9 rzadkich formatów plików Office, które musisz znać

Reklama

DOC, XLS, PPT - zobaczmy, co kłamie poza te typy plików Microsoft Office, których używamy od wieków.

Czy zwróciłeś uwagę na niektóre nieznane opcje formatu plików, które pojawiają się w pakiecie biurowym podczas próby zapisania pliku? A może otrzymałeś pliki od kogoś w jednym z tych formatów i uznałeś je za „nieczytelne”? Jesteśmy tutaj, aby opowiedzieć Ci o nich więcej dziwnie wyglądające typy plików Jak otwierać dziwne typy plików w systemie WindowsKomputery znają tysiące różnych formatów plików. Czasami zarówno Ty, jak i Windows nie macie pojęcia, jak otworzyć dziwny plik. Oto, jak możesz dowiedzieć się, jak otworzyć te pliki. Czytaj więcej .

Uwaga: Dostępne opcje formatu pliku mogą się różnić w zależności od używany pakiet biurowy Który pakiet Office jest dla Ciebie najlepszy?Będziesz zmuszony znaleźć zawód, który nie wymaga przetwarzania słów lub liczb. I możesz się zastanawiać, czy pakiet Microsoft Office jest naprawdę najlepszym rozwiązaniem? Oto twoje opcje. Czytaj więcej . Pakiety biurowe online zazwyczaj mają mniej opcji. Microsoft Office - oryginalny program biurowy - ma je wszystkie.

Kilka przydatnych warunków związanych z pakietem Office, o których należy pamiętać

Zanim przejrzymy różne formaty plików, rzućmy okiem na kilka „Officespeak”, które przydadzą się w przypadku programów pakietu Office. Uwaga, jeśli jeszcze nie znasz tych warunków.

1. Starsze formaty plików: Odnoszą się do formatów plików, które nie są już opracowywane (ale mogą nadal być używane).

2. OOXML lub OpenXML: OOXML oznacza Office Open XML - format pliku wprowadzony przez Microsoft w 2007 roku. Nie myl go z Open Office XML, który był formatem plików opracowanym jako część pakietu biurowego open source OpenOffice.

3. Zeszyt ćwiczeń: Skoroszyt to po prostu plik Excel zawierający jeden lub więcej arkuszy lub arkuszy kalkulacyjnych.

4. Makro: Makro to mały program, który może pomóc zautomatyzować powtarzające się zadania w programie Excel. Kiedy rejestrujesz makro, to tak jakbyś tworzył sekwencję instrukcji, używając klawiszy i akcji myszy. Po zapisaniu i uruchomieniu makra wykonuje on tę sekwencję bez pytania o dane wejściowe.

5. Dodać: Dodatek rozszerza funkcjonalność programu Office o kilka przydatnych dodatkowych funkcji. Na przykład ten dodatek Office 2003 / XP [już niedostępny] umożliwia usuwanie ukrytych danych (takich jak komentarze) z dokumentów.

DOCX, XLSX, PPTX

Ten zestaw rozszerzeń plików, które są w OpenXML, stał się domyślny w Microsoft Office 2007, zastępując formaty DOC, XLS i PPT w Microsoft Word, Microsoft Excel i Microsoft PowerPoint, odpowiednio.

Jeśli zawsze korzystałeś z DOC, XLS i PPT, ten nowy zestaw może trochę przyzwyczaić się.

Drogi Powerpoint:
Jako użytkownik Mac mam dość problemów z konwersją na konferencjach.
.xlsx i .docx to rozgryzły, dlaczego nie ty?

- Curry Cunningham (@CurryCunningham) 16 lutego 2016 r

Zauważysz, że pliki w nowszych formatach są mniejsze niż odpowiadające im w starszych formatach. To dlatego, że są wyposażone w bezstratny mechanizm kompresji. Aby udostępnić te pliki osobom korzystającym ze starszych wersji pakietu Microsoft Office, możesz zapisać plik OpenXML w odpowiedniej starszej wersji za pośrednictwem Plik> Zapisz jako.

Jeśli jesteś z uruchomioną wersją pakietu Microsoft Office sprzed 2007 roku Nadal możesz kupić pakiet Microsoft Office 2003 online, a my pokażemy Ci, gdzieW trakcie wdrażania pakietu Office 2016 niektórzy ludzie wciąż tęsknią za pakietem Office 2003. Oto jak uzyskać poprawkę na 2003 rok. Czytaj więcej , możesz łatwo przeglądać i edytować pliki OpenXML, instalując ten pakiet zgodności z pakietem Microsoft Office [niedostępne]. Możesz też pozwolić Saikatowi cię przekonać uaktualnij do Microsoft Office 2016 Ponad 13 powodów, dla których warto dokonać aktualizacji do Microsoft Office 2016Microsoft Office 2016 jest już dostępny i nadszedł czas, abyś podjął decyzję. Pytanie o produktywność brzmi - czy powinieneś uaktualnić? Dajemy Ci nowe funkcje i nowe powody, aby pomóc Ci ... Czytaj więcej .

Niektóre inne pakiety biurowe, takie jak Dokumenty Google, obsługują również formaty OpenXML, więc nie powinieneś mieć problemów z importowaniem, powiedzmy, pliku XLSX do Dokumentów Google.

Nawiasem mówiąc, te formaty OpenXML są w zasadzie spakowanymi plikami, które zawierają osobne foldery na multimedia, pliki XML itp. Oznacza to, że możesz na przykład wyświetlić zawartość pliku DOCX, zmieniając nazwę rozszerzenia z DOCX na ZIP. Jest to dość wygodne, gdy trzeba uzyskać dostęp do obrazu osadzonego w pliku DOCX bez faktycznie muszę odczytać plik w tym formacie.

ODT, ODS, ODP

To trio typów plików ma format Open Document Format (ODF), który jest znormalizowanym formatem plików, wolnym od jakichkolwiek ograniczeń użytkowania. Oznacza to, że każda firma może wdrożyć ten format jako część swojego oprogramowania. Nic dziwnego, że ODF jest wykorzystywany w różnych programach biurowych, zarówno zastrzeżonych, jak i open source, w tym OpenOffice, Dokumenty Google, LibreOffice, Zoho Office Suite, i AbiWord.

Jeśli korzystasz z pakietu Office 2010 i nowszych wersji, możesz z łatwością otwierać pliki ODT (do edycji tekstu), ODS (do arkuszy kalkulacyjnych) i ODP (do prezentacji), ponieważ te wersje są wyposażone w natywną obsługę plików ODF. W przypadku poprzednich wersji pakietu Microsoft Office ten darmowy dodatek OpenXML / ODF Translator dostępny na SourceForge jest przydatny.

Oczywiście, jeśli chcesz przeczytać jednorazowy plik ODF, równie dobrze możesz przesłać go do Dokumentów Google i tam wyświetlić. Możesz nawet pobierać pliki Dokumentów Google w ODF.

Microsoft Office nie obsługuje niektórych swoich zwykłych funkcji (lub obsługuje je tylko częściowo) w plikach ODF.

XLSB

XLSB, czyli Excel Binary Workbook, zachowuje się mniej więcej tak, jak format XLSX, z tym wyjątkiem, że zapisuje dane w formacie binarnym. Jego główną zaletą w stosunku do XLSX jest to, że ten pierwszy znacznie zmniejsza rozmiar pliku, a tym samym przyspiesza operacje odczytu i zapisu.

Jeśli możesz? wysłać plik Excel, ponieważ? s za duży, zapisz go jako .xlsb. To zmniejszy rozmiar!

- Wskazówki Google (@GoogleTipsFacts) 17 stycznia 2016 r

Jeśli chcesz skompresować arkusz kalkulacyjny, aby zaoszczędzić miejsce na dysku i ułatwić przesyłanie plików, XLSB jest dobrym rozwiązaniem. Przed regularnym użyciem tego formatu możesz zapisać plik testowy jako XLSB.

Problem polega na tym, że XLSB rzadko jest kompatybilny z pakietami biurowymi spoza domeny Microsoft, więc możesz trzymaj się uniwersalnego formatu, takiego jak XLS, na wypadek, gdy planujesz udostępnić plik, którym jesteś oszczędność. Jeśli ty wiedzieć ten odbiorca korzysta z pakietu biurowego, który obsługuje XLSB, możesz wysłać go w tym formacie, aby przyspieszyć.

Jeśli otrzymasz plik XLSB, nie otwieraj go, chyba że ufasz nadawcy, ponieważ pliki XLSB obsługują makra i mogą zawierać złośliwy kod. Oczywiście domyślne ustawienie zabezpieczeń wyłączonych makr firmy Microsoft zapewnia bezpieczeństwo, ale po co zapraszać?

PPS, PPSX

Slajd PPS lub PowerPoint to tryb prezentacji plików PPT (szablonów PowerPoint). Oznacza to, że po kliknięciu pliku PPS otworzy się on bezpośrednio jako pokaz slajdów - całkiem wygodne, gdy chcesz rozpocznij prezentację bez grzebania, aby przejść do opcji pokazu slajdów.

Wskazówka najważniejsza wskazówka, aby ludzie myśleli, że jesteś czarodziejem: zmień nazwę swoich plików PowerPoint, aby skończyły się na .pps przed prezentacją.

- Paul Briërley (@paulopadopalos) 9 grudnia 2015 r

PPS jest nieedytowalny, tzn. Widok tylko wtedy, gdy otworzysz go klikając dwukrotnie plik. Na szczęście konwersja PPS do PPT (edytowalnego) i wstecz jest tak łatwa, jak zmiana nazwy rozszerzenia pliku .pps na .ppt lub odwrotnie, zgodnie z wymaganiami.

Oczywiście nie potrzebujesz powyższej konwersji, aby edytować PPS. Możesz przeciągnąć i upuścić plik PPS z Eksploratora Windows w pustym oknie programu PowerPoint. Alternatywnie możesz użyć Plik> Otwórz opcja w programie PowerPoint, aby otworzyć edytowalną wersję PPS. Dotyczy to również edycji plików PPSX.

W przypadku kombinacji PPTX-PPSX konwersje są nieco bardziej złożone. Musisz otworzyć Microsoft PowerPoint, użyj Plik> Otwórz opcję otwarcia pliku PPSX, a następnie użyj Zapisz jako okno dialogowe do zapisania pliku prezentacji jako PPTX.

Mówiąc o konwersjach plików, zakładka nasz przewodnik konwertera plików Microsoft Office Kompletny przewodnik konwertera plików pakietu Microsoft OfficeJeśli kiedykolwiek przekonwertowałeś plik tekstowy, np. PDF na Word, znasz wyzwanie. Czasami jest to tak łatwe jak drukowanie, innym razem potrzebujesz specjalnych narzędzi. Wejdź do tego przewodnika konwertera. Czytaj więcej szczegółowe informacje na temat konwertowania różnych formatów plików.

Formaty plików zachowują się

Jeśli chcesz szybko i niezawodnie przeglądać pliki online w różnych formatach, wypróbuj takie rozwiązanie rollMyFile lub Dokumenty Online Viewer. Jeśli szukasz oprogramowania do konwersji, zalecamy Zamzar. To jeden z naszych ulubionych bezpłatne narzędzia do konwersji formatu plików Jak przekonwertować dowolny format pliku online za pomocą bezpłatnych narzędziJeśli potrzebujesz przekonwertować plik, oto ostateczna lista witryn, do których powinieneś się zwrócić. Czytaj więcej .

Inne produkty Microsoft Office, takie jak Access, mają własny protokół zapisywania plików, ale na razie postanowiliśmy skupić się na najpopularniejszym trio pakietu Microsoft Office: Word, Excel i PowerPoint.

Jeśli chodzi o pakiety biurowe, jedno jest jasne: podstawowe starsze formaty w pakiecie Microsoft Office nie będą działać cicho. Nawet w 2016 roku DOC, XLS i PPT wydają się być najbardziej niezawodnymi i kompatybilnymi formatami do zapisywania plików, zwłaszcza jeśli planujesz udostępniać je innym osobom.

W jakich formatach zapisujesz swoje pliki Microsoft Office? Czy często masz problemy z kompatybilnością, gdy udostępniasz je innym? Jak je rozwiązać? Chcielibyśmy wiedzieć!

Kredyty obrazkowe: Planowanie finansowe Koncepcja rachunkowości Arkusz kalkulacyjny przez Rawpixel.com przez Shutterstock, Prelegent na konferencji biznesowej i prezentacji. Publiczność w sali konferencyjnej. autor: Matej Kastelic za pośrednictwem Shutterstock