Jak pisać profesjonalne e-maile? 8 prostych zasad do życia

Codziennie wysyłamy i odbieramy e-maile. Jednak popełniamy żenujące błędy, których nie możemy całkowicie „cofnąć”. Tak więc napisanie skutecznego e-maila, który zatrzymuje działanie czytelnika, jednocześnie pamiętając o wyzwaniach naszego świata, może być trudne.

Mając to na uwadze, opracowaliśmy kilka podstawowych zasad, które musisz znać, wysyłając e-maile do ludzi. Postępuj zgodnie z tymi prostymi zasadami, aby bez wysiłku pisać lepsze e-maile.

1. Ponownie rozważ zwroty grzecznościowe i podpisy

„Mam nadzieję, że masz wspaniały tydzień!” kiedyś był wspaniałym sposobem na rozpoczęcie e-maila. Nigdy więcej! Biorąc pod uwagę, jak niepewne jest życie, może to wyglądać na nieostrożne i nadmiernie oderwane.

To samo dotyczy podpisów, takich jak „Pozdrawiam”, „Najlepsze życzenia” lub „Cheers” – które wcześniej działały doskonale, ale czasami mogą brzmieć wycofane z rzeczywistości.

Dlaczego więc nie zachować prostoty i autentyczności? Idź na podpisy, takie jak „Bądź bezpieczny”, „Uważaj” lub „Z poważaniem”. Jeśli chodzi o pozdrowienia, „Mam nadzieję, że wszystko jest w porządku” lub „Mam nadzieję, że ty i twoi bliscy jesteście bezpieczni” mogą być dobrymi punktami wyjścia.

2. Dołącz wyraźny wiersz tematu

Ta reguła dotycząca wiadomości e-mail jest tak stara jak sama wiadomość e-mail. Dzieje się tak, ponieważ ludzie często decydują, czy otworzyli wiadomość e-mail na podstawie tematu.

Ponieważ cała nasza praca jest teraz online, potrzeba priorytetyzowania tego, co ważne, i ignorowania tego, co nie, jest kluczowa. Dlatego jeśli nadal pozostawiasz pusty wiersz tematu, prawdopodobnie Twój e-mail zostanie zignorowany.

Idealny temat zawiera mniej niż 10 słów. Wybierz taki, który odpowiada na Twoje obawy i informuje, o czym jest e-mail. „Propozycja projektu lotniczego”, „Spotkanie przełożone” lub „Szybkie pytania dotyczące prezentacji” to kilka dobrych przykładów tematycznych, z których możesz skorzystać.

3. Użyj profesjonalnego podpisu

Przygotuj wstępnie zdefiniowany blok podpisu, którego używasz do odpowiadania na wiadomości e-mail na wszystkich swoich urządzeniach osobistych. Powinien zawierać Twoje imię i nazwisko, tytuł firmy i informacje kontaktowe.

Daje to Twojemu odbiorcy dobre wyobrażenie o tym, kim jesteś i jak się z Tobą skontaktować, jeśli zajdzie taka potrzeba. Jeśli chodzi o czcionkę i rozmiar Twojego profesjonalnego podpisu, upewnij się, że jest taki sam jak reszta wiadomości e-mail.

Również, kończ swoje e-maile z ufnością ale nie przesadzaj z powiedzeniami lub danymi osobowymi.

4. Przedstaw się, jeśli wirtualnie spotykasz się po raz pierwszy

Wszyscy spotykamy się z sytuacjami, w których musieliśmy wysłać e-mail do kogoś, kogo nie spotkaliśmy. Otrzymanie wiadomości e-mail od nieznajomego może być dziwne. I to lekko mówiąc.

Poświęć więc chwilę, aby przedstawić się odbiorcy wiadomości e-mail. Kontekst jest kluczowy, a pierwsze wrażenie wciąż ma znaczenie. Dodaj więc linię typu „Cześć! To jest Tracy z Multiseon Pvt. Ltd, a ja piszę e-mailem, ponieważ wyraziłeś zainteresowanie zakupem naszych produktów elektronicznych”.

Lub, gdy przedstawiasz się komuś przez e-mail, możesz również napisać do tej osoby, mówiąc, jak cudownie jest spotkać się z nimi e-mailem.

5. Napisz współczujące e-maile

Nie możemy podkreślać wagi tego. Życie jest trudne. Przede wszystkim jest mocno niepewny.

Czy przegapili termin? Czy nie pojawili się na zaplanowanym spotkaniu Google Meet? Zanim wyślesz surowego e-maila, zatrzymaj się i przemyśl to. Co w przypadku nagłego wypadku medycznego?

Dlatego okazuj współczucie i zapytaj, czy wszystko jest z nimi w porządku. E-mail w stylu „Tęskniliśmy na dzisiejszym spotkaniu. Po prostu zamelduj się, żeby zobaczyć, czy wszystko jest w porządku. potrafi budować relacje, które przetrwają próbę czasu.

6. Kompresuj/zmieniaj rozmiar i nazwy załączników, kiedy możesz

Nie mówimy zbyt wiele o tej regule e-mail, ponieważ wysyłając duże załączniki, automatycznie zakładamy, że nasz odbiorca ma wystarczająco dużo miejsca. Pobieranie dużych plików zajmuje więcej czasu i może być irytujące w mgnieniu oka.

Dlatego postaraj się je skompresować lub zmienić ich rozmiar. Jeśli udostępniasz zbyt wiele plików naraz, dobrą praktyką jest dodanie uprzejmej notatki z informacją, do czego służą załączniki.

Przed wysłaniem nazwij też załączniki. Wysyłasz swoje CV? Zmień nazwę pliku na Tracy_Mackenzie_CV i zacznij od prawej stopy.

7. Nie używaj poczty e-mail jako innej aplikacji do obsługi wiadomości błyskawicznych

Powodem, dla którego wszyscy kochamy wiadomości błyskawiczne, jest to, że jest natychmiastowy.

Ale kiedy połączysz te dwa elementy i użyjesz poczty e-mail jako substytutu wiadomości błyskawicznych, ryzykujesz, że będziesz irytujący i nieprofesjonalny.

Dlatego musisz wiedzieć, kiedy wysłać wiadomość e-mail, a kiedy wysłać kolejną. Nie popełnij błąd, wysyłając zbyt wiele e-maili uzupełniających ponieważ mogą pracować w domu. Nie dzwoń też do kogoś, prosząc o sprawdzenie e-maila.

Jeśli to pilne, skorzystaj z innego środka komunikacji.

8. Używaj humoru, aby leczyć, ale oszczędnie

Podczas gdy wielu używa humoru, aby poprawić nastrój w tych niezwykłych czasach, problem z używaniem humoru w e-mailach polega na tym, że może to przynieść odwrotny skutek.

Jeśli chcesz użyć humoru w e-mailu, rób to tylko wtedy, gdy dobrze znasz tę osobę. Nie chcesz odejść jako lekceważący lub niegrzeczny, jeśli ktoś znajduje się w poważnej sytuacji. Poza tym to, co brzmi śmiesznie, może nie brzmieć śmiesznie.

Słowo do mądrych: Jeśli masz wątpliwości, najlepiej je pominąć.

Udziel odpowiedzi poza biurem i popraw równowagę między życiem zawodowym a prywatnym

W dzisiejszych czasach wysyłając e-maile do ludzi, należy również pamiętać o godzinach. Wraz ze wzrostem popularności stylu życia związanego z pracą z domu granice między pracą a życiem osobistym zostały zatarte. Odpowiedzi „poza biurem” ułatwiają zrozumienie, kiedy ktoś jest dostępny na spotkanie lub odpowiada na wiadomość e-mail.

Sprawdź ustawienia swojego klienta poczty e-mail i skonfiguruj autorespondery, gdy nie ma Cię przy biurku. Na przykład Gmail nazywa go Odpowiedzią na wakacje, podczas gdy Microsoft Outlook używa odpowiedzi o nieobecności.

Mamy nadzieję, że te złote zasady pisania skutecznych e-maili i właściwe nawyki e-mailowe pomogą Ci zaoszczędzić czas i stworzyć właściwe odpowiedzi.

Unikaj tych 6 błędów, aby uzyskać lepszą komunikację e-mailową i tekstową

Popraw swoje umiejętności komunikacyjne, unikając błędów, takich jak używanie zbyt wielu emotikonów lub pisanie wielkimi literami.

Czytaj dalej

O autorze