Jak sprawić, by program Outlook był mniej rozpraszający dzięki tym szybkim wskazówkom?

Jeśli Microsoft Outlook to Twoja aplikacja do zarządzania pocztą e-mail i kalendarzem, możesz pomyśleć, że niektóre z jego funkcji mogą być dość rozpraszające. Oczywiście Outlook jest już skonfigurowany, aby pomóc Ci zarządzać obciążeniem pracą, ale może być jeszcze lepszy dzięki kilku prostym zmianom.

Przyjrzyjmy się niektórym sposobom usprawnienia działania programu Outlook.

1. Utwórz reguły dla przychodzących wiadomości e-mail

Gdy otrzymasz wiadomość e-mail, automatycznie trafi ona do folderu Skrzynka odbiorcza. Może to być trudne do śledzenia, jeśli otrzymujesz wiele wiadomości e-mail od wielu różnych osób i mogą one szybko się montować. Outlook pozwala ustawić reguły skrzynki odbiorczej, aby przychodzące wiadomości e-mail od określonych osób trafiały bezpośrednio do podfolderu, co może pomóc w śledzeniu, kto co wysyła. Aby utworzyć nową regułę, wykonaj następujące kroki:

1. Iść do Plik > Zarządzaj regułami i alertami i kliknij Nowa zasada. Pojawi się nowe okno z różnymi opcjami.
2. Pod Krok 1: Wybierz szablon Kliknij Przenieś wiadomości od kogoś do folderu.
instagram viewer
3. Następnie pod Krok 2: Edytuj opis reguły, musisz kliknąć hiperłącza, aby wybrać ludzie lub grupa publiczna czyje e-maile chcesz przekierować do określony folder.
4. Kliknij Skończyć zastosować regułę.

Szczegółowo ilustruje to oficjalne wideo firmy Microsoft.

Reguły skrzynki odbiorczej mogą zapobiegać zapychaniu się skrzynki odbiorczej. Ponadto, jeśli chcesz śledzić konkretne osoby lub krytyczne służbowe wiadomości e-mail, jest to już zorganizowane dla Ciebie.

Związane z: Jak utworzyć podpis w Outlooku

2. Wyłącz powiadomienia e-mail

Do tej pory mogłeś zauważyć dźwięk powiadomienia, który program Outlook wydaje po otrzymaniu wiadomości e-mail. Być może zauważyłeś również żółtą ikonę koperty, która pojawia się na ikonie programu Outlook na pasku zadań. Może to być przydatne, jeśli chcesz otrzymywać powiadomienia, ale może przerwać koncentrację, jeśli te e-maile będą nadal przychodzić. Na szczęście Outlook daje również możliwość wyłączenia tych powiadomień.

Iść do Plik > Opcje > Poczta, i pod nagłówkiem Przybycie wiadomości, możesz wybrać powiadomienia, które chcesz wyłączyć. Gdy będziesz zadowolony ze swojego wyboru, kliknij OK.

Związane z: Jak zaplanować spotkanie w programie Microsoft Outlook

3. Ustaw przypomnienia kalendarza

Podobnie jak powiadomienia e-mail, kalendarz programu Outlook jest ustawiony tak, aby przypominał o spotkaniach 15 minut przed ich rozpoczęciem. Robi to, wyświetlając kolejne spotkania i musisz kliknąć Odrzucać zamknąć okno.

Te przypomnienia mogą być przydatne, jeśli ich potrzebujesz. Na przykład, jeśli jesteś głęboko zajęty swoją pracą i pojawi się przypomnienie, możesz podsumować to, co robisz i przygotować się na spotkanie.

Jeśli jednak nie potrzebujesz tej funkcji, może to przerwać Twój przepływ. Aby zatrzymać te przypomnienia, przejdź do Plik > Opcje > Zaawansowane, i pod Przypomnienia, odznacz Pokaż przypomnienia.

Alternatywnie możesz również przejść do Plik > Opcje > Kalendarz, i pod Opcje kalendarza, zobaczysz opcję domyślnych przypomnień. Aby to edytować, wykonaj następujące kroki:

1. Kliknij pole obok Przypomnienia domyślne, więc w polu jest zaznaczenie
2. Z listy rozwijanej wybierz 0 minut
3. Kliknij pole obok Przypomnienia domyślne znowu, więc kleszcz znika; jeśli tego nie zrobisz, nie zapisze Twojego wyboru
4. Kliknij ok

Teraz możesz kontynuować pracę bez pojawiania się tych przypomnień. Jeśli nadal potrzebujesz jakiegoś sposobu śledzenia ważnych zadań, spójrz również na zalety Microsoft To-Do.

Związane z: Microsoft To Do: kompletny przewodnik dla początkujących

4. Oznacz kolorami swój kalendarz programu Outlook

Nie ma nic złego w kolorowaniu spotkań w kalendarzu Outlooka jednym kolorem. Jednak kodowanie kolorami może pomóc uprościć kalendarz i ułatwić przegląd dnia lub tygodnia pracy bez sprawdzania, czego dotyczą poszczególne spotkania lub spotkania.

Na przykład, jeśli masz kilka różnych rodzajów pracy, w tym spotkania wewnątrz Twojej firmy, spotkania z firmami zewnętrznymi, klientami, zadania administracyjne, szkolenia zapisane w kalendarzu itp. mogą stać się rozmyciem informacji, na które trzeba poświęcić więcej czasu na.

Jeśli używasz kodowania kolorami, możesz szybko przejrzeć kalendarz i uzyskać ogólne pojęcie o tym, do jakiego rodzaju pracy musisz się przygotować. Możesz również użyć kodowania kolorami, aby ustalić priorytety spotkań w kolejności ich ważności. Na przykład możesz wybrać kolor czerwony dla „pilnych” spotkań, bursztynowy dla „ważnych” i zielony dla „rutynowych”.

Ważne jest, aby wybrać różne kolory dla różnych rodzajów pracy, które wykonujesz i wybrać kolory, które nie są do siebie zbyt podobne, aby odróżnić. Aby rozpocząć, wykonaj następujące kroki:

1. Kliknij termin lub spotkanie w kalendarzu, aby wyświetlić Seria spotkań patka.
2. Kliknij kolorową ikonę okna z napisem Kategoryzować.
3. Na liście rozwijanej kliknij Wszystkie kategorie.
4. Pojawi się nowe okno; po prawej stronie kliknij Nowy.
5. Napisz w nazwie swojej kategorii. Na przykład „spotkania wewnętrzne” i wybierz żądany kolor.
6. Kliknij ok w obu oknach, aż zobaczysz nowe, oznaczone kolorami spotkanie w kalendarzu.

Powtórz ten proces dla tylu kategorii, ile chcesz utworzyć.

Rozwiązane problemy w programie Outlook

Teraz, gdy wiesz, jak sprawić, by program Outlook był mniej rozpraszający, możesz dostosować go do swoich potrzeb. Chociaż mogą wydawać się nieistotne, wprowadzanie niewielkich zmian może mieć wpływ na Twój dzień pracy.

Nie jest to w żadnym wypadku wyczerpująca lista i możesz chcieć je wypróbować, zanim się do nich zobowiążesz. Możesz także pobawić się ustawieniami programu Outlook i sprawdzić, czy odkryjesz inne rzeczy, które pomogą zoptymalizować koncentrację.

5 rozrywek, które zmniejszają produktywność (i jak ich unikać)

Łatwo się rozproszyć, co może prowadzić do prokrastynacji. Oto kilka sposobów na ich uniknięcie.

Czytaj dalej

O autorze