Jak pisać lepsze e-maile: 3 proste wskazówki

Zrozumienie, jak pisać dobre e-maile, jest kluczową umiejętnością, szczególnie w pracy. Niezależnie od tego, czy jesteś właścicielem małej firmy, czy pracujesz na własny rachunek, prawdopodobnie codziennie będziesz obsługiwać niezliczone e-maile.

Możesz używać e-maili jako podstawowej metody komunikacji z innymi firmami i klientami. Napisanie e-maila może wydawać się prostym zadaniem, ale ludzie często cierpią z powodu nieporozumień.

Oto kilka wskazówek, które mogą pomóc!

1. Bądź precyzyjny

W komunikacji e-mailowej musisz być konkretny w tym, co mówisz. Prosty e-mail, taki jak „Muszę to zrobić do jutra”. nie wystarczy, jeśli wysyłasz wiadomość do pracownika.

Nawet jeśli Twoi pracownicy powinni rozumieć większość tego, co mówisz, po co ryzykować nieporozumienia, skoro możesz być bezpośredni?

2. Uporządkuj swój e-mail we właściwy sposób

Optymalizacja tematu

Wszystkie aspekty wiadomości e-mail, od tematu po treść, powinny zostać zoptymalizowane.

Każdego dnia otrzymujesz niezliczone e-maile, a niektóre z nich zwykle się wyróżniają, prawda? Zazwyczaj są to te ze zoptymalizowanym tematem. Wiersz tematu e-maila powinien odpowiadać ogólnemu tematowi e-maila.

Gdy nie rozpoznajemy tematu lub wydaje się on nieistotny, po prostu usuwamy e-mail przed jego przeczytaniem. Aby tego uniknąć, upewnij się, że wiersz tematu ma prawidłową strukturę.

Treść wiadomości e-mail

Rozpocznij e-mail od powitania. Ważne jest, aby komunikować się z klientami i partnerami biznesowymi z zachowaniem formalności. W razie potrzeby można używać mowy nieformalnej, ale w większości przypadków lepiej jest używać mowy formalnej.

Jakie pytanie lub działanie chcesz przekazać? Po przywitaniu dobrze jest przejść od razu do sedna. Nie wahaj się być bezpośrednim.

Zamknięcie

Końcówka wiadomości e-mail jest ostatnią rzeczą, którą przeczytają Twoi klienci lub partnerzy biznesowi. Może to mieć wpływ na to, czy udzielą odpowiedzi, czy nie.

Spróbuj zakończyć wiadomość e-mail tak, jak podczas rozmowy. Będziesz mieć większą szansę na otrzymanie pozytywnej odpowiedzi, jeśli będziesz przyjazny, profesjonalny i jasny w swoim wezwaniu do działania.

Wysyłanie załącznika

Jeśli masz duży załącznik, który chcesz wysłać, nie powinieneś tego robić e-mailem. Zamiast tego prześlij plik do usługi udostępniania plików i wyślij łącze. Wygląda to o wiele bardziej profesjonalnie.

3. Edycja i korekta!

Przygotowując e-mail, spróbuj wyobrazić sobie, że przeczytają go wszyscy w firmie. Tworzenie e-maili jest szybkie, ale mogą pozostawić trwałe wrażenie, więc przed kliknięciem sprawdź swoją pracę Wysłać.

Istnieje wiele bezpłatnych narzędzi online, które pomogą Ci upewnić się, że Twoja praca jest dobrze napisana i poprawna gramatycznie. Obejmuje strukturę zdania, interpunkcję, pisownię itp.

Gramatyka

Gramatyka przeanalizuje napisany przez Ciebie tekst i sprawdzi, czy nie ma błędów gramatycznych. Możesz zainstalować go jako rozszerzenie przeglądarki, dzięki czemu masz do niego dostęp bez względu na to, z której strony korzystasz.

Na przykład Grammarly może sprawdzać gramatykę podczas pisania wiadomości e-mail w Gmailu lub innych witrynach poczty e-mail.

Grammarly jest dostępna za darmo, ale ma również wersję premium. Jego darmowa wersja dobrze radzi sobie z wykrywaniem podstawowych i zaawansowanych błędów gramatycznych i interpunkcyjnych, takich jak przecinki, zdania ciągłe, aliteracje, fragmenty itp.

Sprawdzi również błędy ortograficzne, plagiat i styl pisania. Wersja premium Grammarly dodaje dodatkowy akcent do wszystkiego, co oferuje darmowa wersja. Jednak premia Grammarly jest przeznaczona głównie dla tych, którzy planują publikowanie artykułów.

Związane z: Czy Grammarly Premium jest tego warta? Oto wszystko, co musisz wiedzieć

Redaktor Hemingwaya

Redaktor Hemingwaya to bezpłatne narzędzie online, które pomoże Ci poprawić styl pisania. Platforma idealnie nadaje się do edycji krótkich fragmentów, takich jak e-maile.

Ponadto Hemingway Editor zachęci Cię do jasnego i bezpośredniego pisania, nawet jeśli piszesz długie artykuły ze złożonymi zdaniami. Możesz użyć tego edytora, aby ocenić złożoność i czytelność swojej pracy.

Czy wiesz, że Microsoft Word ma świetne opcje sprawdzania? Po otwarciu programu Microsoft Word kliknij, Plik > Opcje > Sprawdzanie. Możesz wybrać opcje autokorekty i pisowni, które chcesz sprawdzić w programie Microsoft Word.

Ponadto Microsoft zapewnia również Edytor Microsoft, rozszerzenie przeglądarki, które pomaga sprawdzać dokumenty pod kątem błędów gramatycznych, stylu i nie tylko.

Wspaniałą rzeczą w edytowaniu wiadomości e-mail w programie Microsoft Word jest to, że edytowanie/formatowanie świetnie sprawdza się w niektórych aplikacjach/witrynach pocztowych, takich jak Gmail lub Outlook.

Obecnie najpopularniejsi dostawcy poczty e-mail będą mieli zintegrowane opcje edycji. Wiele z nich sprawdzi również błędy gramatyczne. Oprócz Gmaila, Yahoo i Outlook mają również opcje formatowania wiadomości e-mail.

Związane z: Najpopularniejsi dostawcy poczty e-mail lepsi niż Gmail i Yahoo Mail

Dowiedz się, jak zbudować idealny e-mail

Większość z nas spędza znaczną część dnia na pisaniu i czytaniu e-maili. W większości przypadków te e-maile mogą być mylące dla innych. Powyższe wskazówki powinny pomóc w pisaniu zwięzłych, jasnych i łatwych do zrozumienia e-maili.

Twoje e-maile są odzwierciedleniem Twojego profesjonalizmu, dbałości o szczegóły i wartości. Pamiętaj więc, jak inni mogą zinterpretować ton Twojego e-maila.

5 darmowych narzędzi e-mail do czyszczenia skrzynki odbiorczej i ulepszania Gmaila

Chcesz w pełni wykorzystać Gmaila? Skorzystaj z tych bezpłatnych aplikacji i rozszerzeń przeglądarki, aby uporządkować skrzynkę odbiorczą i poprawić jakość obsługi poczty e-mail.

Czytaj dalej

O autorze

Rozwiń, aby przeczytać całą historię