6 prostych sposobów na zwiększenie produktywności spotkań

Ułatwiając produktywne spotkania, możesz w pełni wykorzystać wszystkich członków swojego zespołu. Produktywne spotkania pomogą przyspieszyć realizację projektów.

Jednak może być trudno wiedzieć, jak go skutecznie zastosować. Te wskazówki pomogą Ci zorganizować spotkania zespołu, które będą zarówno produktywne, jak i interesujące!

1. Dowiedz się, jaki jest cel

Najlepszym sposobem na rozpoczęcie spotkania jest upewnienie się, że wszyscy wiedzą, jaki właściwie jest cel. Zwyczajowa praktyka organizowania cotygodniowych spotkań jest powszechna, z przyzwyczajenia.

Jeśli jednak nie jesteś w stanie określić celu spotkania, prawdopodobnie nie ma potrzeby organizowania tego spotkania w pierwszej kolejności.

2. Uwzględnij wszystkich członków zespołu

Praca zespołowa wymaga posiadania różnych perspektyw i opinii na ten sam temat/cel. Ułatwia to opracowywanie różnego rodzaju rozwiązań i wybieranie tego, które przyniesie najlepszy efekt.

Bez względu na to, ilu masz członków zespołu, ważne jest, aby wszyscy byli zaangażowani w spotkanie. Plan pozwala Twojemu zespołowi przygotować się z wyprzedzeniem.

Na początku spotkania dobrze jest określić politykę „bez przerw”. Często bardziej energetyzowana grupa może przemawiać do innych, tym samym ich zamykając.

3. Być w stanie odróżnić fakty od opinii

Wszyscy mają różne zdania na ten sam temat lub problem. Podejmując decyzje, które wpłyną na wynik projektu, powinieneś mieć jasność co do danych i faktów.

W ten sposób możesz uwzględnić te fakty w pomysłach członków zespołu. Zapisz fakty na tablicy, aby nie pogubiły się w dyskusji. Pomoże to utrzymać przebieg spotkania!

Związane z: Podstawowe wskazówki dotyczące wideokonferencji online

4. Niech spotkanie będzie angażujące

Utrzymanie zaangażowania wszystkich może być trudne, nawet jeśli Twój zespół jest bardzo zainteresowany treścią spotkania. Dotyczy to zwłaszcza kilkugodzinnych spotkań w większym zespole. Musisz znaleźć sposób, aby spotkania były interesujące dla wszystkich.

Na przykład możesz użyć różnych formatów, aby utrzymać zaangażowanie zespołu. Dołącz jednego prezentera, mini nagrody za dobrze wykonaną pracę lub dobry pomysł, działanie, które będzie wymagało udziału wszystkich, lub ułatwioną dyskusję grupową.

Włączając interaktywne momenty, członkowie Twojego zespołu dołożą starań, aby wziąć udział i zwrócić większą uwagę na spotkanie.

5. Podejmuj decyzje i przydzielaj zadania

Chociaż nie wszystkie spotkania będą wymagały podejmowania decyzji, wiele z nich to zrobi. W takim przypadku powinieneś podejmować jasne decyzje, a nie tylko się powtarzać.

Jeśli nie możesz podjąć jasnej decyzji, ponieważ potrzebujesz więcej informacji, możesz przydzielić kogoś z zespołu, aby zebrał te informacje i zaprezentował je na następnym spotkaniu.

Jeśli chcesz, aby Twój projekt odniósł sukces, musisz przypisać różne zadania poszczególnym osobom lub grupom ludzi. Przydzielając osoby i grupy do zadania, pamiętaj o podaniu terminu. Dzięki temu będzie dużo jaśniejsze, kto jest za co odpowiedzialny.

Związane z: Jak radzić sobie ze zmęczeniem powiększeniami

6. Zbierz swój zespół razem

Aby spotkanie było produktywne i przyjemne, musisz mieć dobre relacje robocze z członkami swojego zespołu. Wybór osób, które dobrze reagują w środowisku zespołowym, jest ważnym elementem dokonywania właściwego wyboru dla Twojego zespołu.

Małe grupy Twojego zespołu, które się ze sobą nie zgadzają, mogą powodować wiele problemów, gdy te grupy są przydzielane do wspólnej pracy nad większymi projektami.

Dlatego zabawne gry podczas spotkań mogą poprawić nastrój. Może również pomóc członkom zespołu lepiej się dogadać.

Wydobądź jak najwięcej ze spotkań zespołu

Spotkania są najlepszą okazją, podczas której zespoły mogą się spotykać, dzielić się opiniami i pomysłami, kończyć projekty i osiągać świetne wyniki. Wymienione powyżej wskazówki pomogą Ci zapewnić sprawny przebieg spotkań.

Istnieje kilka aplikacji i programów, które mogą ułatwić Ci życie podczas konfigurowania spotkań online, takich jak Microsoft Teams, Jitsi Meet, Taskade i inne.

6 najlepszych darmowych narzędzi do spotkań online do współpracy z zespołem

Oto kilka świetnych bezpłatnych narzędzi do spotkań online, które umożliwiają współpracę i czatowanie ze współpracownikami, bez względu na to, gdzie się znajdują.

Czytaj dalej

O autorze