Jak tworzyć arkusze kalkulacyjne Excel o profesjonalnym wyglądzie

Microsoft Excel to świetny program do obsługi arkuszy kalkulacyjnych ogólnego przeznaczenia. Biorąc pod uwagę, jak łatwy jest w użyciu, przy tworzeniu bardziej skomplikowanych arkuszy kalkulacyjnych często pojawiają się błędy.

Niektóre z najczęstszych błędów obejmują złożone relacje, ukryte informacje, niezrozumiałe obliczenia lub po prostu zwykłe błędy. Aby stale tworzyć i utrzymywać dobre pliki programu Microsoft Excel, należy pamiętać o kilku rzeczach.

Jak przygotować dobry arkusz kalkulacyjny?

Pierwszą rzeczą, którą musisz zrobić, jest wybranie standardu organizacyjnego przed rozpoczęciem tworzenia arkusza kalkulacyjnego. Jeśli pracujesz w środowisku zawodowym, ten standard organizacyjny przygotuje scenę dla wszystkich użytkowników, którzy będą używać / pracować nad Twoim arkuszem kalkulacyjnym.

Wspólny standard usprawni Twoją komunikację z zespołem i pozwoli zaoszczędzić czas programowania.

To powiedziawszy, ważne jest, aby utworzyć arkusz kalkulacyjny z myślą o przyszłości. Musisz być przygotowany, ponieważ na pewno natkniesz się na przypadki, o których nie byłeś świadomy, gdy zaczynałeś konfigurować arkusz kalkulacyjny.

Pamiętając o przyszłych zmianach, możesz zwiększyć trwałość swojego arkusza. To z kolei oznacza, że ​​tracisz mniej czasu na tworzenie zastępczego arkusza roboczego.

Związane z: Jak pracować z kartami arkusza w programie Microsoft Excel

Skorzystaj z wielu arkuszy roboczych

Możesz być zaskoczony, wiedząc, ilu profesjonalistów popełnia ten błąd! Microsoft Excel oferuje wiele arkuszy roboczych i ważne jest, aby nauczyć się ich używać. Powinieneś zacząć od umieszczenia różnych typów danych w różnych arkuszach.

Na przykład, możesz użyć pierwszych kilku arkuszy do podstawowych informacji; Poniższe arkusze mogą być używane do obliczeń, podczas gdy ostatni arkusz jest często używany do wyników i wykresów.

Oczywiście zależy to również od rodzaju wykonywanej pracy i tego, z czym czujesz się najbardziej komfortowo. Należy pamiętać, że posiadanie wielu tabel w jednym arkuszu może powodować wiele problemów podczas próby ich sortowania, wstawiania lub formatowania komórek.

Podczas pracy z zespołem posiadanie wielu arkuszy roboczych poświęconych różnym częściom pracy ułatwi każdemu zrozumienie tego, co się dzieje.

Organizacja przepływu informacji

Informacje powinny przepływać od lewego górnego do prawego dolnego rogu, a arkusze robocze należy uporządkować zgodnie z tą strukturą. Twoja oś czasu powinna być spójna we wszystkich arkuszach roboczych, ponieważ ułatwi to wszystkim zrozumienie, jak działa arkusz kalkulacyjny.

Kiedy zarządzasz przepływem informacji, unikaj krzyżujących się schematów, ponieważ mają one tendencję do rozpraszania czytelników. W związku z tym należy również unikać wszelkiego rodzaju odwołań cyklicznych.

Etykietowanie kolumn i wierszy

Chociaż posiadanie prostego arkusza kalkulacyjnego bez żadnych etykiet może nie być dla Ciebie mylące (jako twórca arkusza), inni użytkownicy mogą uznać to za dość problematyczne.

Dlatego ważne jest, aby zacząć oznaczać kolumny i wiersze prostymi nazwami. Upewnij się, że konsekwentnie używasz tych samych nazw dla tych samych rodzajów danych.

Czego unikać podczas pisania formuł?

Jeśli arkusz kalkulacyjny programu Excel zawiera wiele formuł, możesz zrobić kilka rzeczy, aby wyglądał bardziej profesjonalnie. Przede wszystkim unikaj powtarzania obliczeń i oblicz formuły tylko raz.

Jeśli skopiujesz formułę, zwiększysz prawdopodobieństwo wystąpienia błędów. Nie wspominając o tym, że jeśli zmienisz jedną formułę, duplikat, który utworzyłeś wcześniej, nie zostanie zmieniony. Może to prowadzić do wielu zagmatwanych błędów.

Jeśli chcesz ponownie użyć dokładnie tej samej formuły, lepiej odnieść się do pierwszego wystąpienia, w którym musiałeś użyć formuły.

Ponadto należy zawsze unikać stosowania w formułach stałych liczb. Zamiast tego w przypadku stałych wartości należy używać oddzielnych komórek wejściowych i używać odwołań do tej komórki podczas korzystania z niej w obliczeniach.

Dodatkowe rzeczy, których należy unikać podczas tworzenia arkuszy kalkulacyjnych

Jedną z najważniejszych rzeczy, których należy unikać podczas korzystania z programu Microsoft Excel, jest opcja Scal komórki. Rzadko jest to dobry pomysł, a najczęściej służy po prostu do poprawy estetyki. Łącząc komórki tabeli, będziesz mieć większe prawdopodobieństwo wystąpienia problemów z odwołaniami i obliczeniami.

Jednym z największych zagrożeń jest odniesienie do scalonej komórki. Podczas odwoływania się do scalonej komórki wszystkie komórki będą częścią twoich obliczeń, podczas gdy tylko jedna z nich będzie faktycznie poprawna.

Inną rzeczą, której należy unikać, jest ukrywanie informacji, takich jak wiersze, kolumny, a nawet arkusze. Zwiększy to tylko szanse, że inni użytkownicy przegapią coś ważnego podczas pracy z arkuszem kalkulacyjnym lub nad nim.

Zachowaj estetykę na koniec

Opcje stylizacji programu Excel są obszerne, umożliwiając dostosowanie wartości komórek do własnych preferencji na wiele sposobów. Możesz wybrać różne obramowania, kolory, motywy i inne funkcje.

Nie ma nic złego w chęci posiadania określonego projektu arkusza kalkulacyjnego, ale zazwyczaj zrobienie tego spowoduje abstrakcyjne informacje dla widza.

Jeśli planujesz stylizować swój arkusz kalkulacyjny, spróbuj zachować spójność w całym dokumencie. Spójny i prosty styl formatowania ułatwi czytelnikom zrozumienie Twojego arkusza kalkulacyjnego!

Ponadto ważne jest również stworzenie legendy i jasne wyjaśnienie źródeł. Możesz dowiedzieć się, jak poprawnie utworzyć legendę wykresu w programie Excel na oficjalnym formularzu Microsoft stronie internetowej.

Związane z: Jak dodać wykresy przebiegu w czasie w programie Excel

Dowiedz się, jak sprawić, by dokument programu Excel wyglądał profesjonalnie

Tworzenie i utrzymywanie spójnie dobrych plików Excela nie jest takie trudne, jeśli znasz podstawowe porady i wskazówki. Nie ma nic złego w tym, że chcesz stylizować dokument Excela, ale spróbuj zostawić stylizację / estetykę na koniec.

Najpierw utwórz przejrzysty i zwięzły arkusz kalkulacyjny, od początku do końca. Następnie możesz wprowadzić pewne poprawki do dokumentu programu Excel, ale postaraj się, aby był on prosty i spójny we wszystkich arkuszach roboczych!

Jak znaleźć i usunąć odwołania cykliczne w programie Excel

Oto, co musisz wiedzieć o odwołaniach cyklicznych w programie Microsoft Excel i jak sobie z nimi radzić, gdy się pojawią.

Czytaj dalej

O autorze