Jak skutecznie wyszukiwać pliki i foldery w Google Apps

Google stara się pomóc swoim użytkownikom być produktywnym, a jedną z funkcji, na którą należy zwrócić odpowiednią uwagę, jest funkcja wyszukiwania. Rażące wyszukiwanie w Gmailu lub Google Workspace i znajdowanie niczego w zamian może być niezwykle frustrujące.

Niektóre funkcje Google Workspace, takie jak Google Cloud Search, operatorzy i zaawansowane opcje wyszukiwania, mogą pomóc korporacjom, małym firmom, freelancerom, a nawet opinii publicznej wyjść z tego search-rut. Przyjrzyjmy się bliżej tym funkcjom i wskazówkom.

Użyj Google Cloud Search do zaawansowanych funkcji wyszukiwania

Cloud Search jest przeznaczone głównie dla dużych firm i małych firm. W przeszłości można było pobierać dodatki z Gmail Labs, które umożliwiały jednoczesne wyszukiwanie na różnych platformach, takich jak Dokumenty Google i Gmail. Jednak Gmail Labs już nie istnieje.

Dzięki Google Cloud Search możesz przeszukiwać swoje zapytanie na wszystkich platformach (Dokumenty, Arkusze, Gmail itp.) W tym samym czasie.

Możliwy jest bezpłatny okres próbny, a Cloud Search jest dostępny z Google Workspace lub jako płatna funkcja samodzielna. Ta funkcja jest szczególnie przydatna dla organizacji, które pracują zdalnie - ludzie mogą uzyskiwać dostęp do plików i wiadomości e-mail za pomocą tego samego paska wyszukiwania, zamiast przełączać karty.

Możesz także zintegrować pasek narzędzi Cloud Search z Witryny Google. W ten sposób możesz mieć dedykowaną witrynę internetową do wyszukiwania treści w Twojej organizacji.

Filtry Dysku Google i wyszukiwanie zaawansowane

Dysk Google to kolejne kompleksowe rozwiązanie do wyszukiwania dokumentów lub multimediów. Pasek wyszukiwania na Dysku Google jest podobny do pola wyszukiwania w Dokumentach i Arkuszach Google.

Oznacza to, że użyte tutaj operatory wyszukiwania działają również w Dokumentach lub Arkuszach Google.

1. Korzystanie z filtrów

Aby przefiltrować wyszukiwanie na dysku Google, po prostu kliknij rozwijana strzałka po prawej stronie paska wyszukiwania, a pojawi się okno wyszukiwania.

• Używając Rodzaj opcja, możesz filtrować pliki PDF, foldery, dokumenty, wideo, audio i tak dalej.
• Plik Właściciel Opcja służy do wyszukiwania pliku, gdy znasz adres e-mail właściciela.
• Lokalizacja jest używany, gdy chcesz określić folder pliku. (Np. „Kosz”, „Oznaczone gwiazdką” lub jakikolwiek inny folder).
• W Data modyfikacji, możesz wprowadzić ostatnią datę edycji pliku.
• Nazwa przedmiotu wyszuka konkretnie tytuł pliku.
• Zawiera słowa wyszuka plik z określonymi słowami kluczowymi.
• W Współdzielone z, wprowadź adres e-mail udostępnionego odbiorcy.

Kliknij Szukaj przycisk u dołu interfejsu, jeśli zgadzasz się na filtry, lub kliknij przycisk Resetowanie przycisk, aby usunąć lub przywrócić ustawienia.

2. zaawansowane wyszukiwanie

Użyj tych operatory do wyszukiwania dla określonego pliku, słowa, wideo i audio.

• cytaty: Użyj ich, szukając dokładnego wyrażenia. (Np. „Zadanie 18”)
• Minus: Użyj tego, aby wykluczyć określone słowo z wyszukiwanego terminu. (Np. Jeśli chcesz wyszukać „Zadanie”, ale nie „Zadanie zakończone”, po prostu wpisz „Zadanie zakończone”).
• właściciel: Znajdź pliki według określonego właściciela. (Np. Właściciel: [email protected])
• twórca: Znajdź pliki utworzone przez twórcę. (Np.: twórca: [email protected])
• do: Znajdź pliki według nazwy odbiorcy. (Np.: to: [email protected])
• z: Znajdź pliki wysłane do Ciebie przez kogoś. (Np.: from: [email protected])
• is: starred: Znajdź elementy oznaczone gwiazdką.
• is: binned: Znajdź elementy w folderze „Kosz”.
• rodzaj: Znajdź dokumenty według ich typu. (Np.: typ: arkusz kalkulacyjny, typ: dokument, typ: slajd)
• przed i po: Znajdź elementy według ostatniej edycji. (Np.: przed: 04-05-2021)
• tytuł: Wyszukaj elementy według tytułu. (Np.: tytuł: Olimpiada)

Związane z: Rzeczy, o których nie wiedziałeś, że mogą robić Dokumenty Google

„Wyszukiwarka Google” jest nadal włączona ...

Zaawansowane funkcje wyszukiwania i operatory ułatwią znajdowanie plików i zaoszczędzą czas, ale my wciąż są daleko od znalezienia jednego narzędzia, które może przeszukiwać wszystkie aplikacje Google bez uszkadzania Bank.

5 sztuczek wyszukiwania w Gmailu, które powinien znać każdy zaawansowany użytkownik

Oto kilka przydatnych sztuczek wyszukiwania, które powinien znać każdy zaawansowany użytkownik Gmaila.

Czytaj dalej

O autorze