9 typowych błędów w zarządzaniu projektami (i co robić zamiast tego)

W projekcie nawet drobne błędy mogą okazać się kosztowne dla Twojej kariery. Może to również wykoleić projekt i negatywnie wpłynąć na wydajność, nie tylko kosztować organizację dużo pieniędzy.

Oto kilka typowych błędów w zarządzaniu projektami, których należy unikać za wszelką cenę.

1. Niestosowanie właściwej metody

Udany projekt wymaga odpowiedniej strategii zgodnie z wymaganiami projektu i możliwościami członków zespołu. Aby poprowadzić projekt do sukcesu, musisz znaleźć najlepszą metodologię zarządzania projektem, aby członkowie byli skupieni i zaangażowani.

Możesz ocenić mocne i słabe strony członków swojego zespołu za pomocą analizy SWOT przed opracowaniem strategii. Narzędzia SWOT pozwalają wybrać cel projektu i wprowadzić dane dotyczące mocnych stron, słabych stron, szans i zagrożeń.

2. Nieefektywna komunikacja

Brak skutecznej komunikacji to jedna z głównych pułapek związanych z zarządzaniem projektami, z którymi możesz się spotkać. Podczas nieporozumienia członkowie zespołu obwiniają się nawzajem; ale to projekt jest ostatecznie utrudniony.

Aby uniknąć takich problemów, zawsze miej jasną komunikację między członkami projektu. Informowanie wszystkich na bieżąco będzie pomocne w zapobieganiu nieporozumieniom. Pamiętaj, aby poinformować innych interesariuszy o wszelkich zmianach w decyzjach.

Do komunikacji w czasie rzeczywistym wybierz aplikacje takie jak Slack, które rejestrują całą rozmowę. Jamboarda Google to doskonały wybór do komunikacji audio-wideo między członkami zespołu zaangażowanymi w zarządzanie projektami.

Związane z: Co to jest luz i jak to działa?

3. Nieużywanie oprogramowania do zarządzania projektami

Powinieneś w pełni wykorzystać automatyzację i zaprogramowane narzędzia, aby inteligentnie zarządzać projektami. Skuteczne organizacje wdrażają jedną lub więcej aplikacji, aby usprawnić zarządzanie projektami.

Narzędzia do zarządzania projektami poprawiają wydajność zasobów i śledzenie postępów, niezależnie od wielkości i typu projektu. Możesz użyć ProofHub planować i realizować projekty za pomocą tablic Kanban, wykresów Gantta, sprawdzania online i funkcji dynamicznego raportowania.

Możesz też wypróbować Kliknij w górę do zarządzania projektami lub zadaniami w celu wykorzystania funkcji, takich jak zależność zadań, zadania cykliczne, zwinny widok tablicy i przypisywanie komentarzy jako zadań. Pozwala również wybrać szablon odpowiedni dla Twojego projektu, a także automatycznie doda możliwe zadania.

4. Brak wkładu od członków zespołu

Jedną z głównych przyczyn niepowodzenia projektu jest brak wsparcia ze strony członków zespołu. Może się to zdarzyć, gdy kierownik projektu nie słucha zespołu. Ewentualnie, gdy zespołowi nie zależy na przedstawieniu punktu na korzyść projektu, mogą wystąpić negatywne skutki.

Przed i w trakcie projektu zespół powinien odbyć wiele spotkań z kierownikiem. Pomoże im zrozumieć wagę projektu oraz omówić jego strategię i przepływ pracy.

Jeśli spotkanie twarzą w twarz nie jest możliwe, zespoły mogą dołączyć do wirtualnego spotkania przez Powiększenie gdzie mogą brać udział w ankietach i omawiać projekt za pomocą funkcji tablicy. Spotkanie Google oferuje również funkcję spotkań online z takimi funkcjami, jak automatyczne podpisy na żywo i więcej elementów sterujących dla gospodarza spotkania.

5. Brak wykwalifikowanych zasobów

Wybór niedoświadczonych i nieefektywnych zasobów może narazić cały projekt na niebezpieczeństwo. Często wybierasz członków do projektu na podstawie ich dostępności, a nie na podstawie ich umiejętności i doświadczenia w odpowiednich projektach.

Z tego powodu ważne jest, aby mądrze wybierać członków zespołu, którzy mogą doprowadzić projekt do pomyślnego zakończenia w wyznaczonym czasie. Jeśli Twoja organizacja nie dysponuje kadrą niezbędną do realizacji konkretnego projektu, zawsze możesz zlecić sprawne i wytrawne osoby z Upwork lub Piątek.

6. Jednoczesna praca nad wieloma projektami

Praca nad wieloma projektami jednocześnie może odbić się na Tobie i negatywnie wpłynąć na jakość i wydajność Twojej pracy. Aby uniknąć wąskich gardeł, deleguj wszystkie inne zadania podczas pracy nad dużym projektem. Jeśli musisz zarządzać więcej niż jednym projektem jednocześnie, użyj aplikacji kalendarza i listy zadań do zarządzania zadaniami.

kalendarz Google to wszechstronna aplikacja kalendarza, której powinieneś używać, gdy bierzesz udział w wielu projektach. Umożliwia planowanie wydarzeń w kalendarzu z wiadomości e-mail i czatów, udostępnianie swojej dostępności oraz przeglądanie wydarzeń osobistych lub biznesowych w jednym miejscu.

Możesz także użyć Todoist, aby scentralizować wszystkie zadania i odpowiednio je uporządkować. Jest bezproblemowy sposób zsynchronizuj Kalendarz Google z Todoist aplikacja.

7. Niepraktyczne szacowanie i zarządzanie czasem

Jako kierownik projektu masz obowiązek dbać o wszystkich. W tym celu czasami możesz zaoferować klientowi nierealistyczny harmonogram i obciążać członków zespołu nadgodzinami. W innym scenariuszu Twoja pobłażliwość wobec zespołu prowadzi do opóźnień w projekcie. Oba są szkodliwe dla twojego projektu i relacji klient-organizacja.

Korzystanie z wydajnych narzędzi do śledzenia czasu, takich jak Time Doctor pomoże Ci śledzić produktywność pracowników i czas potrzebny na wykonanie każdego zadania. Jeśli Twój projekt obejmuje rozliczanie w oparciu o godziny pracy, możesz użyć Aktualny za tworzenie drobiazgowego rejestru pracy do fakturowania.

8. Mikrozarządzanie zespołem

Jako kierownik projektu nie powinieneś mikrozarządzać członkami swojego zespołu. Ludzie w zespole mogą postrzegać ten nawyk jako oznakę nieufności. Może negatywnie wpływać na środowisko pracy. Zapewnienie trochę swobody swojemu zespołowi zainspiruje go do rzetelnej pracy i stworzenia pozytywnego środowiska.

Możesz użyć Asany wyznaczać cele na początku projektu i otrzymywać powiadomienie, gdy zespół wykona określone zadanie. Praca w zespole to kolejna aplikacja do zarządzania zadaniami, która pozwala przypisywać zadania innym i śledzić przepustowość zespołu i zdolność do delegowania zadań, aby uniknąć wypalenia.

9. Niezdolność do zarządzania zakresem projektu

Zmiana zakresu projektu w połowie doprowadzi do niewłaściwej alokacji kosztów i czasu, jednocześnie zagrażając powodzeniu projektu. Nawet drobna zmiana może opóźnić całą operację.

Aby uniknąć tych problemów, od początku miej szczegółowo określony zakres. Aby upewnić się, że właściwe zarządzanie wynikami projektu, uważnie obserwuj postęp projektu. Ponadto zawsze dobrze informuj sponsorów w przypadku jakiejkolwiek zmiany zakresu.

Z Wrike, możesz zarządzać przepływem pracy projektu, który ma wiele zadań i podzadań. Jego harmonogramy pracy i funkcje zarządzania zasobami pomagają bezproblemowo zarządzać zakresem projektu.

NTask to kolejne narzędzie do zarządzania projektami dzięki temu jesteś na bieżąco z postępem projektu i wykorzystaniem budżetu, dzięki czemu możesz założyć jakąkolwiek zmianę zakresu w projekcie.

Unikanie typowych błędów w skutecznym zarządzaniu projektami

Właściwe planowanie, czujność i przejrzysta komunikacja zapewniają bezproblemowe zarządzanie projektem. Wypróbuj te wskazówki, aby uniknąć popełniania typowych błędów w zarządzaniu projektami i ukończyć projekty na czas.

5 najlepszych darmowych aplikacji wykresów Gantta do zarządzania projektami

Wykresy Gantta pozwalają planować zadania co do dnia i wizualizować postęp projektu. Sprawdź te 5 darmowych aplikacji!

Czytaj dalej

O autorze