Co to jest Microsoft SharePoint? 4 funkcje i zalety korzystania z niego

Subskrypcja Microsoft 365 zapewnia dostęp do wielu narzędzi zwiększających produktywność. Najbardziej intuicyjny, inteligentny i konfigurowalny jest SharePoint. Aż 190 milionów osób w ponad 200 000 organizacji różnej wielkości korzysta z programu SharePoint.

SharePoint może łatwo zaoszczędzić czas, eliminując potrzebę wykonywania wielu zadań i aplikacji do zarządzania projektami. W końcu możesz zainwestować więcej czasu w rozwój swojej kariery zawodowej, klientów niezależnych lub sprawy poboczne.

Co to jest Microsoft SharePoint?

SharePoint to narzędzie do zarządzania treścią online. Umożliwia przechowywanie plików w chmurze w celu udostępniania i pracy zespołowej. Może pomóc w tworzeniu witryn i podwitryn w celu uporządkowania zadań różnych zespołów lub osób.

SharePoint umożliwia tworzenie intranetu, w którym Ty, Twoi współpracownicy i niezależni klienci bezpiecznie pracować na pliku lub dokumencie. Scentralizowany administrator będzie kontrolował dostęp, aby każdy użytkownik mógł bezproblemowo otwierać, edytować i zapisywać pliki.

SharePoint posiada wiele zaawansowanych funkcjonalności, które pomogą Tobie lub Twojemu zespołowi w zarządzaniu pracami zawodowymi i osobistymi. Oto niektóre z najczęściej używanych akcji:

• Udostępnianie plików użytkownikom wewnętrznym i zewnętrznym.
• Zarządzaj treścią projektu, taką jak obrazy, artykuły, kody źródłowe, filmy itp.
• Witryny i podwitryny do porządkowania zespołów i zadań.
• Pozostań w kontakcie ze współpracownikiem za pośrednictwem witryn komunikacyjnych.
• Aplikacja mobilna umożliwia użytkownikom dostęp do stron zespołu lub komunikacji ze smartfonów.
• Twórz przepływy pracy i przypomnienia, aby zautomatyzować projekty i zadania.
• Użyj funkcji wyszukiwania, aby wyszukać zasoby, zadania lub pliki.

Kto powinien korzystać z SharePoint

SharePoint działa jako bezpieczna przystań dla wszystkich kreatywnych plików, takich jak kody aplikacji, projekty graficzne, klipy audio, filmy, artykuły na stronach internetowych, faktury itp. SharePoint oferuje inne narzędzia, takie jak analiza danych, szablony witryn internetowych, szablony bazy wiedzy i przepływy pracy zarządzania projektami.

Dlatego jego zakres zastosowania waha się od indywidualnego twórcy treści po duże firmy. Wielu niezależnych specjalistów lub małych grup kreatywnych osób korzysta z programu SharePoint na różnych etapach tworzenia oprogramowania, aplikacji mobilnej, witryny internetowej lub projektów opracowywania zawartości.

Internetowe narzędzie SharePoint, które jest dostarczane z subskrypcją Microsoft 365, jest solidnym, ale prostym narzędziem zwiększającym produktywność. Szeroko stosowane funkcje, które sprawiają, że jest to jedno z najlepszych narzędzi do zarządzania zadaniami i projektami, to:

1. Praca w Grupie

SharePoint jest wysoce elastycznym i skalowalnym platforma do współpracy z zasobami wewnętrznymi lub zewnętrznymi. Administrator centralny może przypisać różne poziomy uprawnień dostępu poszczególnym użytkownikom witryn zespołu.

Ty i Twój zespół możecie pracować nad pojedynczym plikiem w scenariuszu w czasie rzeczywistym bez żadnych opóźnień. Dlatego wielu kreatywnych programistów i twórców treści woli SharePoint do łączenia się w zespół przy dowolnym projekcie.

Ważną funkcją współpracy w programie SharePoint jest utrzymywanie uporządkowanych informacji w witrynach i podwitrynach. Pomaga osobom być na bieżąco z projektem bez przechodzenia przez wiele e-maili, nieodebranych czatów, rozmów wideo itp.

2. Zarządzanie zawartością

Zarządzanie treścią to duże wyzwanie dla każdej osoby lub grupy profesjonalistów, którzy chcą zapewnić lepszą produktywność. SharePoint umożliwia pokonanie tego wyzwania bez konieczności przechodzenia przez skomplikowane programowanie.

Menedżerowie treści mogą z łatwością obsługiwać wiele projektów jednocześnie w SharePoint. Publikowanie lub aktualizowanie zawartości witryny sieci Web, takiej jak wydarzenia, wiadomości, blogi, stosy prezentacji, karuzele obrazów itp., jest łatwe dzięki programowi SharePoint.

Nie musisz zaczynać każdego projektu zarządzania treścią od zera. Dostępne są gotowe do użycia profesjonalne szablony, z których możesz skorzystać. Oprócz zawartości masz pełną kontrolę nad jej wersjami. SharePoint tworzy i zapisuje wiele wersji pliku, nad którym pracujesz Ty lub Twój zespół.

W razie potrzeby możesz przywołać poprzednie wersje lub naprawić wszelkie błędy systemu plików z SharePoint. Nie musisz polegać na narzędziach innych firm do tworzenia kopii zapasowych, przywracania lub naprawiania plików.

3. Zarządzanie projektami

SharePoint ma szereg funkcji, które możesz wykorzystać do zarządzania zadaniami i projektami. Najbardziej oczywistą funkcją jest to, że narzędzie działa jako scentralizowany magazyn dla wszystkich dokumentów związanych z projektem i plików dostarczalnych.

Związane z: Przewodnik po zarządzaniu zadaniami online: wskazówki dotyczące wyboru odpowiedniej aplikacji

Witryny programu SharePoint można również dostosować na wiele sposobów. Te dostosowane do potrzeb witryny mogą służyć jako dzienny planer, tygodniowy harmonogram zadań i często zadawane pytania dotyczące zadań. Ponadto, do celów dokumentacji projektu i przeglądu wydajności, można aktywować funkcje rejestrowania czasu, jak wspomniano poniżej:

1. Rejestruj czynności i zmiany zadań.
2. Rejestruj wszelkie problemy zgłaszane przez zasoby.
3. Śledź czas zadania.
4. Zmień dane śledzenia.

SharePoint umożliwia również tworzenie przepływu pracy w celu usprawnienia zadań, takich jak przekazywanie zadań, podpisywanie elementów dostarczanych do projektu, zatwierdzanie, prezentacja demonstracyjna i opinie klientów.

4. Rozwiązania hybrydowe

SharePoint integruje się z większością aplikacji platformy Microsoft 365, oferując bezproblemowy interfejs użytkownika do zarządzania projektami. SharePoint działa jako centralne repozytorium danych projektu, podczas gdy inne aplikacje platformy Microsoft 365 ułatwiają zarządzanie zadaniami i zasobami.

Możesz zsynchronizować program SharePoint z narzędziami, takimi jak To-Do, Tasks, Planner i Project Online, aby uzyskać specjalistyczne podejścia. Możesz generować raporty, aby przedstawiać wgląd w projekty swoim niezależnym klientom.

SharePoint synchronizuje się z Twoim profilem Outlooka i Kalendarza, aby organizować zadania i harmonogramy, dzięki czemu możesz ustalać priorytety swojej pracy. Podobnie publikuj witryny zespołów programu SharePoint w aplikacji Teams, aby uzyskać dostęp do kontaktów, plików, zadań itp. z usługi Teams.

SharePoint ma również możliwość integracji PowerPoint, wideo, strumienia, OneDrive w celu podglądu plików i dokumentów w witrynach lub podwitrynach SharePoint. Oszczędzasz czas, unikając żmudnych zadań, takich jak pobieranie plików z SharePoint, aby tworzyć slajdy PowerPoint.

Korzyści z SharePoint

SharePoint oferuje wiele korzyści w porównaniu z jakimkolwiek innym narzędziem zwiększającym produktywność do zarządzania projektami lub treścią. Niektóre z jego zalet to:

1. Oszczędzać pieniądze

Być może już za to płacisz w ramach subskrypcji Microsoft 365. Unikaj niepotrzebnych wydatków na aplikacje i narzędzia, używając programu SharePoint jako podstawowego narzędzia zwiększającego produktywność na potrzeby zawodowe lub osobiste.

2. Ochrona danych

Rządy i duże organizacje ufają ekosystemowi SharePoint, jeśli chodzi o ich poufne dane. Możesz więc przechowywać swoją pracę twórczą w programie SharePoint do pracy zespołowej bez obawy o kradzież własności intelektualnej.

Związane z: Czy platforma Microsoft 365 faktycznie stanowi zagrożenie bezpieczeństwa?

3. Skalowalność

Skalowalność narzędzia pozwala na budżetowanie kosztów w kierunku narzędzi produktywności. Jeśli zauważysz napływ zbyt wielu projektów od różnych klientów, możesz zmienić subskrypcję, aby pomieścić więcej zasobów i projektów. Gdy projekty się zmniejszą, możesz przejść na niskopłatne plany.

4. Uniwersalne zastosowanie

Wyższy poziom elastyczności i wielofunkcyjność oznacza, że ​​możesz nadal używać programu SharePoint jako głównego narzędzia zwiększającego produktywność, zmieniając jednocześnie swoje role lub umiejętności twórcze. Możesz użyć szablonu, gdy jeden projekt się kończy, a musisz rozpocząć kolejny. Możesz zminimalizować budżet, unikając wielokrotnych zakupów aplikacji.

Wyczyść bałagan z plików, zadań i aplikacji

Funkcje SharePoint sprawiają, że jest to skomplikowane narzędzie do zarządzania projektami, a nie proste rozwiązanie w chmurze do udostępniania i przechowywania plików. Używając programu SharePoint i innych aplikacji platformy Microsoft 365 do zarządzania zadaniami zawodowymi lub osobistymi, tworzysz efekt domina stale rosnącej produktywności.

Office 365 to teraz Microsoft 365: co to oznacza dla Ciebie i Twojej rodziny

Office 365 stał się Microsoft 365. Oto, co platforma Microsoft 365 oferuje subskrybentom i ich rodzinom.

Czytaj dalej

O autorze