Jak przygotować listy zadań do wykonania za pomocą macierzy Eisenhowera

Możesz zwiększyć swoją produktywność, odpowiednio planując zadania i minimalizując czynniki rozpraszające. Ale jak ustalić priorytety zadań? Umieszczenie wszystkiego na liście rzeczy do zrobienia gwarantuje, że najpierw wykonujesz najważniejsze zadania, a następnie te drugorzędne.

Gdy masz już listę wszystkich zadań, poświęć trochę czasu na ich uporządkowanie i ustalenie priorytetów, aby upewnić się, że wykonujesz właściwe czynności we właściwym czasie. W tym artykule dowiesz się, jak ustalać priorytety zadań w zależności od ilości uwagi, jakiej wymagają i jak możesz wykorzystać zasadę Eisenhowera, aby je poprawnie wykonać.

Różne rodzaje uwagi

Zanim nadasz priorytet zadaniom, przyjrzyjmy się różnym rodzajom uwagi, jakiej wymaga każde zadanie.

1. Proaktywna uwaga: Jest to rodzaj uwagi, na którą należy się skupić i podtrzymywać, aby wykonać najtrudniejsze lub najbardziej złożone zadania. Pisanie pracy magisterskiej, wysyłanie e-maili z propozycjami projektów, rozwiązywanie problemu akademickiego, tworzenie wideo na youtube to zadania, które wymagają największej uwagi. Aby wykonać te zadania, musisz zachować proaktywną uwagę.

2. Aktywna uwaga: Aktywna uwaga odnosi się do uważnej uwagi wymaganej przy codziennych powtarzalnych zadaniach na średnim poziomie. Większość drobnych codziennych czynności, takich jak planowanie spotkań w kalendarzu Google, wysyłanie oczekujących wiadomości e-mail, wysyłanie ważnych dokumentów do współpracowników, wymaga aktywnej uwagi. Chociaż nie tworzysz czegoś proaktywnie, nadal potrzebujesz trochę uwagi, aby załatwić sprawę.

3. Nieaktywna uwaga: W przypadku stosunkowo łatwych zadań, które można zautomatyzować, wymaga minimalnej uwagi. Usuwanie spamu z poczty, anulowanie wersji roboczych wiadomości e-mail, wysyłanie zaproszeń na wydarzenia do listy współpracowników - wszystkie te czynności wymagają jednego kliknięcia. Do takiego zadania nie potrzebujesz odpowiedniej aktywnej uwagi.

Priorytetyzacja zadań według poziomu uwagi

Nadawanie priorytetów zadaniom zgodnie z wymaganym poziomem uwagi to doskonały sposób na sporządzenie listy codziennych czynności.

Wszystkie zadania, które wymagają aktywnej uwagi, z pewnością mają dla Ciebie duże znaczenie. Warto poświęcić tym zadaniom więcej czasu, więc to one powinny być tymi, od których zaczynasz swój dzień. Postaraj się również przeznaczyć na te czynności najbardziej skoncentrowane i świeże godziny dnia. Chwytanie filiżanki kawy i zakładanie słuchawek może pomóc w zachowaniu proaktywności.

Zadania wymagające nieaktywnej uwagi znajdują się pomiędzy działaniami proaktywnymi i nieaktywnymi. Możesz przydzielić te godziny w ciągu dnia, kiedy nie jesteś aktywny ani nieaktywny. Jeśli musisz zadzwonić do znajomego, poranek może nie być na to odpowiednią porą. Nie trać więc na takie zajęcia swoich aktywnych godzin.

Możesz zaplanować zadania, które wymagają tylko Twojej nieaktywnej uwagi, na te godziny w ciągu dnia, kiedy wchodzisz w strefę lenistwa. To idealny moment, aby szybko odhaczyć je na liście rzeczy do zrobienia. W ten sposób będziesz wykorzystywać swoje leniwe godziny na robienie czegoś produktywnego w miarę upływu dnia.

Zaimplementujmy powyższe koncepcje do nadaj priorytet swoim listom rzeczy do zrobienia w todoist. W tym celu spójrz na listę 6 zadań, które musisz wykonać w ciągu dnia.

Najwięcej uwagi wymaga powyższa lista zadań, napisanie scenariusza i nakręcenie filmu na YouTube. Więc kliknij oba te zadania i ustaw priorytet na jeden.

1. Kliknij trzy kropki przed każdym zadaniem.

2. Ustaw priorytet do czerwonej flagi.

Zobaczysz, że wszystkie zadania z priorytetem pierwszym zostaną przesunięte nad wszystkie inne zadania.

Spotykając się z szefem i dzwoniąc do przyjaciela, nie musisz być proaktywny. Nie możesz jednak robić obu tych rzeczy, gdy jesteś leniwy i ospały. Dlatego ustaw te zadania jako drugi priorytet, wybierając pomarańczową flagę w ustawieniach priorytetów.

Wysyłanie e-maili z zaproszeniami do współpracowników i przesyłanie danych do MS-Excel to dwa zadania, które wymagają Twojej nieaktywnej uwagi. Więc ustaw je w swoim drzewie priorytetów, wybierając niebieską flagę z ustawień priorytetów.

W ten sposób możesz nadać priorytet zadaniom na liście zadań, decydując, co będzie proaktywne, nieaktywne i aktywne. Tylko poświęcenie uwagi odpowiedniej do każdego zadania wymaga osiągnięcia celów związanych z wydajnością.

Po ustaleniu priorytetów codziennych zadań i zrozumieniu uwagi, której każdy z nich wymaga, nadszedł czas, aby dopasować je do rzeczywistego dnia pracy. Metoda Eisenhowera to dobrze znana metoda, która uczy, jak radzić sobie z różnymi typami rutynowych zadań.

Związane z: Najlepsze aplikacje do zrobienia, aby skupić się na zadaniach

Wprowadzanie zadań do codziennego harmonogramu za pomocą macierzy Eisenhowera

Według Eisenhowera wszystkie zadania można podzielić na cztery różne kategorie w zależności od tego, jak ważne i pilne są. Następnie albo robisz to natychmiast, delegujesz, odkładasz lub całkowicie porzucasz.

Omówmy pokrótce każdą z tych kategorii:

1. Zrób to: Odnosi się do wykonania zadania, którego nie możesz uniknąć. Znając jego znaczenie i wrażliwość na czas, natychmiast go uzupełniasz.
2. Przekaż to: Przekazujesz to zadanie komuś innemu, a on się nim zajmuje.
3. Odłóż to: Jednak chcesz zrobić to sam później w ciągu dnia. Są to zadania, które możesz odłożyć na bok i odpowiednio zaplanować.
4. Zrzuć to: Odnosi się do porzucania zadań, które nie są warte twojego czasu, a te zadania są niczym innym jak rozproszeniem.

Oto jak metoda Eisenhowera odnosi się do zadań w todoist.

Nakręcenie filmu na YouTube to pierwsze zadanie, więc powinieneś Zrób to po pierwsze, ponieważ jest to twój priorytet. Twoim następnym priorytetem jest napisanie scenariusza, coś, co możesz delegat do twojego pisarza. Podobnie możesz delegować zadanie przesyłania danych do programu Excel.

Spotkanie z szefem i dzwonienie do znajomych może się opóźnić, więc odraczać te dwa zadania. Wreszcie, jeśli masz mało czasu, możesz wysypisko wysyłanie e-maili z zaproszeniami i robienie ich później.

To najprostszy i najskuteczniejszy sposób prawidłowego zarządzania rutyną pracy. W przeciwnym razie możesz być bardzo zajęty wykonywaniem zadań w niewłaściwym czasie nieefektywnie poza produktywnością.

Związane z: Ściągawka ze skrótami Todoist do zarządzania zadaniami

Wydobądź więcej ze swoich list rzeczy do zrobienia

Niezależnie od tego, czy jesteś porannym, czy nocnym marką, odfiltruj najbardziej efektywne godziny i przydziel je do zadań wymagających proaktywnej uwagi. Twoim priorytetem powinno być, aby nieaktywne i aktywne zadania nie odciągały Cię od tych proaktywnych.

Zacznij korzystać z aplikacji zwiększających produktywność, które pomogą Ci osiągać lepsze wyniki pod presją i zachować dyscyplinę.

Jak działać pod presją: 8 aplikacji zwiększających produktywność, które pomagają

Czas i presja mogą zwiększyć Twoją produktywność. Dodaj te przydatne aplikacje zwiększające produktywność do swojego przepływu pracy, aby uzyskać pozytywne wyniki!

Czytaj dalej

O autorze