Odkryj etykiety Gmaila i wreszcie oswaj swoją skrzynkę odbiorczą

Reklama

Wcześniej czy później skrzynka odbiorcza Gmaila wszystkich stanie się przytłaczającym bałaganem. Istnieje wiele sposobów radzenia sobie z przeciążeniem wiadomości e-mail, ale pod nosem jest jedna, z której możesz nie korzystać: dobre stare etykiety Gmaila.

Etykiety istnieją już od dawna, więc dla wielu z nas prawie stały się martwe. Od samego początku jestem użytkownikiem Gmaila, ale do niedawna nigdy nie używałem etykiet. To całkowicie zmieniło sposób, w jaki podchodzę do poczty e-mail, wreszcie pomagając mi oswoić skrzynkę odbiorczą.

Skuteczne stosowanie etykiet zależy od kilku podstawowych zasad wydajności, podobnie jak w przypadku każdego systemu zarządzania zadaniami. Oto sztuczki, które mi pomogły i mogą ci pomóc.

Etykiety nie powinny powodować, że myślisz

Nakładanie etykiety powinno być mechaniczne; działanie podejmowane na podstawie etykiety powinno być mechaniczne.

Jest to chyba najważniejsza część używania etykiet w Gmailu. Początkowo będziesz miał ochotę wymyślić długą listę etykiet. „Każde zadanie lub wiadomość e-mail jest unikalna”, sam sobie powiesz. Unikaj wpadnięcia w tę pułapkę. Im więcej masz etykiet, tym więcej myślisz, tym więcej czasu to zajmuje. Musisz

aktywnie walcz ze zmęczeniem decyzjami Jak stworzyć nowy nawyk, kiedy wydaje się, że jest zbyt trudny do utrzymaniaNawyki nie tworzą się z dnia na dzień. Każdego roku podejmujemy te rezolucje, które wymagają poważnych zmian. Jeśli chcesz nowego nawyku, musisz być przygotowany na pułapki i sposoby ich przezwyciężenia. Czytaj więcej , więc takie powinny być etykiety.

Miej jak najmniej etykiet. Każda etykieta powinna służyć jednemu celowi. Zasadniczo używaj tych podstawowych etykiet i dodaj pięć kolejnych, które są dostosowane do twoich potrzeb w pracy.

5 podstawowych etykiet: Dzisiaj, Gotowe, Oczekiwanie, Do zrobienia, Odpowiedz

Poleca kilku ekspertów skrzynki odbiorczej rano codziennie skanuję e-maile Jak pokonać uzależnienie od e-maili, śledząc nawyki skrzynki odbiorczejE-mail przejmuje kontrolę nad twoimi dniami i jest podstępny. Możesz odzyskać kontrolę nad swoim czasem. Dowiedz się, ile czasu poświęcasz teraz na wysyłanie e-maili i kradnij je z powrotem. Czytaj więcej , więc wiesz, co zrobić z każdym e-mailem. Traktuj ten skan jako czas na uporządkowanie skrzynki odbiorczej, podobnie jak w przypadku listy zadań do wykonania.

The reguła zerowa zarządzania pocztą e-mail: jeśli możesz go usunąć, usuń go. W przypadku wiadomości, których nie można usunąć, zwykle można je podzielić na kategorie według tych pięciu podstawowych etykiet:

1. Dzisiaj: Zaznacz to w dowolnym e-mailu, który ma zostać dziś podjęty. Nie ma problemu, jeśli wiadomość e-mail jest oznaczona jako Dzisiaj, a także coś innego; Chodzi o to, aby wiedzieć, że ten e-mail dotyczy dzisiaj.
2. Do zrobienia: Jeśli wiadomość e-mail zawiera projekt lub zadanie, które musisz dziś wykonać, oznacz ją etykietą. Kluczowy punkt: zadaniem musi być coś więcej niż odpowiadanie na tego e-maila. Możesz spróbować połączyć to z Posortowano, aby zmienić Gmaila w tablicę zadań podobną do Trello Zmień Gmaila w tablicę zadań podobną do trello dzięki SortdWe współczesnej sile roboczej Twój e-mail często zamienia się w listę zadań. Teraz możesz uzyskać organizację w stylu Trello bezpośrednio w Gmailu dzięki nowemu rozszerzeniu Chrome Sortd. Czytaj więcej .
3. Odpowiadać: Zaznacz to w dowolnym e-mailu, który wymaga odpowiedzi. Tak więc wiadomość e-mail można oznaczyć jako „Dzisiaj + Zadanie + Odpowiedź”, wskazując, że zawiera ona zadanie inne niż e-mail, na które należy odpowiedzieć do końca dnia.
4. Czekając na: Zaznacz to w dowolnym e-mailu, w którym jest to dla Ciebie ważne, ale musisz poczekać, aż inna osoba podejmie działanie. Podniosłem tę sztuczkę od założyciela ActiveInbox Wskazówki Andy Mitchella dotyczące zarządzania przeciążeniem poczty e-mail Jak radzić sobie z przeciążeniem skrzynki odbiorczej i listami rzeczy do zrobienia w wiadomościach e-mailE-mail to nie tylko komunikacja, ale także w dużej mierze dyktuje twoją listę rzeczy do zrobienia. Porozmawiajmy o najlepszych wskazówkach, aby połączyć skrzynkę odbiorczą z naszą produktywnością z Andym Mitchellem - założycielem ActiveInbox. Czytaj więcej .
5. Gotowe: Najważniejsza etykieta. Wszelkie wiadomości e-mail, w których wpis nie jest już wymagany, oznacz jako Gotowe. Nie jestem fanem usuwania e-maili, ponieważ wolę mieć ten papierowy ślad; a nawet jeśli archiwizujesz wiadomość e-mail, odpowiedź od nadawcy przywróci ją do skrzynki odbiorczej. Potrzebujesz tego „Gotowe!” etykieta - szczególnie jeśli jesteś fanem metody produktywności Lista Gotowych.

Etykiety są świetne jak Placebos!

Ilekroć otrzymałem powiadomienie e-mail, moim pierwszym instynktem było otwieranie, czytanie, odpowiadanie lub usuwanie. To było zakłócające dla mojego przepływu pracy. Ale to niepilnowane powiadomienie mnie niepokoiłoby, więc skończyłem na tym, co robiłem, aby się z tym uporać.

Teraz po prostu nakładam etykietę i wracam do pracy. Adres e-mail adresuję później, kiedy moja obecna praca zostanie ukończona. Zastosowanie etykiety daje mi psychiczną satysfakcję z interakcji lub zaadresowania wiadomości e-mail, bez poświęcania czasu, który miałbym inaczej.

Etykiety to fantastyczne placebo dla tych, którzy kompulsywnie muszą coś zrobić z przychodzącymi e-mailami.

Etykiety powinny być łatwo dostępne, stosowane i identyfikowalne

Gmail ma wiele narzędzi, dzięki którym etykiety są jak najbardziej przyjazne dla użytkownika. Poświęć trochę czasu na dostosowanie wyglądu etykiet, zwiększy to twoje użycie.

Iść do Ikona koła zębatego> Ustawienia> Etykiety aby zobaczyć wszystkie swoje etykiety i nimi zarządzać. Tutaj również polecam ukrywając większość innych elementów widocznych na lewym pasku bocznym Gmail uaktualnia etykiety za pomocą dwóch rozszerzeń Labs [Wiadomości] Czytaj więcej , takich jak Wysłana poczta, Robocze, Ważne, Kategorie, Kręgi i więcej. Jeśli Twoje etykiety pojawią się jako pierwsze, łatwiej będzie je zauważyć i przeciągnąć i upuścić na wiadomości e-mail.

Również, koduj kolor etykietami. Kliknij małe menu rozwijane w dowolnej etykiecie na pasku bocznym, aby wybrać kolory. Proste kolory zastosowane do twoich podstawowych etykiet pomogą ci je łatwo zidentyfikować. Używam zielonej etykiety dla „ZROBIONE!” - to satysfakcjonujące, aby na nie patrzeć i wiedzieć, że nie będę musiał przejmować się tym e-mailem. Podobnie zaznaczam „DZISIAJ!” etykieta z jaskrawoczerwoną, więc zawsze przykuwa moją uwagę.

Bez rozszerzeń, bez dodatków

Piękno etykiet polega na tym, że są one wbudowane w Gmaila. Nie potrzebujesz żadnych rozszerzeń RAM do żucia, których możesz używać w Chrome, ale nie w mobilnej aplikacji Gmail. Działa idealnie przy każdym otwarciu skrzynki odbiorczej. Najlepsze systemy produktywności to te, które przeszkadzają i takie są etykiety.

Jeśli masz problem z efektywniejszym wykorzystaniem etykiet w Gmailu, chcielibyśmy usłyszeć! Upuść swoje sugestie w komentarzach lub zadaj dowolne pytania.

Kredyty obrazkowe: Kair