Dlaczego przełączanie kontekstu sabotuje Twoją produktywność (i co możesz z tym zrobić)

Kiedy ostatnio miałeś ponad 30 minut nieprzerwanego skupienia podczas pracy nad zadaniem? W rzeczywistości istnieje duże prawdopodobieństwo, że stracimy Cię z powodu wiadomości e-mail, wiadomości na Slack, powiadomienia o najnowszych wiadomościach lub filmu na YouTube, zanim skończysz czytać ten artykuł.

Kiedy dzielisz swoją energię i skupiasz się na tak wielu różnych zadaniach, nie możesz być najbardziej produktywnym sobą. W tym artykule przyjrzymy się przełączaniu kontekstów i jak je przezwyciężyć.

Co to jest przełączanie kontekstu?

Przełączanie kontekstu, przełączanie zadań lub wielozadaniowość ma miejsce, gdy przeskakujesz z jednego zadania lub czynności do drugiego bez kończenia poprzedniego, co powoduje przeniesienie uwagi i utratę czasu.

Ale w sensie praktycznym uważamy, że zmiana kontekstu lub zadań jest dokładniejszym terminem opisującym to, co wielu ludzi uważa za wielozadaniowość. Dzieje się tak, ponieważ w większości przypadków tylko szybko przenosimy naszą uwagę z jednego zadania na drugie, zamiast skupiać się na wielu zadaniach jednocześnie, ponieważ to

badanie ujawnia, że ​​nasze mózgi tego nie potrafią.

Z pozoru przełączanie zadań może wydawać się nieszkodliwe. Może nawet nakłonić Cię do przekonania, że ​​pomaga Ci być bardziej efektywnym, ale zmiana kontekstu jest jak kula burząca, która nabiera rozpędu, by zburzyć Twoją produktywność, ponieważ to Badania przedstawia.

Dzieje się tak, ponieważ twój mózg przechodzi fazę oporności, zanim wrócisz do poprzedniego zadanie lub rozpocząć następne, ponieważ próbuje przypomnieć sobie, nad czym pracowałeś lub dostosowuje się do nowego działalność.

Dlatego wielokrotne przełączanie zadań bardzo obciąża twoje zdolności poznawcze. Co więcej, pogłębiający się stres spowodowany natrętnymi myślami o niedokończonych zadaniach, które pozostawiłeś jako Efekt Zeigarnika kopnięcia mogą prowadzić do przeciążenia psychicznego i wypalenia.

To czas, koncentracja, energia i kreatywność, których możesz użyć, aby wydajnie pracować nad swoim projektem wylewającym się w błoto. Podatek, który płacisz za zmianę zadań, to dłuższy czas realizacji projektów i zwiększone prawdopodobieństwo błędów.

Dlaczego padamy ofiarą przełączania kontekstu

Zrozumienie, dlaczego tak łatwo jest przeskakiwać z jednego zadania do drugiego, a koncentracja jest tak trudne, jest kluczem do stworzenia skutecznego planu walki. Oto kilka powodów, dla których zmieniasz kontekst:

1. Szybki dostęp do ogromnego morza informacji.
2. Twój mózg pragnie nowości i lubi wędrować.
3. Narzędzia cyfrowe mają na celu konkurowanie o Twoją uwagę.
4. Przerywanie powiadomień z komputera i smartfonów.
5. Kultura „zawsze na” stwarza nadmierne wymagania w pracy i zwiększa oczekiwania dotyczące natychmiastowej odpowiedzi na e-maile lub inne wiadomości itp.

Jak przezwyciężyć przełączanie kontekstu

Stworzenie planu radzenia sobie z przełączaniem zadań pozwala wejść w stan flow, który promuje głęboką pracę, ciesz się krótszym czasem realizacji zadań i mniejszym marginesem na błędy oraz łagodź pracę z domu wypalić się.

To powiedziawszy, oto kilka wskazówek i narzędzi cyfrowych, które pomogą Ci stać się lepszym w organizacji dnia w celu przezwyciężenia przełączania zadań:

1. Użyj cyfrowego menedżera zadań

Jednym z powodów, dla których masz tendencję do zmiany kontekstu, jest to, że możesz fizycznie pracować nad projektem, ale mentalnie skupiasz się na innym, co zwiększa prawdopodobieństwo przeskoczenia do niego. Jednak sporządzenie planu pozwala zbudować mięśnie skupienia, aby skoncentrować się na zadaniu przed tobą.

Możesz użyć cyfrowego menedżera zadań, takiego jak Trello aby usunąć z głowy wszystkie zadania, nad którymi planujesz później pracować, co pozwoli Ci skupić się wyłącznie na tym, który masz pod ręką. Całkowite wyrzucenie z głowy wszystkich tych zadań na początku będzie trudne, ale z czasem będziesz w tym coraz lepszy.

Pobierać: Trello dla Android | iOS (Darmowa, dostępna wersja premium)

2. Wybierz odpowiednią technikę ustalania priorytetów

Techniki ustalania priorytetów są najskuteczniejszymi narzędziami, które pomogą Ci skupić się na najważniejszych zadaniach przed przejściem do następnego. Pozwalają ocenić wszystkie Twoje zadania i uporządkować je według priorytetów.

Możesz użyć Metoda MoSCoW, lub te inne techniki ustalania priorytetów, aby przezwyciężyć przełączanie kontekstów i zwiększyć wydajność. Włączenie ich do rutyny pomoże ci odróżnić zadania o wysokiej wartości — na których powinieneś się teraz skupić, od zadań o niskiej wartości — które możesz delegować innym lub zignorować.

3. Wykorzystaj blokowanie czasu i grupowanie zadań

Po ustaleniu listy rzeczy do zrobienia i zorganizowaniu zadań według priorytetów, możesz dodać więcej struktury do swojego dnia pracy, wykorzystując grupowanie zadań i blokowanie czasu.

Grupowanie zadań oznacza organizowanie zadań poprzez grupowanie ich na podstawie podobieństwa i rozwiązywanie ich w ustalonym przedziale czasowym, zamiast wykonywania ich sporadycznie w ciągu dnia. Na przykład wybierz blok czasowy w ciągu dnia dla powtarzających się lub prostych zadań, takich jak odpowiadanie na e-maile.

Co więcej, możesz tworzyć bloki czasowe na zajęcia rekreacyjne lub zadania niezwiązane z Twoją pracą, takie jak przeglądanie kanału na Twitterze lub oglądanie filmów z YouTube. Ta technika pomoże Ci zaoszczędzić czas, ograniczyć czynniki rozpraszające i uniknąć przełączania kontekstu.

4. Rób regularne przerwy

Wiele osób nadal uważa przerwy za luksus w miejscu pracy, ale tak nie jest. To dlatego, że głębokie skupienie się na zadaniu lub przełączanie kontekstu wymaga dużo energii. Dlatego przerwy są koniecznością, ponieważ pozwalają odpocząć, zregenerować siły i odzyskać koncentrację.

Możesz wyrobić sobie nawyk włączania mikroprzerw po każdym bloku, wykorzystując Metoda Pomodoro na zwiększenie produktywności. Podczas tych przerw możesz wykonywać ćwiczenia oddechowe, spacerować, rozciągać się lub wykonywać inne czynności, które lubisz, aby na kilka minut oderwać się od pracy.

5. Wykorzystaj komunikację asynchroniczną

Jak wspomnieliśmy powyżej, rosnące oczekiwania dotyczące natychmiastowej odpowiedzi na e-maile lub inne wiadomości są jednym z głównych powodów, dla których ludzie są skłonni do zmiany zadań. Komunikacja asynchroniczna to komunikacja, która nie odbywa się w czasie rzeczywistym.

Tak więc, aby przezwyciężyć przełączanie kontekstów, możesz wykorzystać i zachęcać do asynchronicznej komunikacji w swoim miejscu pracy, zwłaszcza w przypadku wiadomości, które nie są pilne. Na przykład możesz użyć wewnętrznej witryny Wiki firmy lub udostępnionej tablicy dyskusyjnej, aby opublikować aktualizacje, które Twoi współpracownicy mogą sprawdzić, kiedy mogą.

Odzyskaj koncentrację i produktywność

Najlepszym sposobem na wykonanie najbardziej produktywnej pracy jest skoncentrowanie się na jednej rzeczy na raz. Korzystając z tych wskazówek i narzędzi cyfrowych, możesz wytrenować swój mózg do wykonywania jednego zadania, zwiększania produktywności i zmniejszania stresu.

Jak opanować jednozadaniowość przy użyciu technologii, aby poprawić produktywność?

Skupienie się na jednym zadaniu na raz pomaga zrobić więcej w krótszym czasie. Oto kilka wskazówek i narzędzi cyfrowych, które pomogą Ci opanować jednozadaniowość.

Czytaj dalej

O autorze