Jak sporządzić rachunek przepływów pieniężnych w programie Microsoft Excel

Nie musisz używać konkretnej aplikacji ani nawet zatrudniać księgowego do tworzenia dokumentów finansowych. Wszystko czego potrzebujesz to Microsoft Excel i trochę know-how.

Większość sprawozdań finansowych składa się z rachunku przepływów pieniężnych, rachunku zysków i strat oraz bilansu. Ale na razie skupmy się na pierwszym dokumencie.

Oto przewodnik dotyczący sporządzania zestawienia przepływów pieniężnych w programie Excel.

Co to jest rachunek przepływów pieniężnych?

Rachunek przepływów pieniężnych to dokument finansowy, który pokazuje przepływ środków pieniężnych i ekwiwalentów środków pieniężnych w Twojej firmie. Możesz zobaczyć, skąd pochodzą wszystkie pieniądze w Twojej firmie i gdzie je wydajesz.

W tym dokumencie dowiesz się, jak zarządzasz swoimi operacjami. Czy masz wystarczającą ilość gotówki na prowadzenie firmy? Czy możesz spłacić nadchodzące zobowiązania?

Dzięki temu możesz dokładnie określić, jaką gotówkę masz do dyspozycji w danym okresie.

1. Wybierz okres do pokrycia

Sprawozdania z przepływów pieniężnych są zwykle podzielone na okresy miesięczne. W ten sposób możesz zobaczyć, ile zarobiłeś i wydałeś.

Większość firm rozpoczyna rok podatkowy w dniu założenia. Możesz jednak rozpocząć w innych miesiącach (takich jak styczeń), jeśli jest to dla Ciebie wygodniejsze.

2. Przygotuj swoje dane

Przed utworzeniem rachunku przepływów pieniężnych powinieneś mieć pod ręką swoje dane. Pozwala to uzyskać dokładne wyniki. Jeśli więc masz dziennik, trzymaj go w zasięgu ręki.

Jeśli nie masz dziennika, dobrym punktem wyjścia jest lista wszystkich wydatków i przychodów. Dopóki zapiszesz datę, odbiorcę, płatnika, szczegóły i kwotę każdego przepływu gotówki, możesz sporządzić zestawienie przepływów pieniężnych.

3. Sortuj swoje dane

Kiedy masz już wszystkie transakcje, czas podzielić je na trzy kategorie: Operacje, Inwestycje i Finansowanie.

Operacje dotyczą gotówki zarobionej i wydanej na codzienne czynności. Należą do nich pieniądze zarobione na sprzedaży produktów i usług. Środki pieniężne zapłacone na koszty ogólne, wynagrodzenia i zapasy również należą do tej kategorii.

Inwestowanie obejmuje wydatki na aktywa długoterminowe, takie jak nieruchomości i wyposażenie. Uwzględnia się tu również wszelkie środki pieniężne uzyskane ze sprzedaży tych aktywów.

Finansowanie pochodzi od inwestorów (w tym właścicieli) oraz pożyczek. W tej części omawiamy również dywidendy i spłaty kredytów.

4. Utwórz swój plik Excela

Aby rozpocząć sporządzanie wyciągu z przepływów pieniężnych, otwórz program Excel i utwórz nowy plik.

W górnym rzędzie zapisz swoje [Nazwa firmy] Rachunek przepływów pieniężnych. Pozwala to łatwo zidentyfikować plik po otwarciu.

Pozostaw jeden wiersz pusty do sformatowania, a następnie napisz Początek okresu i Okresowe zakończenie w kolejnych dwóch rzędach. Zrób to, aby wiedzieć, jaki dokładnie okres obejmujesz.

Ponownie pozostaw jeden wiersz pusty, a następnie napisz Gotówka na początek i Zakończenie gotówkowe. Te wiersze pokażą, co masz na początku i na końcu okresu.

Związane z: Dowiedz się, jak zautomatyzować program Excel i poprawić swoje umiejętności finansowe

5. Określ swoje podkategorie

Trzy główne kategorie generalnie pozostają takie same we wszystkich firmach. Jednak podkategorie różnią się znacznie. Zależą one od rodzaju Twojej działalności i operacji.

Aby pomóc Ci zacząć, oto kilka doskonałych przykładów w każdej kategorii.

1. Operacje

• Pod wpływami środków pieniężnych
  • Sprzedaż
• W ramach wypływu środków pieniężnych
  • Inwentarz
  • Wynagrodzenia
  • Koszty operacyjne: obejmują koszty ogólne, takie jak wynajem, telekomunikacja, energia elektryczna.
  • Odsetki: jest to kwota odsetek, którą płacisz od zaciągniętych pożyczek.
  • Podatki

2. Inwestycje

• Pod wpływami środków pieniężnych
  • Aktywa sprzedane
  • Pożyczki zwrócone: są to spłaty pożyczek udzielonych osobom lub instytucjom.
• W ramach wypływu środków pieniężnych
  • Kupione aktywa
  • Udzielone pożyczki: są to kwoty, które pożyczyłeś osobom lub instytucjom.

3. Finansowanie

• Pod wpływami środków pieniężnych
  • Pożyczki: są to pieniądze, które otrzymujesz od instytucji pożyczkowych.
  • Emisja akcji: są to inwestycje dokonywane przez właścicieli i inne osoby trzecie.
• W ramach wypływu środków pieniężnych
  • Spłata pożyczki: jest to kwota, którą wydajesz na spłatę kapitału swoich pożyczek.
  • Dywidendy: to gotówka wydana podczas dzielenia się zyskami z inwestorami i właścicielami (w tym z tobą).

Są to powszechnie używane podkategorie, ale możesz dodać więcej, jeśli uznasz to za stosowne. Przypominam: każda kategoria musi odnosić się do faktycznie wydanej i otrzymanej gotówki.

Dodaj pusty wiersz na końcu każdej listy kategorii, a następnie napisz Przepływy pieniężne netto — [Kategoria]. Jest to suma częściowa, która pokazuje, ile pieniędzy zarobiłeś (lub wydałeś) w każdej sekcji.

Na koniec, po wymienieniu wszystkich kategorii, podkategorii i sum pośrednich, na dole napisz Przepływ gotówki netto. Pokazuje całkowity wpływ (lub wypływ) pieniędzy, które miałeś w danym okresie.

Nie zapomnij dodać pustego wiersza między kategoriami (po podsumie) i wcięcia dla każdej podkategorii. Możesz znaleźć Akapit przycisk pod Wyrównanie sekcja Strona główna wstążka. Pozwala to na czystsze formatowanie oraz ułatwia przeglądanie i analizowanie.

Ponadto zmień rozmiar pierwszej kolumny, aby uniknąć przeniesienia jej zawartości do kolejnych kolumn. Kliknij dwukrotnie na linia między kolumnami A i B zrobić to automatycznie.

6. Przygotuj swoje formuły

Formuły rachunku przepływów pieniężnych są dość proste. Wszystko czego potrzebujesz to użyć suma polecenie aby zsumować każdą kategorię.

1. Najpierw wybierz komórkę Przepływ pieniężny netto — [Kategoria] pod sumą częściową odpowiedniego okresu i kategorii.
2. Następnie wpisz =suma( i wybierz wszystkie komórki dla każdej sekcji. Nie zapomnij trzymać klawisz Shift dzięki czemu możesz wybrać wiele komórek.
3. Po zakończeniu naciśnij Przycisk ENTERi powinieneś zobaczyć sumę częściową dla tej kategorii.

4. Aby uzyskać przepływ środków pieniężnych netto, powtórz powyższą procedurę.

5. Rodzaj =suma(, a następnie wybierz odpowiednią sumę częściową.

6. Tym razem przytrzymaj Ctrl klucz aby zaznaczyć wiele komórek, które nie znajdują się obok siebie.

7. Po zakończeniu naciśnij Przycisk ENTER ponownie i masz całkowity przepływ środków pieniężnych w wybranym okresie.

Aby otrzymać zakończenie gotówki:

1. Przejdź do odpowiedniej komórki i wpisz =suma(
2. Trzymając wciśnięty klawisz Ctrl, kliknij komórki z wartościami przepływów pieniężnych netto i wartości początkowej gotówki dla odpowiedniego okresu.
3. wciśnij Przycisk ENTER, a otrzymasz kwotę, którą powinieneś otrzymać na koniec wybranego okresu.

7. Ustawianie wielu miesięcy

Jeśli chcesz porównać swoje przepływy pieniężne na przestrzeni wielu miesięcy, musisz najpierw ustawić tę formułę. W sekcji Początkowa gotówka na następny miesiąc napisz „=”, a następnie kliknij odpowiednią komórkę z Końcową gotówką z ostatniego miesiąca. Spowoduje to automatyczne skopiowanie końcowej gotówki z poprzedniego miesiąca do początkowej gotówki następnego miesiąca.

Jeśli chodzi o pozostałe formuły, wystarczy skopiować je w pozostałych miesiącach, które chcesz objąć.

1. Trzymaj Zmiana klucz aby zaznaczyć wszystkie komórki od Cash Ending aż do Net Cash Flow.
2. Po zakończeniu wpisz Ctrl + C by je skopiować.
3. Następnie kliknij odpowiednią komórkę dla Cash Ending na następny miesiąc i wpisz Ctrl + V.
4. Excel automatycznie dostosuje te formuły, aby odzwierciedlić poprawną odpowiednią kolumnę.

Uwaga: upewnij się, że w wybranych komórkach nie ma innych wartości oprócz formuł.

8. Formatowanie wierszy i liczb Number

Sformatuj wpisy, aby liczby ujemne były czerwone. Dzięki temu możesz znacznie łatwiej przeanalizować swoje oświadczenie.

1. Aby to zrobić, zaznacz wszystkie wpisy liczbowe, a następnie kliknij menu rozwijane w Numer Sekcja.
2. Znajdziesz je na Strona główna wstążka.

3. Kliknij Więcej formatów liczb... Nowe okno o nazwie Formatuj komórki będzie otwarte.

4. Pod Numer przejdź do Kategoria menu, a następnie wybierz Waluta.

5. Wybierz poprawne Symbol w menu rozwijanym.

6. Następnie pod Liczby ujemne: podokno, wybierz - 1234,10 USD z czerwoną czcionką opcja.

Powinno to pozwolić Ci zobaczyć swoje wydatki na czerwono, co ułatwi odróżnienie wpływów od odpływów.

Możesz także wybrać każdą kategorię i wiersz sumy częściowej i wypełnić je różnymi kolorami. Ułatwi to na pierwszy rzut oka rozróżnienie między sekcjami.

Związane z: Zostań kreatorem Excela w 2021 dzięki temu pakietowi kursów

9. Wprowadź swoje wartości

Po przygotowaniu wszystkiego pozostaje tylko wprowadzić rzeczywiste wartości. Nie zapomnij dodać ujemnego znaku na wydatkach! Po zakończeniu masz teraz wypełniony rachunek przepływów pieniężnych.

Możesz uzyskać dostęp i zapisać kopię tego rachunku przepływów pieniężnych tutaj.

Zaplanuj swój następny ruch

Teraz, po wypełnieniu rachunku przepływów pieniężnych, masz lepszy wgląd w płynność swojej firmy. Pomoże Ci zaplanować kolejne ruchy, umożliwiając podejmowanie mądrych decyzji.

Dzięki zestawieniu przepływów pieniężnych masz pierwszy dokument, którego potrzebujesz, aby zobaczyć ogólne wyniki biznesowe. Połącz to z rachunkiem dochodów i bilansem, a będziesz dokładnie wiedział, na czym stoisz.

3 szalone formuły Microsoft Excel, które są niezwykle przydatne

Te formuły programu Microsoft Excel mogą zwiększyć wydajność arkusza kalkulacyjnego i sprawić, że będzie trochę przyjemniej.

Czytaj dalej

O autorze

Rozwiń, aby przeczytać całą historię