Jak korzystać z macierzy 4 kwadrantów firmy Covey do efektywnego zarządzania czasem

Wśród wszystkich cennych aktywów, które posiadasz, czas jest najcenniejszy. W dzisiejszym szybko zmieniającym się świecie brak zarządzania czasem jest największym problemem, z jakim borykają się ludzie. Przy tak dużej ilości czasu spędzonego w pracy nie ma czasu na osobiste zajęcia.

Często czujesz się przytłoczony obowiązkami i zajęciami. Im więcej pracujesz, tym dalej się czujesz. Zamiast decydować, co chcesz zrobić, reagujesz na to, co dzieje się wokół ciebie.

Artykuł wyjaśnia, w jaki sposób można wykorzystać strategię czterech kwadrantów Coveya, aby skupić się na najważniejszych zadaniach i zwiększyć produktywność.

4 kwadranty Coveya

Strategia zarządzania czasem w 4 kwadrantach została stworzona przez Stevena Coveya. Jest autorem słynnej książki Siedem nawyków skutecznego działania. Macierz Coveya pomaga ustalać priorytety zadań w oparciu o dostępny czas, aby uzyskać optymalną wydajność.

Podstawową ideą tej strategii jest podzielenie twoich działań na cztery ćwiartki w zależności od ich ważności i pilności. Omówmy oba te terminy, zanim przejdziemy do samej strategii.

1. Ważny: Są to zadania lub cele, które najprawdopodobniej wpłyną na Twój długoterminowy sukces.

2. Pilne: Zadania pilne to takie, które wymagają natychmiastowego działania. Nie możesz ich opóźnić.

Cztery kwadranty macierzy zarządzania czasem

Oto cztery ćwiartki Macierzy Zarządzania Czasem:

1. P1: Pilne i ważne.

2. P2: Nie pilne, ale ważne.

3. P3: Pilne, ale nie ważne.

4. P4: Nie pilne i nieważne.

Nadając priorytety swoim zadaniom w czterech kwadrantach, możesz rozróżnić zadania, które ostatecznie mają znaczenie. Poniżej znajduje się krótki przegląd zawartości każdego kwadrantu.

P1: Pilne i ważne:

W macierzy zarządzania czasem Coveya ta ćwiartka znajduje się w lewym górnym rogu. Problemy i kryzysy wymagające natychmiastowej uwagi należą do kwadrantu pierwszego. Zaniedbywanie ich na dłuższą metę może być dla Ciebie problematyczne.

Przygotowanie prezentacji na ważne spotkanie, które rozpocznie się po niedługim czasie, to rodzaj zadania mieszczącego się w kwadrancie. To pilne, bo nie masz na to dużo czasu i ważne, bo musisz przygotować je przed rozpoczęciem spotkania.

Zadania obejmujące terminy, zadania szkolne, codzienne wysyłanie e-maili i podobne działania o bezpośrednim wpływie są pilne i ważne.

P2: Nie pilne, ale ważne:

W macierzy zarządzania czasem Coveya ten kwadrant znajduje się w prawym górnym rogu. W tym kwadrancie znajdziesz zadania, które bezpośrednio odnoszą się do twoich długoterminowych celów. Wymaga twojej dokładnej uwagi; jednak nie jest to pilne, ponieważ nie ma ograniczonego czasu na wykonanie tego zadania.

Jeśli masz długoterminowy cel, jakim jest budowanie swojej reputacji w biurze lub na zajęciach, może to nie być tak pilne; jednak nadal jest to ważne. Rozwijanie relacji, planowanie długoterminowe, rozwój osobisty, poprawa zdrowia i powiązane działania mieszczą się w tym kwadrancie.

P3: Pilne, ale nieważne:

Ten kwadrant znajduje się w lewym dolnym rogu matrycy zarządzania czasem Coveya. Wszystkie te czynności mogą wydawać Ci się pilne, ale możesz je usunąć z obiegu, ponieważ mają dla Ciebie minimalne znaczenie.

Załóżmy, że pracujesz nad ważnym projektem i otrzymujesz telefon od kolegi z prośbą o dołączenie do spotkania. Jeśli spotkanie jest nieplanowane i nie ma agendy, możesz je pominąć. Ponieważ ogólnie rzecz biorąc, nie będzie to miało żadnego pozytywnego wpływu na twoje życie.

Innymi słowy, wszystkie marnujące czas czynności mieszczą się w tym kwadrancie. Nieważne, czy są to nieważne telefony, czy wysyłanie e-maili, które nie wnoszą żadnej wartości.

P4: Nie pilne i nieważne:

W macierzy zarządzania czasem Coveya ten kwadrant znajduje się w prawym dolnym rogu. Do tej ćwiartki należą wszystkie czynności, które zabierają czas i nie przynoszą żadnej wartości. Możesz zaoszczędzić cenny czas, unikając tych obowiązków i przeznaczając go na bardziej wartościowe czynności.

Zadania, które wykonujesz dla samej rozrywki, takie jak oglądanie telewizji, przeglądanie sieci godzinami, plotkowanie o ludziach, nie są dla ciebie ani pilne, ani ważne.

Związane z: Sposoby realizacji celów związanych z zarządzaniem czasem

Korzyści z zastosowania macierzy zarządzania czasem Coveya:

1. Zwiększenie produktywności: Podążanie za macierzą zarządzania czasem zmienia sposób radzenia sobie z zadaniami, pomagając w lepszym ustalaniu ich priorytetów. Jeśli zmniejszysz ilość czasu spędzanego na zadaniach, możesz znacznie zwiększyć swoją produktywność.

2. Równowaga między życiem zawodowym a prywatnym: Dobrze planując, możesz skutecznie pozbyć się gorączkowej rutyny. W ten sposób możesz spędzać więcej czasu z przyjaciółmi i rodziną.

3. W pogoni za celami: Skierując swoją uwagę na ważne zadania, możesz przyspieszyć proces dążenia do celu.

4. Unika zakłopotania: Rozpoznając pilne zadania, możesz odróżnić je od mniej pilnych, aby lepiej dotrzymać terminów. W ten sposób unikniesz zakłopotania i ocalisz swoją reputację.

Znaczenie umieszczania zadań w prawym kwadrancie:

Nawet jeśli zrozumiesz tę strategię, konieczne jest przypisanie zadań do właściwych ćwiartek. Najlepiej byłoby, gdybyś określił wagę i pilność zadania przed dopasowaniem go do dowolnego kwadrantu. Upewnij się, że dobrze spędzasz czas, układając swoje zadania w różnych ćwiartkach, aby ułatwić ich sprawne wykonanie.

Związane z: Wskazówki dotyczące produktywności, które dają ogromne wyniki

Dobre zrozumienie macierzy zarządzania czasem jest warunkiem koniecznym prawidłowego jej wdrożenia. Wykorzystaj tę strategię do pracy nad swoim codziennym zadaniem, aby zobaczyć, czy to robi jakąkolwiek różnicę. Zarządzając czasem i stawiając się we właściwym miejscu, możesz znacznie zwiększyć swoją produktywność.

Bądź bardziej zorganizowany dzięki strategii zarządzania czasem Covey

Czterokwadrantowa macierz Coveya to jeden z najważniejszych i najbardziej znanych modeli w świecie zarządzania czasem. Prawidłowe przestrzeganie tej strategii pomoże Ci być bardziej produktywnym i aktywnym.

Doskonała organizacja i właściwe ustalanie priorytetów zadań pozwalają osiągnąć więcej w krótszym czasie. Możesz także określić, które zadania wymagają większej uwagi i odpowiednio je przydzielić.

Możesz jednak zmienić czas z czynności o niższej wartości na czynności o wyższej wartości, nawet jeśli ten czas jest niezastąpiony. Jeśli nadal masz problemy ze zorganizowaniem dnia, możesz poszukać innych strategii zarządzania czasem, takich jak zasada 80/20, aby uczynić siebie bardziej zorganizowaną osobą.

Użyj reguły zarządzania czasem 80/20, aby nadać priorytet swoim zadaniom

Jak maksymalizujesz swój czas? Jeśli już ustalasz priorytety, delegujesz zadania i nadal masz problemy z wykonaniem wszystkiego, powinieneś wypróbować regułę 80/20, znaną również jako zasada Pareto.

Czytaj dalej

O autorze