Jak utworzyć rachunek zysków i strat w Excelu?

Firmy, zarówno duże, jak i małe, muszą śledzić swoje wyniki. Dlatego przydatne są sprawozdania finansowe, takie jak bilans i rachunek zysków i strat.

Aby sprawdzić wyniki swojej firmy, nie potrzebujesz nawet księgowego ani oprogramowania księgowego. Program Excel może pomóc w tworzeniu własnych oświadczeń, jeśli postępujesz zgodnie z instrukcjami.

Aby pomóc Ci w przygotowaniu zestawień, oto przewodnik dotyczący sporządzania zestawienia dochodów.

Co to jest rachunek zysków i strat?

Ten dokument jest dość prosty. Wszystko, o czym musisz pamiętać, to ta formuła:

Dochód netto = (całkowite przychody + zyski) - (całkowite wydatki + straty)

Po utworzeniu zestawienia dochodów zobaczysz, ile zarobiłeś (lub straciłeś) w danym okresie. Zobaczysz również kwotę, jaką zarabiasz lub wydajesz na kategorię.

Te informacje pozwolą Ci zobaczyć Twoją efektywność. Z danych dowiesz się również, jakie aspekty Twojej firmy wymagają poprawy.

1. Wybierz swój okres

Większość zestawień dochodów sporządza się corocznie. W ten sposób możesz zobaczyć, jak radziłeś sobie w poprzednim roku i co możesz poprawić.

Możesz jednak tworzyć kwartalne (lub nawet miesięczne) zestawienia dochodów. Jest to szczególnie przydatne, jeśli Twoja firma jest nowa lub zmieniasz strategie. Dzieje się tak, ponieważ pozwala zobaczyć ogólny wpływ wprowadzanych zmian.

2. Miej swój dziennik pod ręką

Dokładne prowadzenie dokumentacji jest konieczne dla każdego składanego oświadczenia. Dlatego firmy muszą śledzić swoje transakcje finansowe w dzienniku.

Jeśli nie założyłeś jeszcze dziennika, możesz utworzyć rachunek zysków i strat z paragonami, wyciągami bankowymi i innymi dokumentami. Tak długo, jak masz pełne dane, możesz sporządzić dość dokładny rachunek zysków i strat.

3. Uporządkuj swoje informacje

Zanim przejdziesz do tworzenia rachunku zysków i strat, powinieneś je najpierw uporządkować. Ten dokument ma cztery główne kategorie:

• Sekcja przychodów/zysków: odnoszą się do pieniędzy zarobionych i wydanych w ramach głównego celu Twojej firmy.
• Koszty operacyjne: odnosi się do codziennych wydatków Twojej firmy. To są Twoje wydatki wymagane do prowadzenia firmy.
• Zyski (straty) z działalności kontynuowanej: odnosi się do kosztów odsetek, podatków i innych przepływów pieniężnych niezwiązanych z operacjami.
• Wydarzenia jednorazowe: odnosi się do znaczących, jednorazowych zysków i strat. Mogą to być sprzedaż lub zakup znaczących aktywów, dochód z działalności zaniechanej, względy księgowe i inne pozycje.

Znajdź sekcję, do której należy każda transakcja, aby później łatwiej było wypełnić plik Excel.

4. Utwórz plik Excela

1. Aby sporządzić rachunek zysków i strat, najpierw otwórz Microsoft Excel, a następnie utwórz nowy plik.
2. W pierwszej komórce wpisz [Nazwa firmy] Rachunek zysków i strat. Pomaga to uporządkować pliki, zwłaszcza jeśli chcesz wydrukować ten dokument.
3. Pomiń jeden wiersz, a następnie napisz Okres objęty .. To pokazuje, jakie daty są objęte tym rachunkiem zysków i strat.

Związane z: Jak szybko nauczyć się Microsoft Excel

5. Znajdź swoje podkategorie

Cztery podane kategorie pozostają takie same w większości firm. Jednak sekcje poniżej zmienią się z biznesowego na biznesowy.

Oto kilka przykładów, które pomogą Ci wybrać sekcję do umieszczenia:

1. Dochód

• Sprzedaż
  • Sprzedaż brutto
  • Zły towar
  • Sprzedaż netto
• Koszt sprzedanych towarów: odnosi się do Twojego kapitału na ekwipunek. Ma to zastosowanie tylko wtedy, gdy Twoja firma zajmuje się przedmiotami fizycznymi. Jeśli prowadzisz firmę usługową, możesz pominąć tę sekcję.
• Inwentaryzacja początkowa
• Zakupione towary
• Surowy materiał
• Praca produkcyjna
• Wszystkie dostępne towary
• Końcowy ekwipunek
• Całkowity koszt sprzedanych towarów
• Zysk brutto (strata)

2. Koszty operacyjne

• Wynagrodzenia
• Wynajem
• Narzędzia
• Transport
• Reklama
• Marketing
• Inne
• Całkowite koszty operacyjne

• Dochód operacyjny (strata)

3. Zyski (straty) z kontynuowanej działalności

• Inne korzyści
  • Inne koszty
  • Koszty odsetek
• Całkowite zyski (straty) z działalności kontynuowanej
• Dochód przed opodatkowaniem
  • Wydatki podatkowe
• Dochód (strata) z działalności kontynuowanej

4. Zdarzenia jednorazowe

• Dochód z działalności zaniechanej
  • Straty z działalności zaniechanej
• Zyski z niezwykłych przedmiotów
  • Straty z przedmiotów nadzwyczajnych
• Zyski ze zmian księgowych
  • Straty ze zmian księgowych
• Całkowite zyski (straty) z jednorazowych zdarzeń

• Dochód netto

Te kategorie są używane przez większość firm w swoich zestawieniach dochodów. Możesz jednak zmienić to według własnego uznania.

Zawsze dodawaj spacje między kategoriami i sekcjami podkategorii. Gwarantuje to, że nie pomylisz się z ciasno upakowanymi informacjami.

Wcięcie każdej podsekcji, aby pomóc odróżnić ją od innych sekcji. w Strona główna wstążka, możesz znaleźć Akapit przycisk pod Wyrównanie.

Możesz również zmienić rozmiar kolumn, aby zapewnić dopasowanie całej zawartości. Zrób to przez dwukrotne kliknięcie na linii między kolumnami A i B.

6. Przygotuj swoje formuły

Wzory w rachunku zysków i strat są proste. W końcu to tylko kwestia dodawania lub odejmowania wartości.

Jednak wszystkie wartości są ze sobą połączone, dlatego należy zachować ostrożność podczas pisania formuł. Najpierw przygotuj formułę sprzedaży netto. Wystarczy, że znajdziesz tutaj sumę wpisów.

Aby to zrobić, wpisz =SUMA( a następnie wybierz wszystkie wpisy pod Sprzedaż podrozdział. Nie zapomnij trzymać Klawisz Shift aby wybrać wiele komórek.

Koszt sprzedanych towarów sekcja ma dwie sumy częściowe. Pierwszy to Wszystkie dostępne towary. Jest to suma wszystkich Twoich aktualnych zapasów. Aby znaleźć tę wartość, powtórz powyższą formułę i zaznacz wszystkie wpisy powyżej Wszystkie dostępne towary.

Całkowity koszt sprzedanych towarów to suma łącznych dostępnych towarów i minus: Końcowe zapasy. Jego formuła to =SUMA([Całkowita liczba dostępnych towarów]:[Mniej: Końcowe zapasy])

Gdy już uzyskasz tę wartość, oblicz swój zysk brutto za pomocą tego wzoru: =[Sprzedaż netto]-[Całkowity koszt sprzedanych towarów]

Wzór na całkowite koszty operacyjne jest podobny do stosowanego w sprzedaży netto. Posługiwać się =SUMA( następnie zaznacz wszystkie komórki w tej podkategorii.

Aby obliczyć swój dochód operacyjny (stratę), użyj wzoru =[Zysk brutto (strata)]-[Całkowite koszty operacyjne].

Oblicz łączne zyski (straty) z kontynuowanych operacji za pomocą funkcji sumy. Następnie, gdy już masz tę kwotę, znajdź swój dochód przed opodatkowaniem za pomocą tego wzoru: =[Dochód operacyjny (strata)]+[Całkowite zyski (straty)].

Aby uzyskać dochód z kontynuowanej działalności, Dodaj Twój dochód przed opodatkowaniem, pomniejszony o: wartość kosztów podatkowych i dochód operacyjny.

Następnie musisz znaleźć łączne zyski/straty z jednorazowych wydarzeń. Użyj SUMA funkcja, aby to zrobić.

Aby obliczyć zysk netto, Dodaj dochód z działalności kontynuowanej i jednorazowych zysków lub strat.

Związane z: Najważniejsze funkcje finansowe w Excelu

7. Sformatuj swój dokument

Aby ułatwić czytanie dokumentu, sformatuj go tak, aby liczby ujemne były wyświetlane na czerwono. Zrób to, abyś mógł szybko przeanalizować swoje oświadczenie jednym spojrzeniem.

Aby to zrobić, wybierz wszystkie swoje dane. Następnie poszukaj menu rozwijane w Numer sekcja na Strona główna wstążka.

1. Wybierać Więcej formatów liczb...
2. Zobaczysz nowe okno zatytułowane Formatuj komórki. Spójrz na Numer zakładka w górnym rzędzie.
3. Kliknij go, a następnie pod Kategoria podokno, wybierz Waluta.
4. Znajdź właściwy Symbol która dokładnie reprezentuje Twoją walutę.
5. Następnie pod Liczby ujemne: podokno, wybierz - 1234,10 USD z czerwonym kolorem czcionki opcja.

Powinieneś wtedy zobaczyć wszystkie wartości ujemne w swoich danych, co ułatwi ich wyszukiwanie i przeglądanie.

Wybierz także każdą kategorię, sumę częściową i wiersz sumy i przypisz różne kolory. Ułatwia to czytanie i nadaje zestawieniu dochodów profesjonalny wygląd.

8. Umieść swoje wartości

Kiedy już wszystko przygotujesz, umieść wszystkie rzeczywiste wartości, które przygotowałeś. Wszystkie wprowadzane kwoty powinny być pozytywny chyba że dotyczy wiersza, który jest zaznaczony Mniej:

Możesz uzyskać dostęp i zapisać kopię tego przykładowego rachunku zysków i strat tutaj.

Zobacz, jak radziła sobie Twoja firma

Teraz, gdy wiesz, gdzie zarabiasz pieniądze i gdzie są twoje wydatki, możesz sprawdzić, czy osiągasz swoje cele. Korzystając z tego dokumentu, możesz zobaczyć, jak efektywnie prowadzisz swoją firmę.

Możesz również porównać ten dokument między dwoma okresami. Jest to szczególnie przydatne, jeśli dokonujesz strategicznych zmian. Zobaczysz, czy wprowadzone zmiany są skuteczne, czy nie.

Jak sporządzić rachunek przepływów pieniężnych w programie Microsoft Excel

Rachunek przepływów pieniężnych pokazuje wpływy i wypływy środków finansowych firmy w danym okresie. Łatwo to zrobić w Excelu.

Czytaj dalej

O autorze

Rozwiń, aby przeczytać całą historię