Czasami arkusz kalkulacyjny programu Excel ucieka od Ciebie i może się okazać, że wymaga dobrego czyszczenia. Szczególnie częstym problemem jest napotykanie zduplikowanych informacji w wielu komórkach lub wierszach. Oto kilka prostych sposobów znajdowania i usuwania zduplikowanych danych w programie Excel, aby pomóc w rozwiązaniu tego problemu.
Jak znaleźć zduplikowane wartości w programie Excel
Dobrą praktyką jest znalezienie i wyróżnienie zduplikowanych wartości w programie Excel przed ich usunięciem. Usunięcie wartości trwale usuwa je z arkusza kalkulacyjnego Excel, więc zaznaczenie ich najpierw daje możliwość przejrzenia duplikatów i upewnienia się, że ich nie potrzebujesz.
W naszym przykładzie użyjemy następującego arkusza kalkulacyjnego:
Nasz fikcyjny użytkownik śledzi wszystkie pióra wieczne, które namalowała. Arkusz kalkulacyjny zawiera informacje o piórze i kolorze atramentu znajdującym się obecnie w piórze. Ale podejrzewa, że przypadkowo weszła do niektórych swoich zagród więcej niż raz.
Najłatwiejszym sposobem zidentyfikowania zduplikowanych wartości jest użycie formatowania warunkowego. Aby wyróżnić zduplikowane wartości za pomocą formatowania warunkowego, wykonaj następujące kroki:
- Wybierz komórki, które chcesz sprawdzić pod kątem duplikatów.
- Pod Dom kliknij Formatowanie warunkowe w Style Grupa.
- Wybierz Wyróżnij reguły komórek> Zduplikowane wartości.
- Pojawi się wyskakujące okienko, w którym możesz wybrać format stylu dla zduplikowanych komórek.
- Po zakończeniu kliknij ok.
Ta metoda podświetla duplikaty w każdej kolumnie lub wierszu. Jak widać poniżej, każda firma, model lub kolor atramentu wymieniony więcej niż raz jest podświetlony.
W tym przykładzie musimy spojrzeć na kolumnę Model, aby znaleźć zduplikowane pióra. Mamy dwa długopisy Student, 41 i Preppy. 41-ki mają różne atramenty, więc prawdopodobnie są to różne pióra. Ale długopisy Student i Preppy mogą być duplikatami.
Jak widać, ta metoda nie jest idealna.
Znajduje każdą zduplikowaną komórkę, ale w tym przypadku jesteśmy zainteresowani tylko znalezieniem zduplikowanych wierszy. Możesz mieć wiele różnych długopisów tej samej firmy z tym samym atramentem. Ale jest mniej prawdopodobne, że będziesz mieć więcej niż jedno pióro tej samej firmy, modelu i koloru tuszu.
Związane z: Automatycznie formatuj dane w arkuszach kalkulacyjnych programu Excel z formatowaniem warunkowym
Funkcja formatowania warunkowego programu Excel umożliwia formatowanie pojedynczych komórek w arkuszu kalkulacyjnym programu Excel na podstawie ich wartości. Pokażemy Ci, jak to wykorzystać do różnych codziennych zadań.
Jak wyróżnić zduplikowane wiersze w programie Excel za pomocą niestandardowej formuły
Program Excel umożliwia tworzenie niestandardowego formatowania warunkowego za pomocą formuł. Możemy użyć tej metody do identyfikacji zduplikowanych wierszy. Wybranie tej opcji jest podobne do tego, jak wybraliśmy zduplikowane wartości powyżej, z tym wyjątkiem, że zamiast wybierać Podświetl reguły komórki, Wybierz Nowa zasada zamiast.
Spowoduje to wyświetlenie menu podręcznego. Ustaw Styl do Klasyczny, a następnie otwórz następne menu rozwijane i wybierz Użyj formuły, aby określić, które komórki sformatować.
Formuła, którą chcemy wprowadzić to:
LICZ.WARUNKI (2 $ A $: 14 $ A $, A2 $, B $ 2 $: 14 $ B $, B2 $, 2 $ C $: 14 $ C $, C2 $)> 1Przyjrzyjmy się bliżej tej formule.
Formuły formatowania warunkowego muszą zwracać odpowiedź, która jest prawdziwa lub fałszywa. Jeśli odpowiedź jest prawdziwa, stosowane jest formatowanie. To równanie jest prawdziwe, gdy liczy więcej niż jeden wiersz z tymi samymi informacjami.
Aby sprawdzić wiersze pod kątem duplikatów, formuła najpierw wybiera kolumnę (2 A $ 2: 14 $ A). Używamy lokalizacji bezwzględnej, ponieważ chcemy, aby wszyscy używali tego samego zakresu komórek podczas oceny wierszy pod kątem duplikatów.
Następna zmienna to cel, który sprawdzamy pod kątem zduplikowanej wartości ($ A2). Tym razem dla kolumny jest używana lokalizacja bezwzględna, ale nie wiersz. Dzięki temu nasza formuła może stopniowo sprawdzać każdy wiersz.
Powtarzamy to dla każdej kolumny w rzędzie.
Po wprowadzeniu wzoru nie zapomnij wybrać stylu formatowania. Wartość domyślna to brak stylu. Tak więc, nawet jeśli zrobisz wszystko dobrze, jeśli zapomnisz o tym kroku, nie zobaczysz wyników.
Później nasz stół wyglądał następująco:
Ta metoda wyróżnia tylko całe wiersze, które są duplikatami. Po znalezieniu wszystkich duplikatów w arkuszu kalkulacyjnym Excel możesz zdecydować, czy należy je usunąć.
Jak usunąć duplikaty w programie Excel
Usuwanie duplikatów jest łatwe w programie Excel. Pod Dane na karcie Narzędzia danych grupa, znajdziesz opcję Usuń duplikaty. To narzędzie jest bardzo przydatne, ponieważ pozwala wybrać kolumny, które chcesz sprawdzić.
Aby skorzystać z tego narzędzia, wybierz swoje dane, a następnie kliknij Usuń duplikaty.
Gdy to zrobisz, pojawi się wyskakujące okienko, w którym możesz wybrać kolumny do sprawdzenia duplikatów. Jeśli ty Zaznacz wszystko kolumny, usuwa tylko zduplikowane wiersze.
Nie musisz jednak wybierać wszystkich kolumn. Na przykład, jeśli chciałbym wiedzieć, które atramenty są obecnie w pisakach, możesz wybrać Kolor tuszu i usuń zduplikowane kolory. Spowoduje to pozostawienie pierwszego pisaka używającego nowego koloru i usunięcie wszelkich kolejnych wpisów.
Użycie narzędzia Excel do usuwania duplikatów automatycznie usuwa zduplikowane wpisy.
Związane z: Jak w łatwy sposób usunąć puste wiersze w programie Excel
Jeśli chcesz tylko tymczasowo usunąć zduplikowane wpisy, ale ich nie usuwać, możesz zamiast tego filtrować dane.
Jak odfiltrować duplikaty w programie Excel
Filtry umożliwiają manipulowanie wyświetlaniem danych bez faktycznego usuwania jakichkolwiek wartości. Możesz znaleźć opcje filtrowania pod Dane w zakładce Sortuj i filtruj Grupa.
Istnieje wiele różnych sposobów filtrowania danych w programie Excel. Poniższy przykład pokazuje tylko, jak odfiltrować zduplikowane wartości:
- Wybierz dane, przez które chcesz filtrować.
- Kliknij zaawansowane w Sortuj i filtruj Grupa.
- W wyskakującym okienku włącz opcję pokazywania Tylko unikalne rekordy.
- Kliknij ok.
Filtrowanie tych danych sprawia, że program Excel ukrywa wszelkie zduplikowane wiersze. Tak więc w naszym przykładzie duplikaty pisaków Student i Preppy zostały ukryte.
Ale zduplikowane dane nie zniknęły, są po prostu ukryte. Dlatego nasza tabela jest nadal sformatowana zgodnie z regułą, którą stworzyliśmy wcześniej, mimo że nie pojawiają się zduplikowane pióra.
W rzeczywistości, jeśli spojrzysz wzdłuż numerów wierszy, zobaczysz, gdzie te dwa wiersze są ukryte. Rzędy skaczą z siódmej do dziewiątej i ponownie skaczą między 12 a 14. Dane nie zniknęły, są po prostu niewidoczne.
Przeglądanie sposobu usuwania duplikatów
Pierwszym krokiem do oczyszczenia danych jest zidentyfikowanie wszelkich duplikatów. Usunięcie duplikatów w programie Excel powoduje trwałe usunięcie danych. Podkreślenie ich daje możliwość pierwszej oceny duplikatów. A jeśli interesują Cię zduplikowane wiersze, musisz użyć formuł formatowania warunkowego, aby je znaleźć.
I wreszcie, jeśli nie chcesz usuwać zduplikowanych danych, rozważ użycie filtru. Powoduje to ukrycie ich bez faktycznego usuwania zduplikowanych danych z programu Excel.
Ułatw czytanie tabel programu Excel, podświetlając co drugi wiersz różnymi kolorami za pomocą tych technik.
- Wydajność
- Arkusz
- Microsoft Excel
- Analiza danych
JOT. Seaton jest autorem artykułów naukowych, który specjalizuje się w rozwiązywaniu złożonych tematów. Posiada tytuł doktora Uniwersytetu Saskatchewan; Jej badania koncentrowały się na wykorzystaniu uczenia się opartego na grach do zwiększania zaangażowania uczniów w Internecie. Kiedy nie pracuje, znajdziesz ją razem z nią czytającą, grającą w gry wideo lub pracującą w ogrodzie.
Zapisz się do naszego newslettera
Dołącz do naszego biuletynu, aby otrzymywać wskazówki techniczne, recenzje, bezpłatne e-booki i ekskluzywne oferty!
Jeszcze jeden krok…!
Potwierdź swój adres e-mail w wiadomości e-mail, którą właśnie wysłaliśmy.