecznie bezpiecz witryny zespołów

Konieczne jest podjęcie środków ostrożności w celu ochrony danych witryny zespołu programu SharePoint. Wypróbuj te wskazówki, aby zminimalizować powszechne zagrożenia i zapewnić bezpieczeństwo 360° w witrynach zespołów programu SharePoint.

SharePoint to potężne narzędzie do zarządzania treścią, które pomaga również w pracy grupowej i zarządzaniu projektami. Jeśli dbasz o bezpieczeństwo danych witryny zespołu, możesz skupić się na rzeczach, które mają znaczenie, zamiast ścigać naruszenia bezpieczeństwa.

Co to jest Microsoft SharePoint? 4 funkcje i zalety korzystania z niego

Microsoft SharePoint to narzędzie do współpracy i zarządzania plikami, które pomaga zwiększyć wydajność zawodową i osobistą. Oto, co musisz wiedzieć!

Czytaj dalej

O autorze