14 najlepszych wskazówek dotyczących etykiety e-mail, które musisz znać

Niezależnie od tego, czy jesteś autorem treści, marketerem, programistą, czy pracującym freelancerem, poczta e-mail jest integralną częścią naszego współczesnego świata.

W rzeczywistości jest to najbardziej standardowa forma komunikacji wśród freelancerów. Z tego powodu ważne jest, aby poznać najlepsze praktyki i etykietę wysyłania e-maili, jeśli chcesz przyciągnąć i zatrzymać klientów.

1. Ćwicz szybką odpowiedź

Ponieważ biznes freelancerski zależy od komunikacji e-mailowej, szybka reakcja stała się oczekiwanym standardem.

Jeśli nie spędzasz czasu z rodziną i przyjaciółmi, zawsze staraj się odpowiadać na wszystkie e-maile w ciągu godziny. Jeśli nie jest to możliwe, odpowiedz tego samego dnia w godzinach pracy klienta.

2. Wyjaśnij punkt na początku

Twoi klienci nie muszą czytać Twojego e-maila do końca lub, co gorsza, wielokrotnie, aby zrozumieć, do czego dążysz. Jeśli piszesz e-mail, pamiętaj o wyraźnym określeniu wiadomości na samym początku — w temacie lub treści.

Temat powinien być krótki i konkretny. W treści e-maila podkreśl najważniejsze szczegóły, używając wypunktowań.

Związane z: Najpopularniejsi dostawcy poczty e-mail lepsi niż Gmail i Yahoo Mail

3. Podwójne sprawdzenie gramatyki i pisowni

Twój e-mail jest odzwierciedleniem tego, kim jesteś. Pokaże, czego oczekują od Ciebie klienci w zakresie jakości pracy. Nawet najbardziej doświadczeni profesjonaliści robią literówki, zwłaszcza podczas pisania ze smartfonów. Jednak klienci nie uzyskają dobrego pierwszego wrażenia z takich błędów.

Po skończeniu pisania przeczytaj na głos wiadomość e-mail, aby znaleźć błędy gramatyczne. Możesz również skorzystać z narzędzi online, aby uzyskać dodatkową pomoc.

4. Zachowaj zwięzłość

Jeśli jesteś pisarzem wywodzącym się z literatury, może być trudno oprzeć się pisaniu kwiecistym językiem. Jednak dla zwykłego człowieka będzie to kod, którego nie będzie w stanie rozszyfrować!

Zawsze staraj się, aby e-maile były krótkie i proste. Pisz małymi zdaniami i używaj słów, które wszyscy znają. Jeśli musisz przekazać informacje, które nie zmieszczą się w kilku akapitach, lepiej umówić się na wirtualne spotkanie lub rozmowę telefoniczną.

5. Odpowiedz na wszystkie pytania

Ten punkt może wydawać się sprzeczny z poprzednim, w którym prosiliśmy o krótką wiadomość e-mail. Cóż, pomijanie jakichkolwiek pytań klienta ze względu na zwięzłość będzie działaniem lekceważącym.

Odpowiadaj na pytania zadawane w każdej sekcji wiadomości e-mail w osobnych sekcjach. Dzięki temu klient wie, że uważnie czytasz jego e-mail. Jeśli nie możesz od razu odpowiedzieć na pytanie, wspomnij o nim, kiedy możesz.

6. Postępuj zgodnie z formatem pojedynczym i standardowym

Pisząc e-maile do swoich klientów, używaj jednego formatu dla wszystkich e-maili. Upewnij się, że w każdej wiadomości e-mail używasz tej samej wielkości liter, rozmiaru czcionki, koloru czcionki i struktury tekstu. Jeśli nie masz żadnego standardowego formatu, pojedynczy wątek e-mail będzie wyglądał dziwnie.

W komunikacji biznesowej można używać czcionek, takich jak Arial, Calibri i Verdana. Dla rozmiaru 12 jest bezpieczny. Używanie kolorowych czcionek nie jest wskazane w tego rodzaju profesjonalnej interakcji — trzymajmy się czerni.

7. Zakończ podpisem

Niezależnie od Twojego statusu zawodowego, zawsze dobrze jest mieć podpis e-mail z informacjami kontaktowymi na dole wiadomości e-mail. Pomaga to innym zapamiętać Cię, dzięki czemu mogą się z Tobą natychmiast skontaktować w razie potrzeby.

Dodanie spersonalizowanego podpisu na końcu wiadomości e-mail jest łatwe i sprawi, że będziesz wyglądać profesjonalnie. Dodaj swoje dane kontaktowe w podpisie.

Związane z: Jak dodać podpis e-mail w Microsoft Office 365

8. Użyj szablonu e-maila „Poza biurem”

Możesz wyjechać na wakacje, ale będąc freelancerem, upewnij się, że Twoi klienci o tym wiedzą. Oprócz powiadamiania ich osobiście za pośrednictwem poczty elektronicznej, fajnie będzie mieć osobę odpowiedzialną poza biurem.

Pracując z wieloma klientami, musisz zarządzać terminami. Podobnie Twoi klienci muszą wiedzieć, kiedy mogą spodziewać się Twojej odpowiedzi.

9. Zawsze follow-up

Kontakt z klientami jest niezbędny, gdy spodziewałeś się otrzymać odpowiedź, ale tego nie zrobiłeś. W kolejnej wiadomości e-mail możesz skopiować wszelkie istotne informacje i ponownie załączyć kluczowe pliki, aby ułatwić klientowi znalezienie niezbędnych informacji.

10. Używaj właściwego języka

Używaj standardowego profesjonalnego języka podczas komunikacji z klientami. Unikaj używania emotikonów w takich formalnych rozmowach. Zacznij e-mail od uprzejmego powitania i bezpośrednio zwracając się do klientów z ich imionami.

Nie używaj WIELKICH LITER ani akronimów, takich jak ASAP lub RSVP. Lepiej też nie używać skróconej formy imienia i nazwiska klienta.

11. Unikaj odpowiadania, gdy jesteś zdenerwowany lub zły

Bez względu na to, jak długo jesteś w niezależny biznes, uczucie frustracji i złości z powodu swojej pracy na pewno się zdarzy. Jeśli niektóre e-maile od klientów cię zdenerwują, naturalnym instynktem będzie natychmiastowa odpowiedź.

Ale zawsze powstrzymuj się od odpowiadania, gdy poniosą cię emocje. Zachowaj profesjonalizm i napisz dopracowaną odpowiedź, gdy już się uspokoisz.

12. Komunikuj się przy użyciu innych metod

Gdy dorośniesz jako freelancer, będziesz wiedział, kiedy wyłączyć dyskusję. Udostępniając ważne informacje, nie polegaj tylko na e-mailach. Zawsze paruj go z dowolną formą komunikacji w czasie rzeczywistym, taką jak rozmowa telefoniczna lub wiadomość Slack.

13. Nie próbuj nawiązywać znajomości

Jesteś tutaj, aby budować relacje biznesowe ze swoim klientem, a nie zaprzyjaźniać się z nim. Zawsze bezpiecznie jest nie być zabawnym lub sprytnym wobec swojego klienta. Trzymaj się informacji i intencji swojej wiadomości. Nie spiesz się, aby pokazać im swoją osobowość, gdy będziesz mieć związek zawodowy.

14. Nie pomijaj odpowiadania

Spóźnienie się z odpowiedzią na wiadomość e-mail lub jej całkowite pominięcie może kosztować projekt. Jeśli Twoja skrzynka odbiorcza jest pełna e-maili sprzedażowych i niepotrzebnych biuletynów, możesz przegapić ważne e-maile od swojego klienta.

Oznacz e-maile od istniejących klientów jako ulubione, aby otrzymać je na górze swojej skrzynki odbiorczej. Aby szybko uzyskać dostęp do wszystkich e-maili związanych z pracą, utrzymuj je w porządku.

Inteligentne etykiety e-mailowe zrobią wrażenie na Twoich klientach

Aby skutecznie zarządzać biznesem, wysyłanie e-maili jest istotną częścią procesu. Wypróbuj te szybkie hacki, aby stworzyć profesjonalną wiadomość e-mail i zaprezentować się w inteligentniejszy i lepszy sposób potencjalnym i obecnym klientom.

5 najlepszych funkcji Cloze dla bezproblemowego zarządzania biznesem

Jeśli Twoja firma obejmuje freelancerów lub konsultantów, rozważ użycie Cloze, aby poprawić zarządzanie.

Czytaj dalej

O autorze