Co to jest Google Workspace i jak z niego korzystać?

Odkąd Google uruchomił Workspace dla wszystkich użytkowników Gmaila, wiele cennych narzędzi jest teraz dostępnych bezpłatnie.

Ale czym właściwie są te narzędzia? Czy są dla nich jakieś zastosowania? Oto wszystko, co musisz wiedzieć o Google Workspace.

Wszystko zaczyna się od Gmaila

Jeśli zwrócisz uwagę na ekran ładowania usługi poczty e-mail Google, zauważysz niewielką zmianę. Zamiast wczytywać Gmaila, na ekranie powitalnym pojawia się komunikat Obszar roboczy Google.

To jest kierunek, w którym Google obiera swoje usługi. Zamiast uruchamiać w nowym oknie osobne aplikacje, takie jak Dokumenty, Kalendarz i Dysk, możesz teraz uzyskać do nich dostęp w Gmailu.

Nie musisz już otwierać nowych kart, aby znaleźć to, czego potrzebujesz, co ogranicza rozpraszanie uwagi. Możesz więc skoncentrować się na zadaniu, które masz pod ręką, ponieważ nie będziesz musiał polować na aplikacje.

Współpraca na jednym ekranie

Google rozszerza Gmaila z klienta poczty e-mail na kompletne rozwiązanie do współpracy. Jeśli korzystasz z nowego interfejsu Google Chat, po lewej stronie widoku poczty e-mail zobaczysz cztery nowe ikony.

Oprócz zwykłej poczty znajdziesz tam także Czat, Spaces i Meet. Kontaktowanie się z ludźmi nie wymaga już otwierania dedykowanych aplikacji. Możesz wysyłać szybkie wiadomości przez Google Chat, prowadzić wideokonferencje w Meet i konfigurować przestrzenie współpracy.

Czat Google

Jeśli ty aktywuj Czat Google w Gmailu, będziesz mieć do dyspozycji zarówno Czat, jak i Pokoje. Oprócz zwykłego udostępniania plików Google Chat integruje również inne usługi.

Bezpośrednio z okna czatu możesz udostępnić plik z Dysku Google, utworzyć spotkanie wideo w Google Meet, a nawet umówić się na spotkanie w Kalendarzu Google.

Oprócz rozmów z pojedynczymi osobami możesz tutaj również tworzyć grupy. Dzięki temu doskonale nadaje się do koordynowania zespołów i ogólnych rozmów grupowych.

Google Spaces (dawniej Pokoje Google)

Ta funkcja pomaga tworzyć zorganizowane przestrzenie dla różnych projektów. Każda tworzona sekcja ma swoją własną sekcję Czat, Pliki i Zadania. Gwarantuje to, że wszystko, czego Ty i Twój zespół będziecie potrzebować, będzie do ich dyspozycji.

Zakładka Czat zapewnia, że ​​wszystkie rozmowy związane z Twoją przestrzenią pozostają w jednym miejscu. Posiada wszystkie funkcje Czatu Google. Możesz łatwo udostępniać pliki, organizować wideokonferencję, a nawet zaplanować spotkanie bezpośrednio z narzędzia.

Jeśli chcesz udostępnić pliki swojemu zespołowi, karta Pliki pozwoli Ci to zrobić z łatwością. Możesz przesyłać pliki z komputera lub udostępniać dokumenty z Dysku Google.

Ponadto każdy plik zachowa swoje uprawnienia. Udostępniając dokument, wybierasz, czy chcesz, aby Twój zespół miał uprawnienia do wyświetlania, komentowania lub edytowania.

Docenisz również, że Google Workspace otwiera teraz dokumenty Google Doc natywnie w aplikacji. Nie wymaga więc otwierania osobnej karty lub okna w celu przeglądania, komentowania i edytowania dokumentów.

Wreszcie przypisywanie zadań odbywa się teraz bezpośrednio w sekcji Zadania. Tutaj możesz utworzyć zadanie, dołączyć wszystkie szczegóły, ustawić termin i dołączyć do konkretnej osoby. Spowoduje to automatyczne wysłanie zadania do własnej aplikacji Zadania Google przypisanej osoby.

Teraz możesz błyskawicznie tworzyć i wyznaczać wiele przydziałów. Nie musisz już wysyłać długich e-maili, aby załatwić sprawy.

Spotkanie Google

Google Workspace zawiera teraz skrót do tworzenia spotkań i dołączania do nich. Po kliknięciu zobaczysz link do sali konferencyjnej Nowe spotkanie. Zaproszenia można również wysyłać pocztą e-mail lub kopiując i wysyłając je pojedynczo.

Zacząć teraz otworzy nowe okno przeglądarki, w którym możesz przeprowadzić spotkanie. Dzięki temu nie musisz pobierać ani instalować żadnych oddzielnych aplikacji.

Możesz też dołączyć do spotkania bezpośrednio z Google Workspace. Wybierać Dołącz do spotkania, wpisz kod sali konferencyjnej i gotowe.

Aplikacje Google i nie tylko

Nawet jeśli pracujesz sam, docenisz Google Workspace. Jego integracja z Kalendarzem Google, Keep, Zadaniami i Kontaktami pomaga w organizacji. Możesz sprawdzać swój harmonogram, tworzyć notatki, wyświetlać zadania do wykonania, a nawet znajdować osoby w swoim obszarze roboczym.

kalendarz Google

Tutaj możesz przeglądać harmonogram dnia i zarządzać nim. Możesz nawet tworzyć nowe wydarzenia bezpośrednio z ekranu. Dostosowywanie harmonogramu jest jeszcze wygodniejsze.

Przenieś swoje spotkania za pomocą funkcji przeciągania i upuszczania. Możesz także zmienić ich długość, chwytając dół bloku czasu i zmieniając jego rozmiar.

Google Keep

Robienie notatek z wiadomości e-mail to również dużo łatwiej z Google Keep. Po kliknięciu jego ikony zobaczysz swoje najnowsze notatki i most Zanotuj... opcja.

Gdy tworzysz notatkę, jest ona automatycznie połączona z otwartym e-mailem. Nawet po zapisaniu notatki nadal możesz zobaczyć jej źródłowy adres e-mail. Klikając źródło, przeniesie Cię do tego e-maila, zamiast przeszukiwać skrzynkę odbiorczą.

Zadania Google

Tutaj pojawią się wszystkie zadania, które musisz wykonać, w tym te przypisane Ci w Google Spaces. Aby zachować porządek, możesz tworzyć listy, aby podzielić zadania na sekcje.

Jeśli dodasz terminy do swoich zadań, pojawią się one również w Twoim kalendarzu. Gwarantuje to, że niczego nie przegapisz.

Jeśli masz smartfona z Androidem, tutaj możesz wyświetlić wszystkie swoje kontakty. Łatwo wyszukuj osoby i docieraj do nich bezpośrednio z tego widoku.

Jednym kliknięciem możesz wysłać wiadomość e-mail, porozmawiać na czacie, umówić się na spotkanie w Kalendarzu Google, a nawet zaprosić ich na rozmowę wideo. Przez Widok ostatnich interakcji, możesz też zobaczyć swoje najnowsze e-maile do nich.

Inne aplikacje

Google umożliwia również integrację innych aplikacji za pośrednictwem rynku Google Workspace. Wiele popularnych aplikacji, takich jak Asana, Box, Slack, Trello i Zoom, jest dostępnych tutaj.

Niezależnie od wiadomości, którą otworzyłeś w odniesieniach e-mail w otwieranych aplikacjach. Dzięki temu możesz tworzyć linki do e-maili, dzięki czemu osoby, z którymi pracujesz, znają kontekst Twojej wiadomości.

Jest to idealne rozwiązanie, gdy klient wysyła wiadomość e-mail i musisz przekazać ją swojemu zespołowi. Nie ma potrzeby ręcznego przekazywania wiadomości — wystarczy jedno kliknięcie, aby dodać je do aplikacji do współpracy zespołowej.

Nowa era integracji

Google Workspace to potężny pakiet, który pozwala mieć aplikacje biurowe na wyciągnięcie ręki. Możesz zrobić wszystko bez wychodzenia z Gmaila.

Wszystkie te funkcje pozwolą Ci skupić się i uniknąć rozpraszania się podczas pracy. Możesz zaoszczędzić czas i zrobić więcej — wszystko za darmo!

Google zmienia G Suite na Google Workspace, poprawia komfort użytkowania

G Suite odchodzi, ale wszystkie narzędzia pozostają pod nazwą Google Workspace.

Czytaj dalej

O autorze

Rozwiń, aby przeczytać całą historię