Jak korzystać ze wszystkich najlepszych technik zwiększania produktywności w Trello

Trello to wszechstronna aplikacja do zarządzania zadaniami. Dzięki niestandardowym funkcjom możesz go używać z dowolną metodą produktywności. Chociaż jest skonfigurowana jako tablica Kanban, możesz ją skonfigurować w dowolny sposób.

W tym artykule dowiesz się, jak korzystać ze wszystkich najbardziej znanych metod zwiększania produktywności w Trello.

1. Tablica Kanban

Tablica Kanban to skuteczny sposób zarządzania przepływem pracy. Dzielisz swoje zadania na trzy listy: Do zrobienia, Do zrobienia i Zrobione! Lista Ukończonych podwaja się jako motywator, pokazując wszystko, co osiągnąłeś do tej pory.

Ten układ jest domyślnym układem Trello, więc łatwo go skonfigurować. Tworząc nową listę, wybierz szablon Tablicy Kanban. Jego cechy uzupełniają również tę strategię. Możesz klikać i przeciągać karty między listami, oznaczać je kolorami i śledzić postępy za pomocą list kontrolnych!

Wszystkie te funkcje są przyjazne dla początkujących — możesz je zobaczyć wyróżnione na powyższym zrzucie ekranu! Jeśli nie korzystałeś wcześniej z Trello i potrzebujesz samouczka, zapoznaj się z naszym

Wskazówki Trello dla początkujących zaczynać!

2. Matryca Eisenhowera

Ta metoda jest przypisywana Dwightowi D. Eisenhowera. Świetnie nadaje się do ustawiania priorytetów i działa dobrze dla każdego, kto ma długą i niekończącą się listę zadań.

Macierz składa się z czterech sektorów. Pierwszy to Zrób to teraz w przypadku zadań, które musisz wykonać szybko ze względu na terminy lub inne konsekwencje. Drugi to Zrobić to później dla zadań, które nie są pilne. Ostatnie dwa to Deleguj to do zadań, które nie mieszczą się w Twojej sterówce, oraz Nie rób tego do zadań, które nie są ani pilne, ani ważne.

Te sektory ładnie przekładają się na listy Trello! Jeśli chcesz układ 2×2, możesz użyć a pomocne rozszerzenie Trello zwany układami list lub tym Szablon Trello. Trello podkreśla zbliżające się terminy dla Ciebie. Ułatwia to określenie, od kiedy zadanie musi zostać przeniesione Zrobić to później do Zrób to teraz. Możesz także dodać inne osoby do swojej tablicy jako współpracowników. W ten sposób delegowanie zadania jest tak proste, jak przypisanie go im za pomocą Członkowie opcja.

3. Metoda Ivy Lee

Ivy Lee wzywa do ograniczenia listy zadań do 6 zadań. Pomaga to uniknąć przytłoczenia długą listą lub zbytniego rozproszenia uwagi. Działa to tak: każdego dnia utwórz sześć kart zadań i pracuj nad tymi kartami. Na koniec dnia archiwizuj wykonane zadania. Następnego dnia dodaj nowe zadania, maksymalnie do sześciu. Chodzi o to, że na talerzu nigdy nie masz więcej niż sześć zadań na raz.

Związane z: Jak wyczyścić i uporządkować swoje tablice Trello: proste wskazówki

Możesz również dodać Limity listy, darmowy i poręczny dodatek Trello Power-Up, który zaświeci się, jeśli dodasz do listy więcej niż sześć zadań! Możesz również włączyć Blokowanie czasu metoda. Oznacza to podzielenie dnia na listy poranne, popołudniowe i wieczorne oraz podzielenie między nimi sześciu zadań.

4. Jedzenie żab

Mark Twain powiedział kiedyś: „zjedz żabę każdego ranka, a nic gorszego ci się nie stanie przez resztę dnia”. Ta praktyka robienia najgorszych rzeczy jako pierwsza nie jest kompletną techniką, ale wzmacnia inne metody!

Istnieją dwa sposoby na wdrożenie jedzenia żab w Trello: za pomocą etykiety i naklejki. Naklejka jest bardziej widoczna, więc polecamy. Każdego dnia dodaj wybraną przez siebie naklejkę z żabą do jednego zadania, a to twoja żaba! Zrób to najpierw.

Etykiety są mniej widoczne, ale możesz je zautomatyzować. Użyj funkcji Butler, aby zadanie automatycznie stało się żabą, jeśli pozostawisz je niewykonane na zbyt długo. Wykonaj poniższe kroki dla tej metody:

Otwórz tablicę Menu i wybierz Więcej podmenu, a następnie kliknij Etykiety. Utwórz etykietę „ŻABA”. Polecamy do tego kolor zielony. Następnie otwórz Automatyzacja menu i wybierz Zasady podmenu.

Utwórz nową regułę z następującymi Data cyngiel: Gdy Termin płatności jest oznaczony jako Niekompletny na karcie Termin za mniej niż 7 dni. Pamiętaj, że możesz wybrać inną liczbę dni, jeśli chcesz. Następnie powiemy zarządowi, co zrobić, gdy wykryje taką kartę.

Dodamy w sumie dwie akcje. Zacznij od Dodaj usuń akcja: dodaj zieloną etykietę ŻABA do karty, jak pokazane powyżej.

Dodaj następujące Sortować akcja: Sortuj listę według etykiety: ŻABA rosnąco. To sprawia, że ​​zadania z nadchodzącymi terminami zamieniają się w żaby i przesuwają się na szczyt listy. Zakończ regułę, a będzie ona wymuszać ten warunek, dopóki jej nie usuniesz lub wyłączysz.

5. Cele SMART

Cele SMART to sposób na upewnienie się, że faktycznie możesz wykonać swoje zadania. To znaczy Skonkretny, młatwe, Awykonalny, rrozsądny i Tprędko. Uniemożliwia tworzenie niejasnych celów, które powodują, że czujesz się sfrustrowany. Możesz zastosować tę filozofię do Trello, zapisując listę kontrolną.

Utwórz kartę i nazwij ją „Lista SMART” lub coś podobnego. Dodaj listę kontrolną o tej samej nazwie ze wszystkimi kryteriami SMART.

• Konkretny. [Dodaj określone parametry]
• Wymierny. [Określ cel]
• Zaskarżalny. [Zapisz kroki, zacznij każdy krok od czasownika]
• Rozsądny. [Upewnij się, że możliwe jest wykonanie opisanego zadania]
• Aktualny. [Ustaw termin za pomocą funkcji Daty]

Zapisz kartę i odłóż ją na bok, ale nie archiwizuj jej. Teraz, tworząc w przyszłości listę kontrolną, możesz wybrać skopiuj elementy z... rozwijane, aby zaimportować listę SMART!

6. Metoda skrzynki odbiorczej

Ta metoda działa najlepiej w kliencie poczty e-mail, ale możesz ją zastosować w każdej sytuacji, w której pojawiają się nowe zadania. Ta metoda wykorzystuje cztery listy. Pierwszy to Zrób teraz, w przypadku zadań można ukończyć w dwie minuty lub mniej.

Następna lista to Delegat za zadania, które musisz przekazać innym. Jeśli udostępniasz swoją tablicę, możesz dodać przypisanego członka zespołu, wybierając Przydzielać w menu karty. Jeśli tablica jest prywatna, rozważ dodanie power-upu, takiego jak SendBoard E-mail dla Trello. Pozwala tworzyć karty z ulubionego klienta poczty e-mail lub wysyłać e-maile z Trello!

Będziesz także potrzebować listy zadań Kalendarza z dołączoną datą. Możesz szybko dodać prostą regułę bezpośrednio z listy! Kliknij lista menu opcji i wybierz Gdy karta zostanie dodana do listy... aby rozpocząć dodawanie reguły. Wybierać Sortowaćlista jako typ akcji i sortuj według termin płatności, rosnąco.

Na koniec utwórz Wszystko inne dla zadań, które nie mają terminu. Możesz go również używać do zasobów, szablonów i pomysłów na projekty, które nie są jeszcze wykonalne. Wszystko inne może być dość zagracone, więc ustal kilka zasad, aby wszystko było zorganizowane.

Najpierw utwórz etykietę o nazwie „Zasób”. Otwórz menu listy i wybierz Utwórz regułę niestandardową.... Wybierz wyzwalacz Kiedy etykieta zasobu zostanie dodana do karty i akcja Sortuj listę według etykiety Zasób rosnąco.

Dzięki temu zasoby, z których chcesz często korzystać, są zawsze na wierzchu. Możesz także utworzyć etykietę szablonu i użyć tej samej metody, aby ukryć szablony na dole listy.

Druga reguła ma wyzwalacz Kiedy termin płatności jest ustawiony na karcie na liście „WSZYSTKO INNE”.” Daj mu akcję, „przenieś kartę na górę listy KALENDARZ”. Upewnij się, że nie zapomnisz dodać do kalendarza zadania, na które liczy się czas.

Zwiększ swoją produktywność w Trello

Styl każdej osoby jest inny, więc eksperymentuj, aby znaleźć sposób, który będzie dla Ciebie odpowiedni! Możesz mieszać i dopasowywać style. Na przykład możesz dodać metodę Żabiego jedzenia i Ivy Lee do prawie każdego stylu. Możesz również wziąć pomysł na listę „Wszystko” i włączyć ją do swojej tablicy Kanban.

Dzięki odpowiedniej metodzie i ulepszeniom możesz zmienić swoją tablicę Trello w potęgę produktywności!

10 najlepszych ulepszeń Trello, które możesz dziś dodać do swojego przepływu pracy

Jeśli nie użyłeś jeszcze Power-Ups Trello, tracisz. Są to dodatki, które mogą zdziałać magię na twoich tablicach.

Czytaj dalej

O autorze