5 sposobów, w jakie automatyzacja może zwiększyć Twoją produktywność

Możesz zauważyć, że Twoja produktywność wydaje się słabnąć, ponieważ ciągle masz trudności ze znalezieniem czasu na wykonanie większej ilości pracy. Dzieje się tak dlatego, że możesz spędzać dużo czasu na powtarzających się zadaniach, takich jak odpowiadanie na e-maile lub tworzenie kopii zapasowych danych.

Jednak czas jest ograniczonym zasobem i masz tylko 24 godziny na spędzenie każdego dnia. Najlepszym sposobem na zmaksymalizowanie czasu i zwiększenie produktywności jest automatyzacja przyziemnych, powtarzalnych zadań.

Czym jest automatyzacja i jakie są jej zalety?

Automatyzacja opisuje wykorzystanie technologii do obsługi czasochłonnych lub powtarzalnych zadań w celu zminimalizowania ręcznego wysiłku. Automatyzując zbędne zadania, możesz zaoszczędzić czas i skupić się na innych działaniach generujących przychody.

Automatyzacja zmniejsza również błędy ludzkie, poprawia wydajność operacyjną, zwiększa skalowalność i oszczędza pieniądze. Jak więc wykorzystać potencjał automatyzacji w codziennych działaniach? Oto kilka pomysłów na automatyzację przepływu pracy, z których możesz teraz skorzystać:

1. Przyspiesz przetwarzanie wiadomości e-mail

Radzenie sobie z wiadomościami e-mail może być przytłaczające i czasochłonne, jeśli nie znajdziesz systemu do dobrego zarządzania nimi. Dzieje się tak, ponieważ każdego dnia prawdopodobnie otrzymujesz mnóstwo e-maili, które wymagają Twojej uwagi. Dodatkowo, jeśli chcesz rozwijać swoją firmę, powinieneś szybko odpowiadać na zapytania e-mailowe od potencjalnych klientów.

Automatyczne odpowiedzi e-mail

Dobrą wiadomością jest to, że możesz zautomatyzować niektóre procesy, dzięki czemu spędzasz mniej czasu w swojej skrzynce odbiorczej. Na przykład możesz utworzyć szablon, korzystając z danych z internetowego formularza kontaktowego lub skorzystaj z tych darmowych kreatorów szablonów wiadomości e-mail, więc nie będziesz musiał cały czas pisać ich od zera. Możesz także skorzystać z wbudowanych funkcji automatycznej odpowiedzi w usługach e-mail, na przykład Podejmować właściwe kroki w Outlooku, aby śledzić i odpowiadać na wiadomości e-mail.

Alternatywnie możesz użyć zimnej poczty e-mail i usługi korespondencji seryjnej, takiej jak GMass personalizować, planować lub wysyłać kampanie marketingowe i zimne e-maile do potencjalnych klientów oraz automatycznie śledzić.

Uporządkuj swoje e-maile

Założymy się, że codziennie otrzymujesz niezliczone e-maile od kolegów, rodziny i przyjaciół, innych firm itp. W takim przypadku oddzielenie ważnych wiadomości e-mail od śmieci może być trudne. Możesz jednak zautomatyzować przenoszenie wiadomości e-mail z jednego folderu do drugiego, aby poradzić sobie z bałaganem. Możesz użyć „filtrów” Gmaila lub „Zasady” programu Outlook do zarządzania skrzynką e-mail.

Te wbudowane funkcje umożliwiają automatyczne usuwanie wiadomości z określoną wiadomością, sortowanie wiadomości e-mail z określonym tekstem lub z określonych kontaktów w folderze itp.

Wyodrębnij dane

Prawdopodobnie spędzasz dużo czasu na przeglądaniu kontaktów w swojej skrzynce odbiorczej, aby uzyskać informacje, które mogą pomóc Ci w marketingu lub sprzedaży Twoich rzeczy. Używając Mailparser, możesz zautomatyzować ten proces na podstawie własnych reguł analizowania.

2. Wzmocnij komunikację za pomocą chatbotów

Chatboty w ostatnich latach całkowicie zrewolucjonizowały obsługę klienta, poprawiając komunikację i doświadczenie klienta. Podobnie jak często zadawane pytania, chatboty oferują automatyzację poprzez sztuczną inteligencję. Dzięki temu mogą samodzielnie wykonywać różnorodne zadania.

Niektóre zalety korzystania z chatbotów to dostępność 24/7, niektóre są wielojęzyczne, zapewniają natychmiastowe spójne odpowiedzi, pomagają uzyskać cenny wgląd w zachowania klientów itp. Możesz użyć te chatboty, aby poprawić komunikację w witrynie WordPress i popraw swoją produktywność. Warto jednak wspomnieć, że musisz zainwestować czas i wysiłek, aby dopracować swojego chatbota, aby czerpać korzyści.

3. Backup danych

Wraz z ciągłym rozwojem technologii coraz bardziej polegamy na dyskach twardych naszych komputerów do przechowywania fragmentów naszego życia, takich jak dokumenty zawodowe i akademickie czy zdjęcia rodzinne. W większości przypadków nie chodzi o to, czy, ale kiedy, ponieważ dyski twarde się zużywają, są kradzione i doświadczają skoków napięcia.

Pytanie brzmi, co to będzie dla Ciebie oznaczać, a jeszcze lepiej, co możesz zrobić, aby zminimalizować straty? Możesz wykonać kopię zapasową swoich danych.

Ale są szanse, że od czasu do czasu możesz zapomnieć o zrobieniu tego samemu. Więc najlepszym rozwiązaniem byłoby zautomatyzowanie regularnych kopii zapasowych. Oprócz zapewnienia bezpieczeństwa danych, automatyczne planowanie tworzenia kopii zapasowych pozwoli Ci pracować na komputerze bez przerw.

Możesz użyć Plan awarii do tworzenia kopii zapasowych danych na zewnętrznym dysku twardym, innym komputerze w sieci lokalnej lub jej serwerach. Po zainstalowaniu oprogramowania przeskanuje twój system i zasugeruje, co możesz zrobić w kopii zapasowej. Pozwala także wybrać, co chcesz zarchiwizować. Możesz zaplanować tworzenie kopii zapasowych co 15 minut, godzinę lub zawsze, gdy nie korzystasz z komputera; wszystko zależy od Ciebie.

4. Planuj posty w mediach społecznościowych

Media społecznościowe stały się integralną częścią naszego życia. I tak platformy te stały się kopalnią złota dla osób próbujących promować swoje marki i sprzedawać produkty/usługi.

Ale utrzymywanie kontaktu ze wszystkimi potencjalnymi i obecnymi klientami na platformach społecznościowych to zadanie, które z łatwością może wymagać Twojej pełnej uwagi. Jednak wykorzystanie magii automatyzacji za pomocą narzędzi takich jak Kombinezon oraz Bufor pozwala z wyprzedzeniem zaplanować wszystkie posty w mediach społecznościowych. Możesz użyć tych narzędzi, aby zrobić więcej w mediach społecznościowych w krótszym czasie.

5. Zaplanuj spotkania

Pomyślne zaplanowanie spotkania lub umówienie spotkania często zajmuje dużo czasu, zwłaszcza gdy angażuje wiele osób. Być może będziesz musiał wysłać do wszystkich e-maila, aby sprawdzić ich dostępność przed dokonaniem rezerwacji, i ryzykować powtórzenie procesu, jeśli ktoś anuluje.

Na szczęście możesz zautomatyzować ten proces, aby ustawić przebieg spotkania na autopilocie, dzięki czemu możesz skupić się na czymś innym. Narzędzia takie jak Calendly pozwalają zautomatyzować spotkania lub inne wydarzenia z wyprzedzeniem z dowolnymi osobami za pośrednictwem linku. Możesz ustawić różne przedziały czasowe, kiedy będziesz dostępny i wysyłać wezwania na spotkania za pośrednictwem linku.

Co więcej, to narzędzie bezproblemowo integruje się z Twoim kalendarzem. Tak więc, gdy wszyscy wybrali odpowiedni czas, Calendly może zarejestrować spotkanie w Twoim kalendarzu i wysłać Ci powiadomienie. Jeśli w tym czasie będziesz zajęty, zmiana harmonogramu jest tak łatwa jak planowanie.

Zautomatyzuj powtarzające się zadania, aby zwiększyć produktywność

Automatyzacja jest szczególnie korzystna dla małych firm, w których kilku pracowników nosi wiele kapeluszy. Pozwolenie technologii na wykonanie kilku zadań tu i tam pomoże Ci zrobić więcej w krótszym czasie.

8 przeoczonych rzeczy, które utrudniają produktywność (i jak ich unikać)

Wszyscy chcemy być produktywni, ale łatwo rozpraszają nas różne czynniki. Oto kilka rzeczy, których możesz przeoczyć i jak ich uniknąć.

Czytaj dalej

O autorze