Nie pozwól, aby wysłanie wiadomości e-mail zmieniło się w naruszenie bezpieczeństwa

Reklama

Istnieje prawdopodobieństwo, że ktoś, kogo znasz, został dotknięty przypadkową odpowiedzią na wszystkie. Jest to zawstydzająca i całkowicie możliwa do uniknięcia warunek, i jest dość powszechna. Ludzie przychodzili do swoich współpracowników, dzielili się nazwiskami pacjentów i ujawnili adresy e-mail - po prostu przez przypadkowe naciśnięcie przycisku Odpowiedz wszystkim. W 1997 r. Microsoft przeżył epidemię „Odpowiedz wszystkim”, która obejmowała szacunkowo 15 milionów e-maile.

Nie zawsze jest to tylko zawstydzenie; możesz rzeczywiście ponieść poważne naruszenie bezpieczeństwa, jeśli wykorzystasz nieuczciwie wszystkie odpowiedzi. Jeśli wyślesz informacje o koncie lub tajemnice handlowe i przypadkowo dodasz osoby, których nie należy kopiować, możesz mieć poważne problemy. Chcesz się upewnić, że nie zawarłeś przypadkowej odpowiedzi na wszystkie? Oto jak się chronić.

Jeśli korzystasz z programu Outlook

Najlepszym sposobem na zachowanie bezpieczeństwa jest całkowite usunięcie przycisku Odpowiedz wszystkim. W programie Outlook 2003 lub 2007 wystarczy kliknąć

strzałka skierowana w dół po prawej stronie paska narzędzi kliknij Dodaj lub usuń przyciskii pozbądź się Odpowiedz wszystkim. Możesz zrobić to samo w programie Outlook 2010 lub 2013, ale jest to nieco bardziej skomplikowane.

CNET podaje, co następuje instrukcje. Iść do Plik> Opcje> Dostosuj wstążkę. Kliknij Zareagować w prawym okienku, a następnie kliknij Usunąć. Kliknij Nowa grupa dwukrotnie i zmień nazwę pierwszej nowej grupy (niestandardowej) na „Odpowiedz (niestandardowej)”, a drugiej na „Odpowiedz wszystkim (niestandardowej)”. Kliknij Główne zakładki w lewym okienku, a następnie rozwiń Strona główna (poczta) i Zareagować. W prawym okienku wybierz Odpowiedz (niestandardowe).

Dodaj po kolei polecenia Odpowiedź na post, Odpowiadać, Naprzód, Spotkanie, IM, i Więcej z lewego panelu do Odpowiedz (niestandardowe). W prawym okienku wybierz Odpowiedz wszystkim (niestandardowe). Dodaj polecenie Odpowiedz wszystkim. Wybierz Odpowiedz wszystkim (niestandardowe) i użyj na dół, aby przenieść go pod „Wyślij / Odbierz (IMAP / POP)”, a następnie kliknij ok.

Prostszą metodą jest instalacja TuneReplyAll dodatek dla programu Outlook. Umożliwi to włączenie wyskakującego ostrzeżenia, gdy masz zamiar użyć opcji Odpowiedz wszystkim. Jeśli nie masz nic przeciwko wysyłaniu go do wszystkich, po prostu kliknij Tak - jeśli nie, kliknij Nie.

Możesz także utworzyć regułę, która mówi Outlookowi wysłać wiadomości z opóźnieniem Jak skonfigurować program Microsoft Outlook, aby planował dostarczanie wiadomości e-mail Czytaj więcej ; w ten sposób, jeśli zdasz sobie sprawę, że kliknąłeś Odpowiedz wszystkim, masz czas, aby anulować wysyłanie. Oto kroki, które należy wykonać, aby utworzyć tę regułę.

Kliknij Narzędzia> Reguły i alerty> Nowa reguła. W polu „Wybierz szablon” w obszarze Reguła pusta kliknij Sprawdź wiadomości po wysłaniu, a następnie kliknij Kolejny. Wybierz żądane opcje z listy „Wybierz warunki”, a następnie kliknij Kolejny (jeśli nie wybierzesz żadnych warunków, reguła zostanie zastosowana do każdej wysyłanej wiadomości). Z listy „Wybierz akcję (akcje)” wybierz Odłóż dostawę o kilka minut. W polu „Edytuj opis reguły” kliknij podkreśloną frazę Liczba z i wprowadź liczbę minut, o jaką chcesz opóźnić każdą wiadomość, do 120 minut. Kliknij ok i Kolejny, dodaj dowolne wyjątki, a następnie kliknij Kolejny. Nadaj nazwę regule, zaznacz Włącz tę zasadę i kliknij koniec.

Jeśli korzystasz z Gmaila

Jeden z najlepsze funkcje Gmaila Co nowego w dobrym starym Gmailu? 5 funkcji, które powinieneś sprawdzićByć może przegapiłeś kilka nowych funkcji, które Gmail stopniowo dodawał w ciągu ostatniego roku. Spójrzmy więc na to, co zasługuje na naszą uwagę. Czytaj więcej możesz nie używać funkcji Cofnij wysyłanie, która pozwala anulować wysyłanie wiadomości e-mail do 30 sekund po naciśnięciu przycisku Wyślij, co pozwala uniknąć przypadkowej odpowiedzi Wszystkie epidemie na końcu druga. Niestety, jeśli używasz stacjonarny klient Gmaila Wyszukaj idealnego klienta Gmaila na komputery stacjonarne dla komputerów MacPotrzebujesz klienta stacjonarnego do Gmaila na komputerze Mac? Oto najlepsze, co mogliśmy znaleźć. Czytaj więcej , to ci nie pomoże.

Inną rzeczą do sprawdzenia w ustawieniach Gmaila jest to, że domyślnym zachowaniem odpowiedzi jest Odpowiedź zamiast Odpowiedz wszystkim. Jeśli jest w opcji Odpowiedz wszystkim, za każdym razem, gdy naciśniesz przycisk odpowiedzi, Gmail wypełni pola Do i DW adresami osób również skopiowanymi na oryginalny e-mail.

Boomerang, aplikacja dodatkowa Gmaila Zaplanuj swoje wiadomości w Gmailu dzięki BoomerangBaydin (firma stojąca za Boomerang) właśnie ogłosiła, że ​​użytkownicy mogą ponownie zaplanować wiadomości w Gmailu, gdy są już zaplanowane. Czytaj więcej , pozwala zaplanować wysyłanie wiadomości później, co umożliwi powrót do nich za kilka minut lub a kilka dni, aby upewnić się, że nie wysyłacie niczego zawstydzającego do wszystkich w kontaktach lista. Wybierz przedział opóźnienia, kliknij Wyślij później, a następnie kliknij Bumerang w prawym górnym rogu ekranu, aby zarządzać opóźnionymi wiadomościami. Łatwy!

Jeśli korzystasz z innych dostawców lub klientów poczty e-mail

Jeśli korzystasz z usług innych dostawców poczty e-mail lub klientów, być może będziesz musiał trochę kopać. Rozszerzenie Thunderbird o nazwie Wyślij później pozwoli Ci zaplanować wysyłanie e-maili w przyszłości. Zawiera Lotus Notes funkcja wysyłania później zaraz po wyjęciu z pudełka, podobnie jak MailMate i Airmail.

Możesz także korzystać z usług internetowych, takich jak LetterMeLater, aby wysłać e-mail w późniejszym terminie. Po utworzeniu konta możesz utworzyć wiadomości e-mail, które zostaną wysłane w późniejszym terminie, a także możesz nimi zarządzać przed wysłaniem, aby wprowadzić niezbędne zmiany. Możesz go nawet używać z własnego programu pocztowego.

Jeśli Twój klient poczty e-mail nie obsługuje żadnej z tych opcji, zawsze możesz ustawić nawyk zapisywania wiadomości e-mail jako wersji roboczej i wrócić do niej za pięć lub dziesięć kilka minut później, aby dokładnie sprawdzić, czy nie popełniłeś żadnych potencjalnie katastrofalnych błędów, takich jak kopiowanie wszystkich na liście klientów lub CCing całego gabinet.

Przypadkowa odpowiedź dla wszystkich: Nie pozwól, aby się zdarzyło!

Pierwszy e-mail został wysłany 44 lata temu; pomyślelibyśmy, że wyeliminowalibyśmy przypadkową odpowiedź Wszystko od tego, jak to się dzieje. Niestety, nie opracowaliśmy jeszcze szczepionki, więc musisz wziąć ochronę we własne ręce. Wyłączenie odpowiedzi na wszystkie funkcje, opóźnienie wysyłania wiadomości e-mail lub zapisanie ich jako wersji roboczej do wysłania kilka minut później może pomóc. Tylko Ty możesz zapobiec przypadkowej odpowiedzi wszystkim!

Czy zdarzyło Ci się przypadkowo udostępnić zbyt wiele informacji na stronie Odpowiedz wszystkim? Czy korzystasz z którejkolwiek ze strategii wymienionych powyżej? Podziel się najlepszą taktyką walki Przypadkowa odpowiedź Wszystko poniżej!

Źródło zdjęcia: trzymając głowę przez thodonal88 przez Shutterstock