Dokument Google może wydawać się prosty z pozoru, ale narzędzie zwiększające produktywność w chmurze ma wiele przeoczonych funkcji, które mogą pomóc Ci zrobić więcej w pracy.
W tym artykule przyjrzymy się kilku funkcjom Dokumentów Google, o których prawdopodobnie nie miałeś pojęcia, oraz sposobom ich wykorzystania, aby zaoszczędzić czas na tworzeniu treści.
Należy pamiętać, że te funkcje są głównie dostępne w komputerowej wersji narzędzia Dokumenty Google. Zostaną wskazane te, których można używać również w wersji mobilnej.
1. Pisanie głosowe
Aby skorzystać z funkcji pisania głosowego, otwórz dokument i kliknij Przybory z paska menu u góry strony. Wybierz Pisanie głosowe z listy rozwijanej.
Na ekranie pojawi się mikrofon z menu języka, w którym możesz wybrać preferowany język mówienia. Kiedy będziesz gotowy, aby wypowiedzieć tekst, kliknij mikrofon lub naciśnij Cmd + Shift + S (jeśli używasz komputera Mac) lub Ctrl + Shift + S (jeśli używasz komputera z systemem Windows), aby rozpocząć nagrywanie.
Aby dodać znaki interpunkcyjne między tekstem, powiedz nazwę znaku interpunkcyjnego, który chcesz dodać, na przykład „kropka”, „przecinek” lub „znak zapytania”. Możesz podać instrukcje formatowania, takie jak „nowa linia” lub „nowy akapit” albo „przestań słuchać”, jeśli chcesz zrobić sobie przerwę w pisaniu głosowym, lub „wznów”, gdy będziesz gotowy, aby kontynuować.
Wyszukaj zaawansowane polecenia edycji z tego lista poleceń na stronie pomocy Google.
Możesz również użyć tej funkcji do transkrypcji dowolnego dźwięku. Po prostu odtwórz dźwięk (z telefonu lub dowolnego innego urządzenia) na głos na tekst i powinien to za Ciebie wypisać. Być może będziesz musiał dokonać kilku zmian, ale zaoszczędzisz dużo czasu.
Związane z: Wskazówki dotyczące dokumentów Google, które zajmują kilka sekund i oszczędzają czas
Poznaj sekrety, które zwiększą produktywność Dokumentów Google, korzystając z tych szybkich i prostych wskazówek.
Funkcja pisania głosowego jest dostępna tylko na komputerze, ale działa tylko w przeglądarce Chrome.
2. Edycja offline
Wiele osób uwielbia Dokumenty Google za ich funkcję natychmiastowego zapisywania w chmurze, ale może to być niewygodne, jeśli przez jakiś czas nie masz dostępu do internetu. Dobra wiadomość jest taka, że nadal możesz uzyskiwać dostęp do plików i edytować je w trybie offline.
Ta funkcja jest dostępna tylko w przeglądarce Google Chrome i musisz zainstalować i aktywować Rozszerzenie Dokumentów Google offline dla przeglądarki Chrome. Upewnij się też, że nie przeglądasz w trybie prywatnym.
Tę funkcję należy wdrożyć, gdy jesteś online, ale kiedy już to zrobisz, możesz pisać i edytować tekst w trybie offline, a gdy uzyskasz dostęp do internetu, zostaną one zapisane w chmurze. Oto jak.
Aby było to możliwe otwierać i zapisywać pliki Dokumentów Google w trybie offline, podążać te instrukcje. Ta funkcja jest dostępna na komputerach PC, iOS i Android.
3. Śledzenie / przywracanie historii wersji dokumentu
Jeśli pracujesz nad dokumentem sam lub z innymi osobami, możesz śledzić zmiany w dokumencie za pomocą funkcji Historia wersji.
Możesz także tymczasowo lub na stałe przywrócić dokument do poprzedniej wersji; funkcja, która może uratować życie, jeśli przypadkowo usuniesz części dokumentu i nie możesz użyć rozszerzenia Cofnij przycisk, aby je przywrócić.
Aby skorzystać z funkcji historii wersji, kliknij Plik z paska menu i wybierz Historia wersji z listy rozwijanej. Zobaczysz, że możesz również nazwać wersję, dzięki czemu możesz jej używać do śledzenia ciągłych zmian w dokumencie, zwłaszcza jeśli inni użytkownicy wprowadzają zmiany w tym samym dokumencie.
Ta funkcja jest dostępna tylko na pulpicie.
4. Tryb sugerowania i przeglądu
Chociaż wspaniale jest współpracować z innymi i wspólnie edytować dokument, śledzenie zmian wprowadzonych przez każdą osobę może być trudne (i nieporządne).
Funkcja Sugerowanie pozwala po prostu sugerować zmiany, jeśli nie chcesz całkowicie zmieniać dokumentu. Twoje sugestie pojawią się w edytorze jako komentarze na pasku bocznym, a redaktor może wprowadzać natychmiastowe zmiany, akceptując sugestię. Możesz także prowadzić rozmowy z Odpowiadać, dzięki czemu możesz przekazywać i odbierać opinie bezpośrednio na stronie dokumentu bez konieczności wysyłania e-maili tam i z powrotem.
Aby zasugerować zmiany, kliknij ikonę ołówka trybu edycji w prawym górnym rogu otwartego dokumentu, a następnie wybierz Sugestia.
Aby wyświetlić dokument bez sugestii, kliknij Przeglądanie. Będziesz mógł czytać bez przekreśleń i wyskakujących okienek komentarzy.
Aby zaoszczędzić czas, możesz od razu zaakceptować lub odrzucić wszystkie sugestie. Kliknij Przybory, a następnie wybierz Przejrzyj sugerowane zmiany. Kliknij Akceptuj wszystkie lub Odrzuć wszystko.
Ta funkcja jest dostępna tylko na pulpicie.
5. Dodaj czcionki
Jeśli kiedykolwiek zechcesz stylizuj swój tekst aby dopasować się do Twojego przekazu, możesz to zrobić również w Dokumentach Google. Oprócz 24 domyślnych czcionek, które są już zaprogramowane w narzędziu Dokumenty Google, możesz dodać kilka fajnych czcionek do wyboru, aby wizualnie wzmocnić tekst.
Aby dodać czcionki, po prostu kliknij Czcionki na pasku menu i wybierz Więcej czcionek. Wybierz dowolną liczbę czcionek z podanej kolekcji.
Ta funkcja jest dostępna tylko na pulpicie.
6. Porównaj dokumenty
Jest to kolejna funkcja, której możesz użyć do śledzenia zmian wprowadzonych w dokumencie przez Ciebie lub współpracownika. Jest to szczególnie przydatne w przypadku dużych dokumentów i jak sugeruje nazwa, można porównać dwa dokumenty, aby zobaczyć różnice między nimi.
Aby skorzystać z tej funkcji, otwórz dokument bazowy, dla którego chcesz dokonać porównania, a następnie kliknij plik Przybory i wybierz Porównaj dokumenty.
W wyświetlonym oknie dialogowym wybierz z Dysku dokument, z którym chcesz go porównać, i kliknij Porównać. w Przypisywanie różnic do wprowadź nazwę współpracownika, który będzie autorem sugerowanych zmian w ostatecznym dokumencie.
Różnice będą widoczne w taki sam sposób, jak w przypadku Sugestia tryb, który omówiliśmy powyżej, i możesz również akceptować lub odrzucać zmiany.
Ta funkcja jest dostępna tylko na pulpicie.
7. Znajdź i zamień
Jeśli kiedykolwiek zajdzie potrzeba zastąpienia wielu wystąpień błędu w tekście, Dokumenty Google ułatwiają to dzięki funkcji Znajdź i zamień.
W przypadku użytkowników zaznajomionych z funkcją Znajdź i zamień w programie Microsoft Word działa to tak samo.
Aby znaleźć określone słowo lub frazę w dokumencie, użyj skrótu Ctrl + F. na komputerze z systemem Windows lub Command + F. na komputerze Mac. Wpisz słowo w polu „Znajdź w dokumencie”.
Aby zamienić znaleziony tekst, kliknij trzy kropki po prawej stronie i wybierz Znajdź i zamień.
Następnie wprowadź tekst w Odnaleźć pole i tekst zastępczy w Zamienić pole. Przewiń wystąpienia tekstu za pomocą kursora w górę iw dół i kliknij Zastąpić aby wymieniać je indywidualnie. Lub kliknij Zamień wszystko aby jednocześnie zamienić cały zaznaczony tekst.
8. Użyj słownika
Aby pomóc Ci się skoncentrować i uniknąć konieczności przełączania się między kartami, gdy szukasz znaczenia słowa, Dokumenty Google mają słownik w aplikacji.
Kiedy piszesz i chcesz wyszukać słowo, zaznacz je, a następnie kliknij prawym przyciskiem myszy i wybierz Definiować z menu. Narzędzie Słownik wyszuka definicję słowa w Internecie i pojawi się ona po prawej stronie ekranu.
9. Dodaj akcenty językowe
Zapomnij o zapamiętywaniu skrótów klawiaturowych z akcentami lub kopiowaniu / wklejaniu akcentowanych liter z innych dokumentów.
Aby używać liter akcentowanych, musisz pobrać dodatek „Łatwe akcenty”. Umożliwia wstawianie akcentów dla 20 różnych języków bezpośrednio z paska bocznego w dokumencie.
Pobierz dodatek do Dokumentów Google, otwierając plik Przybory menu, a następnie kliknij Dodatki i Pobierz dodatki. W wyskakującym okienku Google Marketplace wyszukaj Łatwe akcenty i kliknij niebieski przycisk instalacji, aby dodać go do swojej kolekcji dodatków do Dokumentów Google.
Po zainstalowaniu kliknij plik Dodatki menu, aby wybrać dodatek Łatwe akcenty i zacząć dodawać poprawne akcenty do wszystkich swoich obcych słów.
Ten dodatek jest dostępny tylko na komputerach stacjonarnych, ale klawiatury przenośne zazwyczaj obsługują akcenty językowe, więc możesz pisać tekst ze znakami akcentu na telefonie bez dodatku.
10. Utwórz niestandardowe skróty
Większość ludzi jest zaznajomiona z Skróty Microsoft Word, ale możesz tworzyć własne skróty także w Dokumentach Google. Aby utworzyć niestandardowe skróty, kliknij Narzędzia> Preferencje> Zastępowanie. Przekonasz się, że istnieje już kilka skrótów ułamkowych i symboli (np. Zmiana 3/4 na ¾), ale możesz dodać własne.
Ta funkcja jest dostępna tylko na pulpicie.
Większe możliwości dzięki Dokumentom Google
Teraz, gdy znasz już te narzędzia Dokumentów Google, możesz użyć ich podczas tworzenia kolejnego dokumentu. Miejmy nadzieję, że ułatwią ci to!
Te oszczędzające czas szablony Dokumentów Google pomogą Ci ukończyć dokumenty, zamiast męczyć się ze złożeniem ich razem.
- Internet
Keyede Erinfolami jest niezależnym pisarzem, który z pasją odkrywa nowe technologie, które mogą poprawić produktywność w życiu codziennym i pracy. Na swoim blogu dzieli się wiedzą na temat freelancingu i produktywności, a także pokazuje gorące spojrzenia na Afrobeats i Popkulturę. Kiedy nie pisze, możesz ją znaleźć grającą w Scrabble lub znajdującą najlepsze kąty do robienia zdjęć przyrody.
Zapisz się do naszego newslettera
Dołącz do naszego biuletynu, aby otrzymywać wskazówki techniczne, recenzje, bezpłatne e-booki i ekskluzywne oferty!
Jeszcze jeden krok…!
Potwierdź swój adres e-mail w wiadomości, którą właśnie wysłaliśmy.