Przewodnik po zarządzaniu zadaniami online: 10 wskazówek dotyczących wyboru odpowiedniej aplikacji

Podczas nowej normy liczba aplikacji do zarządzania projektami online i offline wzrosła wielokrotnie. W dzisiejszych czasach istnieją setki aplikacji, które mogą pomóc w efektywnym kierowaniu projektem biznesowym podczas zarządzania zespołem współpracowników.

Jeśli jesteś zainteresowany zakupem oprogramowania do zarządzania zadaniami, powinieneś sprawdzić, czy aplikacja jest wystarczająco elastyczna i skalowalna, aby spełnić Twoje cele. Czytaj dalej, aby dowiedzieć się, jak wybrać odpowiedniego menedżera zadań online.

Co to jest oprogramowanie do zarządzania zadaniami online?

Projekt biznesowy obejmuje wiele zadań zależnych lub niezależnych. Każdy członek zespołu jest odpowiedzialny za jedno lub więcej zadań. Wiele zadań obejmuje wiele dat rozpoczęcia i zakończenia, budżet czasu, budżet kosztów, alokację zasobów, przypomnienia, raporty, dokumenty itp.

Kiedy zaawansowane oprogramowanie komputerowe zarządza wszystkimi tymi aspektami projektu, jest znane jako oprogramowanie do zarządzania zadaniami. Wybuch pandemii przekonał tysiące firm do pracy zdalnej. W rezultacie aplikacje do zarządzania zadaniami są teraz online i hostowane na serwerach w chmurze.

Związane z: Plusy i minusy używania programu Microsoft Excel jako narzędzia do zarządzania projektami

Standardowe funkcje aplikacji do zarządzania zadaniami online

Wraz ze wzrostem zapotrzebowania na aplikacje do śledzenia zadań online, wiele firm zajmujących się usługami IT i programami oferuje wszechstronne aplikacje do zarządzania projektami. Jednak większość z tych aplikacji zawiera zestaw standardowych funkcji niezbędnych do podstawowego zarządzania projektami. Funkcje te są następujące:

1. Rozbudowana przeglądarka listy zadań

Większość aplikacji do zarządzania zadaniami online zawiera ekran widoku zadań. Tutaj możesz zobaczyć wszystkie zadania i podzadania dowolnych trwających lub ukończonych projektów.

2. Tablica Kanban

Zaawansowana aplikacja do zarządzania zadaniami online będzie zawierać tablicę Kanban do wdrożenia Kanban do efektywnego zarządzania projektami na poziomie indywidualnym lub organizacyjnym. Aplikacje cyfrowo wizualizują tablice Kanban, które pokazują kolumny dla W oczekiwaniu, W trakcie, i Zakończony statusy i karty zadań jako zadania rzeczywiste.

3. Wykres Gantta

Wykres Gantta to podstawowa funkcja zarządzania projektami w dowolnej aplikacji do śledzenia zadań online. Wykresy Gantta ilustrują postęp projektu poprzez skumulowany poziomy wykres słupkowy. Może również wizualizować zależności zadań, spędzony czas i aktualny stan zadań.

4. Powiadomienie e-mail lub aplikacja do obsługi wiadomości

Aplikacje do zarządzania projektami online również kładą nacisk na utrzymanie wszystkich na bieżąco, oferując aktualizacje statusu projektu i aktywności w czasie rzeczywistym. Za każdym razem, gdy aplikacja wykryje jakiekolwiek zmiany na liście zadań, natychmiast powiadamia przydzielony zasób i właściciela projektu.

5. Śledzenie czasu

Aplikacje do zarządzania zadaniami online są wyposażone w automatyczny program pomiaru czasu, który pozwala śledzić godziny pracy, wykorzystanie zasobów, budżet projektu, godziny rozliczeniowe itp. Właściciele projektów mogą podejmować decyzje w czasie rzeczywistym, obserwując wydajność wykorzystania czasu projektu.

Związane z: Najlepsze alternatywy dla aplikacji do śledzenia czasu Toggl

Większość aplikacji do zarządzania zadaniami online zawiera opcje tagowania zadań i filtrowania. Właściciel projektu może ustawić określone tagi, takie jak priorytetowa praca, dział odpowiedzialny, określone umiejętności, termin dostawy, faza rozwoju itp. Członkowie zespołu mogą łatwo odfiltrować zadania na podstawie tych tagów, aby znaleźć właściwe zadanie.

7. Komunikacja zespołu lub klienta

Standardowe aplikacje do zarządzania zadaniami online zaczęły oferować sekcję do komunikacji wewnętrznej i zewnętrznej. Te aplikacje obejmują moduły takie jak wideokonferencje, połączenia głosowe i wiadomości tekstowe.

8. Generowanie raportów, przechowywanie plików i udostępnianie

Aplikacje do zarządzania zadaniami oferują również narzędzia do tworzenia raportów w celu wizualizacji wydajności projektu, budżetu zasobów, niewydajnych zasobów, problemów z zadaniami, wąskich gardeł projektu itp.

Możesz także eksportować raporty jako arkusze kalkulacyjne lub PDF i wysyłać je e-mailem do zespołu lub klienta. Te aplikacje umożliwiają również współpracownikom projektu przechowywanie i bezpieczne udostępnianie krytycznych plików związanych z projektem.

Związane z: Najlepsze funkcje nTask do bezproblemowego zarządzania projektami

Wskazówki dotyczące wyboru najlepszej aplikacji do zarządzania zadaniami

Oprogramowanie do zarządzania zadaniami może zwiększyć ogólną produktywność i roczne przychody dla firm dowolnej wielkości. Jednak freelancerzy, indywidualni przedsiębiorcy i małe firmy muszą wybrać najlepszą aplikację do zarządzania zadaniami, która upraszcza zadanie i nie powoduje dodatkowego obciążenia pracą.

Oprócz powyższych standardowych funkcji, musisz również poszukać funkcji o wartości dodanej. Oto najważniejsze wskazówki, które pomogą Ci kupić idealną aplikację do zarządzania zadaniami online:

Na poziomie zespołu lub projektu może wystąpić konflikt interesów między współpracownikami. Aplikacja powinna umożliwiać centralną kontrolę właścicielowi projektu i lokalną kontrolę dla partnerów. Administrator projektu powinien mieć możliwość personalizacji dostępu do narzędzia w zależności od możliwości współpracownika.

2. Kontrola prywatności i poufności

W większości projektów freelancerów lub projektów na poziomie przedsiębiorstwa zachowanie poufności danych osobowych i własności intelektualnej jest wyzwaniem. Powinieneś poszukać oprogramowania do zarządzania zadaniami, które rozwiązuje problemy związane z prywatnością danych.

3. Bezpieczeństwo platformy w chmurze

Najlepsza aplikacja do zarządzania zadaniami powinna szyfrować wszystkie wychodzące i przychodzące dane zgodnie z najnowszymi protokołami bezpieczeństwa komunikacji internetowej. Szyfrowanie powinno również działać, gdy aplikacja jest w stanie spoczynku. Musisz poszukać funkcji bezpieczeństwa, takich jak:

• System zarządzania tożsamością i dostępem (IAM).
• Aplikacja jest zgodna z RODO, DSGVO i SOC2.
• Advanced Encryption Standard (AES) 256-bitowe szyfrowanie SSL.

4. Przypisanie zadań i powiadomienie

Wydajny tracker zadań online powinien umożliwiać członkom zespołu przypisywanie zadań do ich wiadra z centralnej listy zadań. Dodatkowo funkcje, takie jak kierownik projektu przypisujący zadanie do określonego zasobu w zależności od zestawu umiejętności, dodadzą wartości narzędzia.

Gdy właściciel projektu przypisuje zadania lub gdy zasób żąda zadań, powinien powiadomić osoby odpowiedzialne.

5. Synchronizuj z kalendarzem osobistym

Ponieważ trend pracy zdalnej rośnie, zdecydowanie zaleca się synchronizację aplikacji do śledzenia zadań online z osobistym kalendarzem. Jeśli możesz zobaczyć wszystkie osobiste i zawodowe codzienne zadania na jednym ekranie, będziesz skuteczniej zapewniać wysoką produktywność.

6. Integracja z aplikacjami innych firm

Najlepsza aplikacja do zarządzania zadaniami powinna umożliwiać bezproblemową integrację z innymi aplikacjami, takimi jak grafika projektowanie, arkusz kalkulacyjny, edytor tekstu, klient poczty e-mail, przesyłanie wiadomości, wideokonferencje, cyfrowe tablica itp. Integracja z profesjonalnymi aplikacjami umożliwia znalezienie wszystkich zasobów związanych z projektem w jednym miejscu.

7. Kompatybilność z wieloma urządzeniami

Poszukaj narzędzia do śledzenia zadań online, które pozwala zalogować się z dowolnego urządzenia, takiego jak Windows, macOS, Android, iPhone, Blackberry, Chrome OS itp. Zyskasz większy stosunek jakości do ceny, jeśli aplikacja pozwala na zapisywanie postępów na jednym urządzeniu i płynne rozpoczęcie pracy na innym urządzeniu.

8. Analityka oparta na sztucznej inteligencji

Niektóre aplikacje do zarządzania zadaniami mają również wbudowaną sztuczną inteligencję, która generuje analizy wysokiego poziomu dotyczące wcześniejszych projektów. Biorąc spostrzeżenia z takich raportów, możesz efektywniej planować przyszłe projekty przy mniejszym budżecie.

9. Dostęp do obsługi klienta

Obecnie większość aplikacji oferuje obsługę klienta za pośrednictwem czatu, poczty e-mail i telefonu. Kupując aplikację do śledzenia zadań online, sprawdź, czy deweloper zapewnia odpowiednie usługi wsparcia ogólnego i technicznego.

10. Struktura taryf

Poszukaj aplikacji do zarządzania zadaniami online, która oferuje elastyczną strukturę cen. Uzyskaj podstawowy plan budżetu, gdy jesteś początkującym zespołem, i zwiększaj skalę wraz ze wzrostem projektów i zasobów.

Czy aplikacja do zarządzania zadaniami online jest dla Ciebie odpowiednia?

Wyszukiwanie najlepszej aplikacji do zarządzania zadaniami online może zająć wiele godzin Twojej produktywności. Możesz postępować zgodnie z powyższymi wskazówkami, aby uzyskać idealne oprogramowanie do zarządzania zadaniami dla swojej firmy i uniknąć utraty cennego czasu.

ClickUp a Asana: co jest lepsze do zarządzania projektami?

Istnieje wiele opcji oprogramowania do zarządzania projektami, oto kilka wskazówek, które pomogą Ci wybrać między Asaną a ClickUp.

Czytaj dalej

O autorze