5 sposobów, aby uchronić pracowników przed kradzieżą danych firmy, gdy odchodzą

Gdy pracownik zdecyduje się odejść, niewiele firm może zrobić, aby go zatrzymać. Chociaż poszukiwanie bardziej zielonych pastwisk przez pracowników jest normalne, ważne jest, aby zrozumieć, że nie każdy pracownik będzie miał dobre intencje, kiedy nadejdzie pora wyjazdu.

W rzeczywistości coraz częstszym problemem firm na całym świecie jest kradzież danych od odchodzących pracowników. Jeśli zastanawiasz się, jak zapobiegać kradzieży danych pracowników, oto kilka rzeczy, które należy wziąć pod uwagę.

1. Podkreśl zgodę na przestrzeganie zasad nadzoru i ochrony danych

Ochrona danych firmowych to praktyka, która powinna być obecna na każdym etapie życia pracownika. Jednak wszelkie praktyki niezbędne do ochrony firmy powinny zawsze opierać się na zgodzie.

Przed rozpoczęciem pracy w Twojej firmie pracownicy powinni już zrozumieć, jakie są oczekiwania względem danych. Muszą również rozumieć zakres nadzoru, na jaki zgadzają się, aby go chronić.

Związane z: Jak chronić dane osobowe przed pracodawcami

Za ich zgodą firmy mogą podejmować zarówno środki zapobiegawcze, jak i proaktywne w celu identyfikacji naruszeń danych.

Firmy powinny również zachęcać zespoły do ​​zgłaszania podejrzanych zachowań i dać im szansę rób to bezpiecznie i anonimowo, zwłaszcza jeśli chodzi o zespoły, których dane mogą mieć wpływ na całość firma.

2. Ustanowienie instytucjonalnego zarządzania wiedzą

Jeśli chodzi o role takie jak sprzedaż, wiele firm boryka się z utratą relacji po odejściu sprzedawcy. Wielu sprzedawców będzie próbowało przenieść swoje konta ze sobą do nowych firm, co spowoduje zmarnowanie wartości, którą Twoja firma zainwestowała w relację.

Ponadto kradzież strategii ze spotkań planowania ma wielorakie skutki dla firm.

Może to nie tylko spowodować utratę dochodów, ale może również prowadzić do obniżenia morale zespołu. W ramach kampanii wielofunkcyjne zespoły często współpracują ze sobą, aby kontaktować się z klientami, budować promocje, zarządzać relacjami i finalizować sprzedaż. Więc kiedy firma traci klientów na rzecz konkurencji z powodu naruszenia bezpieczeństwa danych, jest to rozczarowujące dla wielu osób.

Związane z: Buduj lepsze relacje z klientami dzięki Keap

Aby chronić firmę przed utratą cennej sieci klientów, istnieją dwie części równania - stworzenie systemu przechowywania danych wiedzy instytucjonalnej oraz decentralizacja relacji z klientem poprzez automatyzację.

Jeśli okaże się, że Twoje zespoły są zbyt przytłoczone, aby dodać kolejny krok w ich przepływie pracy, możesz zlecić część zarządzania danymi działowi sprzedaży oprogramowania lub specjalistom. Dostępne są już różne narzędzia, które śledzą relacje i automatyzują części lejka sprzedaży.

3. Zwiększenie systemów wykrywania włamań

Zanim pracownik złoży rezygnację, może pojawić się kilka charakterystycznych oznak.

Po pierwsze, może się zdarzyć, że pracownicy częściej odwiedzają LinkedIn lub przeglądają portale kariery innych firm. Po drugie, mogą używać firmowego Wi-Fi do wysyłania podań o pracę za pośrednictwem poczty elektronicznej.

Jeśli podejrzewasz, że określone firmy próbują przekupić Twój talent z zamiarem kradzieży Twoich danych, ustaw powiadomienie o wszelkiej korespondencji z tymi firmami. Chociaż nie ma potrzeby podejmowania natychmiastowych działań po tych spekulacyjnych próbach, zespoły bezpieczeństwa powinny wzmocnić nadzór nad zagrożonymi pracownikami.

Niezależnie od tego, czy chodzi o pobieranie pliku o wątpliwej wielkości, wysyłanie plików PDF za pośrednictwem szyfrowanych platform komunikacyjnych czy wysyłanie niezwykle duże e-maile na konta osobiste, istnieje wiele sposobów na wykrycie kradzieży danych i szpiegostwa korporacyjnego zapobiegawczo.

4. Przeprowadzaj wywiady przy wyjściu

Rozmowy kwalifikacyjne to świetny sposób na sprawdzenie, czy nie ma żadnych sygnałów ostrzegawczych dla odchodzących pracowników, a nawet tych, którzy zostaną w tyle. Śledzenie, gdzie pracownik będzie następny, pomoże zmapować potencjalny zamiar w przypadku kradzieży danych.

Na przykład pracownicy odchodzący do pracy dla konkurenta na podobnej roli będą bardziej narażeni na ryzyko niż ci, którzy będą pracować w niezwiązanej branży na innym stanowisku. Jeśli podejrzewa się, że pracownik jest narażony na wysokie ryzyko, należy go obserwować przez pozostałe kilka tygodni w pracy, a nawet tygodnie później.

Również w przypadku tych wieloletnich pracowników wielu z nich nie pamięta warunków umowy w momencie rezygnacji. Te stosowne umowy obejmują umowy o zachowaniu poufności, klauzule dotyczące konkurencji i inne warunki związane z danymi.

Podczas rozmowy wyjściowej przypomnij pracownikom o konkretnych warunkach, którymi nadal są prawnie związani, nawet jeśli już z Tobą nie pracują.

Powinno to obejmować umyślne rozpowszechnianie informacji należących do firmy, a także nieujawnianie, usuwanie lub zwracanie danych należących do firmy. To świetny sposób na zniechęcenie osób, które mogą mieć zamiar kradzieży danych, i działa jako przypomnienie dla każdego, kto po prostu zapomniał o swoich warunkach zatrudnienia.

5. Procedury opuszczania pokładu

Po rozmowach wyjściowych kolejnym krokiem jest zabezpieczenie danych podczas zejścia z pokładu. Oprócz oczywistej prośby o zwrot urządzeń firmowych i cofnięcie dostępu administracyjnego, zespoły ds. Bezpieczeństwa powinny również przeprowadzić rutynową rozmowę na temat praktyk przechowywania danych.

Wywiady po rezygnacji powinny zawierać pytania dotyczące ich praktyk w zakresie bezpieczeństwa danych osobowych. Na przykład, pracując w publicznej sieci Wi-Fi podczas pracy nad plikami firmowymi, pytając, czy mają jakieś pozostałe wydrukowane kopie danych w domu lub pożyczyli swoje urządzenia znajomym lub członkom rodziny.

Chociaż nie jest dobrze zakładać, że każdy odchodzący pracownik będzie miał zamiar ukraść Twoje dane, można bezpiecznie założyć, że wiele osób będzie się z tym nie zgadzać. Chociaż działania te są niezamierzone, nadal można je przypisać odchodzącemu pracownikowi i niepotrzebnie narażać dane firmy.

Zapobiegaj naruszeniom danych w przypadku wychodzących pracowników

Nauczanie dobrych praktyk bezpieczeństwa to inwestycja, którą warto podjąć dla każdej firmy. Nawet jeśli pracownik zostanie z Tobą tylko przez kilka miesięcy, zasady i procedury zarządzania danymi mogą zapobiec wielu możliwym problemom w tym czasie.

Chociaż nie można od początku wiedzieć, którzy pracownicy są godni zaufania, znacznie lepiej jest unikać hazardu. Pomimo tego, że nie kuszą Cię konkurenci ani nie planujesz kradzieży danych firmowych, nadal istnieją sposoby, aby coś pójść nie tak. Niektórzy odchodzący pracownicy mogą po prostu być leniwi i spowodować naruszenie danych.

Niezależnie od tego, czy dzieje się to w złych zamiarach, czy w czystej ignorancji, ochrona danych firmowych jest przedsięwzięciem, do którego warto dążyć. Pracownicy mają pełne prawo do przejścia do nowych firm i do lepiej dopasowanych ról. Jednak dane Twojej firmy nie muszą z nimi iść.

Używasz własnego urządzenia do pracy? Oto jak zabezpieczyć dane biznesowe i prywatne

W ten sposób możesz stworzyć silne zasady Bring Your Own Device (BYOD) w pracy, aby zapewnić bezpieczeństwo informacji.

Czytaj dalej

O autorze