Czym jest Timeboxing i jak zwiększa Twoją produktywność?

Jeśli Ty lub Twoi koledzy z drużyny nie macie limitu czasu na wykonanie określonego zadania, możecie być mniej produktywni. Korzystanie z timeboxów do zarządzania czasem pomaga złagodzić upływ czasu i zwiększyć produktywność.

Wiele globalnych organizacji i odnoszących sukcesy profesjonalistów stosuje techniki timeboxingu. Artykuł wyjaśnia, czym jest timeboxing, jak to działa oraz jakie są jego zalety i wady.

Co to jest timeboxing?

Timeboxing to taktyka zarządzania czasem skupiająca się na celach projektu. Kiedy zastosujesz tę strategię w swoim życiu zawodowym lub osobistym, jesteś lepiej przygotowany do: zatrzymać kunktatorstwo i zwiększyć produktywność.

Timeboxy to jednostki czasu. Ramka czasowa powinna być realistyczną, ale ustaloną ramą czasową dla zadania. Jeśli praca jest złożona, możesz przypisać więcej niż jedno okno czasowe. Timeboxy mogą obejmować minuty, godziny, dni, tygodnie, a nawet miesiąc, w zależności od projektu i jego zadań.

Timeboxing umożliwia zaplanowanie budżetu czasowego dla każdego zadania w projekcie. Siadasz ze swoim zespołem i tworzysz listę zadań do projektu. Ty i Twój zespół powinniście wspólnie przeprowadzić burzę mózgów, aby określić limit czasowy zadań.

Dane, takie jak zadania, zasoby i zdefiniowane ramy czasowe, są zwykle dostępne w aplikacji do zarządzania zadaniami. Metoda timeboxingu to uznana na całym świecie procedura zarządzania czasem, która zapewnia wysoką jakość pracy w możliwie najkrótszym czasie.

Jak skonfigurować Timeboxing

Jeśli nie wierzysz, że skonfigurowanie timeboxu wymagałoby wiele wysiłku, zdziwisz się, że w rzeczywistości nie jest to tak trudne, jak się wydaje. Oto kilka szybkich kroków, aby raz skonfigurować timebox i użyć go w przyszłych projektach:

1. Utwórz listę zadań do wykonania w projekcie:

Możesz korzystać z dowolnych aplikacji internetowych, takich jak Czerwona Kabina i OmniFocus stworzyć listę rzeczy do zrobienia dla zadań dowolnego projektu. Upewnij się, że Ty i Twój zespół prowadzicie badania przed sfinalizowaniem listy zadań.

Związane z: Eleganckie aplikacje z listą rzeczy do zrobienia dla wydajnego minimalisty

2. Grupuj i ustalaj priorytety zadań:

Musisz znaleźć podobne zadania i pogrupować je w sąsiednich przedziałach czasowych. Pomoże to Tobie lub Twojemu zespołowi uniknąć niepotrzebnej straty czasu podczas przełączania się między zadaniami.

Musisz także nadać priorytet niektórym zadaniom i przenieść je do pierwszego zestawu ram czasowych. Porozmawiaj z właścicielem projektu lub klientem w celu dokładnego ustalenia priorytetów zadań. Oznacz priorytetowe zadania osobnym kodem kolorystycznym.

Możesz używać aplikacji takich jak nTask, Wrike, Trello, Basecamp itp. dla szybszego grupowania online i ustalania priorytetów.

3. Przydziel przedział czasu do każdego zadania:

Aby przeznaczyć stały czas na poszczególne zadania, musisz wziąć pod uwagę termin dostawy, który zaoferowałeś klientowi. Teraz możesz spotkać się ze swoim zespołem na burzy mózgów, aby uzgodnić realistyczny przydział ram czasowych dla zadań projektowych.

4. Zdefiniuj przedział czasu dla przerw:

Ustal racjonalne, stałe czasy przerw, przestojów technicznych i innych nieproduktywnych zadań, które również pochłoną budżet czasu dla dowolnego projektu.

Dostępnych jest wiele aplikacji przypominających, których możesz użyć, aby przypomnieć Ci o przerwie, gdy nadejdzie termin przerwy. aplikacje przypominające o trendach to TickTick, Rainlendar, 2Day, Kana Reminder itp.

Związane z: Jak śledzić godziny pracy freelancera za pomocą aplikacji terminowej?

5. Jakie timeboxy wybrać:

Mogą istnieć dwa rodzaje timeboxingu: hard timeboxing i soft timeboxing. Miękki timebox sugeruje pod koniec zadania. Z drugiej strony, hard timeboxing każe ci przestać pracować nad zadaniem, jeśli upłynie wyznaczony czas, nawet jeśli praca pozostaje niekompletna.

W przypadku prostych zadań pomocne byłoby wybranie trudnego timeboxingu. Zainwestuj czas zaoszczędzony na trudnych terminach w złożone zadania dzięki miękkiemu timeboxingowi.

6. Użyj timera do zadań:

Kiedy Ty lub Twój zespół rozpoczniecie zadanie, użyj timera, aby śledzić czas. Zapisz czas potrzebny na wykonanie zadania na liście zadań do analizy. Pomogłoby, jeśli używasz automatycznych aplikacji czasowych na swoich komputerach, takich jak Klepsydra i SnapTimer.

7. Nie rozpraszaj się:

Timeboxy pomagają Tobie i Twojemu zespołowi skoncentrować się na zadaniu. Pomaga również najlepiej wykorzystać upływ czasu w celu zwiększenia produktywności. Jednak zobaczysz ulepszenia w ramach timeboxów tylko wtedy, gdy naprawdę poświęcisz swoją uwagę zadaniu podczas trwającego timeboxu.

Aby zatrzymać rozpraszanie się w pracy, musisz wyłączyć wszystkie powiadomienia, które mogą odwracać uwagę od wykonywanego zadania. Możesz użyć narzędzi takich jak Freedom, Cold Turkey Blocker, RescueTime, SelfControl itp.

8. Recenzja i nagroda:

Na początkowym etapie musisz zarejestrować dużo danych z procesu timeboxingu. Musisz zapisać dane, takie jak numery zadań, przedziały czasowe, czas na zadanie itp. Wykorzystaj zebrane dane, aby ocenić, w jaki sposób timebox pomaga Tobie i Twojemu zespołowi osiągnąć pożądany poziom produktywności.

Od czasu do czasu możesz nagradzać członków swojego zespołu, gdy wykonają zadania we wcześniej zdefiniowanym przedziale czasowym. Pomaga w zwiększeniu motywacji wśród członków zespołu.

Plusy Timeboxingu

Taktyka timeboxingu dotyczy wszystkiego, co wiąże się ze zużyciem czasu. Niezależnie od tego, czy chodzi o obowiązki domowe, czy o obowiązki zawodowe, możesz zobaczyć natychmiastowe korzyści, gdy ćwiczysz timebox. Niektóre z zalet to:

1. Ty i Twój zespół stajecie się naprawdę ostrożni, jeśli chodzi o wykorzystanie czasu.
2. Timeboxing umożliwia efektywne skoncentrowanie się na pracy nad projektem w celu dostarczania wysokiej jakości produktów lub usług.
3. Timeboxing zapewnia, że ​​wykonujesz jedno zadanie na raz, zmniejszając w ten sposób obciążenie zadaniami.
4. Timeboxing to technika zarządzania pracą zorientowana na cel. Kiedy Ty lub Twój zespół pracujecie w środowisku zorientowanym na cel, czujecie się zmotywowani.
5. Możesz cieszyć się lepszą równowagą między życiem zawodowym a prywatnym dzięki timeboxingowi. Skrzynki czasowe skutecznie informują Cię, kiedy Twój kalendarz jest wolny na nieformalne spotkanie zespołu lub udział w rodzinnym obiedzie.

Wady Timeboxingu

Oprócz wszechstronnych zalet, istnieje również kilka niedociągnięć, a są to:

1. Ustalenie odpowiedniej strategii timeboxu może wymagać pewnego doświadczenia.
2. Niektórzy twierdzą, że ze względu na wyznaczone ramy czasowe nie są w stanie zapewnić dobrej jakości usług lub produktów.
3. Niektórzy profesjonaliści mogą czuć się przytłoczeni, gdy widzą wiele zadań w swoich kalendarzach.
4. Kilka osób uważa, że ​​liczniki czasu odwracają ich uwagę od pracy, gdy się wyłączają.

Czas na Timeboxing

Wyżej wymienione strategie i wskazówki dotyczące timeboxu pomogą Ci osiągnąć zrównoważoną produktywność i rozwój w życiu zawodowym lub osobistym.

Wdrażanie ram czasowych będzie łatwiejsze, gdy korzystasz z automatycznych aplikacji do zarządzania zadaniami online. Jeśli chcesz korzystać z aplikacji do zarządzania zadaniami, aby pomóc Ci w ograniczaniu czasu, wybierz właściwą, aby nie trzeba było częściej przełączać aplikacji.

Przewodnik po zarządzaniu zadaniami online: 10 wskazówek dotyczących wyboru odpowiedniej aplikacji

Jeśli chcesz wybrać aplikację do zarządzania zadaniami, aby efektywniej zarządzać swoimi projektami, oto kilka rzeczy do rozważenia!

Czytaj dalej

O autorze

Rozwiń, aby przeczytać całą historię