5 kroków do oszczędzania papieru i przejścia na technologię cyfrową

Reklama

Papier i materiały alternatywne, takie jak pergamin, były kiedyś bardzo rzadkimi i cennymi materiałami. Dzisiaj używamy papieru prawie wszędzie, a raczej wszędzie tam, gdzie nie można go zastąpić Plastikowy.

Produkcja któregokolwiek z tych materiałów stanowi obciążenie dla środowiska, chociaż papier - zazwyczaj wykonany z drewna - jest biodegradowalny, a zatem znacznie łatwiejszy do recyklingu.

Przejście na technologię cyfrową nie tylko pozwoli zaoszczędzić papier i środowisko, ale także zaoszczędzi mnóstwo miejsca: Twoje biurko lub nawet lodówka będą wyglądać na znacznie czystsze. Znalezienie dokumentów będzie znacznie szybsze. A przecież żyjemy w erze cyfrowej! Oto jak zacząć:

1. Łów

Wszystko zaczyna się od zeskanowania istniejących dokumentów papierowych. Jeśli nie masz skanera, możesz użyć aparatu cyfrowego, zrobić zdjęcie i użyć Rozdział korygować perspektywę i zniekształcenie. Damien szczegółowo przeanalizował to narzędzie kilka miesięcy temu: Rozdział - Skanuj dokumenty bez skanera Rozdział - Skanuj dokumenty bez skanera Czytaj więcej

2. Plik

Upewnij się, że wymyśliłeś dobry system, który pozwoli ci łatwo wyśledzić potrzebny dokument. Zawsze zadawaj sobie pytanie: „Gdzie i jak będę tego szukać?”

Najłatwiejszym sposobem archiwizowania dokumentów jest prawdopodobnie zapisanie ich w formacie PDF, nadanie im daty i krótkiego opisu oraz wyszukiwanie potrzebnych informacji w treści według słów kluczowych.

Ponieważ wyszukiwanie obrazów dla tekstu nie jest jeszcze standardem, nazwa pliku dla obrazów musi być bardzo opisowa. Alternatywnie możesz użyć narzędzia o nazwie JOCR, który wyodrębni tekst ze zeskanowanych dokumentów i umieści je w pliku tekstowym. Możesz nadać plikowi tekstowemu dokładnie taką samą nazwę jak obraz, umieścić go w tym samym folderze i w ten sposób będziesz w stanie łatwo wyśledzić odpowiedni dokument. Varun zrecenzował JOCR: Jak wyodrębnić tekst z obrazów Jak wyodrębnić tekst z obrazów (OCR)Najlepszym sposobem na wyodrębnienie tekstu z obrazu jest użycie optycznego rozpoznawania znaków (OCR). Pokażemy ci siedem bezpłatnych narzędzi OCR do tego zadania. Czytaj więcej

Jeśli zabrzmi to zbytnio, możesz zarchiwizować zeskanowane dokumenty i pliki PDF za pomocą GMail. Wystarczy wysłać pliki pocztą e-mail do siebie i wpisać odpowiednie, odpowiednie słowa kluczowe w wiadomości e-mail. Pamiętaj tylko o zagrożeniu bezpieczeństwa, na jakie narażasz swoje pliki, więc staraj się nie przesyłać poufnych dokumentów.

3. Użyj narzędzi

Do losowych notatek używamy dużej ilości papieru, który następnie pozostanie na naszych biurkach na zawsze lub do momentu rozlania kawy. Aby zaoszczędzić papier i sprawić, by Twoje biurko wyglądało trochę schludniej, postaraj się uzyskać rutynowe korzystanie z narzędzi.

Przypomnienia, szybkie notatki, listy rzeczy do zrobienia, adresy można organizować i przechowywać cyfrowo. W zależności od używanych narzędzi może mieć dodatkową zaletę dostępu do nich w dowolnym miejscu.

Do szybkich notatek powinieneś użyć Stickies, która jest w zasadzie cyfrową alternatywą dla karteczek Post-It.

kalendarz Google stanowi doskonały kalendarz online i stacjonarny. Może także przypominać o zadaniach. Jeśli zintegrujesz Kalendarz Google z Thunderbirdem, możesz nawet tworzyć listy rzeczy do zrobienia bezpośrednio ze swojego komputera. W moim artykule Instrukcje: zintegrowanie Kalendarza Google z Thunderbirdem Jak zintegrować Kalendarz Google z ThunderbirdemKorzystasz z Thunderbirda i Kalendarza Google i zastanawiasz się, jak je połączyć? Pokazujemy, jak w pełni zintegrować Kalendarz Google z Thunderbird. Czytaj więcej , zobaczysz, jak to się robi.

Jednym z najlepszych narzędzi do zachowania porządku i pozbycia się papierowych notatek i przypomnień jest Pamiętajcie o mleku. Będąc kompatybilnym z wieloma innymi aplikacjami, może równie dobrze stać się centralnym centrum monitorowania zadań i informacji. David objęty 8 łatwych sposobów zarządzania zadaniami dzięki Remember The Milk 8 łatwych sposobów zarządzania zadaniami dzięki Remember The Milk Czytaj więcej , co daje nieco więcej wglądu w możliwości tego narzędzia.

Ponadto w artykule Zarządzaj swoim życiem dzięki bezpłatnym narzędziom do zarządzania czasem online Zarządzaj swoim życiem dzięki bezpłatnym narzędziom do zarządzania czasem online Czytaj więcej , Przejrzałem kilka innych przydatnych narzędzi, z których niektóre są wspomniane powyżej.

4. Kopia zapasowa, kopia zapasowa, kopia zapasowa

Aby przejść całkowicie bez użycia papieru, musisz w pewnym momencie wyrzucić oryginalne dokumenty papierowe lub przechowywać je. Oczywiście są dokumenty, które musisz zatrzymać. Ale dla większości kopie cyfrowe będą wystarczające.

Jednak zdarzają się wypadki. Dysk twardy może ulec uszkodzeniu, zabierając ze sobą cyfrowe kopie dokumentów. Dlatego ważne jest tworzenie regularnych kopii zapasowych.

Pliki poufne nigdy nie powinny opuszczać dysku twardego i należy regularnie wykonywać ich kopię zapasową na dyskach zewnętrznych.

Co z dokumentami przechowywanymi na koncie GMail? Chociaż Gmail może być dość bezpiecznym miejscem, powinieneś również wykonać kopię zapasową konta GMail, aby mieć 100% pewność, że wszystko jest rozliczone.

Istnieje sposób na wykonanie kopii zapasowej GMail przy użyciu GMail Backup, jak opisał Karl w swoim artykule Jak wykonać kopię zapasową konta Gmail na komputerze Jak wykonać kopię zapasową konta Gmail na TWÓJ dysk twardyMożesz utracić dostęp do swoich cennych danych Gmaila. Przy tak wielu dostępnych opcjach warto regularnie wykonywać kopie zapasowe Gmaila. Ten krótki przewodnik pokazuje, jak to zrobić. Czytaj więcej .

Wreszcie, mając elektroniczną kopię każdego ważnego dokumentu, nawet jeśli nie możesz odrzucić oryginału, sam w sobie jest kopią zapasową. Wyobraź sobie wszystkie swoje cenne dokumenty papierowe utracone w wyniku powodzi lub pożaru - a nadal masz duplikat na dysku twardym.

5. Powtarzać

Niech powyższe kroki stają się nawykiem. To jest kluczowe. Ustawiaj przypomnienia, aby skanować dokumenty papierowe. Uczyń skanowanie rutynowym sprawdzaniem wszystkiego, co się pojawi, i pracuj nad starymi materiałami, gdy będziesz miał czas. I powtórz.

Co zatem powstrzymuje cię przed całkowitym przejściem ze starego użytkownika papieru szkolnego na mistrza cyfrowego nowej ery? Daj nam znać cyfrowo w komentarzach.