Użyj tych nowych funkcji Kalendarza Google, aby zoptymalizować godziny pracy zdalnej

Podczas pracy zdalnej zarządzanie niekończącymi się obowiązkami zabiera Twój czas i energię. Aby rozwiązać ten problem zarządzania czasem, w Internecie dostępnych jest mnóstwo przydatnych narzędzi. Ale Kalendarz Google to jedno z bardziej popularnych narzędzi do optymalizacji czasu i eliminacji marnowania czasu.

W tym artykule przedstawimy Ci kilka fajnych funkcji, sztuczek i rozszerzeń, których możesz użyć, aby w pełni wykorzystać godziny pracy zdalnej z Kalendarzem Google.

Nowe funkcje Kalendarza Google

Google stale aktualizuje Google Workspace (wcześniej G Suite) i dodaje nowe funkcje do swoich aplikacji, w tym Kalendarz. Omówmy niektóre z tych funkcji i ich zalety.

1. Zaplanuj wydarzenia w kalendarzu z czatu

Wysyłając wiadomości do współpracowników lub klientów w Czacie Google, możesz zaplanować wydarzenia w Kalendarzu Google bezpośrednio, bez opuszczania Czatu. Ta przydatna funkcja oszczędza mnóstwo czasu i kłopotów ze zmienianiem kart od czasu do czasu.

Jest dostępny dla wszystkich użytkowników Google, niezależnie od ich abonamentu Workspace. Na pasku tworzenia czatu znajduje się

kalendarz Ikona. Kliknięcie go otworzy Kalendarz w panelu bocznym (na pulpicie) z wydarzeniem. Domyślnie doda wszystkich członków czatu jako uczestników, ale zawsze możesz wprowadzić zmiany.

2. Zaplanuj pokoje podgrup w Google Meet

Ta funkcja umożliwia wcześniejsze skonfigurowanie pokoi podgrup w Google Meet w Kalendarzu Google. Dzięki wstępnemu zaplanowaniu pokoi podgrup możesz zmaksymalizować czas spotkania i uniknąć kłopotów z tworzeniem pokoi podczas rozmowy.

Opcja konfigurowania pokoi podgrup w Meet jest dostępna dla wszystkich użytkowników z wyjątkiem użytkowników Workspace Business Starters, Education Fundamentals i G Suite Basic. To artykuł o planowaniu sal spotkań w Google Meet poprowadzi Cię, jak to zrobić.

3. Udostępniaj swoją dostępność łatwo i precyzyjnie

Praca zdalna umożliwia ustawienie godzin pracy. Jednak informowanie współpracowników o stale zmieniającej się dostępności staje się wyzwaniem.

Teraz możesz informować współpracowników o swojej dostępności, korzystając z dwóch nowych opcji w Kalendarzu Google: powtarzania wpisów o nieobecności i dzielenia czasu pracy na wiele segmentów dziennie. Podczas włączania wpisów o nieobecności możesz wybrać, czy odrzucać wszystkie spotkania, czy tylko nowo dodane.

4. Zobacz sugestie dotyczące czatu Google na podstawie wydarzeń z Kalendarza Google

Gdy masz zaplanowane spotkanie w Kalendarzu Google, Czat wyświetli skrót propozycji czatu u góry czaty Sekcja. Ten skrót pojawi się 10 minut przed wydarzeniem i pozostanie tam przez 10 minut po wydarzeniu/spotkaniu.

Dzięki tej funkcji możesz bez problemu udostępniać pliki i dokumenty uzupełniające. Aktualizowanie uczestników o wszelkich zmianach w czasie lub programie również stało się łatwiejsze dzięki tej funkcji. Wszyscy, z wyjątkiem użytkowników z kontami osobistymi, mogą korzystać z tej funkcji.

5. Wspólne wyświetlanie kalendarza osobistego i biznesowego (Android 11 i nowsze)

Ta była prawdopodobnie najbardziej potrzebną funkcją w Kalendarzu Google. Zamiast przełączać się między kalendarzami osobistymi i służbowymi, wyświetlasz oba kalendarze jednocześnie.

O ile nie udostępniłeś swojego osobistego kalendarza kontu służbowemu, administrator lub Twoi współpracownicy nie zobaczą Twoich osobistych zobowiązań. Chociaż wszyscy użytkownicy Google mogą korzystać z tej funkcji, jest ona dostępna tylko na urządzeniach z Androidem 11 lub nowszym.

Uwaga: Zarówno administrator, jak i użytkownicy powinni włączyć tę funkcję, zanim jakikolwiek użytkownik będzie mógł z niej korzystać.

6. Otrzymuj powiadomienia, gdy ktoś zasubskrybuje Twój kalendarz

Subskrybując kalendarz udostępniony współpracownika, możesz być na bieżąco ze zmianami wprowadzanymi przez niego w swoim kalendarzu.

Dążąc do zapewnienia przejrzystości, Google ogłosił, że teraz otrzymasz wiadomość e-mail, jeśli którykolwiek z Twoich współpracowników zasubskrybuje Twój Kalendarz. Ta funkcja jest dostępna dla wszystkich użytkowników.

7. Obsługa wielu punktów końcowych Exchange w Kalendarzu Google

Wraz z wprowadzeniem Kalendarz Intertop Możesz zsynchronizować swój Kalendarz Google Work z wieloma punktami końcowymi Microsoft Exchange i wzajemnie sprawdzać swoją dostępność. Ta funkcja działa na lokalnych serwerach Exchange i serwerach Exchange online.

Wszyscy użytkownicy z obu stron będą mogli przeglądać swoje kalendarze, ale nadal możesz ukryć dowolne wydarzenie, oznaczając je jako niewidoczne.

Ta funkcja jest dostępna dla wszystkich użytkowników Google z wyjątkiem Workspace Essentials, klientów G-Suite Non-profit i Enterprise Essentials.

Związane z: Narzędzia do synchronizacji Microsoft Outlook z Kalendarzem Google

Inne przydatne funkcje w Kalendarzu Google

Oprócz nowych funkcji, które opisaliśmy powyżej, Kalendarz Google ma również zestaw innych funkcji, które mogą ułatwić pracę zdalną. Oto zestawienie większej liczby funkcji Kalendarza Google, z których warto korzystać podczas pracy w domu.

1. Planuj spotkania Zoom bezpośrednio z Kalendarza Google

Rozszerzenie przeglądarki Zoom Scheduler, opracowane przez firmę Zoom, umożliwia wstępne planowanie spotkań Zoom bezpośrednio z Kalendarza Google.

Podczas konfigurowania nowego wydarzenia w Kalendarzu Google zobaczysz opcję wcześniejszego skonfigurowania spotkania Zoom, tak jak w przypadku rozmowy w Google Meet. Zoom zbierze wszystkie informacje z wydarzenia w kalendarzu i poda link do spotkania. To prosta funkcja, ale prawdziwa oszczędność czasu.

Ściągnij: Harmonogram powiększenia dla Chrom | Perspektywy | Firefox (Wolny)

2. Wyślij plan do siebie e-mailem

Niezależnie od tego, czy jesteś roztrzepanem, czy bardzo zorganizowaną osobą, chciałbyś otrzymać poranny e-mail z planem dnia. Na szczęście Google daje Ci taką możliwość. Włączając tę ​​opcję w Kalendarzu Google, codziennie o 5:00 rano będziesz otrzymywać harmonogram dnia w swojej skrzynce odbiorczej.

3. Użyj funkcji Znajdź czas, aby zaplanować spotkania

Gdy Twój zespół pracuje zdalnie, znalezienie przedziału czasowego na spotkania staje się trudne. Dzięki tej inteligentnej funkcji Google sprawdzi kalendarze uczestników i pokaże Ci dostępne miejsca. Dzięki temu możesz szybko umawiać się na spotkania, nie martwiąc się o dostępność uczestników.

4. Twórz wydarzenia kalendarza z wiadomości e-mail

Otrzymałeś e-mail ze szczegółami wydarzenia? Dodaj go bezpośrednio do Kalendarza Google, klikając ikonę z trzema kropkami nad e-mailem i oszczędzaj czas.

5. Użyj Toggl do śledzenia czasu w kalendarzu

Pracując zdalnie, ważne jest, aby śledzić, ile czasu faktycznie poświęciłeś na uczestnictwo w spotkaniach lub spotkaniach, zwłaszcza jeśli otrzymujesz wynagrodzenie za godzinę. W takim przypadku możesz użyć Toggl do śledzenia całkowitego czasu spędzonego na wydarzeniach w Kalendarzu Google.

Ściągnij: Przełącz dla Chrom | Firefox (Bezpłatny, dostępna subskrypcja)

Użyj tych funkcji, aby pracować inteligentnie

Niezależnie od tego, czy pracujesz zdalnie, czy w firmie, Kalendarz Goggle to świetne narzędzie do współpracy z zespołem. Te nowe funkcje jeszcze bardziej ułatwiły pracę zdalną, pozwalając pozostać na zadaniu i śledzeniu.

Chociaż wszystkie wymienione powyżej sztuczki i rozszerzenia mogą zwiększyć Twoją produktywność, nie możesz w pełni wykorzystać swojego czasu, dopóki nie nauczysz się korzystać ze skrótów klawiaturowych w Kalendarzu Google.

Kalendarz Google: każdy skrót klawiaturowy, którego potrzebujesz

Zarządzaj swoim Kalendarzem Google jak profesjonalista dzięki tej bezpłatnej ściągawce w formacie PDF.

Czytaj dalej

O autorze