5 sposobów czyszczenia poczty e-mail w celu uporządkowania i zarządzania skrzynką odbiorczą

Czy e-mail zajmuje więcej czasu niż powinien? Istnieją lepsze sposoby porządkowania i oswajania skrzynki odbiorczej, aby mieć więcej energii i miejsca na inne rzeczy.

Gmail jest obecnie największą na świecie usługą pocztową i dlatego większość metod i aplikacji w tym artykule skupia się na użytkownikach Gmaila. Jednak sztuczki tutaj można łatwo zastosować w innych aplikacjach e-mail, a większość narzędzi ma instrukcje na ten temat na swojej stronie internetowej.

1. Ty kontra Twoja skrzynka odbiorcza (Internet): 4 strategie zarządzania skrzynką odbiorczą

Każdy ma swoją własną sztuczkę, aby przejąć kontrolę nad swoją skrzynką odbiorczą. Magazyn Forge rozpoczął wnikliwą serię pod tytułem You vs. Twoja skrzynka odbiorcza, aby wyróżnić niektóre z najlepszych strategii. Obecnie istnieją cztery artykuły z różnymi pomysłami na temat rozwiązania problemu przeciążenia skrzynki odbiorczej. Przeczytaj je wszystkie, oferują różne perspektywy na obsługę poczty e-mail.

Jeden artykuł mówi o tym, w jaki sposób sekret wysyła lepsze e-maile. Jeśli piszesz e-maile, które jasno określają, jaka powinna być odpowiedź, będzie mniej zamieszania i mniej dwuznacznych wiadomości wysyłanych tam iz powrotem. Kolejny mówi o tym, jak należy sprawdzać pocztę e-mail w sesjach i przypisać cel do każdej sesji.

Trzeci system zarządzania pocztą e-mail dotyczy segregowanie skrzynki odbiorczej za pomocą etykiet Odkryj etykiety Gmaila i wreszcie oswaj swoją skrzynkę odbiorcząIstnieje wiele sposobów radzenia sobie z przeciążeniem wiadomości e-mail, ale jest jeden pod nosem, z którego możesz nie korzystać: dobre stare etykiety Gmaila. Czytaj więcej , co ułatwia sortowanie i filtrowanie wiadomości. I wreszcie jedna strategia mówi o tym, jak nie jest ważne, aby mieć skrzynkę odbiorczą zero, co zawiera jedną z najlepszych rad: „Ważne jest, aby pamiętać, że sam e-mail nie działa”.

2. Instaclean (Android, iOS): znajdź nadawców i subskrypcje, których nie otwierasz

Instaclean to jedna z najlepszych darmowych aplikacji do zarządzania skrzynką odbiorczą. Pozwala usuwać i blokować niechciane biuletyny. Pokazuje też nadawcom, którzy zatkają Twoją skrzynkę odbiorczą, nawet jeśli nie czytasz ich wiadomości.

Usuwanie zbiorcze sortuje wiadomości e-mail według nadawcy, pokazując, ile ich wiadomości znajduje się w skrzynce odbiorczej i ile z nich kiedykolwiek otworzyłeś. Jeśli ktoś wysyła Ci wiele e-maili, a Ty otwierasz 0–1% z nich, możesz chcieć zablokować tego nadawcę i usunąć wszystkie jego wiadomości nadal znajdujące się w Twojej skrzynce odbiorczej. Wiadomości e-mail można sortować według nadawcy lub rozmiaru.

Aplikacja znajduje również wszystkie subskrypcje, z których otrzymujesz wiadomości e-mail, które nie są wysyłane do spamu. Za pomocą kilku dotknięć możesz zablokować wszystkie takie e-maile, których nie chcesz już otrzymywać. Nie usuwa wszystkich subskrypcji i musisz wykonać wiele przejść. W pewnym sensie jest to dobre, ponieważ nie chcesz przypadkowo usunąć czegoś, co lubisz.

Każda akcja (usuń lub zablokuj) nagradza cię monetami. Po zebraniu 1000 monet możesz je wykorzystać w dobrej sprawie, prosząc Instaclean o posadzenie drzewa w Twoim imieniu. Możesz także zarabiać monety, polecając aplikację znajomym.

Ściągnij: Instaclean for Android | iOS (Darmowy)

3. Tempo wiadomości e-mail (Internet): otrzymuj częste e-maile jako partie i streszczenia

Nie każdy biuletyn jest niepożądany, ale może zbyt często do Ciebie docierać. Podobnie nawet jeśli kolega jest zadowolony z wysyłania masowych wiadomości e-mail w łańcuchu biurowym, nie możesz ich zignorować. Tempo wiadomości e-mail pozwala przekształcać częste wiadomości w partie, dzięki czemu trafiają do skrzynki odbiorczej, kiedy chcesz.

Zarejestruj się na stronie internetowej, aby otrzymać osobisty alias e-mail, na przykład [email protected]. Następnie przejdź do biuletynu, łańcucha lub usługi, która zbyt często wysyła wiadomości, i zmień swój adres e-mail na ten alias. Następnie Paced wysyła z niego wszystkie e-maile i wysyła je jako codzienne podsumowanie. Jeśli chcesz otrzymać wiadomość e-mail wcześniej, zaloguj się na stronie i uruchom natychmiastowe podsumowanie.

Możesz także określić, jak często chcesz otrzymywać wiadomości e-mail z tej usługi. Domyślnie jest wyświetlany codziennie, jak wskazuje alias e-mail, ale możesz go zmienić na „tygodniowy” lub „miesięczny”. Paced wyśle ​​następnie partie zgodnie z twoimi preferencjami.

4. Slimbox (Internet): Batch Wszystkie biuletyny w Gmailu

Bardziej niż cokolwiek innego biuletyny e-mailowe prawdopodobnie zapychają skrzynkę odbiorczą. Slimbox to prosty sposób, aby zamienić je w jedną partię wiadomości, bez konieczności ich anulowania lub usunięcia.

Istnieje kilka powodów, które sprawiają, że Slimbox jest lepszy niż przeciętna aplikacja do grupowania. Po pierwsze, jest weryfikowany przez Google, więc możesz zalogować się do skrzynki odbiorczej Gmaila lub Google Apps, mając pewność, że Twoje dane są bezpieczne. Po drugie, Slimbox nie wymaga zmiany adresu e-mail w innych usługach, takich jak wymaga Paced.

Po zalogowaniu aplikacja przeskanuje wszystkie wiadomości i przygotuje listę częstych biuletynów. Możesz wybrać opcję wysyłania ich do skrzynki odbiorczej lub umieszczania ich w codziennej wersji Slimbox. Slimbox wyśle ​​tę wiadomość e-mail raz dziennie (możesz ustawić strefę czasową), w której przechowywane są wszystkie pozostałe wiadomości e-mail, które przegapiłeś. Nie wpływa to na istniejące filtry Gmaila.

Możesz sprawdzić Slimbox w dowolnym momencie, logując się na stronie, zmienić, którzy nadawcy przechodzą do skrzynki odbiorczej lub Slimbox i tak dalej. Usługa jest bezpłatna przez miesiąc, aby ją przetestować, po czym kosztuje 1 USD miesięcznie.

5. gfeed (Android, iOS): Przewijanie pliku danych w celu uzyskania szybszej skrzynki odbiorczej

Wypróbuj gfeed, a będziesz się zastanawiać, dlaczego Gmail nie ma już tej opcji. Aplikacja zmienia skrzynkę odbiorczą w ciągły przewijany kanał wiadomości, jak każda sieć społecznościowa. Obrazy są wyświetlane w podglądzie, a kilka pierwszych wierszy wiadomości poniżej.

Aby rozwinąć wiadomość, dotknij obrazu, tematu lub linku „więcej”. Tam możesz odpowiedzieć na (lub odpowiedzieć na wszystkie) i przekazać tę wiadomość przez samą gfeed. Jest to przydatne w przypadku podstawowych odpowiedzi tekstowych, ale w większości przypadków lepiej jest odpowiadać za pośrednictwem oficjalnej aplikacji Gmail.

Za każdym razem, gdy przewijasz wiadomość, gfeed automatycznie oznaczy ją jako przeczytaną lub zarchiwizuje, w zależności od twoich ustawień. Możesz także oznaczyć wiadomość gwiazdką lub oznaczyć ją etykietą, aby dodać filtr. Po otwarciu Gmaila możesz zobaczyć te wiadomości pod tym filtrem.

Jeśli spędzasz zbyt dużo czasu na przeglądaniu skrzynki odbiorczej, gfeed jest jedną z najlepszych aplikacji, które przyspieszają organizowanie poczty e-mail.

Ściągnij: gfeed dla Android | iOS (Darmowy)

Archiwizuj stare e-maile dla Inbox Zero

Dzięki jednej z tych aplikacji lub kombinacji wielu metod ten zaśmiecony bałagan wiadomości e-mail powinien wreszcie stać się znacznie łatwiejszy do zarządzania. Niezależnie od tego, czy szukasz skrzynki odbiorczej zero, czy bardziej zorganizowanej skrzynki odbiorczej, nie zapomnij sprawdzić dostępnych narzędzi.

Na przykład najczęściej pomijaną funkcją jest przycisk „Archiwum” w aplikacjach e-mail. To doskonały sposób na zwolnienie skrzynki odbiorczej przy jednoczesnym zachowaniu dostępności e-maili do wyszukiwania później. Oto jak możesz zarchiwizuj stare wiadomości i osiągnij zero skrzynki odbiorczej Jak zarchiwizować wszystkie stare e-maile w Gmailu i osiągnąć zero skrzynki odbiorczejTen prosty nawyk e-mailowy pomoże Ci dotrzeć do skrzynki odbiorczej Zero bez wysiłku. Spójrzmy na kilka porad i wskazówek dotyczących archiwizacji e-maili w Gmailu. Czytaj więcej .