Jak opanować jednozadaniowość przy użyciu technologii, aby poprawić produktywność?

Na pierwszy rzut oka wydaje się, że wielozadaniowość jest najlepszym sposobem na zwiększenie produktywności, biorąc pod uwagę wszystko, co osobiste cele, które chcesz osiągnąć, niekończące się wymagania w pracy, cyfrowe rozrywki i życie zawodowe wywołane pandemią brak równowagi.

Jednak głębsze zagłębienie się w tę praktykę prowadzi do innego wniosku.

Wady wielozadaniowości

Masz tylko tyle energii, uwagi i czasu — podstawowych elementów produktywności. W wyniku wielozadaniowości jedną z głównych wad jest to, że jesteś tylko częściowo zaangażowany w różne czynności, na których się jednocześnie koncentrujesz.

Rezultatem jest miraż, który skłania cię do myślenia, że ​​jesteś bardziej wydajny, ponieważ robisz niewielkie postępy na wielu frontach, co prowadzi do błędnego postrzegania sukcesu.

Ale rzeczywistość jest taka, że ​​wielozadaniowość pozwala skupić się na niewłaściwych priorytetach, hamuje kreatywność, zwiększa poziom stresu i rozpraszania uwagi, prowadzi do większej liczby błędów, wypalenia i

upośledzenie pamięciitp., co w rezultacie zmniejsza Twoją produktywność. I jest ich mnóstwo Badania aby poprzeć to twierdzenie.

Więc jaka jest alternatywa?

Do tej pory prawdopodobnie zgadłeś, że alternatywą jest jednozadaniowe, w którym skupiasz się na jednym zadaniu na raz. Jak wskazuje termin, oznacza to poświęcenie całej uwagi zadaniu. Ta praktyka pozwala zaoszczędzić czas marnowany na żonglowanie między czynnościami, zwiększa kreatywność, zwiększa prawdopodobieństwo realizacji priorytetów, eliminuje czynniki rozpraszające itp.

Ale są szanse, że już wiesz, że wykonywanie pojedynczych zadań może poprawić Twoją produktywność. Jednak, podobnie jak wiele innych rzeczy w życiu, często istnieje duża przepaść między tym, co wiemy, że powinniśmy zrobić (jednozadaniowość), a tym, co ostatecznie robimy (wielozadaniowość).

Aby zamknąć lukę, odejdźmy trochę od co? i skup się na Jak aby poprawić zdolność koncentracji na jednej rzeczy na raz i jednocześnie zwiększyć produktywność:

1. Użyj metody Pomodoro

Metoda Pomodoro to skuteczna technika zarządzania czasem, która może poprawić Twoją produktywność, pomagając Ci skoncentrować się na jednym zadaniu. Jest prosty w implementacji i wymaga minimalnej konfiguracji. Możesz spróbować te bezpłatne aplikacje Pomodoro o otwartym kodzie źródłowym.

Aby rozpocząć korzystanie z metody Pomodoro, ustaw minutnik na 25 minut, aby skupić się na jednym zadaniu i weź 5-minutowa przerwa na relaks lub zrobienie czegokolwiek, co nie jest związane z Twoim zadaniem, na przykład granie w grę lub wysyłanie SMS-ów przyjaciel. Właśnie zakończyłeś jedną sesję Pomodoro. Możesz zrobić dłuższą przerwę po czterech lub pięciu Pomodoro.

Ta metoda jest skuteczna, ponieważ pomaga ograniczyć rozproszenia, efektywnie zaplanować dzień, cieszyć się a poczucie spełnienia po każdej sesji Pomodoro i zwiększ koncentrację poprzez krótsze okresy Praca.

2. Twórz zautomatyzowane systemy

Często możesz mieć trudności z wykonywaniem jednego zadania, ponieważ na co dzień musisz wykonywać wiele powtarzających się czynności, takich jak odpowiadanie na e-maile lub publikowanie postów w mediach społecznościowych. Na szczęście są kilka sposobów, w jakie automatyzacja może Ci pomóc radzić sobie ze zbędnymi zadaniami i skoncentrować się na swoich priorytetach.

Na przykład możesz użyć te aplikacje na Androida do konfigurowania automatycznych odpowiedzi na e-maile, rozmowy telefoniczne, SMS-y itp. Możesz także korzystać z platform automatyzacji, takich jak IFTTT do łączenia różnych narzędzi cyfrowych i tworzenia zautomatyzowanych systemów.

3. Grupuj swoje płytkie zadania

Czy zdarzyło Ci się kiedyś, że zaczynasz ważne i złożone zadanie, by po kilku minutach uświadomić sobie, że robisz coś zupełnie niezwiązanego? Powiedzmy, że chcesz napisać bloga „Jak założyć firmę”. Zaczynasz prowadzić badania na ten temat i otrzymujesz e-mail z pytaniem, czy jesteś dostępny na konferencję na temat globalnego ocieplenia w przyszłym tygodniu.

Decydujesz się odpowiedzieć natychmiast, ponieważ zajmie to tylko kilka minut, ale klikasz link YouTube dotyczący wylesiania dołączony do wiadomości e-mail. Następnie algorytmy YouTube sugerują obejrzenie zwiastuna filmu związanego z tematem, a następnie oglądasz cały program na Netflix. Brzmi znajomo?

Jak więc tego uniknąć? Planując dzień i dzieląc podobne czynności na kategorie, aby uniknąć zmiany zadań. Dzięki temu możesz wykonywać podobną płytką lub mało wartościową pracę jednocześnie, a nie sporadycznie w ciągu dnia pracy.

Możesz na przykład przeznaczyć czas na sortowanie e-maili, planowanie spotkań w kalendarzu i odpowiadanie na powiadomienia. Możesz grupować wszystkie te zadania o niskiej wartości dla części dnia o niskim zużyciu energii.

4. Użyj osobistego Kanbana

Możesz mieć pewność, że pracujesz tylko nad jednym zadaniem na raz, tworząc swój osobisty system Kanban. Możesz użyć tablicy i karteczek samoprzylepnych lub pobrać aplikację inspirowaną Kanban, taką jak Trello.

Po zalogowaniu się na konto Trello utwórz trzy kolumny zatytułowane:do zrobienia, czyn, oraz zakończony. Zapisz wszystkie zadania, nad którymi chcesz pracować, w kolejności ich ważności. Weź najważniejsze zadanie i przenieś je do czyn kolumnę, aby zacząć nad nią pracować.

Aby ta technika zadziałała, musisz tylko upewnić się, że w Twojej kolumnie robisz tylko jedno lub dwa zadania w danym momencie. Pomoże Ci to uniknąć rozpoczynania zbyt wielu zadań na raz.

Pobierać: Trello dla Android | iOS (Darmowa, dostępna wersja premium)

Związane z: Jak zarządzać zadaniami za pomocą japońskiej techniki Kanban

5. Ćwicz pojedyncze tabulatory

W tej chwili na ekranie może być otwartych wiele kart. Obecnie wydaje się, że niemożliwe jest trzymanie sesji przeglądania na jednej karcie. Tak łatwo jest się rozproszyć podczas przeglądania sieci, ponieważ jest ona pełna elementów rozpraszających.

Ćwiczenie pojedynczych kart to skuteczna metoda, która pomoże Ci skoncentrować się na zadaniu. Założymy się jednak, że na początek możesz potrzebować pomocy. Możesz użyć rozszerzenia takiego jak xTab aby ograniczyć liczbę otwieranych kart.

Możesz także użyć Pęd aby cieszyć się pięknym obrazem tła, ustawionym obszarem ostrości (lub innym przypomnieniem) oraz inspirującym cytatem.

Znajdź większą produktywność w jednozadaniowości

Dzięki jednemu zadaniu prawie zawsze możesz być pewien, że wykonałeś swoje najważniejsze zadania skutecznie i skutecznie, ponieważ na nich skupiłeś swoją energię, czas i uwagę aż możliwy.

Jak ustalić priorytety swoich zadań za pomocą metody MoSCoW

Czy często masz problemy z wykonaniem swoich zadań? Organizowanie i ustalanie priorytetów może być Twoim rozwiązaniem, a metoda MoSCoW może w tym pomóc.

Czytaj dalej

O autorze