7 wskazówek i narzędzi do komunikacji z klientami i zespołami w czasie rzeczywistym

Jako freelancer lub pracownik zdalny, być może będziesz musiał pracować z klientami i współpracownikami w różnych strefach czasowych. Nie oznacza to jednak, że zawsze musisz być dostępny, aby reagować w czasie rzeczywistym, nawet kosztem utraty skupienia i koncentracji.

Możesz uniknąć wyczerpania, utrzymując płynne relacje z innymi interesariuszami, wdrażając kilka strategii. Dowiedz się, jak to zrobić, korzystając z poniższych wskazówek i narzędzi.

1. Bez kontynuacji decyzji/udostępniania opinii

Będziesz potrzebować komunikacji w czasie rzeczywistym, gdy zajdzie potrzeba natychmiastowej informacji zwrotnej lub dalszych działań. Nadmierna komunikacja może oszczędzić Ci kłopotów z byciem dostępnym przez cały czas w celu uzyskania szybkiej odpowiedzi. Jeśli przekażesz wszystkie niezbędne informacje swojemu klientowi lub współpracownikom, nie będą musieli podejmować dalszych kroków w celu wyjaśnienia Twojej wiadomości.

W tym celu nie wahaj się wyjaśniać rzeczy w pełnym opisie. Czasami natychmiastowa informacja zwrotna nie jest odpowiednia lub kompletna. Może również powodować nieporozumienia. Opóźniona informacja zwrotna pomaga uniknąć nielogicznych wybuchów i umożliwia udzielanie bardziej przemyślanych odpowiedzi.

Dzięki dokładnej i jasnej komunikacji z klientami i zespołem unika się niepotrzebnych przewrotów. Są różne aplikacje do robienia notatek online, takie jak Supernotes. Możesz ich użyć, aby uzyskać niemal perfekcyjną komunikację.

Ty i Twój współpracownik możecie zostawiać notatki w tym samym pliku po przejrzeniu swoich odpowiedzi w notatkach i dokumentach, które można udostępniać.

2. Planuj z wyprzedzeniem, aby pozwolić na rozsądne opóźnienie w czasie reakcji

Niektóre projekty i zadania mogą wymagać natychmiastowej odpowiedzi od klientów lub członków zespołu, natomiast spóźniona odpowiedź może spowodować opóźnienie projektu. Jest to jeden z głównych powodów, dla których wiele osób opowiada się za komunikacją w czasie rzeczywistym podczas pracy zdalnej.

Jednak komunikacja asynchroniczna jest również realną opcją w takich przypadkach, jeśli można zaplanować zadania i podzadania. Zainwestuj wystarczająco dużo czasu, aby stworzyć przepływ pracy eskalacji, który pozwoli Twojemu zespołowi poradzić sobie z sytuacjami awaryjnymi. Uwzględnij różnicę stref czasowych i zaplanuj niezależne zadania podczas opóźnienia odpowiedzi.

Pomocne będzie zintegrowanie aplikacji kalendarza z narzędzia do zarządzania zadaniami, takie jak Asana. Dlatego za każdym razem, gdy tworzysz wydarzenie, aktualizacja będzie dostępna w aplikacjach do zarządzania zadaniami, aby wszyscy mogli je śledzić.

3. Nagrywanie ekranu/cyfrowe tablice w celu wykazania błędów

Wyobraź sobie, że w oprogramowaniu jest złożony błąd. Teraz musisz opisać całość, pisząc do zdalnego zespołu! Nie wspominając o pytaniach pojawiających się pomiędzy z drugiego końca i gubisz się.

Możesz uniknąć wszystkich tych skomplikowanych sytuacji, korzystając z aplikacji do nagrywania ekranu. Zademonstruj i zapisz błąd oprogramowania za pomocą bezpłatnego rejestratora ekranu, takiego jak ActivePresenter lub Apowersoft. Możesz również dołączyć swój dźwięk, aby ustnie opisać problem, aby uniknąć nieporozumień.

Związane z: Najlepsze darmowe rejestratory ekranu do zapisywania spotkań online

Możesz także użyć tablice internetowe, takie jak Freehand aby opisać błędy w aplikacji lub witrynie. Te aplikacje są dobre do zdalnej współpracy. Twój kolega może pracować nad plikiem tablicy i zostawiać tam notatki, abyś mógł je przejrzeć, gdy nadejdzie Twoja kolej.

Im bardziej zredukujesz potrzebę komunikacji audio/wideo, tym bardziej współpracownicy i klienci będą mogli skoncentrować się na tym, co naprawdę ważne. W chwili obecnej możesz łatwo stworzyć szczegółowy przepływ pracy swojego projektu i udostępnić go cyfrowo wszystkim innym zaangażowanym osobom. Aby to zrobić, możesz użyć aplikacji do współpracy, takich jak Jira.

Oprócz obsługi wizualnego przepływu zadań, te wszechstronne aplikacje umożliwiają dodawanie komentarzy do zadań. Komentarze te pomagają szybko znaleźć potrzebne informacje, a tym samym usprawnić dyskusję.

Na przykład, jeśli klient musi wiedzieć o postępie projektu, może zajrzeć do komentarza do zadania, aby znaleźć ukończone zadania. Oszczędza im wysyłanie wiadomości do Ciebie, jednocześnie dostarczając im potrzebnych informacji.

5. Twórz i definiuj sprinty dla projektów

Jeśli jesteś częścią zespołu, który postępuje zgodnie ze zwinnym lub scrumowym przepływem pracy, wiesz, że współpraca i komunikacja w czasie rzeczywistym są nieodzowną częścią Twojej pracy. Możesz jednak zmniejszyć zależność od natychmiastowej komunikacji, odpowiednio definiując sprinty.

Tworząc sprint, upewnij się, że odpowiadasz na oczywiste pytania, takie jak cele lub zadania, mapy drogowe, zasoby, zaległości, pojemność, proces pracy, terminy itp. Dlatego cesjonariusze nie zadają ci tych pytań i natychmiast rozpoczynają pracę.

Możesz również skorzystać z różnych bezpłatnych narzędzi do zarządzania projektami wspieranych przez Scrum, takich jak IceScrum. Te aplikacje umożliwiają wydajną pracę zespołową przy minimalnym wymogu pilnej reakcji.

6. Rozpowszechniaj nagrania ze spotkań, aby zminimalizować zmęczenie podczas spotkania wideo

Czasami bycie częścią zespołu zdalnego oznacza uczestnictwo w szeregu spotkań, aby zrekompensować odległość fizyczną. Może to prowadzić do sytuacji zwanej zmęczeniem Zoom, co nie jest dobre dla Twojej produktywności. Zamiast tego możesz skupić się na alternatywnych kanałach komunikacji i odrzucać wezwania na spotkania podczas pracy ukierunkowanej.

Niezbędne jest uczestnictwo w spotkaniach w celu przeprowadzenia strategicznych dyskusji lub ukierunkowanych programów. Niemniej jednak, możesz polegać na komunikacji tekstowej, aby rozwiązać większość pozostałych spraw. Poza tym nagrywanie spotkań powinno być obowiązkowe.

W ten sposób każdy, kto go przegapił, może wygodnie sprawdzić nagranie pod kątem wglądu i może później dodać wartość do dyskusji. Możesz użyć VLC do nagrywania spotkań Zoom lub funkcji nagrywania w Google Meet, aby nagrywać spotkania w Meet. Obie te aplikacje są bezpłatne, więc nie kosztują żadnych dodatkowych dolarów.

7. Korzystanie z kalendarza cyfrowego we właściwy sposób poprzez blokowanie czasu

Jednym z głównych powodów wyboru komunikacji bezgłosowej jest nieprzerwany produktywny czas. Chociaż pomaga nam to poczynić znaczne postępy w projekcie lub zadaniu, ludzie nie zaznaczają tego w kalendarzu tak, jak zaznaczają spotkanie lub prezentację. W rezultacie inni członkowie zespołu zwykle nie mają o tym pojęcia.

Możesz jednak zaznaczyć w swoim kalendarzu czas na głęboką pracę, aby inni się o tym dowiedzieli. Puste miejsce w kalendarzu oznacza, że ​​możesz swobodnie uczestniczyć w spotkaniu lub pisać SMS-y. Jeśli zablokujesz czas w kalendarzu, nie będą oni w tym czasie planować spotkań ani wysyłać Ci SMS-ów.

Możesz korzystać z bezpłatnych narzędzi kalendarza, takich jak Kalendarz Google lub Połączyć siły by zablokować swój czas. Dlatego inni staną się taktowni i będą bardziej polegać na komunikacji online, takiej jak e-mail i kanały dyskusji nad projektem.

Komunikacja nie zawsze musi być natychmiastowa

Kiedy pracujesz w domu lub jesteś częścią zespołu hybrydowego, komunikacja w czasie rzeczywistym może mieć na ciebie wpływ.

Wypróbuj te wskazówki i narzędzia dotyczące komunikacji online, aby uniknąć przytłoczenia. Ponieważ pozwalają one pracować bez przerw, zauważysz wzrost swojej codziennej produktywności.

9 najlepszych darmowych aplikacji, które zwiększą Twoją osobistą produktywność

Jest tak wiele aplikacji i narzędzi zwiększających produktywność do wyboru. Ale tylko kilka z nich skupia się na poprawie Twojej osobistej produktywności. Sprawdź je!

Czytaj dalej

O autorze