10 wskazówek, jak zapobiegać obniżeniu produktywności przez wiadomości e-mail

Pomimo tego, że jest narzędziem zwiększającym produktywność, poczta elektroniczna jest głównym rozpraszaczem w godzinach pracy i uniemożliwia wykonywanie ważniejszych zadań. Możesz nawet mieć zwyczaj sprawdzania wiadomości e-mail za każdym razem, gdy nadejdzie powiadomienie.

Takie praktyki utrudniają osiąganie wyników i utrudniają osiągnięcie celu. Aby zmaksymalizować produktywność, możesz chcieć zastosować następujące podejścia do kontrolowania użycia poczty e-mail.

1. Nie zaczynaj dnia ze skrzynką odbiorczą

Rano zastanów się nad swoimi priorytetami, zrób listę rzeczy do zrobienia na cały dzień i skup się na najważniejszym zadaniu, nie martwiąc się o prośby innych osób. Choć może to być kuszące, aby sprawdzić pocztę z samego rana, odwraca to twoją uwagę.

Związane z: Cyfrowe a cyfrowe Papierowa lista rzeczy do zrobienia: co jest lepsze?

Twój umysł zostaje zaśmiecony możliwymi odpowiedziami na e-maile, w wyniku czego cierpi Twoja rzeczywista praca. Odpowiadając na e-maile wczesnym rankiem, inni wiedzą, że jesteś już dostępny. Dlatego musisz zacząć dzień od skupienia się na pracy, a nie na e-mailach.

2. Regularnie opróżniaj skrzynkę odbiorczą

Nie musisz odpowiadać na każdą otrzymaną wiadomość e-mail. Musisz jednak przetworzyć każdą wiadomość e-mail, aby Twoja skrzynka odbiorcza była pełna nieprzeczytanych wiadomości e-mail. W przeciwnym razie nie znajdziesz potrzebnego e-maila. Możesz chronić skrzynkę odbiorczą wolną od zbiorczych nieprzeczytanych wiadomości, korzystając z tych metod:

• Zrobić: Jeśli wiadomość e-mail poprosi o wykonanie zadania, które zajmie mniej niż dwie minuty, zrób to natychmiast.
• Delegat: Niekoniecznie chodzi o przekazanie odpowiedzialności komuś innemu. Możesz więc przekazać zadanie odpowiednim osobom.
• Odraczać: Jeśli wiadomość e-mail nie wymaga pilnej odpowiedzi, możesz odłożyć odpowiedź na lepszy czas.
• Kasować: Powinieneś natychmiast usuwać e-maile przekazane komuś innemu lub te, które nie są krytyczne, aby uniknąć zamieszania i bałaganu.

3. Powstrzymaj się od wysyłania każdego e-maila do wszystkich

CCing e-maile mogą być czasami konieczne, ale zwykle oznacza to bombardowanie odpowiedziami, które nie mają z tobą nic wspólnego. Wysyłając wiadomość e-mail nie dodawaj więcej niż dwie osoby w polu CC.

Jeśli Twoi koledzy wysyłają Ci e-maile zawierające informacje, których nie musisz znać, możesz również otrzymać niepotrzebne e-maile. W takim przypadku powinieneś poinformować swój zespół, aby odpowiadał indywidualnie, zamiast odpowiadać wszystkim, chyba że udostępniają pewne informacje, które wszyscy muszą znać.

4. Sprawdzanie poczty e-mail w partiach

Istnieją dwa typy użytkowników poczty e-mail: Pierwszy typ zależy od powiadomień i sprawdza wiadomość e-mail natychmiast po jej otrzymaniu. Drugi typ nadawcy ma ustalony czas na sprawdzenie wszystkich wiadomości e-mail w partii, aby mógł o tym zapomnieć do końca dnia.

Musisz być drugim typem, aby skutecznie wykonywać swoje zadania. Ustaw własne zasady, kiedy sprawdzać godzinę.

Jedną z najlepszych metod zapobiegania wymykaniu się skrzynki odbiorczej spod kontroli i oszczędzania cennego czasu jest skorzystanie z pomocy zewnętrznej przy sprawdzaniu wiadomości. Sprytną opcją zarządzania wiadomościami e-mail jest użycie narzędzi takich jak Sanebox lub Unroll.me.

Sanebox pomaga uporządkować i uporządkować skrzynkę e-mail i zrobić miejsce tylko dla ważnych e-maili. Wszelkie inne e-maile docierające do Twojego adresu e-mail trafią do Kosza lub Archiwum. Z rozwijaniem. Ja, możesz anulować subskrypcje e-mail, które nie są konieczne.

6. Wybierz nowy model operacyjny komunikacji

Wprowadzając nowatorski model komunikacji wśród członków zespołu, możesz stać się mniej zależny od e-maili. Na przykład, możesz skorzystać z narzędzia do zarządzania projektami do komunikacji grupowej lub umówić się na krótkie spotkanie. Dzięki narzędziom do zarządzania projektami możesz mieć wszystkie niezbędne wskaźniki wymienione w projekcie.

Podobnie możesz zaplanować rozmowę jeden na jeden przez telefon, aby uniknąć długiego wątku e-mailowego. Do współpracy i komunikacji w czasie rzeczywistym możesz korzystać z usług przesyłania wiadomości, takich jak Luźny, Trzoda, Skamłać, itp., aby szybko połączyć się ze swoim zespołem w razie jakichkolwiek potrzeb.

Związane z: Co to jest luz i jak to działa?

7. Popraw swoją etykietę e-mail

Aby odnieść większy sukces w wykonywaniu większej liczby zadań bez przerwy, dostosuj swoje etykiety e-mailowe, korzystając z następujących wskazówek:

• Zawsze pisz jasny wiersz tematu, który określa temat wiadomości e-mail. Dzięki temu odbiorca nie przeoczy e-maili, a Ty nie musisz wysyłać dodatkowych e-maili z prośbą o odpowiedź.
• Nigdy nie pomijaj korekta e-maili przed uderzeniem w Wysłać przycisk. Zapewni to, że nie ma szans na nieporozumienie z powodu literówek.
• Upewnij się, że podpis e-maila zawiera informacje kontaktowe, takie jak numer telefonu. Dzięki temu odbiorca może skontaktować się z Tobą bezpośrednio, jeśli zajdzie taka konieczność.

8. Przejdź do opóźnionej odpowiedzi

Często możesz odpowiedzieć na e-maile zaraz po ich otrzymaniu. Jednak odciągnie to tylko twoją koncentrację od głównego zadania. Przestań się śpieszyć z odpowiedzią na e-mail. Zamiast tego poświęć godzinę lub nawet więcej i odpowiedz zgodnie z harmonogramem, aby zarządzać skrzynką odbiorczą.

Jeśli martwisz się, że przegapisz pilne e-maile, w takim przypadku nie będziesz otrzymywać e-maili. W nagłych wypadkach otrzymasz telefon, a nie e-mail.

9. Wypróbuj metodę „Yesterbox”

Ta metoda, stworzona przez Tony'ego Hsieha, promuje odpowiadanie tylko na e-maile, które przyszły wczoraj, chyba że są pilne. Podstawową zasadą tej techniki jest przetwarzanie wczorajszej skrzynki odbiorczej zamiast dzisiejszej. Oczywiście przeczytasz pilną wiadomość e-mail, która wymaga natychmiastowego działania, ale niewiele wiadomości e-mail należy do tej kategorii.

10. Pożegnaj się z biuletynami

Każdy e-mail przychodzący do Twojej skrzynki odbiorczej jest równoznaczny z jedna chwila nieuwagi. Duża część e-maili, które otrzymujesz każdego dnia, to biuletyny. W większości przypadków nawet nie będziesz pamiętać, kiedy zapisałeś się do newslettera i dlaczego.

Aby zachować czystość skrzynki odbiorczej i uniknąć otrzymywania niepotrzebnych powiadomień w nietypowych godzinach, wypisz się z newsletterów, których nie potrzebujesz. Rezygnacja z subskrypcji może trochę potrwać, ale na zawsze będziesz wolny od niechcianych wiadomości e-mail. Zawsze możesz użyć kanału RSS zamiast e-maila, jeśli nie chcesz przegapić żadnego posta.

Twoja produktywność jest ważniejsza niż e-maile

Niekończące się nagromadzenie e-maili wystarczy, abyś się zestresował i rozproszył. Zmieniając swoje nawyki dotyczące poczty e-mail za pomocą tych metod, możesz powstrzymać pocztę e-mail od rozpraszania uwagi i zwiększyć produktywność.

10 sposobów na zwiększenie produktywności poprzez uporządkowanie stacji roboczej

Dowiedz się, jak uporządkowana stacja robocza pomaga w uważnej pracy i terminowym wykonywaniu zadań.

Czytaj dalej

O autorze

Rozwiń, aby przeczytać całą historię