Jak importować dane z formularzy Microsoft Word do arkusza kalkulacyjnego Excel Excel

Korzystanie z formularzy w programie Microsoft Word do zbierania informacji jest dość proste i wygodne. Największym wyzwaniem jest przeniesienie zebranych danych do arkusza kalkulacyjnego Excel.

Ręczne wprowadzanie wszystkich zebranych danych może być przytłaczające. Na szczęście istnieje kilka sposobów automatycznego wypełniania danych z formularzy Microsoft Word w arkuszu kalkulacyjnym Excel.

Zrozumienie formularzy w Microsoft Word

Zanim zaczniemy, omówmy formularze w dokumentach Microsoft Word. Być może zastanawiasz się, jak działają formularze Worda, ale jest to dość proste.

Za pomocą programu Word możesz tworzyć ustandaryzowane dokumenty, które można wykorzystać do zbierania danych. Robi to, dostarczając Ci wybrany przez Ciebie szablon.

Szablon zawiera wszystkie odpowiednie pola, które użytkownicy mogą chcieć wypełnić. Po określeniu pytań użytkownicy będą mieli możliwość wypełnienia tych szablonów. Odpowiedzi te są następnie przechowywane w formularzach programu Word, do których można uzyskać dostęp w dowolnym momencie.

Tworzenie arkusza kalkulacyjnego Excel z formularza Microsoft Word

Możesz użyć dowolnej z tych metod w zależności od liczby posiadanych formularzy lub rodzaju danych, które chcesz wyeksportować z formularzy programu Word.

Metoda 1: Import pojedynczej komórki

Najlepiej użyć tej metody, jeśli chcesz zaimportować dane z pojedynczej komórki do arkusza kalkulacyjnego Excel. Oto kroki, które należy wykonać, aby skorzystać z tej metody.

1. Na komputerze otwórz nowy Excel arkusz kalkulacyjny.
2. Kliknij na Wstaw kartę i wybierz Obiekt opcja.
3. Po kliknięciu, Obiekt opcja zaprowadzi cię do okna, jak widać na zrzucie ekranu.
4. Tam wybierz Utwórz z pliku opcja.
5. Szukaj poprzez Dokumenty Microsoft Word aby zaimportować żądany plik.
6. Wybierz go, klikając dwukrotnie nazwę pliku, a następnie zamknij okno, klikając dobrze przycisk. Ten proces spowoduje scalenie pliku Word z arkuszem kalkulacyjnym Excel.
7. Powinno się teraz wyświetlić pole tekstowe komórki = UMIEŚĆ („Dokument”) pod nim, jak pokazano na zdjęciu. Można to wykonać tylko wtedy, gdy włączone są uprawnienia do edycji dokumentu źródłowego programu Word.
8. Kliknij na Karta Plik >Zapisz jakoi zmień nazwę pliku Excel zamiast zastępować poprzedni niescalony dokument.
9. Kliknij Zapisać ponownie, aby zakończyć proces.

Metoda 2: Cell by Cell Data Import

Ta druga metoda umożliwia importowanie danych komórka po komórce. Oto kilka kroków, które Cię poprowadzą.

1. otwarty dokument Word z zamierzonymi danymi do przeniesienia.
2. Kliknij na kreskowania, które są na stole.
3. Skopiuj tabelę, naciskając Ctrl+C.
4. Możesz wtedy blisko twój dokument słowny.
5. Otwórz arkusz kalkulacyjny Excel i kliknij pierwsza siatka komórek.
6. Wklej skopiowane dane, naciskając Ctrl+V. Twoje dane zostaną wklejone, jak widać na tym obrazku.

Jeśli zdecydujesz się skorzystać z tej metody, upewnij się, że tabela programu Excel ma taki sam układ jak tabela programu Word, która zawiera szczegóły.

Oznacza to, że jeśli Twoja tabela słów ma dziesięć kolumn, Twoja tabela w Excelu powinna mieć to samo.

Metoda 3: Konwertuj Word do Excela za pomocą plików CSV

Inną prostą metodą konwersji informacji z formularza programu Word na arkusz kalkulacyjny programu Excel jest użycie wartości oddzielonych przecinkami (CSV). Plik CSV to rozdzielany plik tekstowy, w którym wartości w pliku oddzielane są przecinkami.

Korzystanie z tej metody jest proste. Program Word odróżnia odpowiednie dane od innego tekstu w formularzu. Oznacza to, że odpowiedzi Twojego klienta nie mogą zostać pomylone z dodatkowymi szczegółami z szablonu.

Konwersja Worda do CSV

Przed użyciem pliku CSV do przesłania danych do arkuszy kalkulacyjnych programu Excel może być konieczne przekonwertowanie formularza programu Word na format CSV. Aby przekonwertować pliki, możesz użyć jednej z następujących metod.

Opcja 1: Używanie opcji do konwersji swojego słowa na CSV

Możesz użyć Opcje, aby przekonwertować formularz na CSV, wykonując następujące czynności.

1. Otwórz formularz programu Word. Upewnij się, że zawiera wszystkie potrzebne informacje.
2. Wybierz Plik > Opcje.
3. Na Opcje panel, wybierz zaawansowane. Znajdziesz to po lewej stronie okna dialogowego, jak pokazano na poniższym obrazku.

4. Czek Zapisz dane formularza jako rozdzielany plik tekstowy.

5. Na koniec zamknij okno dialogowe, klikając OK.

Możesz teraz wyeksportować swoje dane do programu Excel lub zapisać dokument, jak chcesz.

Opcja 2: Użycie „Zapisz jako”, aby wyeksportować swoje dane do CSV

Alternatywnie możesz użyć Zapisz jako możliwość zapisania dokumentu w formacie CSV. Jeśli jest to Twoja idealna metoda, oto kilka kroków, które Cię poprowadzą.

1. Pozostając w formularzu programu Word, kliknij Menu Plik > Zapisz jako opcja.
2. Zobaczysz okno dialogowe zawierające domyślnie wybrany zwykły tekst, jak pokazano na rysunku.
3. Jeśli dokonałeś jakichkolwiek zmian, musisz zmienić nazwę pliku i kliknąć Zapisać.
4. Pojawi się okno dialogowe podglądu, takie jak na zrzucie ekranu, wyświetlające dane, które zamierzasz wyeksportować do formatu CSV. Aby wyeksportować dane, kliknij dobrze.

Wykonując te kroki, program Word wyodrębni dane z formularza do postaci .csv plik. Pliki CSV są kompatybilne z Excelem. Dają Ci swobodę dostępu do nich w dowolnej wersji programu Excel.

Aby oddzielić różne pola w dokumencie, Word wstawia przecinki. Excel używa tych przecinków do oddzielenia danych należących do różnych komórek.

Opcja 3: Używanie eksportu do zapisywania danych w CSV

Jeśli nie chcesz korzystać z Opcja Zapisz jako, warto rozważyć opcję Eksportuj. Oto jak wyeksportować dane do pliku CSV.

1. Pozostając w formularzu, kliknij Plik.
2. Wybierz Eksport opcja.
3. Kliknij ZmienićTyp pliku, następnie w Typach plików i wybierz Zwykły tekst (*.txt). To jest tak proste, jak wygląda na zrzucie ekranu.
4. Kliknij Zapisz jako. Robiąc to, otworzysz Zapisz jako okno dialogowe, które umożliwi edycję właściwości pliku.
5. Wybierz preferowaną lokalizację pliku.
6. Nazwij swój plik zgodnie z potrzebami i kliknij Zapisać. Spowoduje to wyeksportowanie danych.

Importowanie danych formularza do Excela

Teraz, po przekonwertowaniu danych formularza Word do formatu CSV, następnym krokiem jest zaimportowanie ich do arkusza kalkulacyjnego Excel.

Twój plik może nie być widoczny w programie Excel, ponieważ program Excel domyślnie wyświetla tylko pliki programu Excel. Aby uzyskać dostęp do pliku CSV, wykonaj następujące kroki.

1. Otwórz Nowy Excel arkusz kalkulacyjny.
2. Kliknij Plik >otwarty.
3. Wybierz Przeglądaj ikonę i wybierz Wszystkie pliki na liście rozwijanej typów.
4. Znajdź lokalizację pliku i wybierz go.
5. Kliknij otwarty. Poprosi to program Excel o otwarcie Kreator importu tekstu, jak pokazano niżej. Kliknij Rozdzielone >Kolejny.

Radzenie sobie z wieloma formami

Czasami możesz potrzebować przekonwertować wiele formularzy w ciągu jednego dnia. Przejście przez cały ten proces może być w tym przypadku męczące.

Najlepszą opcją jest tworzenie połączeń kodu z arkuszem kalkulacyjnym za pomocą ADO, gdy mamy do czynienia z wieloma formularzami. ADO (ActiveX Data Object) zautomatyzuje proces transferu. W ten sposób przesyłanie danych staje się łatwiejsze.

Związane z: Szalone formuły Microsoft Excel, które są niezwykle przydatne

Dlaczego warto korzystać z tych metod

Nawet jeśli nauka tych nowych technik może być onieśmielająca, opłaci się na dłuższą metę. Korzystając z tych metod, możesz zaoszczędzić dużo czasu.

Zwiększają również twoją dokładność, jeśli chodzi o wprowadzanie danych. W ten sposób ryzyko błędów staje się nieco mniejsze, ponieważ dane są przenoszone z jednego oprogramowania do drugiego, zamiast wprowadzać je ręcznie.

Jak połączyć dwie kolumny w programie Microsoft Excel (szybka i łatwa metoda)

Korzystanie z wielu kolumn w programie Excel pozwoli Ci zaoszczędzić czas na ich ręczne łączenie. Oto jak łączyć kolumny w programie Excel.

Czytaj dalej

O autorze

Rozwiń, aby przeczytać całą historię