Jak kontrolować spam w Gmailu za pomocą szablonów i filtrów

Wielu sprzedawców cyfrowych i właścicieli firm internetowych musi odpowiadać na ten sam rodzaj wiadomości e-mail wiele razy dziennie. Proces może być zarówno przytłaczający, jak i czasochłonny.

W takich sytuacjach mogą się przydać szablony odpowiedzi. Kilka filtrów w Gmailu pomoże Ci też skuteczniej radzić sobie ze spamem.

W tym artykule pokażemy, jak używać szablonów odpowiedzi i filtrów Gmaila do skutecznego zwalczania spamu.

Czym są szablony Gmaila i jak z nich korzystać?

Możesz zapisywać gotowe e-maile na swoim koncie i używać ich ponownie zamiast pisać je od zera. Możesz zapisać 50 różnych szablonów odpowiedzi jednocześnie z kontem Gmail. Tak więc utworzenie kilku ogólnych szablonów dla docelowych odbiorców sprawia, że ​​komunikacja e-mail jest bardziej wydajna.

Jeśli ustanowiłeś autorytet w określonej niszy, możesz otrzymywać setki e-maili od osób proszących o napisanie postów gościnnych. Możesz stworzyć szablon i używać go zamiast odpowiadać na każdy e-mail jeden po drugim.

W powyższym scenariuszu utwórzmy szablon wiadomości e-mail z informacją, że nie akceptujesz wpisów gości. Przed utworzeniem szablonu odpowiedzi włącz ustawienia szablonu w Gmailu.

1. Zaloguj się na swoje konto Gmail.

2. Iść do Ustawienia > Zobacz wszystkie ustawienia.

3. W Zaawansowane zakładki, przewiń w dół do Szablony Sekcja.

4. Włączyć Szablony.

5. Kliknij Zapisz zmiany.

Po włączeniu ustawień szablonu kolejnym krokiem jest utworzenie i zapisanie szablonu odpowiedzi.

Związane z: Jak automatycznie przesyłać SMS-y na e-mail na Androida?

Jak stworzyć szablon odpowiedzi

Wykonaj poniższe czynności, aby utworzyć szablon odpowiedzi.

1. Otwórz swoje konto Gmail.

2. Kliknij Komponować napisać Nową Wiadomość.

3. Wyjaśnij swoją politykę dotyczącą nieprzyjmowania postów gości w wiadomości e-mail. (Ogólne, więc dotyczy każdego, kto prosi o post gościa w dowolnej niszy lub kategorii)

4. Gdy odpowiedź będzie gotowa, kliknij trzy kropki w prawym dolnym rogu pola tworzenia wiadomości e-mail.

5. Iść do Szablony > Zapisz wersję roboczą jako szablon > Zapisz jako nowy szablon.

6. Zapisz szablon po wpisaniu nazwy w wyskakującym okienku. (Wybierz tutaj opisową nazwę, ponieważ szablon będzie używał tej samej nazwy, co temat wiadomości e-mail).

Oto jak potwierdzić, że szablon został pomyślnie utworzony.

1. Kliknij na Komponować jeszcze raz.
2. Wybierz trzy kropki w prawym dolnym rogu.
3. Iść do szablony.

Tutaj znajdziesz listę szablonów zapisanych na Twoim koncie Gmail. Szablon zostanie skopiowany do komponować wiadomość e-mail pole po kliknięciu.

Jeśli musisz ręcznie odpowiedzieć na setki wiadomości e-mail, proces nadal będzie czasochłonny, nawet jeśli utworzyłeś szablon wiadomości e-mail. Tutaj przydaje się używanie filtrów do tworzenia automatycznych odpowiedzi.

Możesz utworzyć filtr, który będzie umieszczał wiadomości e-mail zawierające określone słowa w folderze spamu, na przykład „post gościa”, „link zwrotny” i „zaakceptuj artykuł”. Korzystając z tego filtra, możesz również skonfigurować automatyczne odpowiedzi na takie wiadomości e-mail będące spamem.

Zobaczmy, jak możesz to zrobić.

Używanie szablonu do tworzenia automatycznego filtra odpowiedzi

1. Otwórz to samo konto Gmail, które ma szablon odpowiedzi.
2. Kliknij na Ikona zębatki dla ustawień w prawym górnym rogu.
3. Iść do Wszystkie ustawienia > Filtry i zablokowane adresy.

4. Kliknij Utwórz nowy filtr. (Możesz również zaimportować istniejący filtr zapisany w Twoim systemie w formacie .xml)

Możesz filtrować wiadomości e-mail na podstawie adresu e-mail, wiersza tematu oraz zawierać lub wykluczać określone słowa lub rozmiary. Najodpowiedniejszym kryterium filtrowania nieprzyjmowania postów gości będzie dodanie kilku słów ściśle związanych z tematem. Dodajmy kilka słów do Dołącz słowa opcja dla filtra.

5. Po określeniu kryteriów kliknij Utwórz filtr.

Tutaj będziesz musiał zdecydować, co zamierzasz zrobić z wiadomością e-mail zawierającą wiadomość, która dokładnie odpowiada Twoim kryteriom.

6. Czek Pomiń skrzynkę odbiorczą (zarchiwizuj) tak, aby te e-maile nie zaśmiecały Twojej skrzynki odbiorczej.

7. Sprawdź również Wyślij szablon pole i wybierz ten sam szablon odpowiedzi, Wpis gościnny jest niedozwolony.

8. Kliknij Utwórz filtr po zaznaczeniu pól.

Teraz zobaczysz nowo utworzony filtr na swojej liście filtrów. W przyszłości e-maile zawierające słowa „post gościa, post gościa, link zwrotny, zaakceptuj artykuł, pisz na bloga, pisz na stronie” nie będą już trafiać do Twojej skrzynki odbiorczej.

Dodatkowo wyśle ​​szablon odpowiedzi do nadawcy w odpowiedzi na jego wiadomość e-mail. Dzięki temu Twoja skrzynka odbiorcza nie będzie zaśmiecona, a nadawca nie będzie musiał czekać na Twoją odpowiedź.

Dostrój filtr, aby nie przegapić ważnego e-maila

Po skonfigurowaniu filtra miej oko na zarchiwizowane e-maile, aby upewnić się, że e-maile związane z biznesem nie są odfiltrowywane.

Być może filtrujesz wiadomość e-mail zawierającą słowo „akceptuj post”, ale może to być oferta promocyjna, którą przegapisz z powodu filtra. Możesz uniknąć tego scenariusza, umieszczając w filtrze Gmaila kilka słów, takich jak marka, oferta lub promocja.

Związane z: Jak skonfigurować Gmaila na swoim iPhonie

Twórz niezależne filtry tam, gdzie są potrzebne

Możesz wyeksportować nowo utworzony filtr odpowiedzi, a następnie zaimportować go na nowe konto Gmail, jeśli masz wiele witryn z różnymi kontaktowymi adresami e-mail. Musisz jednak włączyć i utworzyć szablon odpowiedzi osobno dla tego e-maila.

Najlepszą opcją tworzenia filtrów, jeśli planujesz użyć szablonu odpowiedzi, byłoby utworzenie ich od podstaw.

Nie pozwól użytkownikom wiedzieć, że odpowiedzi są zautomatyzowane

Nie wspominaj, że jest to automatyczna odpowiedź w e-mailu. Unikając tego, ludzie nie będą oszukiwać filtra Gmaila przez pomijanie lub pisownię niewłaściwych słów docelowych, więc ich e-mail dotrze do Ciebie, zamiast trafiać do spamu.

Warto również regularnie sprawdzać swoją skrzynkę odbiorczą i odpowiadać na e-maile, które mogą być dla Ciebie korzystne.

Kontrolowanie spamu za pomocą filtrów Gmaila i szablonów odpowiedzi

Dzięki filtrowi Gmaila i ogólnemu szablonowi odpowiedzi możesz odpowiadać na e-maile będące spamem bez konieczności ich przewijania. Zaoszczędzisz w ten sposób zarówno swój czas, jak i energię. Oprócz filtrów Gmaila należy również przetestować rozszerzenia przeglądarki Gmaila, które usprawniają komunikację e-mailową..

7 najlepszych rozszerzeń Microsoft Edge, aby w pełni wykorzystać możliwości Gmaila

Właściwe rozszerzenie Gmaila w Microsoft Edge może poprawić Twoją komunikację. Oto siedem rozszerzeń zwiększających produktywność w Twojej skrzynce odbiorczej.

Czytaj dalej

O autorze

Rozwiń, aby przeczytać całą historię