Sztuka przeprosin: jak powiedzieć „przepraszam” za pomocą wiadomości e-mail (i to znaczy)

Reklama

Wszyscy czasem coś psują. Spróbuj, jak możemy, nikt nie jest idealny. Kiedy popełnisz błąd, który rani kogoś innego, dobrze jest przeprosić.

Chociaż często będziesz musiał przeprosić osobiście, czasami możesz chcieć lub powiedzieć, że przepraszasz przez e-mail. Przyjrzymy się, jak profesjonalnie przeprosić w wiadomości e-mail, aby pomóc Ci jak najlepiej wykorzystać tę sytuację.

Trzy składniki właściwej przeprosin

Chociaż nie ma uniwersalnego wzorca, ogólnie przyjęty standard przeprosin obejmuje trzy części:

1. Uznanie że zrobiłeś coś złego.
2. Wyrzuty sumienia za twoje czyny i bycie empatyczny aby zrozumieć, jak skrzywdzili drugą osobę.
3. Restytucja, gdzie poprawiasz sytuację.

Przyjrzymy się każdemu z tych trzech elementów, omawiając, jak powiedzieć „przepraszam” w e-mailu.

Otwieranie przeprosin

Zanim zaczniesz tworzyć prawdziwe przeprosiny, musisz zwrócić się do osoby, do której piszesz. Różni się to znacznie w zależności od relacji z daną osobą.

Załóżmy, że popełniłeś błąd w sytuacji zawodowej, dlatego musisz wysłać wiadomość e-mail z przeprosinami do swojego szefa. Jako przykład powiemy, że nie wykonałeś krytycznego zadania na czas, co opóźniło projekt dla wszystkich innych.

W takim przypadku odpowiednim pozdrowieniem byłoby „Drogi [Imię]”. Jeśli przepraszasz przyjaciela, bardziej odpowiednie byłoby coś takiego jak „Cześć [nazwa]” lub „Cześć [nazwa]”.

Nie zapomnij też o temacie e-maila. Po skrzywdzeniu kogoś może on nie być szczęśliwy, widząc od ciebie e-maila. Umieszczenie w tytule tematu „Przyjmij moje przeprosiny” lub „Z poważaniem przepraszam” to dobry sposób, aby od samego początku wyjaśnić, do czego służy Twoja wiadomość. Nie próbuj bądź sprytny dzięki akronimom e-mail 15 Akronimów e-mail, których powinieneś używać do chwytliwych linii tematycznychFYI, jestem OOO do EOD. BTW, PRB dziś wieczorem z T / N. Jeśli nie masz pojęcia, co oznacza którykolwiek z tych akronimów wiadomości e-mail, przejrzyjmy je i sprawdź, jak możesz z nich korzystać. Czytaj więcej .

Potwierdzając swój błąd

Po zakończeniu otwarcia nadszedł czas na pierwszą istotną część przeprosin. Tutaj musisz wyraźnie zidentyfikować problem, który się wydarzył. Posiadaj to, co zrobiłeś; nie próbuj odrzucić winy na kogoś innego ani usprawiedliwić tego, co się stało.

Oto przykład Czego nie robić:

Wiem, że nie dotrzymałem ważnego terminu, ale tak naprawdę to nie moja wina. Pracowałem z Paulem nad tym projektem, a on zmarnował zbyt dużo czasu, zadając mi kilka niezwiązanych ze sobą pytań. Mój komputer również zamarzał przez cały tydzień, a IT nie był w stanie na to patrzeć. To nie wszystko przeze mnie.

Nawet jeśli powyższa prawda jest prawdą, nie jest to dobre przeprosiny. Ta część musi potwierdzić Twoją odpowiedzialność za błąd.

Coś takiego jest znacznie lepsze:

Zdaję sobie sprawę, że nie dotrzymałem kluczowego terminu. Ten projekt był bardzo ważny dla naszego działu i zaufałeś mi, że zrealizuję go na czas. Wiem, że brak wykonania tego zadania w terminie opóźnił zakończenie projektu. To źle wpływa na nasz zespół i przepraszam za to.

Tutaj jasno przedstawiłeś, co zrobiłeś źle, nie próbując bagatelizować ani odeprzeć.

Wyrażanie wyrzutów sumienia za to, co zrobiłeś

Teraz, gdy jasno przedstawiłeś swój błąd, musisz okazać skruchę za to, co się stało. Pamiętaj, że to, co zrobiłeś, spowodowało u drugiej osoby ból, frustrację i inne negatywne emocje.

Daj do zrozumienia, że ​​odczuwasz wyrzuty sumienia z powodu tej sytuacji. Postaraj się postawić na ich miejscu i zrozumieć, jak sprawiły Cię twoje działania. Nie oferuj tutaj wyjaśnienia swojego zachowania. Przeprosiny mają na celu naprawę zerwanego związku, a nie udowodnienie, że cały czas miałeś rację.

Oto przykład, jak sformułować tę część przeprosin:

Chcę szczerze przeprosić, że nie wywiązałem się z moich obowiązków i wykonałem powierzone mi na czas zadanie. Nie ma usprawiedliwienia dla tego niepowodzenia. Nie lubię wiedzieć, że zawiodłem mój zespół, i czuję się okropnie, że spowodowało to zawstydzenie podczas spotkania z klientem.

Wyrażanie empatii nadaje autentyczność przeprosinom. Pomaga na chwilę zapomnieć o swojej perspektywie i spojrzeć na to, z czym ma do czynienia ktoś inny.

Poprawienie

Słowa są ważne, ale czyny mają znacznie większą wagę. Aby pokazać, że masz na myśli to, co powiedziałeś, ważne jest, aby to naprawić. Podjęcie działania poprawi sytuację (jeśli to możliwe) lub pokaże, że dołożysz wszelkich starań, aby nie popełnić tego samego błędu ponownie.

Kontynuując nasz przykład przekroczenia terminu, może to służyć jako część przeprosin za restytucję:

W przyszłości, aby uniknąć przekroczenia terminów, porozmawiam z tobą z dużym wyprzedzeniem, jeśli obawiam się, że nie będę w stanie zrobić czegoś na czas. Będę bardziej świadomy tego, ile czasu zajmują mi krytyczne projekty, i jestem gotów poświęcić dodatkowe godziny poza biurem, aby mieć pewność, że zostaną wykonane. To się więcej nie powtórzy.

W niektórych sytuacjach możesz nie wiedzieć, co zaoferować, aby nadrobić swoje zachowanie. W takim przypadku możesz po prostu zapytać: „Co mogę zrobić, aby to naprawić?”

Najważniejsze jest pokazanie, w jaki sposób będziesz postępować inaczej w przyszłości, aby zapobiec ponownemu wystąpieniu tego samego problemu.

Zamykanie przeprosin

Teraz musisz tylko zakończyć wiadomość. Jest to dość proste, ale upewnij się, że utrzymujesz odpowiedni ton. Powinieneś podziękować odbiorcy za przeczytanie wiadomości z przeprosinami i życzyć im powodzenia.

Dobrym pomysłem może być zaproszenie ich do omówienia tego, co powiedziałeś dalej. To pokazuje, że jesteś szczery i otwarty na dodatkowe okno dialogowe.

Oto jeden ze sposobów zamknięcia profesjonalnego e-maila z przeprosinami:

Dziękuję za przeczytanie tego. Jeśli jest coś, co chciałbyś omówić dalej, skontaktuj się ze mną, abyśmy mogli to rozwiązać.

Szczerze,
[Twoje imię]

Jeśli nie chcesz używać opcji „Z poważaniem”, działają również inne formalne zamknięcia, takie jak „Pozdrawiam”.

Czy poczta e-mail jest właściwym medium?

Sprawdziliśmy, jak profesjonalnie przeprosić w wiadomości e-mail. Ale zanim zaczniesz pisać swoje, powinieneś rozważyć, czy wiadomość e-mail jest właściwym środkiem przeprosin.

E-mail z pewnością ma zalety w przypadku przeprosin. Ponieważ nie ma ograniczeń czasowych, możesz komponować swoje myśli w jasny i bezpośredni sposób. Jeśli szybkie przeprosiny są w porządku, wysyłanie e-maili umożliwia skontaktowanie się z nimi w krótkim czasie. I w przeciwieństwie do osobistych przeprosin, nie musisz być spontaniczny i reagować na to, co mówi druga osoba.

Ale to nie wszystko dobrze. Adres e-mail jest mniej osobisty niż osobiste przeprosiny (lub połączenie telefoniczne). W zależności od konfiguracji Twojej firmy, wysłanie wiadomości e-mail może okazać się tchórzliwe, jeśli pojawi się osobiście. Nie chowaj się za ekranem.

Przepraszamy za błędy

Właściwe przeprosiny to cenna umiejętność życiowa. Nie wszyscy wiedzą, jak to zrobić, więc łatwo jest pozostawić drugą osobę jeszcze bardziej sfrustrowaną niż wcześniej. Skorzystaj z tego podstawowego przewodnika, jak powiedzieć „przepraszam” w e-mailu, a będziesz w drodze do naprawionej relacji.

Pamiętaj, że ostatecznym celem przeprosin jest odbudowanie zepsutego zaufania. Zrobiłeś coś złego, a trzy powyższe kroki opisują, jak sobie z tym poradzić i jak to naprawić. Nie mów o sobie.

Następnie możesz dowiedzieć się więcej na temat jak pisać profesjonalne e-maile 5 sposobów pisania profesjonalnych e-maili, które oszczędzają czas i wysiłekUmiejętność pisania profesjonalnych e-maili oszczędzających czas i uzyskiwania odpowiedzi to umiejętność. Niech te szablony e-mail pomogą ci. Czytaj więcej .