7 przepisów IFTTT, które należy skonfigurować w celu łatwej współpracy z innymi

Reklama

Jeśli czystość jest obok pobożności, wówczas automatyzacja doprowadzi cię do nieba. Dlaczego? Ponieważ kiedy twoje życie jest zautomatyzowane, jest prostsze, czystsze i szczęśliwsze.

Istnieje niewiele usług o tak dużej mocy, jeśli chodzi o automatyzację wydajności, jak IFTTT. IFTTT pomaga oszczędzać pieniądze Użyj IFTTT, aby oszczędzać i zarabiać pieniądzeByć może najlepszym sposobem na otrzymywanie informacji o specjalnych ofertach online jest skorzystanie z popularnych danych IFTTT połączenie usługi, która pozwala przetwarzać dane ze stron internetowych i kanałów RSS na coś użytecznego dla... Czytaj więcej , przekształć swój e-mail i SMS do tablicy wyników sportowych Zamień swój e-mail, skrzynkę odbiorczą SMS lub cokolwiek w tablicę wyników dzięki IFTTT i ESPNBądź na bieżąco z ulubioną drużyną sportową, jak chcesz. Nowy kanał ESPN dla If This Then That (ifttt) oznacza, że ​​możesz łatwo skonfigurować SMS, e-mail, a nawet powiadomienia telefoniczne dla swoich ulubionych ... Czytaj więcej

lub zoptymalizuj Automatyzacja Kalendarza Google 9 hacków IFTTT, aby wzmocnić swoje życie za pomocą Kalendarza GoogleTwój kalendarz stanowi dużą część produktywności, a prawidłowe zarządzanie nim może mieć naprawdę duże znaczenie. Odpowiednie przepisy IFTTT pomogą Ci przejąć kontrolę nad kalendarzem Google i sprawić, by działał ... Czytaj więcej .

To tylko wierzchołek góry lodowej z IFTTT. Właśnie wtedy, gdy wydaje Ci się, że wszystko to omówiłeś, pojawiają się nowe pomysły na przepisy. Kiedy współpracujesz z grupą ludzi, IFTTT oferuje jeszcze więcej możliwości zautomatyzowania i uproszczenia procesu współpracy z innymi. Poniżej znajduje się 7 przydatnych przepisów na każde zarządzane przez Ciebie zadanie lub projekt z udziałem grupy osób.

E-mail do kalendarza

Gdy pracujesz z grupą osób, na których nie zawsze możesz polegać przy komputerze w tym samym czasie w ciągu dnia, e-mail jest najskuteczniejszym narzędziem komunikacji.

Poza komunikacją jest to również jeden z najlepszych czynników wyzwalających automatyzację, ponieważ możesz wysłać wiadomość e-mail z dowolnego miejsca. Ludzie prawie zawsze mają skonfigurowane adresy e-mail dla swoich telefonów. Tak więc pierwszym sposobem, który możesz zastosować, jest wywołanie wydarzeń z Kalendarza Google za pomocą wiadomości e-mail.

Oto jak to działa. W swoim e-mailu (przykładem jest tutaj Gmail) skonfiguruj etykietę o nazwie „Kalendarz grupowy”.

Utwórz filtr, aby każdy e-mail otrzymany z tematem „Kalendarz grupy” był oznaczony tą etykietą. Następnie w IFTTT utwórz wyzwalacz e-mail, który szuka tej etykiety.

Korzystając z IFTTT, weź treść tego e-maila i wstaw go do wspólnego kalendarza. Po prostu wybierz wyzwalacz kalendarza i ustaw go na „Zdarzenie szybkiego dodawania”, a tekst będzie wyświetlał adres e-mail i treść.

Oto, co jest fajnego w tym wyzwalaczu - Jeśli ktoś zapisze w ciele „Kolacja biznesowa jutro o 20:00”, IFTTT w inteligentny sposób umieszcza to wydarzenie w szczelinie czasowej jutro o 20:00 w twoim kalendarzu!

Masz to. Każde wydarzenie można automatycznie dodać do kalendarza grupowego z odpowiednim tematem w wiadomości e-mail.

Jedynym haczykiem jest to, że e-mail Google, którego używasz IFTTT, musi być tym, który jest używany w kalendarzu udostępnionej grupy. Tak długo, jak skonfigurujesz to konto Google, ten przepis będzie działał świetnie.

Utwórz wydarzenie w Kalendarzu Google za pomocą wiadomości SMS na numer IFTTT

Kolejny przepis to kolejny sposób na wstawienie wydarzenia do udostępnionego Kalendarza Google, z wyjątkiem tego, że odbywa się to za pomocą wiadomości SMS. Wystarczy ustawić wyzwalacz SMS IFTTT z otagowaną wiadomością i sprawić, by hashtag wyglądał podobnie #GroupEvent.

Wyzwalaczem będzie ponownie wydarzenie w Kalendarzu Google, a wszystko, co musisz podać, to sama wiadomość tekstowa.

Obowiązuje ta sama zasada. Jeśli w tekście jest podany określony dzień i godzina, IFTTT jest wystarczająco inteligentny, aby wstawić to wydarzenie do odpowiedniego przedziału czasowego w kalendarzu. Jest to wygodniejszy sposób tworzenia wydarzeń grupowych w kalendarzu za pomocą wiadomości SMS, a nie e-mail, co wymagałoby otwarcia aplikacji poczty e-mail na telefonie, gdy jesteś poza domem.

E-mail do arkusza kalkulacyjnego

Kolejnym z moich ulubionych przepisów na współpracę grupową jest przepis „E-mail do arkusza kalkulacyjnego”. Jest to idealne rozwiązanie w przypadku projektów, w których grupa ludzi wybiera się w teren w celu zebrania danych.

Członkowie Twojej grupy potrzebują tylko telefonu komórkowego z łącznością e-mail. Podczas zbierania informacji wystarczy wysłać wiadomość e-mail z tematem „addss:”, a następnie nazwę zebranych danych.

Podobnie jak w przypadku narzędzia do wysyłania wiadomości e-mail do kalendarza, musisz skonfigurować filtr na koncie e-mail, aby wyszukiwał ten tekst w temacie.

Użyj pola „Zawiera słowa” zamiast Temat, ponieważ temat będzie zawierał także inne informacje. Ustaw ten filtr, aby zastosował etykietę „ADD-SPREADSHEET” do tego e-maila.

Teraz w IFTTT utwórz wyzwalacz e-mail, który szuka wiadomości e-mail z tą etykietą docierających do skrzynki odbiorczej.

Następnie utwórz wyzwalacz Dysku Google, aby dodać go do arkusza kalkulacyjnego. Wpisz nazwę arkusza kalkulacyjnego grupy utworzoną na Dysku Google i spraw, aby wstawiane dane korzystały z trzech pól - otrzymaną datę, podmiot (w tym element do gromadzenia danych) oraz test na ciało (które będą danymi) samo).

Spowoduje to pobranie wiadomości e-mail od członków grupy i automatyczne wstawienie ich danych do arkusza kalkulacyjnego grupy bez żadnego wysiłku z Twojej strony.

Jest to wygodny sposób na gromadzenie danych w jednym miejscu, gdy wszyscy są w drodze. Pomyśl o pracownikach elektrowni wychodzących na jednostki polowe w celu zbierania informacji z maszyn; pracownicy biurowi IT biegający i zbierający informacje o komputerze; lub pracownicy polityczni biorący informacje ankietowe od lokalnych mieszkańców. Takie sytuacje mogłyby skorzystać z takiego zautomatyzowanego narzędzia.

Powiadomienia Dropbox

Oczywiście czasami proste linie tekstu go nie wycinają. Członkowie Twojej grupy mogą wymagać przesłania całych formularzy lub dokumentów PDF do miejsca przechowywania zespołu. Jest to sytuacja, która zdecydowanie wymaga zautomatyzowanego rozwiązania Dropbox. Dzięki Dropbox wszystko, co musisz zrobić, to utworzyć folder współdzielony, aby wszyscy twoi koledzy z drużyny połączyli swoje urządzenia mobilne z tym katalogiem udostępniania za pomocą aplikacji Dropbox i gotowe.

Ale w jaki sposób otrzymujesz powiadomienia, gdy członkowie Twojego zespołu przedłożą nowe dokumenty do folderu współdzielonego? Ach, teraz jest praca dla IFTTT! Najpierw utwórz wyzwalacz Dropbox dla utworzonego folderu, w którym członkowie zespołu mogą upuszczać dokumenty.

Operacją będzie wysłanie SMS-a na Twój telefon, który dostarczy Ci nazwę pliku oraz link URL bezpośrednio do lokalizacji pliku w DropBox.

W momencie, gdy członkowie zespołu wrzucą dokument do udostępnionego folderu, Ty jako menedżer od razu wiesz, że dokument jest dla Ciebie gotowy. To dobre narzędzie dla nauczyciela zarządzającego zadaniami dla dużej klasy; redaktor, który czeka na artykuły; i wiele innych scenariuszy.

Dropbox też może powiadomić cię o zmianach w twoich folderach w chmurze. Ten prosty przepis pomaga poszerzyć opcje o inne narzędzia powiadomień.

Data powiadomienia i SMS

Inną częstą potrzebą grup osób pracujących razem są ciągłe spotkania. Jest to niefortunna potrzeba, ale nie ma lepszego sposobu na utrzymanie grupy na drodze niż zwykłe spotkania, na których wszyscy zgłaszają się, by zgłosić postępy. Problem w tym, że zawsze są ludzie, którzy zapominają o spotkaniach.

Jeśli chcesz temu zaradzić, jednym fajnym podejściem jest użycie wyzwalacza Data / Czas w IFTTT. Możesz go używać do wyzwalania dowolnych wiadomości, od wiadomości e-mail po powiadomienia na iPhonie, ale w poniższym przykładzie używam scenariusza, w którym grupa aktywnie komunikuje się za pośrednictwem strony na Facebooku. Możesz wywołać powiadomienie na stronie Facebooka za pomocą IFTTT, ale najpierw musisz utworzyć wyzwalacz dnia / godziny.

Następnie po prostu przygotuj niestandardową wiadomość, którą chcesz rzucić na stronie Facebooka, gdy zbliża się pora spotkania.

Jeśli grupa aktywnie korzysta z tej strony, nie powinieneś mieć ani jednej nieobecnej osoby na spotkaniu.

Strona na Facebooku #Help Hashtag to Group Email

Oto inny scenariusz. Załóżmy, że prowadzisz biznesowe firmy hostingowe i masz rosnącą bazę klientów, którzy potrzebują Twojej pomocy technicznej. Twój zespół wsparcia technicznego jest świetny, ale Twoi klienci narzekają, że nie zawsze łatwo jest się skontaktować z pomocą techniczną.

Oto sposób, aby zachęcić klientów do korzystania z pomocy technicznej. Za pomocą hashtaga zaoferuj opublikowanie dowolnego pytania działu pomocy technicznej na swojej stronie na Facebooku #Wsparciei natychmiast przekaż tę wiadomość całej grupie wsparcia technicznego.

Wyzwalacz IFTTT to wyzwalacz strony na Facebooku, na którym konfigurujesz hashtag.

Ten wyzwalacz przejdzie do wyjścia powiadomienia e-mail. Ustaw w temacie flagę „GRUPA POMOCY” i wstaw wiadomość do wpisu w treści.

Będzie on przechodził na Twój własny adres e-mail, więc po prostu utwórz filtr na swoim koncie e-mail i automatycznie prześlij tę wiadomość do całego zespołu personelu technicznego. Łatwy!

Następnym razem, gdy jeden z Twoich klientów zauważy, że Twoje serwery są wyłączone, możesz zaufać, że cała grupa wsparcia technicznego usłyszy o tym dokładnie w tym samym czasie - w momencie, gdy klient to zgłosi!

Toodledo na e-mail po zakończeniu zadań

Moim zdaniem jednym z najlepszych dodatków do IFTTT Toodledo. Będziesz potrzebować jakiejś listy rzeczy do zrobienia, aby w pełni zarządzać grupą, a dzięki Toodledo zintegrowanemu z IFTTT możesz za jej pomocą wykonywać wszelkiego rodzaju fajną automatyzację.

Czy na przykład nie byłoby miło otrzymywać powiadomienie za każdym razem, gdy ktoś z twojego zespołu wykona swoje zadanie?

Nie ma problemu. Utwórz wyzwalacz w IFTTT za każdym razem, gdy jakiekolwiek zadanie zostanie zakończone.

Po stronie wyjściowej wybierz adres e-mail. Niesamowite jest to, że ten e-mail może zostać wysłany do wielu osób, a nie tylko do konta zarejestrowanego w IFTTT. Możesz wpisać maksymalnie pięć adresów osób, które muszą wiedzieć, kiedy zespół wykonuje zadania.

Istnieją inne rzeczy, które możesz zrobić z Toodledo, jak widać z powyższej listy wyzwalaczy. Możesz także uruchomić, gdy tworzone są nowe zadania lub tylko nowe zadania z określonymi znacznikami.

Podziel się swoimi sztuczkami i przepisami

Przy odrobinie kreatywności zadziwiające jest, jak bardzo możesz zautomatyzować współpracę poszczególnych członków grupy. Praca z innymi ludźmi może być złożoną serią zadań, wyzwań i sukcesów - dlaczego więc nie uprościć całości, automatyzując całą komunikację, planowanie i zarządzanie, jak możesz? W ten sposób możesz skoncentrować się na projekcie, który z kolei da znacznie lepszy efekt końcowy.

Czy kiedykolwiek używałeś IFTTT do automatyzacji zadań grupowych? Podziel się swoimi sztuczkami i przepisami w sekcji komentarzy poniżej!

Kredyty obrazkowe: Kreatywny zrównoważony rozwój Via Flickr