Co to jest Shadow IT i jak zarządzać zagrożeniami bezpieczeństwa?

Postępy w technologii informacyjnej (IT) stworzyły bardziej produktywne miejsca pracy. A dzięki takim rozwiązaniom jak cloud computing, dostęp do cyfrowych narzędzi pracy nigdy nie był łatwiejszy.

Pracownicy mają dostęp do oprogramowania, które zwiększa ich wydajność w pracy. Wydajni pracownicy tworzą wydajne organizacje, prawda? Ale są też implikacje dla cyberbezpieczeństwa.

Więc co oznacza shadow IT? Jakie są plusy i minusy tego? A jak skutecznie zarządzać zagrożeniem, jakie może stanowić dla Twojej firmy?

Co to jest Shadow IT?

Shadow IT to korzystanie z urządzeń, narzędzi, systemów, aplikacji, oprogramowania i innych usług technicznych, zwłaszcza przez pracowników, bez zgody działu IT.

Większość pracowników korzystających z shadow IT nie ma na celu nic złego, ale chce zwiększyć swoją wydajność. Jednak ich motywacja jest wątpliwa, ponieważ dział IT nie jest świadomy tego, co robią.

Czy Shadow IT jest dobry czy zły?

Istnieje spór dotyczący wykorzystania cienia IT w miejscu pracy. Podczas gdy niektórzy twierdzą, że to jest dobre, inni twierdzą, że jest inaczej.

Mówiąc uczciwie, shadow IT w większości jest konsekwencją dobrych intencji. Organizacja czerpie korzyści, gdy jej pracownicy przyjmują narzędzia, aby być wydajnym w swojej pracy.

Z drugiej strony użyte narzędzia mogły: wystawiać swoje dane w chmurze na zagrożenia cybernetyczne.

Ponieważ takie narzędzia nie są widoczne dla działu IT, ataki na nie mogą nie zostać wykryte wystarczająco wcześnie, powodując szkody w organizacji.

Dlaczego Shadow IT jest powszechny w miejscu pracy

Niezależnie od krytyki pod adresem shadow IT, jest to powszechne w wielu organizacjach.

Innowacje technologiczne utrudniają ignorowanie shadow IT. Oczekuje się, że pracownicy będą doskonale radzić sobie w rozwijającym się środowisku biznesowym, więc naturalnie zwracają się do innego oprogramowania, aby poprawić swoją wydajność.

Proces weryfikacji i zatwierdzania narzędzi w niektórych organizacjach jest długi i żmudny. Pracownicy wolą używać potrzebnych im narzędzi w tajemnicy, niż przechodzić przez męczący proces.

Jakie są zalety Shadow IT?

Wdrożenie shadow IT w środowiskach pracy może być korzystne dla organizacji na różne sposoby. Jeśli Twoi pracownicy szybują w swoich obowiązkach, rozwija się również Twoja firma.

Oto, w jaki sposób cień IT może być korzystny dla Twojej firmy.

1. Zwiększ wydajność pracowników

Narzędzia, które udostępniasz swoim pracownikom, mają na celu usprawnienie ich pracy. Robi się jeszcze lepiej, gdy pracownicy sami wybierają te narzędzia.

Twoi pracownicy mogą nie czuć się komfortowo z tym, co im zapewniasz, ale i tak muszą z nich korzystać. Mogą mieć problemy z używaniem tych narzędzi, a to przynosi efekt przeciwny do zamierzonego. Odwrotnie jest, gdy pracują z wybranymi przez siebie narzędziami. Ponieważ są z nimi zaznajomieni, ich produktywność powinna być na najwyższym poziomie.

2. Zmniejsz obciążenie działu IT

Typowy dział IT jest bardzo zajęty. W nowoczesnym miejscu pracy, które działa w chmurze, systemy pracy muszą być funkcjonalne, a dział IT odpowiada za ich ciągłe działanie. Zlecenie zespołowi IT wyszukiwania i zatwierdzania każdego narzędzia przepływu pracy to dodatkowa praca w stosunku do i tak już napiętego obciążenia pracą.

Kiedy pracownicy szukają i korzystają z niektórych narzędzi usprawniających swoją pracę, zmniejszają obciążenie zespołu IT, zwłaszcza gdy są skuteczne i nie mają negatywnych skutków.

3. Napędzać innowacje

Oczekiwanie na dostarczenie przez dział IT każdej technologii używanej do pracy może spowolnić wydajność. Niektóre istniejące narzędzia mogą być przestarzałe, a ich wymiana może zająć zespołowi IT zbyt długo.

Pracownicy mogą mieć dostęp do narzędzi, które mogą usprawnić ich pracę. Kiedy podejmą inicjatywę wdrożenia tych narzędzi w swoich obowiązkach, będą napędzać innowacje w organizacji, powodując wzrost i rozwój — to wygrana dla organizacji.

Jakie są wady Shadow IT?

Omijanie działu IT jest nieetyczne. Gdy pracownicy to zrobią, mogą narazić Twoją organizację na szereg zagrożeń i cyberataków. W rezultacie ukryte IT może być szkodliwe dla Twojej firmy na kilka sposobów.

1. Niezgodność

Organizacje kierują się przepisami ustawowymi i wykonawczymi, aby utrzymać porządek w swoich branżach. Przepisy te obejmują korzystanie z systemów i zarządzanie danymi.

Systemy, z których korzysta Twoja firma, mogą powodować lub zakłócać przestrzeganie standardów, których musisz przestrzegać. Używanie przez pracowników nieautoryzowanych narzędzi może postawić Twoją firmę po złej stronie prawa i grozić sankcjami za naruszenie

2. Brak widoczności i kontroli

Dział IT ma mieć oko na wszystko, co jest wykorzystywane w organizacji. Pozbawieni są możliwości skutecznego wykonania tego obowiązku przez: przyjęcie proaktywnej strategii bezpieczeństwa gdy niektóre systemy są przed nimi ukryte z powodu ukrytego IT.

Brak widoczności sprawia, że ​​zespół IT nie jest w stanie wykryć zagrożeń cyberbezpieczeństwa.

3. Wycieki danych

Kompetentny zespół IT może określić implikacje bezpieczeństwa technologii. Niektóre programy mogą być skuteczne, ale mają złożone wymagania dotyczące bezpieczeństwa. Pracownicy korzystający z tych systemów mogą nie mieć wiedzy na temat ich efektywnej konfiguracji, narażając w ten sposób Twoje dane.

Systemy w shadow IT mogą wymagać regularnych aktualizacji i konserwacji, aby działały prawidłowo. Pracownicy mogą nie mieć odpowiedniej wiedzy lub czasu, aby to zrobić, a tym samym narażać systemy firmy na naruszenia.

Jak zarządzać ryzykiem w cieniu IT

Całkowite wyeliminowanie ukrytego IT w Twojej organizacji może być trudnym zadaniem. Aby być po bezpiecznej stronie, powinieneś nauczyć się nim zarządzać, ponieważ Twoi pracownicy mogą sobie z tym radzić za Twoimi plecami.

Możesz rozwiązać ten problem i znaleźć wspólną płaszczyznę za pomocą następujących metod.

1. Kształć swoich pracowników

Pracownicy są bardziej skłonni nie korzystać z shadow IT, gdy są świadomi powodów, dla których jest to złe. Niektórzy z nich mogą nawet nie zdawać sobie sprawy z niebezpieczeństw, ponieważ używają narzędzi do ulepszania swojej pracy. Zamiast obciążać ich zbytnio, powinieneś edukować ich o zagrożeniach dla Twojej organizacji.

Pielęgnuj zdrową kulturę cyberbezpieczeństwa w całej organizacji, aby wszyscy zrozumieli potrzebę przestrzegania zdrowych praktyk cyberbezpieczeństwa przez cały czas, nawet gdy nikt nie patrzy.

Zamiast narzucać swoim pracownikom narzędzia, nawiąż z nimi otwartą komunikację na temat narzędzi, których potrzebują, aby skutecznie wykonywać swoją pracę i tworzyć rezerwy.

W przypadku otwartej komunikacji pracownicy chętnie poinformują Cię o wszystkim, co może usprawnić ich pracę, zamiast korzystać z nich bez Twojej wiedzy.

3. Uprość procesy weryfikacji i zatwierdzania

Po zdobyciu zaufania pracowników do przekazywania Ci swoich potrzeb informatycznych, stwórz strukturę do realizacji procesu.

Usprawnij proces weryfikacji, aby dział IT nie potrzebował wieczności na zatwierdzanie zalecanych narzędzi. W przeciwnym razie Twoi pracownicy powrócą do starych sposobów korzystania z systemów za Twoimi plecami.

4. Nadaj priorytet swoim aktywom

Cyberatakujący nie marnują czasu na aktywa, które nie mają dla nich żadnej wartości. Celują w najcenniejsze.

Efektywnie zarządzaj swoimi zasobami poprzez nadawanie priorytetu swoim najcenniejszym zasobom cyfrowym. Nie przytłaczaj się, skupiając się na nieszkodliwych narzędziach informatycznych typu shadow, zwłaszcza tych, które nie są bezpośrednio połączone z Internetem, kiedy powinieneś skupiać się na swoich największych aktywach.

Shadow IT stanowi zagrożenie, gdy narzędzia są niewykryte. Po wykryciu narzędzi i utrzymaniu ich pod obserwacją nie masz się czym martwić. Możesz mieć oko na swoją infrastrukturę, korzystając z zaawansowanych narzędzi cyberbezpieczeństwa do monitorowania swoich systemów.

Zmień Shadow IT na swoją korzyść

Dopóki w organizacji są pracownicy, będzie cień IT. A to dlatego, że pracownicy naturalnie szukaliby sposobów na ułatwienie swojej pracy, zwłaszcza gdy nie mają złośliwego zamiaru.

Jeśli możesz sprawić, by zamiast tego przenieśli te narzędzia przez drzwi wejściowe, możesz czerpać korzyści z cieniowania IT bez faktycznego pozostawania w cieniu

Wektor ataku kontra Powierzchnia ataku: jaka jest różnica?

Słyszałeś o wektorach i powierzchniach ataku, ale terminy nie są wymienne. Oto dlaczego cyberbezpieczeństwo musi uwzględniać oba te aspekty.

Czytaj dalej

O autorze