5 powodów, dla których warto używać narzędzi do współpracy zamiast poczty e-mail

Miejsca pracy stają się coraz bardziej zdigitalizowane dzięki automatyzacji i wydajnym alternatywom. Mimo że e-maile były przydatne od dawna, technologia wprowadziła nas do bardziej bezpośrednich i skutecznych narzędzi komunikacji i współpracy.

Być może szukasz narzędzi, które lepiej przystosowują się do współpracy. Być może jesteś zmęczony wiadomościami e-mail z powodu oczekiwania na użycie profesjonalnego języka lub po prostu dlatego, że możesz nie wiedzieć, jak zarządzać przeciążoną skrzynką odbiorczą.

Istnieje wiele narzędzi do współpracy, których możesz użyć, aby uchronić Cię przed stresem związanym z e-mailami. Oto dlaczego powinieneś ich używać!

1. Oszczędzaj czas

Narzędzia do współpracy oferują opcje powiadomień, które ostrzegają Ciebie lub Twoich współpracowników, gdy pojawi się wiadomość. Mimo że możesz włączyć powiadomienia e-mail, narzędzia do współpracy ułatwiają członkom zespołu komunikację za pośrednictwem wydajnych czatów zamiast e-maili.

Slack to jedna z najczęściej używanych platform współpracy

do pracy zdalnej. Slack oferuje szereg korzyści, które umożliwiają sprawną komunikację. Aby uporządkować komunikację, możesz stworzyć osobne kanały dla każdego zespołu i tematu.

2. Bezpośrednia komunikacja

Narzędzia do współpracy pozwalają cieszyć się wydajniejszą formą komunikacji. Zamiast wysyłać wiadomości e-mail do wielu osób lub wysyłać wiadomości e-mail, możesz po prostu wysłać jedną wiadomość na platformę czatu. Ponadto korzystanie z narzędzi do współpracy zachęci Ciebie i Twoich współpracowników do zadawania pytań na otwartej platformie zamiast wysyłania e-maili.

Związane z: Miejsce pracy z Facebooka: wszystko, co musisz wiedzieć

Najskuteczniejszą częścią korzystania z tych narzędzi jest to, że możesz komunikować się w czasie rzeczywistym. Jeśli chcesz zadać szybkie pytanie, wysłanie e-maila nie jest najlepszą opcją, ponieważ twoi koledzy z drużyny mogą potrzebować więcej czasu na odpowiedź. Na przykład Slack ma funkcję wzmianek, która wysyła powiadomienia push, aby przyciągnąć czyjąś uwagę. Istnieje wiele Luźne alternatywy dla komunikacji zespołowej.

3. Unikaj przeładowanej skrzynki odbiorczej e-mail

Jeśli używasz aplikacji do współpracy do komunikacji i współpracy, nie musisz radzić sobie z przeciążoną skrzynką odbiorczą ani tracić ważnych rzeczy w wiadomościach e-mail. Chociaż narzędzia do współpracy mogą nie wyeliminować całkowicie potrzeby e-maili, korzystanie z aplikacji do komunikacji w miejscu pracy, takich jak Microsoft Teams lub Slack zmniejsza potrzebę wysyłania niektórych e-maili.

4. Współpraca nad dokumentami w czasie rzeczywistym

Oprogramowanie do współpracy umożliwia Tobie i członkom Twojego zespołu jednoczesną pracę nad projektem na żywo. Dokumenty Google to jedno z najpopularniejszych narzędzi do współpracy przy dokumentach, które umożliwia współpracę w czasie rzeczywistym.

Możesz także użyć narzędzi, takich jak Dropbox Paper, który służy temu samemu celowi. Gdy wprowadzasz zmiany na żywo w Dropbox Paper, Twój zespół może dodawać komentarze i sugerować zmiany. Dzięki temu Twój zespół może doświadczyć sesji na żywo, zamiast wysyłać dokumenty tam i z powrotem do edycji.

Firma Google stworzyła również aplikacje i funkcje, których zespoły mogą używać do usprawniania komunikacji i współpracy w pracy.

Związane z: Google Workspace a Google Spaces: jaka jest różnica?

5. Łatwe znajdowanie informacji

Oprogramowanie do współpracy ułatwia znajdowanie informacji, ponieważ ważne dokumenty mogą być przechowywane na wspólnej platformie. Z drugiej strony e-mail nie jest tak skuteczny w znajdowaniu informacji.

Poczta e-mail to zamknięta platforma, która nie pozwala na przeszukiwanie danych, które nie zostały wysłane bezpośrednio do Ciebie. Na przykład, jeśli korzystasz ze Slacka i powitałeś nowych członków w swoim zespole, nowi członkowie mogą uzyskać dostęp do informacji, łączy i dokumentów, które zostały udostępnione przed dołączeniem do zespołu.

Oto kilka powodów, dla których przejście z komunikacji e-mail na coś bardziej intuicyjnego, jak współpraca w czasie rzeczywistym, może być korzystne. Oprócz łatwości obsługi zapewniają doskonałe narzędzia do szybkiej i skutecznej komunikacji.

6 najlepszych darmowych narzędzi do współpracy online do pracy w domu

Współpraca online z klientami i zespołami może być skomplikowana. Korzystaj z tych niezawodnych bezpłatnych narzędzi podczas pracy w domu.

Czytaj dalej

O autorze