Oprogramowanie do planowania wydarzeń: 5 aplikacji do efektywnego zarządzania wydarzeniami

Zorganizowanie udanego wydarzenia to zarówno satysfakcjonujący, jak i stresujący obowiązek. Potrzebujesz specjalistycznych umiejętności, aby sporządzić budżet uwzględniający nieprzewidziane okoliczności, znaleźć jedną lub więcej odpowiednich lokalizacji, wypromować wydarzenie itp.

Ale oprócz doskonałej dbałości o szczegóły, umiejętności organizacyjnych i bycia doświadczonym networkerem, poleganie na oprogramowaniu do planowania wydarzeń znacznie usprawni proces zarządzania i zaoszczędzi czas.

Jak wybrać idealną aplikację do planowania wydarzeń

Istnieje wiele aplikacji do planowania wydarzeń, z których każda oferuje określone funkcje. Jednak najlepsze oprogramowanie do zarządzania wydarzeniami to takie, które spełnia Twoje potrzeby, ponieważ różne wydarzenia wymagają różnych funkcji.

Musisz więc określić swoje potrzeby związane z nadchodzącym wydarzeniem, aby wiedzieć, jak wybrać idealne oprogramowanie. Oto kilka pytań, które poprowadzą Cię przez to zadanie:

• Jakie wydarzenie organizujesz osobiście, wirtualne czy hybrydowe? Pomoże Ci to wybrać aplikację obsługującą typ zdarzenia.
instagram viewer
• Czy jest to wydarzenie zamknięte czy otwarte? Jeśli jest to wydarzenie zamknięte, możesz potrzebować tylko oprogramowania, które pomoże Ci wysłać zaproszenia do określonych gości. W przeciwnym razie potrzebna byłaby aplikacja z wbudowanymi narzędziami marketingowymi do promowania wydarzenia.
• Czy oprogramowanie do planowania wydarzeń ma wersję mobilną? Posiadanie przyjaznego dla urządzeń mobilnych oprogramowania do planowania wydarzeń pozwala uzyskać dostęp do wszystkich informacji w podróży. Możesz także użyć aplikacji do udostępniania uczestnikom informacji związanych z wydarzeniami.
• Czy musisz obliczyć dużo zasobów gastronomicznych? Możesz użyć aplikacji z wbudowanym kalkulatorem planowania wydarzeń, aby mieć wszystkie informacje w jednym miejscu.
• Czego potrzebujesz na wydarzenie? Tutaj możesz napisać wszystkie potrzebne narzędzia, w tym systemy powiadomień, systemy biletowe, narzędzia do odprawy obecności itp.
• Potrzebujesz współpracować z innymi organizatorami lub interesariuszami wydarzeń? Jeśli tak, wybierz aplikację, która umożliwia komunikację.

Te pytania powinny pomóc Ci zawęzić listę aplikacji do planowania wydarzeń. Jednak może być konieczne wymieszanie różnych aplikacji w zależności od wielkości wydarzenia lub jeśli nie znajdziesz takiej, która spełnia wszystkie Twoje potrzeby. Mając to na uwadze, powinieneś rozważyć następujące rozwiązania do planowania wydarzeń:

Eventbrite jest powszechnie znany jako jeden z najlepsze narzędzia do wyszukiwania wydarzeń wokół Ciebie, ale zawiera również aplikację do zarządzania zdarzeniami w swoim zestawie narzędzi — Eventbrite Organizer.

Niezależnie od tego, czy planujesz małe spotkanie, czy dużą imprezę, możesz polegać na Eventbrite Organizer, który będzie Twoje kompleksowe narzędzie do tworzenia wydarzeń, zarządzania sprzedażą wydarzeń i śledzenia frekwencji na żywo za pośrednictwem Twojego smartfon.

Możesz także użyć Eventbrite, aby reklamować swoje wydarzenie online i udostępniać ważne informacje zaproszonym osobom.

Pobierać: Eventbrite Organizator dla Android | iOS (bezpłatna, niestandardowa wycena)

Podczas planowania wydarzenia jest tak wiele ruchomych części. Dlatego musisz mieć jedną centralną lokalizację, aby zachować porządek i śledzić zarówno ukończone, jak i niezakończone zadania.

monday.com to potężne narzędzie, którego możesz użyć, aby przenieść wszystkie uruchomione projekty na tej samej platformie. Chociaż to przede wszystkim narzędzie do zarządzania projektami, zawiera również funkcje planowania wydarzeń i wbudowane szablony, których Ty i inni współpracownicy możecie używać do planowania budżetu lub organizowania harmonogramów.

Możesz użyć Mój tydzień funkcja tworzenia i przypisywania zadań innym członkom zespołu, przy użyciu pulpitu nawigacyjnego do śledzenia i mierzenia swoich postępów. Możesz również użyć monday.com do komunikowania się z członkami zespołu w aplikacji, dzięki czemu nie będziesz musiał zgubić się w stosie skrzynek odbiorczych e-mail. Spróbować Potężne narzędzia organizacyjne dostępne w witrynie Monday.com, które usprawnią współpracę Twojego zespołu.

Pobierać: poniedziałek.com dla Android | iOS (bezpłatna, dostępna wersja premium)

3. Planer kieszonkowy

Jedną z kluczowych umiejętności planisty wydarzeń jest umiejętność sporządzania dokładnych budżetów uwzględniających nieplanowane sytuacje. Oznacza to, że będziesz musiał dotrzeć do matematyka w tobie.

Jednak wykonywanie wszystkich tych ręcznych obliczeń może być czasochłonne i często trzeba radzić sobie z napiętymi harmonogramami. Pocket Planner to skuteczna i łatwa w użyciu aplikacja, która może pomóc w dokładnym oszacowaniu wydarzeń. Posiadanie wszystkich obliczeń w jednym miejscu pomoże Ci również zaoszczędzić czas.

Pobierać: Planer kieszonkowy dla iOS (wolny)

Social Tables to praktyczne narzędzie specjalizujące się w tworzeniu diagramów wydarzeń, które pomaga zwizualizować miejsce, uporządkować ustawienia miejsc siedzących i współpracować z uczestnikami.

Możesz stworzyć swój plan architektoniczny lub na początek użyć jednego z jego szablonów 3D. Wystarczy wybrać rodzaj wydarzenia, wybrać szablon pasujący do stylu i dostosować go do swoich potrzeb.

Możesz użyć tego oprogramowania do zaprojektowania układu przestrzeni wydarzenia, dodając różnego rodzaju gotowe obiekty, w tym projektory, sceny, stoły itp. Możesz również udostępnić układ innym współpracownikom za pośrednictwem oprogramowania.

Jeśli wolisz kompleksową platformę do zarządzania wydarzeniami, aby uniknąć żonglowania wieloma wyspecjalizowanymi narzędziami, nie pomylisz się z Wova. Jest to wielofunkcyjne oprogramowanie, które pozwala zarządzać wirtualnymi, osobistymi lub hybrydowymi wydarzeniami za pomocą tego samego systemu.

Niektóre z jego kluczowych funkcji obejmują rejestrację wydarzeń, zarządzanie konferencjami, marketing wydarzeń, tworzenie stron internetowych, meldowanie uczestników, zaangażowanie uczestników, networking itp.

Możesz również udostępniać uczestnikom informacje, takie jak program wydarzenia i inne kwestie logistyczne (ustawienia parkingowe i mapy) uczestnikom za pomocą aplikacji. Ponadto uczestnicy mogą korzystać z funkcji sieciowych, aby udostępniać zdjęcia z wydarzenia, wymieniać kontakty skanując wizytówki, a nawet wysyłać do siebie wiadomości za pośrednictwem aplikacji.

Pobierać: Whova dla Android | iOS (bezpłatna wersja demonstracyjna, wycena niestandardowa)

Zarządzaj wydarzeniami z ufnością

Możesz teraz zrezygnować z czasochłonnego podejścia do majsterkowania i polegać na tych narzędziach do zarządzania wydarzeniami, aby uprościć proces planowania, usprawnić operacje i pomóc w organizacji bardziej udanych wydarzeń.

Biorąc jednak pod uwagę, że żadne dwa wydarzenia nie są takie same, kluczem jest zidentyfikowanie swoich potrzeb i wybór najbardziej odpowiedniego oprogramowania, które wyrówna każdy element wydarzenia. Śmiało i wybierz oprogramowanie, które sprawi, że Twoje następne wydarzenie będzie niezapomniane.

6 niestandardowych planistów, które możesz łatwo stworzyć za pomocą Dysku Google

Dlaczego nie porzucić swojej aplikacji do zrobienia na rzecz planera Dysku Google? Planery online wykonane za pomocą narzędzi Google udowadniają swoją wszechstronność.

Czytaj dalej

O autorze