6 sposobów, aby zapracowani ludzie odpowiedzieli na twoje e-maile

Reklama

Kiedy przechodzisz obok kogoś na ulicy i przywitasz się, jak się czujesz, gdy się nie przywraca? To niesamowite, jak mały brak potwierdzenia może sprawić, że dana osoba poczuje się, ale niesamowite, jak wiele możesz zrobić, aby zachęcić do reakcji. To samo dotyczy wiadomości e-mail.

Teraz wyobraź sobie odwrotny scenariusz. Mijasz kogoś na ulicy, a on na ciebie zerknie, przywitaj się, a potem szybko odwróć wzrok. Jak prawdopodobne jest, że się przywitasz? Teraz wyobraź sobie osobę, która patrzy ci prosto w oczy, uśmiecha się szeroko i wita - nawet używając twojego imienia! Szanse są o wiele lepsze, że zainspirujesz się do odpowiedzi w naturze.

To samo znowu dotyczy praw do e-maili. Tyle że zamiast mimiki lub tonu głosu obowiązują inne zasady chodzi o wysyłanie e-maili, które zachęcają lub zniechęcają do kliknięcia przycisku „odpowiedz” i odpowiedzi ty. W tym poście podzielę się z Tobą kilkoma sztuczkami, których nauczyłem się przez lata - wskazówki, które znacznie zwiększą Twój sukces w uzyskiwaniu odpowiedzi e-mailem, nawet od bardzo zapracowanych osób.

Dlaczego potrzebujesz odpowiedzi?

Kiedy kilka lat temu zmieniłem pracę, zacząłem pracować w firmie, w której ludzie byli dużo bardziej zajęci niż podczas mojej ostatniej pracy. Ludzie ledwo zdążyli skończyć pracę nad projektem, więc stało się odpowiadanie na e-maile zadanie w ustalaniu priorytetów 5 filtrów Gmaila, które pomogą ustalić priorytety i uporządkować skrzynkę odbiorcząJakie filtry powinien mieć każdy w swoim arsenale, aby skrzynka odbiorcza była tak uporządkowana jak moja? Jestem tutaj, aby pomóc Ci rozpocząć konfigurowanie pierwszych pięciu filtrów lub ... Czytaj więcej . Wkrótce dowiedziałem się, że jeśli nie będę przestrzegać określonego formatu i podejścia podczas wysyłania wiadomości e-mail do ludzi, może nie uzyskać odpowiedzi przez wiele dni, jeśli w ogóle.

Pierwszą rzeczą, którą musisz zrobić, wysyłając wiadomość e-mail do kogoś - szczególnie kogoś, kto jest bardzo zajęty - jest szybkie sporządzenie spisu własnych powodów wysłania wiadomości e-mail. Jeśli są zajęci, a Twój e-mail nie ma wystarczająco wysokiego priorytetu, prawdopodobnie zostanie ukryty gdzieś na liście spraw do załatwienia, aby zająć się nimi, gdy będzie więcej czasu na skupienie się na problemie (jeśli o godz wszystko). Zapracowani ludzie mają trudności z zarządzaniem pocztą e-mail. Im są bardziej zajęci, tym mniejsze prawdopodobieństwo, że dostaniesz odpowiedź, jeśli nie zagrasz poprawnie.

Jeśli potrafisz uzasadnić wagę problemu na tyle, aby uzasadnić wiadomość e-mail, to na wszelki wypadek zacznijmy.

Zadaj pytanie - najlepiej o nich

W 2012 r. Naukowcy z Harvard University przeprowadzili dość gruntowne studia które obejmowało nawet skanowanie mózgu i okazało się, że ludzie rzeczywiście odczuwają „biochemiczny szum” z powodu mówienia o sobie. Im silniejsza jest osoba - jak wielu wyjątkowo zapracowanych ludzi - tym bardziej lubią rozmawiać o sobie. W końcu jest tylko tak wiele powiedzieć, prawda?

Oznacza to, że jeśli zwlekasz marchewkę z osobistego pytania w swoim e-mailu, to w zasadzie kusisz osoba z osobistym haju - szansa na odrobinę „szumu” poprzez dzielenie się z nimi czymś o sobie ty. A niektórym ludziom bardzo podoba się możliwość posiadania pudełka na mydło. Daj im to.

Możesz po prostu zapytać, jak przebiega projekt, nad którym pracują. Jeśli jesteś z nimi bardzo blisko i dość często rozmawiasz o rodzinie, zapytaj, jak się ma rodzina. Jeśli jest duża gra, o której wszyscy mówią - zapytaj ją, co myślą. Daj im szansę, aby Ci odpowiedzieć i „odpocznij” od myślenia o pracy. Możesz podążać za swoim pytaniem związanym z pracą, które chciałeś zadać w pierwszej kolejności, ale prośba o opinię wywoła potrzebę wzlotu „idę porozmawiać o sobie”.

Dodatkowa premia: użyj czegoś, co was łączy. Dzieci. Miłość do baseballu. Cokolwiek to jest - najpierw nawiąż osobiste połączenie. Osoba ta będzie mniej skłonna do szybkiego zapisania wiadomości e-mail na później.

Wybierz pilny wiersz tematu

Zapracowani ludzie naturalnie zaczynają ustalać priorytety wiadomości e-mail, a czasem nawet nie otwierają wiadomości e-mail, aby to zrobić. Szybko zerkną na wiersz tematu. Jeśli więc chcesz uzyskać szybką odpowiedź od tych osób, możesz po prostu wyobrazić sobie, jak ważna jest tematyka. Jeśli potrzebujesz wskazówek, jak to zrobić, gorąco polecam porady Aarona, jak to zrobić wyróżnij swój temat Jak wyróżnić wiadomość e-mail w zaśmieconej skrzynce odbiorczejCzy kiedykolwiek wysłałeś wiadomość e-mail, która Twoim zdaniem była ważna, na którą trzeba było odpowiedzieć wiele dni później, lub co gorsza? To prawda, że ​​czasami wymyka się spod kontroli, ale są rzeczy, które możesz zrobić ... Czytaj więcej w zagraconej skrzynce odbiorczej.

Najważniejsze jest to: jeśli potrzebujesz odpowiedzi od razu, dlaczego Twój temat nie jest poprzedzony słowami „WAŻNE:” lub „PILNE:”? Nie ma w tym nic złego i jest to naprawdę pomocne dla zapracowanych ludzi, którzy używają takich tematów jako wizualnego wskaźnika tego, co najpierw zaatakować w skrzynce odbiorczej. Po prostu nie rób tego z głupich, nieistotnych kwestii, bo staniesz się „chłopcem, który płakał wilkiem”, a twoje e-maile zostaną w końcu całkowicie zignorowane!

Krótko i słodko

W tej części artykułu popadam w hipokryzję. Facet, który pisze 2000 artykułów słownych, powie nam, żeby były krótkie i słodkie? Tak. Właśnie to zamierzam zrobić. Rozmawiamy tutaj e-mailami i oto lekcja, którą pan Wordy tutaj nauczył się w pierwszym roku swojej nowej pracy: PILE. To akronim, który właśnie wymyśliłem. Oznacza People Ignore Long E-maile.

Po około sześciu miesiącach ignorowania moich długich, skomplikowanych e-maili spróbowałem czegoś nowego. Zacząłem pisać bardzo, bardzo krótkie e-maile, które tylko wskazywały na sens. Nie podałem dodatkowych szczegółów, ale na końcu e-maili zaoferowałem podanie dodatkowych informacji, jeśli będą chcieli.

Zacząłem zbierać e-maile. Kiedy pomyślałem, że są wystarczająco krótkie, przeszedłem i jeszcze trochę uciąłem. Musisz zadać sobie pytanie, czy ta linia jest po prostu zbyteczna? Czy dzielisz się informacjami, aby ludzie wiedzieli, ile wiesz - czy też nie ma to tak naprawdę znaczenia dla omawianego problemu? Wytnij słowa. Przejdź do rzeczy szybko. Kiedy zacząłem to robić, zauważyłem gwałtowny wzrost wskaźnika odpowiedzi. Jeśli możesz zredukować swój e-mail do jednej linii - szanse są całkiem dobre, otrzymasz natychmiastową odpowiedź.

Przekupić ich

Jeśli chcemy być tutaj szczerzy, musisz przyznać, że z natury ludzie są samolubną grupą. Kiedy ludzie widzą, że może to być dla nich „coś”, czują się bardziej zmuszeni do działania. Możesz skorzystać z tego w e-mailu, zamykając go słowami: „Więc wróć do mnie z dobrym czasem, kiedy możesz o tym porozmawiać przy filiżance kawy - na mnie!”

Darmowa filiżanka kawy za naciśnięcie przycisku odpowiedzi? To dobra zachęta. A jeśli problem jest jeszcze ważniejszy - powiedzmy, że próbujesz coś sprzedać lub zdobyć nowego klienta - śmiało zaproponuj zakup lunchu. Ta niewielka inwestycja będzie tego warta. Ludzie uwielbiają bezpłatny lunch.

Zaangażuj drugą osobę

Jeśli wysłałeś komuś e-maila kilka razy, wypróbowałeś wszystkie taktyki wymienione powyżej i nadal nie otrzymujesz odpowiedzi, nadszedł czas, aby wyciągnąć wielkie działa. Te dwie ostatnie taktyki zwykle rezerwuję dla osób, które chronicznie ignorują wiadomości e-mail. Pierwsze podejście „wielkiej broni” polega na wciągnięciu kogoś, kto może być związany z sytuacją. Może to być Twój szef lub dodatkowa osoba, nad którą pracujesz nad projektem, który jest wstrzymywany, ponieważ osoba ta nie odpowiada na Twój e-mail.

To nie jest coś, co chcesz zrobić przy pierwszym, drugim, a nawet trzecim e-mailu. Jeśli jednak jesteś rażąco ignorowany, napisz jeszcze jeden uprzejmy e-mail i po prostu skontaktuj się z zaangażowaną osobą. Jeśli jest to ktoś wyżej, jak twój szef, a druga osoba wie, że ma władzę, szybko zareaguje. Ze wszystkich chronicznych ignorantów, z którymi miałem do czynienia przez lata, to podejście „cc” wywołuje odpowiedź w 99 procentach przypadków. Jest coś w tym, że publiczność przekształca dialog i nagle nadaje mu wyższy priorytet.

Konsekwentnie wydawaj przypomnienia

Jeśli kiedykolwiek widziałeś film Odkupienie Shawshank lub czytałeś powieść Stephena Kinga, możesz sobie przypomnieć część, w której Andy Dufresne co tydzień wysyła jeden list do Senatu Stanowego z prośbą o pieniądze na więzienie biblioteka. Po otrzymaniu kilkuset dolarów i darowizny książek, Andy zaczyna wysyłać dwa listy tygodniowo z prośbą o jeszcze więcej pieniędzy.

Chodzi o to, że wytrwałość działa. Nazwij to denerwującym, irytującym lub irytującym - ale jeśli naprawdę naprawdę potrzebujesz odpowiedzi na coś ważnego, konsekwentnie pytając osobę, czy otrzymała twój ostatni e-mail, będzie miał jeden z dwóch pożądanych efekty. Poprosi osobę, by przekopała się przez swoją skrzynkę odbiorczą w poszukiwaniu wiadomości e-mail, o której mówisz, lub uświadomi, że jedynym sposobem na odejście jest odpowiedź na wiadomość e-mail. Jest to oczywiście rozwiązanie ostateczne, ale jest to również rozwiązanie, które działa.

Jakich technik używasz, aby szybciej reagować na wiadomości e-mail? Co Ci odpowiada? Podziel się swoimi wskazówkami i poradami w sekcji komentarzy poniżej!

Źródło zdjęcia: Przytłoczony biznesmen (Shutterstock), Przemawiać (Shutterstock), Ważny znak (Shutterstock), Point to Point (Shutterstock), Point to Point (Shutterstock).