Jak utworzyć wspólną skrzynkę odbiorczą w G Suite

Gdy Twój zespół musi zarządzać tymi samymi przychodzącymi e-mailami, możesz użyć wspólnej skrzynki odbiorczej z G Suite, aby dodać wielu użytkowników do tego samego konta. Funkcja umożliwia wielu członkom zespołu jednoczesne utrzymywanie tej samej skrzynki odbiorczej.

Oto jak utworzyć własną wspólną skrzynkę odbiorczą, korzystać ze wszystkich funkcji, przypisywać członków zespołu i przyznawać określone uprawnienia - wszystko to na koncie G Suite.

Co to jest wspólna skrzynka odbiorcza w G Suite

Wspólna skrzynka odbiorcza w G Suite umożliwia grupie osób uzyskiwanie dostępu do tej samej skrzynki e-mail, utrzymywanie jej i zarządzanie nią. Może to być pomocne dla firm i organizacji, które potrzebują całego zespołu ds. Marketingu lub sprzedaży do odpowiadania na podobne e-maile.

To świetny sposób na zwiększenie produktywności poprzez zachęcanie do korzystania z internetu praca zespołowa dzięki narzędziom Google aby stworzyć efektywny przepływ pracy.

Na przykład, jeśli Twoi handlowcy stale otrzymują e-maile o potencjalnych partnerstwach, możesz przypisać wszystkich do monitorowania tej samej skrzynki odbiorczej. Każdy może odpowiadać na otrzymywane e-maile i zarządzać nimi.

Możesz również skonfigurować wspólną skrzynkę odbiorczą, jeśli pracujesz w szkole, która otrzymuje e-maile od rodziców, aby każdy nauczyciel mógł na nie odpowiadać. Każdy członek, który ma odpowiednie uprawnienia, może odebrać wiadomość e-mail dla siebie lub przypisać ją innemu członkowi grupy.

Google Workplace nie jest jedyne narzędzie do współpracy do połączenia z Gmailem, ale jest najbardziej wydajna, jeśli masz już G Suite.

Możesz użyć tego narzędzia do tagowania określonych wiadomości e-mail, co pomaga uporządkować skrzynkę odbiorczą i ułatwia wyszukiwanie starszych wiadomości e-mail. Jeśli sprzedajesz produkty, oznaczenie wszystkich e-maili tymi konkretnymi produktami pomoże innym je znaleźć.

Zanim będziesz mógł mieć wspólną skrzynkę odbiorczą, musisz skonfigurować grupę dyskusyjną Google i dodać członków.

Jak utworzyć grupę dyskusyjną Google i dodać członków

Aby rozpocząć zarządzanie wspólną skrzynką odbiorczą i uzyskiwanie do niej dostępu, musisz najpierw utworzyć grupę. Umożliwi to rozpoczęcie dodawania członków do Twojej wspólnej skrzynki odbiorczej.

1. Zaloguj się do Grupy dyskusyjne Google.
2. Kliknij Stworzyć grupę.
3. Wchodzić info i wybierz ustawienia.
4. Kliknij Stworzyć grupę.

Po skonfigurowaniu grupy możesz rozpocząć zapraszanie osób do grupy przez e-mail, dodawanie ich bezpośrednio do grupy lub zatwierdzanie osób, które złożyły wniosek.

Wysłanie zaproszenia powoduje wysłanie go bezpośrednio do skrzynki odbiorczej adresatów, aby potwierdzić chęć dołączenia do grupy. Bezpośrednie dodanie członka do grupy wymaga podania jego adresu e-mail. Doda członka po przesłaniu.

Tworząc grupę i dodając członków, będziesz mógł mieć w pełni funkcjonalną wspólną skrzynkę odbiorczą. Jedyną rzeczą, która Cię powstrzymuje, jest potrzeba włączenia tej funkcji.

Jak włączyć funkcje współpracy

Aby utworzyć wspólną skrzynkę odbiorczą dla istniejących członków, musisz najpierw włączyć funkcje współpracy. Ale zanim wykonasz poniższe kroki, upewnij się, że masz włączoną historię konwersacji w Grupach dyskusyjnych Google.

1. Zaloguj się do Grupy dyskusyjne Google.
2. Kliknij nazwa grupy.
3. Kliknij Ustawienia grupy.
4. Pod Włącz dodatkowe funkcje Grup dyskusyjnych Google > Wybierz Wspólna skrzynka odbiorcza.

Po skonfigurowaniu wszystkich funkcji współpracy należy przypisać uprawnienia każdemu członkowi, aby ułatwić im zarządzanie kontem.

Jak przypisać uprawnienia członkom wspólnej skrzynki odbiorczej

Przypisując uprawnienia członkom grupy, umożliwisz swojemu zespołowi prowadzenie rozmów, przypisywanie rozmowy, oznaczanie rozmów jako zakończone, oznaczanie rozmów jako duplikatów i oznaczanie rozmów jako braku działania potrzebne.

Możesz przypisać różne uprawnienia do grupy w zależności od domyślnych ról grupy (właściciele, menedżerowie, członkowie), wszystkich w organizacji, wszystkich w sieci lub ról utworzonych przez użytkownika.

1. Zaloguj się do Grupy dyskusyjne Google.
2. Kliknij nazwę grupy.
3. Kliknij Ustawienia grupy.
4. Kliknij przełącznik, aby Włączyć uprawnienia.
5. Przesuń suwak i wybierz, którzy użytkownicy otrzymają plik uprawnienia.

Możesz także tworzyć wykluczenia w uprawnieniach, aby wykluczyć określonych członków z ustawień uprawnień.

Zarządzanie wspólną skrzynką odbiorczą G Suite

Wspólna skrzynka odbiorcza umożliwia przypisywanie różnych członków do grupy i nadawanie im określonych uprawnień, aby mogli efektywnie zarządzać Twoją pocztą e-mail.

Każdy członek zespołu będzie miał dostęp do całej skrzynki odbiorczej i może przypisywać różne rozmowy do różnych członków. Teraz, gdy Twój zespół został utworzony, musisz pomyśleć o zapewnieniu bezpieczeństwa wszystkim na koncie.

Google dodaje nowe funkcje zabezpieczeń do G Suite

Ta aktualizacja G Suite obejmuje wszystko, od obsługi standardu BIMI w Gmailu po nowe funkcje zabezpieczeń w czacie.

Czytaj dalej

O autorze