Jak stworzyć swój pierwszy harmonogram zarządzania projektami w 7 prostych krokach

Zastanawiasz się, jak zrealizujesz swój projekt? Jak zacząć? Czy dotrzymasz terminów? Te wywołujące lęk myśli przechodzą przez twój umysł. Mimo swojej ważności nie powinny Cię spowalniać.

Korzystając z odpowiednich narzędzi, możesz ukończyć swój projekt. Korzystanie z osi czasu zarządzania projektami może pomóc Ci wygrać projekt. Narzędzie pomaga zaplanować projekt i zapewnia jasną strategię dotyczącą tego, jak sobie z nim poradzić. Możesz utworzyć oś czasu zarządzania projektami, postępując zgodnie z tym przewodnikiem.

1. Opracuj opis projektu

Aby upewnić się, że wszyscy w Twoim projekcie są na tej samej stronie, zacznij od sporządzenia briefu projektu. Brief projektu to krótkie podsumowanie projektu. Pomyśl o tym jako o skróconej wersji swojego planu projektu. Powinien odpowiadać na pytania:

• Jaki jest cel projektu?
• Jakie są cele projektu?
• Jakie są kluczowe kamienie milowe?
• Ile czasu zajmie ukończenie projektu?
• Ile wynosi budżet?

Staraj się zwięźle, aby nie przytłaczać interesariuszy projektu niepotrzebnymi szczegółami. Będzie to dokument, do którego często odwołują się interesariusze projektu i członkowie projektu w trakcie trwania projektu.

2. Utwórz strukturę podziału pracy

Po utworzeniu briefu projektu musisz stworzyć plan działania, aby projekt mógł się rozpocząć. Ten plan działania nazywa się strukturą podziału pracy (WBS). Zamiast pisać każde działanie, które należy podjąć, aby zakończyć projekt, WBS koncentruje się na produktach i kamieniach milowych. Zasady tworzenia WBS to:

• 100% zasada: Cała praca znajdująca się w WBS musi być w 100% niezbędna do realizacji celów projektu. Nie powinno być w nim żadnych niepowiązanych ani zbędnych prac. Podzadania muszą być również w 100% potrzebne do wykonania zadania nadrzędnego.
• Wzajemnie się wykluczające: Nie rozliczaj się dwukrotnie z żadnej pracy. Naruszysz zasadę 100% i popełnisz błędy przy obliczaniu zasobów wymaganych do ukończenia projektu.
• Wyniki, a nie działania: Skup się przede wszystkim na rezultatach, a nie na działaniach. Na przykład, jeśli budujesz dom, jednym z elementów dostarczanych jest wykonanie fundamentu. Kroki w tym materiale będą polegały na wyborze miejsca, kopaniu, instalowaniu i uszczelnianiu fundamentów. Więc nie zgub się w tych działaniach, ale skup się na wyniku, którym jest posiadanie fundamentu.
• Zasada 8/80: Ta zasada mówi, że wykonanie zadania powinno zająć nie mniej niż 8 godzin i nie powinno zająć więcej niż 80 godzin. Stosując tę ​​zasadę, jeśli praca zajmuje więcej niż 80 godzin, podziel ją na mniejszy pakiet zadań.
• Przydzielać: Zadanie należy przypisać konkretnej osobie lub zespołowi. Jeśli Twój WBS jest dokładny, nie powinno nakładać się na siebie pracy między osobami lub zespołami.

3. Utwórz ramy czasowe

Po utworzeniu struktury podziału pracy przydziel czas na wykonanie każdego zadania. Do zadań nie będziesz robił sam, skonsultuj się bezpośrednio z osobą (osobami), która to zrobi. Zapytaj ich, czego potrzebują do wykonania pracy i ile czasu będą potrzebować.

Nie bądź zbyt optymistyczny, kiedy to robisz. Zachowaj równowagę między zapewnieniem wystarczającej ilości czasu na wykonanie zadań a pozostawaniem w ogólnych ramach czasowych projektu. Pozostaw trochę miejsca na ruchy, a także na wszelkie nieoczekiwane sytuacje.

4. Harmonogram w zależnościach

Teraz wiesz, ile czasu zajmie ukończenie każdego zadania. Ale co z zadaniami, które są od siebie zależne? Często przypisanie składa się z kilku sekwencji, które są od siebie zależne.

Zwykle istnieją cztery typy zależności projektowych w zarządzaniu projektami. To są:

1. Od końca do początku: pierwsze zadanie musi zostać ukończone przed rozpoczęciem drugiego zadania.
2. Od wykończenia do końca: drugie zadanie nie może zostać ukończone przed ukończeniem pierwszego zadania. Na przykład, jeśli wykonujesz instalację elektryczną w domu, nie możesz układać przewodów do czasu inspekcji.
3. Od początku do początku: kolejne zadania nie mogą się rozpocząć przed rozpoczęciem pierwszego zadania. Na przykład, nie możesz wypoziomować podłogi betonowej, dopóki nie wylejesz betonu.
4. Od początku do końca: pierwsze zadanie musi się rozpocząć przed zakończeniem drugiego. Na przykład, jeśli aktualizujesz do nowego oprogramowania, rozpoczniesz instalację nowego oprogramowania przed wycofaniem starego.

Upewnij się więc, że zidentyfikowałeś charakter zależności, które masz pod ręką, a następnie pracuj nad nimi. W niektórych sytuacjach zależności są bardziej złożonymi procesami, więc stwórz schemat blokowy, tory pływackie lub kodowanie kolorami, które pomogą Ci je zwizualizować i zidentyfikować.

5. Utwórz podstawową oś czasu

Teraz nadszedł czas na wizualizację osi czasu projektu. Istnieje kilka narzędzi do zarządzania projektami, których można użyć do zbudowania osi czasu projektu. ten w przypadku większości projektów przejdź do wykresu Gantta.

Wykres Gantta zapewnia szybką migawkę projektu, daty rozpoczęcia i zakończenia zadań, kluczowe etapy, zależności i przypisaną osobę do każdego zadania. Wykresy Gantta są interaktywne i można je aktualizować i edytować w czasie rzeczywistym. Inne narzędzia osi czasu, których możesz użyć do tworzenia osi czasu i zarządzania nią, to historyczna oś czasu i pionowa oś czasu wykresu.

6. Wyślij to

Udostępnij oś czasu wszystkim zainteresowanym stronom projektu. Zachwyci ich, gdy zobaczą jasny plan działania w ramach projektu. Będą również chcieli wziąć udział i zasugerować, jak ulepszyć niektóre rzeczy w projekcie. Bądź otwarty na opinie.

7. Zmień w razie potrzeby

Projekt jest żywą rzeczą i będzie się zmieniał i ewoluował w miarę upływu czasu. To niekoniecznie jest zła rzecz. Oznacza to po prostu, że musisz się dostosować, ponieważ rzeczy się zmieniają.

Dobrą rzeczą jest to, że kiedy masz już oś czasu, będziesz bardziej upoważniony do wprowadzenia zmiany. Upewnij się również, że komunikujesz zmiany w czasie rzeczywistym ze wszystkimi interesariuszami projektu.

Tworzenie harmonogramu zarządzania projektami

Tworzenie pierwszej osi czasu zarządzania projektem może być trudne. Jednak dzięki powyższym krokom możesz stworzyć drobiazgową oś czasu i pomyślnie zrealizować swój projekt. Dlatego pamiętaj, aby wdrożyć powyższe wytyczne i mieć gwiezdną oś czasu.

9 typowych błędów w zarządzaniu projektami (i co robić zamiast tego)

Chcesz realizować duże projekty bez złego zarządzania lub przekraczania budżetu? Oto kilka wskazówek, które pomogą Ci uniknąć tych błędów.

Czytaj dalej

O autorze