5 najlepszych funkcji Harvest do śledzenia czasu, raportowania i rozliczania projektów

Zarządzanie czasem ma kluczowe znaczenie dla produktywnego i efektywnego zarządzania projektami.

Sukces i opłacalność każdego projektu zależą od tego, jak wykorzystasz swój czas. Jeśli poświęcisz cały swój czas jednemu projektowi na jego ukończenie na kilka tygodni przed terminem, możesz nie uzyskać z tego zysku. Podobnie, jeśli nie przeznaczysz rozsądnego czasu na ukończenie projektu na czas, klient może nie zostać z Tobą.

Dlatego potrzebujesz narzędzia do zarządzania czasem, które automatycznie pomoże Ci zarządzać Twoimi projektami. W tym artykule omówimy, jak Harvest może zarządzać śledzeniem czasu, raportowaniem i fakturowaniem.

Co to są żniwa?

Zbiór to oparta na chmurze aplikacja do rozliczeń i zarządzania czasem, która jest zgodna z komputerami PC z systemem Windows, laptopami z systemem macOS, urządzeniami iPhone lub urządzeniami z systemem Android. Obsługuje również Chromebooki za pośrednictwem rozszerzenia Chrome.

Aplikacja obsługuje zarówno rozliczanie godzinowe, jak i fakturowanie według projektu. Jest to więc idealne narzędzie dla freelancerów, właścicieli firm dowolnej wielkości, a nawet dla globalnych przedsiębiorstw. Nie musisz przechodzić żadnej krzywej uczenia się, aby obsługiwać aplikację.

Darmowy i Pro to jedyne dwa plany subskrypcji dla tej aplikacji. Jeśli potrzebujesz zarządzać własnym grafikiem i maksymalnie dwoma projektami jednocześnie, możesz wybrać plan Darmowy. Jeśli jednak chcesz zarządzać zespołem, możesz zdecydować się na plan Pro za 12 USD/mies./miejsce na nieograniczoną liczbę projektów.

Pobierać: Zbiór na iOS | Android | Okna | System operacyjny Mac (Wymagana subskrypcja, dostępna bezpłatna wersja próbna)

Oto cechy aplikacji, które powinny zwiększyć produktywność Twojego projektu:

1. Śledzenie czasu i raportowanie

Chociaż członkowie Twojego zespołu są odpowiedzialni za wypełnianie swoich grafików w czasie rzeczywistym, możesz również wprowadzić dla nich czas zbiorczo. Pomaga skorygować przebieg projektu lub dostosować się do wymagań rozliczeniowych klienta.

System kodowania kolorami zadań i grafików pozwala śledzić, który członek pracuje nad jakim zadaniem. Możesz również dowiedzieć się, który członek zespołu dotrzymuje terminów lub się opóźnia. W związku z tym możesz dalej ustalać priorytety zadań projektowych, aby dotrzymać ogólnego terminu klienta.

Aplikacja dzieli raportowanie czasu na cztery podstawowe kategorie, a są to:

1. Zadania: Kolorowy wykres słupkowy pokazuje czas spędzony na zadaniach.
2. Projektowanie: Możesz porównać produktywność projektu, porównując rozkład czasu pod kątem projektu.
3. Drużyny: Możesz pracować tak szczegółowo, jak to możliwe, tworząc indywidualne raporty czasowe.
4. Klienci: Ten raport czasu pokazuje czas spędzony na zadaniach i projektach dla konkretnego klienta.

Raport czasu z aplikacji Harvest zawiera dane, takie jak prześledzone godziny, kwota nierozliczona, godziny do rozliczenia i kwota do rozliczenia.

2. Zarządzanie zespołem i projektami

Może to być dla Ciebie trudne, jeśli musisz popracować zarządzanie kartami czasu pracy członków zespołu. Aplikacja Harvest pomaga bez wysiłku zarządzać zdalnymi lub hybrydowymi zespołami bez naruszania listy rzeczy do zrobienia.

Harvest tworzy czytelny pulpit nawigacyjny. Dzięki temu możesz szybko zrozumieć, co się dzieje na pierwszy rzut oka. Pulpit nawigacyjny zawiera uporządkowane dane, takie jak:

• Kto śledzi swój czas, a kto nie?
• Jaki jest trend śledzenia rozliczanych godzin na zasób?
• Czy są jakieś różnice między zadaniami, które im przydzieliłeś, a zadaniami, które zostały ukończone?
• Czy Twój zespół właściwie wykorzystuje rozliczane godziny na produktywną pracę?

Na wykresie słupkowym dla każdego członka zespołu kolor jasnoniebieski reprezentuje wydajność, a kolor ciemnoniebieski reprezentuje godziny podlegające rozliczeniu. Jeśli widzisz, że paski zmieniają kolor na czerwony, oznacza to, że członek zespołu jest poza zasięgiem.

Możesz także zarządzać zasobami projektu i rozliczanymi godzinami tak szczegółowo, jak chcesz. Szczegółowy raport dotyczący projektu zawiera następujące informacje:

• Całkowity czas zalogowania w projekcie na zasób.
• Jeśli jesteś wystarczająco blisko budżetu czasu.
• Jeśli osiągasz budżet kosztów projektu.
• Całkowita liczba godzin nie zafakturowanych.
• Harmonogram postępu projektu z uwzględnieniem działu.
• Automatyczne alerty ostrzegające o możliwych problemach z opóźnieniem.

Harvest pozwala być na bieżąco z projektami, a także precyzyjnie prognozować przyszłe projekty.

3. Lista obecności

Przyjazny dla użytkownika interfejs aplikacji umożliwia wprowadzanie nowych zadań do dziennego grafiku wyznaczonego projektu. Kliknięciem przycisku śledzenia czasu uruchamiasz chronometrażystę, który rejestruje czas pracy nad zadaniem. Jeśli pójdziesz na jakąkolwiek przerwę, możesz wstrzymać śledzenie czasu w tym konkretnym zadaniu.

Niektóre projekty mogą wymagać również rejestrowania przerw. Możesz uruchomić stoper dla zadań, które są na przerwy. Ta praktyka zapewnia wydajne i dokładne śledzenie czasu całego dnia pracy.

Aplikacja Harvest automatycznie oblicza koszt dla klienta w zależności od stawki, jaką podajesz podczas tworzenia projektu. Daje również możliwość wpisania szczegółowej notatki na temat zadań do wykorzystania w przyszłości.

Możesz także utworzyć tygodniowy lub miesięczny formularz grafiku do codziennego śledzenia czasu. Kiedy zdecydujesz się na takie grafiku, Harvest sumuje godziny przepracowane nad każdym zadaniem przez cały tydzień lub miesiąc i automatycznie tworzy fakturę.

4. Generowanie faktur

Możesz przekonwertować arkusze czasu pracy na profesjonalne faktury za pomocą Harvest, który jest jedna z najlepszych darmowych aplikacji do faktur. Możesz wysłać e-mailem faktury do swoich klientów, ponieważ są one w pełni cyfrowe. Faktury pokazują szczegółowe rozliczane godziny w oparciu o każde zadanie projektu w ustrukturyzowany sposób.

Możesz pracować dla dowolnego klienta, ponieważ aplikacja obsługuje ponad 180 walut. Co więcej, automatyzuje system płatności za pomocą aplikacji takich jak Stripe czy PayPal. Moduł fakturowania aplikacji posiada również system przypomnień informujący klienta o terminie płatności.

Co więcej, aplikacja umożliwia tworzenie wnikliwych i profesjonalnych raportów dotyczących przychodów, które odzwierciedlają rentowność projektu. Możesz zastosować filtry, aby posortować dane na podstawie dowolnego konkretnego klienta lub projektu.

5. Automatyzacja przepływu pracy projektu

Za pomocą aplikacji Harvest możesz zautomatyzować przepływ pracy w zakresie śledzenia czasu i rozliczeń w projekcie. Aplikacja integruje się z ponad 100 aplikacjami zwiększającymi produktywność. Możesz dalej tworzyć zaawansowane scenariusze automatyzacji, korzystając z narzędzi takich jak Zapier i IFTTT.

Związane z: Bezpłatne alternatywy dla Zapier w celu zmniejszenia obciążenia pracą i zwiększenia produktywności

Aplikacja może śledzić czas w innych aplikacjach do zarządzania projektami, takich jak Trello, Asana, Basecamp itp., Dzięki integracji. Możesz także tworzyć wpisy grafiku lub uruchamiać stoper z wiadomości Slack, korzystając z integracji ze Slack.

Jeśli zarządzasz własnymi podatkami za pomocą aplikacji takich jak QuickBooks, FundBox lub Xero, możesz importować dane o wydatkach i fakturach z Harvest. Krótko mówiąc, Harvest staje się źródłem prawdy dla zarządzania zespołem i projektami.

Zacznij śledzić swój czas dzięki inteligentnym aplikacjom

Teraz możesz wdrożyć odpowiednią aplikację do zarządzania czasem dla swoich projektów po zapoznaniu się z funkcjami aplikacji Harvest. Możesz użyć tej aplikacji lub dowolnej innej aplikacji do zarządzania czasem, ponieważ większość zaawansowanych aplikacji do śledzenia czasu często oferuje podobne podstawowe funkcje.

Najważniejsze jest to, że musisz wymusić jego użycie we właściwy sposób, aby utrzymać produktywność siebie i swojego zespołu.

10 najlepszych funkcji Time Doctor do monitorowania produktywności zespołu

Time Doctor pozwala śledzić Twoje projekty i produktywność Twojego zdalnego zespołu. Oto jego najlepsze funkcje do wykorzystania!

Czytaj dalej

O autorze