Jak przejąć kontrolę nad skrzynką e-mail i zachować produktywność?

Dla profesjonalisty nie sposób wyobrazić sobie dnia bez e-maili. Badania pokazują, że profesjonaliści korporacyjni spędzają około jednej trzeciej godzin pracy na sprawdzaniu skrzynek odbiorczych.

Nadając priorytet wiadomościom e-mail, poświęcasz swoją produktywność, koncentrację i kreatywność. Poniższe wskazówki pomogą Ci kontrolować czas sprawdzania skrzynki odbiorczej.

1. Limit sprawdzania wiadomości e-mail

Sprawdzanie skrzynki odbiorczej nieskończoną liczbę razy nigdzie Cię nie zaprowadzi. Dlatego ogranicz liczbę razy, kiedy chcesz sprawdź nowe e-maile w swojej skrzynce odbiorczej.

Utwórz limit w zależności od wymagań i obciążenia pracą. Sprawdzanie poczty na początku i na końcu godzin pracy jest w porządku. W razie potrzeby możesz to również sprawdzić raz po obiedzie.

Nie sprawdzaj swojej skrzynki odbiorczej w najbardziej produktywnych godzinach dnia, takich jak poranek i wieczór, lub gdy spędzasz czas z rodziną. Możesz być elastyczny i eksperymentować, aż znajdziesz coś odpowiedniego. Na przykład możesz ustawić limity, takie jak:

• Nie sprawdzaj firmowej poczty e-mail przed 10:00 i po 19:00. lub w weekendy.
• Sprawdzaj swoją skrzynkę odbiorczą tylko dwa lub trzy razy dziennie.
• Użyj dowolnego uporządkowanego systemu, który pokazuje tylko najnowsze lub ważne e-maile.

2. Pobierz zadania bezpośrednio do aplikacji do zarządzania zadaniami

Czy jesteś jednym z tych, którym zależy na e-mailach przy przypisywaniu zadań? Jeśli tak, to czas na zmiany. Jednym z głównych powodów ciągłego sprawdzania skrzynek odbiorczych jest to, że inni przypisują Ci nowe zadania za pośrednictwem wiadomości e-mail lub przechowują je tam.

Związane z: Najlepsze funkcje nTask do bezproblemowego zarządzania projektami

Twoja skrzynka e-mail nie musi działać jako lista rzeczy do zrobienia. Ogranicz korzystanie z poczty e-mail tylko do celów komunikacyjnych, przenieś wszystko, co wymaga działania poza odpowiedzią na aplikacje do zarządzania zadaniami lub aplikacje z listą rzeczy do zrobienia. Takie aplikacje oferują również funkcje błyskawicznej komunikacji, które sprawią, że zarządzanie projektami będzie bezproblemowe.

Jeśli otworzysz wiadomość e-mail i ją przeczytasz, nie zamykaj jej po przeczytaniu i nie zajmuj się innymi wiadomościami. Natychmiast zareaguj na tego e-maila, aby uniknąć ponownego wracania do skrzynki odbiorczej w celu odpowiedzi.

Jeśli wiadomość e-mail wymaga odpowiedzi, zrób to. Jeśli potrzebujesz e-maila do wykorzystania w przyszłości:

• Zatrzymaj to.
• Jeśli e-mail ma kluczowe znaczenie dla firmy, oznacz go gwiazdką.
• Jeśli już go nie potrzebujesz, usuń go.

Ukończenie każdego przeczytanego e-maila jest kluczem do zachowania porządku w skrzynce odbiorczej i mózgu.

4. Zamknij swojego klienta poczty e-mail

Tak, możesz kontynuować pracę na komputerze bez utrzymywania działającej aplikacji poczty e-mail. Po sprawdzeniu i odpowiedzi na e-maile zamknij aplikację i skup się na wykonywaniu zadań.

Poinformuj rodzinę, przyjaciół, współpracowników i klientów, że e-mail nie jest najlepszym sposobem skontaktowania się z Tobą w celu uzyskania natychmiastowej odpowiedzi.

Gdy zdadzą sobie z tego sprawę, będą mieli wobec Ciebie ograniczone oczekiwania dotyczące odpowiedzi na e-mail. Możesz korzystać z różnych innych aplikacji do obsługi wiadomości błyskawicznych w telefonie lub laptopie, aby pozostać w kontakcie z rodziną i współpracownikami.

5. Utrzymuj krótkie odpowiedzi e-mail

Jeśli masz zwyczaj pisania długich e-maili, przestań marnować czas i przełącz się na pisanie krótkich wiadomości e-mail. Upewnij się, że Twoje e-maile są na temat, a Twoje zapytanie znajduje się w pierwszym wierszu, aby uniknąć nieporozumień. Większość e-maili możesz zakończyć w kilku zdaniach, a ich zwięzłość sugeruje, że cenisz czas wszystkich, w tym swój własny.

Tylko kilka e-maili będzie wymagało dłuższej odpowiedzi i możesz je łatwo zachować w kategorii „odpowiedz później”. Jeśli to możliwe, możesz wysyłać takie odpowiedzi w formie wiadomości audio.

6. Powiedz nie dla powiadomień e-mail

Powiadomienia są główną przyczyną rozpraszania uwagi współczesnego profesjonalisty. Błędem byłoby zakładać, że wszystkie powiadomienia pochodzą z mediów społecznościowych.

Alerty e-mail pojawiają się również od czasu do czasu, powodując zakłócenie normalnego przepływu pracy. Po włączeniu powiadomień e-mail zamknięcie aplikacji lub karty nie pomoże.

Jeśli jesteś rozproszony przez każde nowe powiadomienie e-mail i jesteś zajęty sprawdzaniem swojej skrzynki odbiorczej, lepiej wyłączyć nowe powiadomienie e-mail. Pomoże Ci skoncentrować się na zadaniu, zwłaszcza na tych, które wymagają pełnej uwagi.

7. Spróbuj aktywować Weekendowe Autoresponder

Ta metoda jest niezbędna, jeśli jesteś freelancerem lub solopreneurem. Autoresponder chroni Cię przed wyobcowaniem ze wszystkich, jednocześnie ignorując e-maile dla spokoju ducha.

Utwórz przemyślane i pouczające autorespondery, które zajmą się wszystkimi e-mailami, które otrzymasz w weekendy lub wakacje.

Związane z: Aplikacje na Androida do konfigurowania automatycznych odpowiedzi na wszystko

8. Przestań sprawdzać pocztę e-mail na smartfonie

Ten punkt może cię przestraszyć FOMO. Zastanów się jednak dwa razy, czy naprawdę potrzebujesz klienta poczty e-mail zainstalowanego w telefonie, czy nie. Zamiast otrzymywać wiadomości e-mail, możesz korzystać z większej liczby aplikacji do komunikacji błyskawicznej, takich jak Slack w telefonie. Zostawmy e-mail na pulpicie i ciesz się krótką przerwą bez obaw.

9. Doceń swoją przestrzeń w skrzynce odbiorczej

Być może korzystasz z bezpłatnego klienta poczty e-mail, ale to nie znaczy, że pozwolisz, aby Twoja skrzynka odbiorcza była zaśmiecona niechcianymi wiadomościami e-mail. Jeśli subskrybujesz strony internetowe, które bombardują Cię przez cały dzień wyprzedażami i ofertami promocyjnymi, czas podjąć pewne działania.

Wiele promocyjnych e-maili trafia na Twoje e-maile, ponieważ w pierwszej kolejności udzieliłeś im zgody. Zrezygnuj więc z subskrypcji stron, którymi już nie jesteś zainteresowany.

Zastanów się też dwa razy, zanim następnym razem zapiszesz się do newslettera. Dzięki temu nie musisz tracić czasu na wyszukiwanie ważnych e-maili lub usuwanie niepotrzebnych e-maili.

10. Oddziel swoje osobiste i biznesowe konta e-mail

Może to wyglądać na coś, o czym wszyscy wiemy, ale zawsze znajdą się osoby, które otrzymają zarówno profesjonalne, jak i osobiste wiadomości e-mail w tej samej skrzynce odbiorczej. Jeśli jesteś jednym z nich, najwyższy czas stworzyć różne e-maile do celów osobistych i zawodowych.

Staraj się nie sprawdzać swojej osobistej poczty e-mail w godzinach pracy (chyba że spodziewasz się otrzymania ważnej wiadomości e-mail). Podobnie unikaj sprawdzania oficjalnej poczty poza godzinami pracy. W ten sposób możesz zachować zdrową równowagę między życiem zawodowym a prywatnym, co ostatecznie przyczyni się do Twojej produktywności.

Pracuj wydajnie bez zakłócania swojej skrzynki odbiorczej

Mimo że poczta elektroniczna przyniosła rewolucyjną zmianę w sposobie komunikowania się, zwracanie na nią zbyt dużej uwagi może być zarówno rozpraszające, jak i destrukcyjne. Ograniczając swoją uwagę do skrzynki odbiorczej, możesz nadal koncentrować się na codziennych zadaniach.

8 najlepszych sposobów zarządzania zadaniami w Chrome

Czy możesz używać przeglądarki Chrome do zarządzania zadaniami? Wypróbuj te rozszerzenia do zarządzania zadaniami, aby zarządzać listami zadań (zespołu) i śledzić swoją produktywność.

Czytaj dalej

O autorze