Masz dość nieefektywnych spotkań? Wyślij te 8 zasad do swojego szefa

Reklama

Zdecydowana większość z nas wie, ile spotkań drenujących może dotyczyć zarówno naszego czasu, jak i wydajności. Ale jeśli spotkanie jest dobrze zorganizowane (i dobrze prowadzone), nie ma powodu, aby nie mógł zwiększyć produktywności, poczucia celu i morale każdego uczestnika.

Jest tam mnóstwo treści dlaczego nienawidzimy spotkań. Facebook narzeka napisany w chwili całkowitej frustracji z powodu utraconych okazji dzięki całkowicie źle zorganizowanemu, pozornie bezcelowemu spotkaniu, które znacznie przekroczyło wyznaczony czas.

Oto kilka zasad, których należy przestrzegać, aby polepszyć spotkania i upewnić się, że nie marnujesz czasu wszystkich. Zaufaj mi.

Miej cel i upewnij się, że ludzie o tym wiedzą

Jeśli po prostu dzwonisz do wszystkich razem, aby przekazać aktualizację lub jęczeć, to wykład. Wykład nie jest spotkaniem. Jeśli chcesz zaktualizować wszystkich, wyślij wiadomość e-mail lub opublikuj wiadomość dla wszystkich w narzędziu zespołu, takim jak Luźny który ułatwia komunikację grupową

Dzięki Slack komunikacja grupowa jest szybsza i łatwiejszaGrupowe wiadomości e-mail mogą naprawdę zabić produktywność. Czas porzucić klientów poczty i skorzystać z usług współpracy, takich jak nowo uruchomiony Slack. Czytaj więcej . Będzie to znacznie lepsze wykorzystanie czasu każdego.

Jeśli jesteś w sytuacji, w której spotkanie jest naprawdę potrzebne (tj. Gdy musisz coś w grupie przekazać, porozmawiać, odesłać pomysły itp.), Upewnij się, że ma to wyraźny cel. Dlaczego dokładnie gromadzicie wszystkich?

Zły cel:„Aby wszyscy byli na bieżąco z tym, co się dzieje”.

Lepszy cel:„Aby zebrać pomysły, ustalić harmonogram i przypisać kolejne działania każdemu członkowi zespołu, abyśmy mogli przeprowadzić udaną premierę produktu X360 do końca marca”.

I proszę, upewnij się, że wszyscy uczestnicy znają cel spotkania, zanim ono nastąpi. Jeśli ludzie będą wiedzieli, jakie będą końcowe wyniki spotkania, będą znacznie bardziej narażeni na przygotowania, i miejmy nadzieję, że przemyślę niektóre z tematów do dyskusji, zamiast myśleć o latać.

Utwórz przejrzystą, uporządkowaną agendę

Twoim celem jest miejsce docelowe. Twój plan to mapa drogowa tego, jak się tam dostaniesz. Bez tej mapy drogowej spotkania często wymykają się spod kontroli, odchodzą od tematu i nigdzie nie podejmie się tylu decyzji, ile się spodziewałeś. Jeśli zauważysz, że spotkania wykraczają poza temat, zatrzymaj się w tej krnąbrnej dyskusji i przywróć ją tak szybko, jak to możliwe.

Zorganizuj swoje programy spotkań Łatwe tworzenie programów spotkań za pomocą oczekiwań na spotkania [iPad]Chociaż nikt z nas nie czeka na spotkania, na szczęście istnieje wiele przydatnych aplikacji internetowych i mobilnych, takich jak AgreeDo, które ułatwiają planowanie spotkań. Wszystkie udane spotkania zaczynają się ... Czytaj więcej ostrożnie używając produktu takiego jak Oczekiwania na spotkanie (iPad) lub narzędzia online, takie jak Mój komitet i Minuty.io. Ustaw ścisły termin dla każdego punktu w porządku obrad, jednocześnie dając poszczególnym osobom informacje na temat tego, czego się od nich oczekuje. Jeśli chcesz, aby ktoś przyczynił się do pewnej dyskusji na spotkaniu, daj mu znać! Na przykład:

Program

1. Deklaracja celu spotkania i przygotowanie - (5 minut)
2. Pośmiertna premiera z ostatnich tygodni - jakie były nasze KPI (Kim o tym poinformować). Co poszło dobrze? co nie (15 minut)
3. Pomysły na temat tego, w jaki sposób możemy budować świadomość na następny start (wszyscy - pomyśl o kilku pomysłach przed spotkaniem) - (15 minut)
4. Zdecyduj się na 3 z tych pomysłów, aby rozwinąć więcej przed następnym spotkaniem - (10 minut)
5. Przypisywanie kolejnych działań każdemu członkowi zespołu - (5 minut)

Upewnij się, że każdy ma to, czego potrzebuje

Boję się myśleć, ile czasu marnuje się każdego roku na całym świecie, ponieważ ludzie przychodzą na spotkania nieprzygotowani (w tym nie wiedząc jak robić właściwe notatki ze spotkań Spraw, by protokół działał: jak robić skuteczne notatki podczas spotkaniaJest to umiejętność, którą niewielu ludzi opanowało; idealne minuty spotkań. Zapis wydarzeń oszczędza ci bólów głowy w dalszej linii. Oto jak efektywnie wykorzystujesz minuty na spotkaniu. Czytaj więcej ). Udostępnij swój plan wszystkim uczestnikom co najmniej kilka dni przed spotkaniem, aby mogli zebrać wszystko, co jest od nich wymagane.

Jeśli potrzebujesz jakiegoś członka zespołu, aby coś ze sobą zabrać, upewnij się, że rozumie, jak to ważne jest i jest drukowane (w razie potrzeby) z wyprzedzeniem, aby upewnić się, że nie utkną w kolejce po drukarka. Ostatnią rzeczą, której potrzebujesz, jest to, że uczestnicy się usprawiedliwiają…Och, przepraszam, nie miałem okazji go przygotować - przygotuję go na następny tydzień“. To nikomu nie pomaga.

Jeśli organizujesz spotkanie z osobami pracującymi zdalnie, najpierw zapoznaj się z naszym szczegółowym „Przewodnik spotkań online Internetowy przewodnik spotkań: oprogramowanie i strategiaNowoczesne usługi wideokonferencyjne są łatwe w użyciu i dostępne dla prawie każdego z komputerem lub smartfonem. Możliwość łączenia się i spotkań z ludźmi online oznacza, że ​​nie jesteśmy już ograniczeni przez położenie geograficzne. Czytaj więcej ”Oraz upewnij się, że wszyscy wiedzą, jak korzystać z dowolnego narzędzia konferencyjnego, z którego zdecydujesz się skorzystać. Przed spotkaniem poproś ludzi, aby sprawdzili mikrofon, kamerę internetową i upewnili się, że mają zainstalowane wtyczki, które mogą być potrzebne do takich rzeczy jak Hangouty Google+ Wskazówki dotyczące planowania i efektywnych spotkań w Google HangoutsDzięki dzisiejszej technologii internetowej organizowanie spotkań online może być zarówno wydajne, jak i opłacalne, zwłaszcza jeśli planujesz je wcześniej i korzystasz z narzędzi oszczędzających czas. Przez ostatnie kilka miesięcy uczestniczyłem w spotkaniach online ... Czytaj więcej .

Zapraszaj tylko tych, którzy są potrzebni

Nie zapraszaj całego zespołu, abyś poczuł się jak wielki szef. Zapraszaj tylko osoby, których potrzebujesz. To znaczy, ludzie, którzy są w stanie pomóc ci osiągnąć cel spotkania. Wszystkich innych można później zaktualizować, czytając protokół ze spotkania lub rozmawiając z kolegami w dogodniejszym czasie.

Zachowaj szczegółowe minuty

Użyj produktu takiego jak Agreedo (wolny zachowaj szczegółowe minuty Agreedo: Napisz i zarządzaj minutami spotkań biznesowych za darmo onlineOd kilku tygodni szukam łatwej w obsłudze strony internetowej lub aplikacji, która pozwoliłaby mi przechowywać i przechowywać minuty spotkań. Tradycyjne podejście do dokumentów tekstowych nie jest już produktywne ... Czytaj więcej do którego możesz niezawodnie wrócić i tak właściwie Rozumiesz. To narzędzie pozwala poświęcić szczegółowe minuty na korzystanie ze skrótów klawiaturowych, śledzić wyniki spotkań (takich jak wykonane zadania) oraz szybko i łatwo udostępniać je zespołowi. Jeśli używasz iPada, możesz także spróbować Zabieracz minuty (7,99 USD) za profesjonalne raporty ze spotkań MinuteTaker i spotkania pomagają tworzyć profesjonalne raporty na iPadaW moim darmowym internetowym przewodniku MakeUseOf Online Meeting Guide, w którym przedstawiłem wskazówki dotyczące planowania i przeprowadzania spotkań przez Internet, wspomniałem również o kilku minutowych aplikacjach. Podczas gdy bardzo niewielu z nas ... Czytaj więcej .

Upewnij się, że kiedy ludzie czytają te protokoły, znają główne punkty / podsumowania tego, co zostało omówione i co podjęto decyzję, a także możliwość szybkiego odniesienia się do tego dokumentu, aby dowiedzieć się, co sami muszą zrobić Kolejny.

Wykluczenie nie zawsze jest lepsze niż włączenie

Wiem, że (właśnie) wspomniałem, że tylko ci ludzie, którzy są naprawdę potrzebni, powinni uczestniczyć w spotkaniu, ale co jakiś czas powinieneś także uwzględnij wszystkich na bardziej nieformalnej sesji jam, w której możesz odrzucić pomysły, porozmawiać o tym, co może poprawić organizacja.

Wykorzystaj to jako okazję do zbudowania silniejszego zespołu. Zrób to przy posiłku lub piwie. Przynieś smaczne jedzenie do biura i spraw, aby wszyscy zajęli godzinę lub dwie w ciągu dnia aby lepiej poznać swoich współpracowników, jednocześnie pracując razem, aby wprowadzić pewne ulepszenia w firmie jako cały. Ponownie miej cel i plan, ale staraj się, aby tego rodzaju spotkania były bardziej nieformalne, mniej ustrukturyzowane, ale nadal z ogólnym tematem, takim jak „Zwiększanie wydajności organizacji” lub „Pomysły na to, jak możemy urozmaicać".

Przypisywanie Wyczyść „Elementy następnej akcji”

Przed zakończeniem spotkania upewnij się, że wszyscy w pokoju znają dokładną czynność, którą muszą podjąć w następnej kolejności, oraz jej oś czasu. To sztuczka, którą David Allen naprawdę popchnął w swojej fantastycznej książce „Pierwsze rzeczy‘. Niezależnie od projektu, nad którym pracuje każdy, upewnij się, że musisz podjąć wyraźne następne działanie, aby projekt mógł iść naprzód.

Powtarzając, musi to być konkretne działanie (lub zestaw działań), o ściśle określonym terminie, a nie tylko ogólny pomysł, który należy wykonać „jak najszybciej”. Na przykład

Zła następna akcja:„Podsumuj premierę z zeszłego miesiąca”.

Lepsza kolejna akcja:„Zbuduj arkusz kalkulacyjny (z kilkoma przydatnymi wykresami) przedstawiający nasze KPI z całego okresu wprowadzenia. Udostępnij to zespołowi ds. Uruchamiania, a także wyślij krótki e-mail wyjaśniający, jak według Ciebie przebiegło uruchomienie. Zrób to do czwartku ”.

Poproś o opinię

Wiele osób obawia się krytykować swoich „przełożonych” lub współpracowników, dlatego po każdym spotkaniu poproś ich o pozostawienie anonimowej informacji zwrotnej za pośrednictwem formularza online (dostępna jest lista bezpłatne narzędzia ankiet online Tak mówią wszyscy: 5 bezpłatnych narzędzi do skutecznych ankiet onlinePrzez pewien czas nie miałbyś dużego wyboru, z której usługi ankietowej skorzystać, ale obecnie jest wiele do wyboru. Który jest dla Ciebie najlepszy? Czytaj więcej tutaj). Dowiedz się, co ludzie myślą o spotkaniu - czy to było za długie? Czy to było dla nich przydatne? Czy słuchano ich opinii? Jak można poprawić spotkanie następnym razem?

Niezależnie od otrzymanej opinii upewnij się, że jej nie ignorujesz. Rozwijaj swoje spotkania, aby upewnić się, że działają dobrze dla wszystkich zaangażowanych.

Ogólnie rzecz biorąc, przestrzegając tych prostych zasad, aby upewnić się, że spotkania są dobrze przygotowane i dobrze prowadzone, będziesz w stanie aby skrócić długość i zwiększyć efektywność swoich spotkań, jednocześnie utrzymując frustrację wszystkich na poziomie minimum!

A ty? Gdyby twoje spotkania były prowadzone bardziej w ten sposób, czy uważasz, że byłyby bardziej skuteczne?

Zdjęcie: Woodleywonderworks, spotkanie zespołu, przez Flickr