Jak radzić sobie z przeciążeniem spotkań: 5 wskazówek i narzędzi

Spotkanie w sali konferencyjnej (lub przestrzeni roboczej online) wymaga wymiany pomysłów, ustalania celów, śledzenia postępów, przydzielania zadań itp.

Chociaż są to wszystkie ważne powody do zorganizowania spotkania, zbyt wiele długich spotkań może obniżyć Twoją produktywność. Oto, jak możesz zmniejszyć liczbę spotkań w kalendarzu. Ale najpierw odkryjmy:

Co powoduje, że masz zbyt wiele spotkań?

Są szanse, że próbowałeś już wcześniej poradzić sobie z tym problemem. Jednak spotkania pojawiają się w całym kalendarzu. Jest tak prawdopodobnie dlatego, że nie próbowałeś odkryć głównych przyczyn problemu; po prostu stosujesz rozwiązania z zakresu pomocy opaski, aby złagodzić przeciążenie związane z objawami.

Potraktujmy więc przeciążenie jako objaw głębszego problemu, abyś mógł znaleźć skuteczne i trwałe rozwiązanie.

Po pierwsze, pandemia COVID-19 i wynikające z niej przejście na zdalne lub hybrydowe modele pracy znacznie zwiększyły liczbę wirtualnych spotkań, głównie za pośrednictwem Zoom. W konsekwencji pracownicy zdalni zmagają się z

Powiększanie zmęczenialub wyczerpanie czasu przed ekranem. Przeciążenie spotkaniami może również stanowić problem, jeśli zaprosisz wszystkich na spotkania. Wraz ze wzrostem frekwencji zaangażowanie stopniowo spada.

Jednym z najczęstszych głównych powodów, dla których odbywają się cykliczne spotkania Zoom lub wizyty w sali konferencyjnej, jest brak jasnego programu. Początkowo możesz mieć cel spotkania, ale wkrótce skupisz się na bezczynnej paplaninie.

Wreszcie, nie wykorzystujesz skutecznie narzędzi cyfrowych. Istnieje szeroka gama oprogramowania, które jest lepszą alternatywą dla komunikacji i współpracy.

Kolejną najskuteczniejszą metodą zmniejszenia liczby spotkań w miejscu pracy jest zwiększenie wydajności spotkań. Oto jak możesz to osiągnąć:

1. Użyj wewnętrznej Wiki do asynchronicznych spotkań

Spotkania nie zawsze muszą odbywać się w czasie rzeczywistym (synchronicznie). Niektóre sytuacje skorzystają na komunikacji asynchronicznej (komunikacji, która nie wymaga jednoczesnej obecności uczestników i nie wymaga natychmiastowej odpowiedzi).

Możesz zwiększyć wydajność spotkań, stosując komunikację asynchroniczną. Umożliwia zespołom korzystanie z oprogramowania opartego na wiedzy, takiego jak Dokument 360 dzielić się pomysłami we własnym tempie. Alternatywnie, możesz stworzyć wewnętrzną Wiki za pomocą tych stroni ustaw w nim określone strony dla swoich spotkań. Te cyfrowe narzędzia umożliwiają udział w spotkaniu za pomocą funkcji komentowania.

Obejmując spotkania asynchroniczne, Twój zespół może poświęcić czas, którego potrzebuje, aby zrozumieć omawiane informacje, komunikować się z kolegami z drużyny w różnych strefach czasowych, umożliwiać introwertykom uczestnictwo poprzez pisanie na klawiaturze oraz ograniczać przerwy i rozrywki.

2. Użyj oprogramowania do współpracy

Po co planować dwugodzinne osobiste spotkanie, aby przedstawić nowe pomysły, skoro można to zrobić za pośrednictwem poczty e-mail lub jeszcze lepiej, korzystając z prostego oprogramowania do współpracy, takiego jak Trello.

Aby zwiększyć produktywność swojego zespołu, organizuj spotkania w czasie rzeczywistym tylko wtedy, gdy jest to absolutnie konieczne, na przykład w celu rozwiązania konfliktów. W przeciwnym razie możesz wykorzystać oprogramowanie do współpracy, aby aktualizować postępy celów, przeglądać projekty lub przedstawiać nowe pomysły.

W ten sposób Twój zespół ma wystarczająco dużo czasu, aby zastanowić się nad pomysłami, którymi chce się podzielić, i nadać priorytet najważniejszym. Co więcej, wszystkie te informacje są domyślnie zapisywane i dostępne dla wszystkich, zamiast polegać na pisemnych zapisach.

Za pomocą Trello możesz tworzyć tablice odpowiadające celom spotkania, takim jak plan spotkania, aktualizacje dotyczące poprzednich spotkań, aktualizacje zespołu lub nowe pomysły.

Pobierać: Trello dla Android | iOS (Darmowa, dostępna wersja premium)

3. Skup się na programie spotkania

Zorganizowanie spotkania bez agendy to pewna recepta na porażkę. Musisz mieć jasny plan spotkania, aby nie zboczyć z kursu. Większość spotkań często przebiega w wyznaczonych ramach czasowych, ponieważ nie ma jasnej ścieżki, którą należy podążać.

Jak więc możesz to naprawić? Zwykle możesz zapisać punkty, które chcesz omówić podczas spotkania, wydrukować je i załączyć inne istotne dokumenty przed udostępnieniem ich uczestnikom.

Alternatywnie możesz zaoszczędzić czas i papier, tworząc swój plan dnia Evernote i dołączanie wszelkich potrzebnych plików lub stron internetowych przed udostępnieniem ich współpracownikom. Zapewnia to uczestnikom szybki dostęp do potrzebnych im informacji za pośrednictwem smartfonów, tabletów lub komputerów.

Pobierać: Evernote dla Android | iOS (Darmowa, dostępna wersja premium)

4. Twórz kanały Slack do natychmiastowej komunikacji

Kiedy jesteś częścią ogromnej organizacji z wieloma działami, wydaje się, że spotkanie jest jedyną opcją udostępniania informacji określonej grupie osób. Niestety nie zawsze jest to najbardziej wydajna metoda.

Po co przenosić grupę osób do sali konferencyjnej na 30-minutowe spotkanie, skoro możesz natychmiast udostępnić te same informacje wszystkim przy ich komputerze za pośrednictwem platformy do przesyłania wiadomości, takiej jak Luźny?

Potrzebujesz tylko stworzyć dedykowany kanał na spotkanie i zaproś wszystkich odpowiednich uczestników. W ten sposób możesz prowadzić konkretne rozmowy na temat różnych projektów z osobami, które zdecydujesz się zaprosić.

Pobierać: Zwolnij dla Android | iOS (Darmowa, dostępna wersja premium)

5. Nie miej zbyt wielu ludzi

Pomyśl o ostatnim spotkaniu, które miałeś. Ile osób było obecnych? A ilu z nich wniosło cenny wkład w spotkanie? Najprawdopodobniej wielu uczestników siedziało cicho bez udziału, podczas gdy inni sprawdzali swoje e-maile. Stało się to standardową praktyką, zwłaszcza na spotkaniach z dużymi tłumami.

Dzieje się tak często, ponieważ organizatorzy chcą, aby ludzie nie czuli się pominięci. Choć może to być szlachetny gest, to niestety obniża produktywność spotkania.

Możesz się zastanawiać, jak? Ryzykujesz wykroczenie poza wyznaczony czas spotkania, aby zająć się debatami w obie strony, płytkimi komentarzami i niepotrzebną paplaniną, co skutkuje mniejszą skutecznością. Tak więc, aby uniknąć przeciążenia spotkaniami, zaproś jak najmniej osób.

Związane z: Podstawowe wskazówki dotyczące wideokonferencji online

Nie pozwól, aby spotkania spowalniały Cię

W większości organizacji spotkania nadal odgrywają kluczową rolę. Stają się jednak bezproduktywne, gdy stają się przytłaczające, a twoje zespoły mogą poświęcić czas spotkań na priorytety. Możesz zwiększyć wydajność spotkań, korzystając z powyższych wskazówek i narzędzi.

5 najlepszych sposobów radzenia sobie z wyczerpaniem czasu przed ekranem

Stała ekspozycja ekranu może prowadzić do bólów głowy, niewyraźnego widzenia i zmęczenia oczu. Oto kilka wskazówek, jak radzić sobie z wyczerpaniem czasu przed ekranem.

Czytaj dalej

O autorze