Bez papieru: zalety, wady i obejścia cyfrowe

Reklama

The biuro bez papieru Przyszłość jest tutaj - Twój przewodnik po dzisiejszym życiu bez papieruBez papieru - termin, który jest teraz dość często używany w dniach. Ale co to oznacza? W jakim stopniu ma to zastosowanie? Z pewnością wszyscy nadal używamy papieru do pewnego stopnia, pomimo postępu ... Czytaj więcej wydaje się wreszcie nadrabiać zaległości. Częściowo może to wynikać z jeszcze większej liczby popularny pomysł minimalizmu Jak być skutecznym minimalistą w codziennym życiuCoraz więcej osób decyduje się na minimalizm. W niektórych sytuacjach może to powodować frustrujące spustoszenie w życiu codziennym. Przy minimalnym planowaniu nie musi do tego dojść. Czytaj więcej . Ale czy to wszystko to nirwana oszczędzająca drzewo czy koszmar o proporcjach A4?

Badamy zalety i wady oraz porady, które możesz podjąć, abyś mógł podjąć decyzję i od razu zacząć z nią korzystać.

Zalety elektronicznego biura

Rzućmy okiem na zalety wypowiadania adios na papierze.

Pozbywanie się przestarzałego faksu

Pomimo tego, że faks został przekształcony w archaiczne urządzenie, wciąż są tacy, którzy upierają się przy powieszeniu go paznokciami. Są to osoby, których numer faksu jest wyraźnie widoczny na swojej wizytówce. Są to ludzie, którzy nie mogą zaakceptować, że wymyślono coś, co nazwano „e-mailem”, w wyniku czego topią się pod morzem faksu.

Jeśli ktoś taki absolutnie nalega, aby coś MUSISZ przesłać Ci faksem, wówczas istnieją sposoby, aby to załatwić, bez konieczności radzenia sobie z zacięciami papieru i powalonymi drzewami na sumieniu. Wiele usług online może przypisać ci „wirtualny numer faksu”, a druga osoba może wysłać faks na ten numer. Faks jest następnie konwertowany na załącznik wiadomości e-mail i wysyłany do Ciebie przez interweby.

Minusem jest to, że bezpłatne plany dla tych stron są niezwykle ograniczające. Aby uzyskać przyzwoitą usługę, musisz zapłacić za abonament miesięczny.

Niektóre z nich obejmują Maxemail, MyFax, RingCentral, Faxburner, eFaks, i FreeFaxtoEmail.

Więcej przestrzeni na tango

Obecnie mam kilka skrzynek pełnych dokumentów sprzed 15 lat. Siedzą w moim biurze i czekają na zeskanowanie, abym w końcu mógł zniszczyć papierowe oryginały. Tymczasem, kiedy mój najlepszy przyjaciel Procrastinate zostaje ze mną, ciągle potykam się o pudła, uderzam nimi w biodra i ogólnie przysięgam na nie.

Kiedy w końcu zacznę skanować papier, będę miał jedną wielką imprezę niszczenia i drinka za każdym razem, gdy dokument przejdzie przez niszczarkę (do końca będę zupełnie bez nóg). Ale to, o czym tak naprawdę marzę, to mieć dużo miejsca w moim biurze. Mogę wykorzystać tę przestrzeń, aby zacząć tańczyć lub zmagać się z psem. I przypomnij sobie, jaki kolor ma moja podłoga.

Jeśli jesteś firmą, która wydaje dużo pieniędzy na miejsce na dokumenty, pomyśl o tym, ile zaoszczędzisz, skanując te dokumenty i spalając całą partię. Morale pracownika przejdzie przez dach.

Ratowanie środowiska przed nami

Najbardziej oczywistą zaletą jest oczywiście środowisko. Ścina się zbyt wiele drzew, a lasy deszczowe Amazonii częściowo zanikają, aby wyżywić przemysł celulozowo-papierniczy. Wszystko, co możemy zrobić, aby to spowolnić, to oczywiście dobra wiadomość dla planety, na której żyjemy. Drukujemy za dużo i marnuje się zbyt dużo papieru. Przenosząc się do elektronicznego środowiska, możesz zrobić coś dla Matki Natury.

Jeśli ty MUSISZ wydrukować coś Najważniejsze wskazówki i narzędzia pomocne przy drukowaniu stron internetowychBez względu na to, jak bardzo starasz się przejść bez użycia papieru, czasami wystarczy wydrukować tę stronę. Może to być wskazówki, artykuł na zajęcia, materiały informacyjne na spotkanie w pracy itp. Tak jak... Czytaj więcej , istnieją sposoby na zminimalizowanie zużycia papieru i atramentu. Usługi takie jak PrintWhatYouLike, Drukuj przyjaźnie, Aardvark, i Print Eliminator pomoże Ci usunąć wszelkie niepotrzebne elementy ze strony przed wydrukowaniem, takie jak reklamy. Ale gdzie to możliwe, skanuj i wysyłaj pocztą e-mail.

Papier nie trwa wiecznie, ale pliki cyfrowe będą

Faktem jest, że papier nie trwa wiecznie. Magna Carta prawdopodobnie nie wygląda tak świeżo, jak wtedy, kiedy została napisana. Dziennik Anny Frank zaczyna brązowieć i zwijać się na krawędziach. Papier po prostu zaczyna się rozkładać, biorąc pod uwagę, że minęło wystarczająco dużo czasu.

Innymi słowy, jest to okropny sposób przechowywania informacji w perspektywie długoterminowej. Nigdy nie możesz być pewien, kiedy się zrumieni, zgniotu, blaknięcia, zwijania się lub po prostu wylejesz na niego filiżankę kawy. Ale plik cyfrowy? Pod warunkiem, że przechowujesz go w popularnym formacie, takim jak PDF lub TXT i rób regularne kopie zapasowe 5 podstawowych faktów dotyczących tworzenia kopii zapasowych, o których powinien wiedzieć każdy użytkownik systemu WindowsNigdy nie przestajemy przypominać, aby tworzyć kopie zapasowe i chronić swoje dane. Jeśli zastanawiasz się, co, jak często i gdzie należy wykonać kopię zapasową plików, mamy proste odpowiedzi. Czytaj więcej , zawsze będzie tam, kiedy jej potrzebujesz. Za dwadzieścia lub trzydzieści lat nadal będzie wyglądać tak samo, jak za pierwszym razem.

Pracownicy mogą pracować zdalnie

Problem z papierem polega na tym, że w środowisku biurowym, jeśli chcesz, aby koledzy z innych lokalizacji geograficznych mieli kopię, musisz wysłać ją pocztą ślimakową. To wymaga czasu (tym bardziej, że poczta go traci). Czas w wielu przypadkach oznacza utratę pieniędzy, opóźnienia i narastającą frustrację.

Jeśli pliki są zdigitalizowane, można je umieścić online w firmie intranet Szybko skonfiguruj własny domowy intranet dzięki ocPortalCzy zastanawiałeś się kiedyś, jak to jest mieć „stronę portalu” dla swojej rodziny, tak jak wiele firm oferuje pracownikom? Czy nie byłoby wygodnie mieć centralne repozytorium internetowe ... Czytaj więcej lub wiki 4 najlepsze osobiste strony wiki, które pomogą Ci utrzymać porządekCo jeśli oprogramowanie wiki zostało zaprojektowane, aby pomóc Ci na poziomie osobistym? Możesz użyć go do wszystkiego, na przykład do nakreślenia swojej powieści, śledzenia projektów remontowych lub planowania ... Czytaj więcej . Lub można je wysłać pocztą e-mail lub umieścić w folderze do przechowywania w chmurze. Dzięki temu koledzy z drugiego biura mogą natychmiast otrzymać kopię bez konieczności oczekiwania. Jeśli dokument zostanie przesłany do strona współpracy 10+ narzędzi do współpracy bez rejestracji, z których możesz skorzystać w 10 sekundWspółpraca online może zaoszczędzić zarówno Tobie, jak i Twojemu zespołowi czas i pieniądze. Szybka współpraca może zaoszczędzić nieco więcej. Te narzędzia są gotowe do pracy, gdy jesteś. Nie wymaga rejestracji. Czytaj więcej takich jak Dokumenty Google lub Dropbox, wtedy wszyscy we wszystkich lokalizacjach mogą zacząć wyrażać opinie w czasie rzeczywistym.

Wady biura bez papieru

Ale rezygnacja z papieru nie zawsze jest rajem, w jakim ma być. Technologia na ratunek!

Skanowanie co. Pojedynczy. Kawałek. Z. Papier.

Od samego początku jest to najbardziej denerwująca rzecz w całym przedsiębiorstwie. Znalezienie energii i skłonności do siedzenia i skanowania każdego kawałka papieru. To nużące, czasochłonne i szczerze mówiąc, wolałbyś oglądać powtórki Baywatch w telewizji.

Ale są pewne rzeczy, które możesz zrobić, aby nieco ułatwić pracę. Najpierw przejrzyj każdy kawałek papieru i umieść go w jednym z trzech stosów - zdecydowanie skanuj, może skanuj, i strzęp. The strzęp rzeczy… cóż… zniszczyć to i się go pozbyć.

Prawdopodobnie możesz pozbyć się opłaconych rachunków, rachunków za rzeczy, których gwarancja wygasła, instrukcji obsługi (istnieje prawdopodobieństwo, że producent przesłał wersję PDF Nie możesz znaleźć instrukcji obsługi swojego sprzętu? Przeszukaj te specjalistyczne strony internetoweSkrupulatny facet z prognozowaniem albo zeskanuje instrukcję obsługi i zachowa kopię na swoim komputerze, albo poszuka kopii, która jest zwykle dostępna w formacie PDF na stronie producenta. Jest trzeci ... Czytaj więcej na swojej stronie internetowej), odcinki wpłat bankowych (ale NIE wyciągi) i tak dalej. Po prostu rzuć na nią krytyczne spojrzenie i zdecyduj „czy NAPRAWDĘ muszę to zachować?“.

Może skanuj dotyczy rzeczy, których jeszcze nie jesteś pewien i nie chcesz podejmować decyzji. Trzymaj je z boku.

Przekonasz się wtedy, że Zdecydowanie skanowanie stos jest prawdopodobnie łatwiejszy w zarządzaniu. Teraz utwórz foldery na swoim komputerze (Podatki, ubezpieczenie, odcinki wypłatyitp.), a po zeskanowaniu dokumentu natychmiast przenieś go do odpowiedniego folderu i dodaj opisową nazwę.

Istnieją aplikacje, które twierdzą, że przyspieszają proces dla ciebie (moim zdaniem wyniki są mieszane). Evernote ma możliwość skanowania, który wykrywa krawędzie dokumentu po skierowaniu na niego aparatu w smartfonie. Istnieje również Photomyne, jeśli skanujesz zdjęcia. Alternative To ma trochę dobre alternatywy dla skanowalnego jeśli szukasz czegoś innego. Szczególnie podoba mi się ScanBot Najlepsze aplikacje do odbioru rachunków do skanowania, śledzenia i zarządzania rachunkamiTe aplikacje skanera pokwitowań pomogą Ci skanować, zapisywać i organizować każdy rachunek na potrzeby osobiste lub biznesowe. Czytaj więcej .

Pamiętam, aby wykonać kopię zapasową wszystkiego

Im więcej skanujesz, tym ważniejsze jest to, że Ty cofnij to wszystko Przewodnik tworzenia kopii zapasowych i przywracania systemu WindowsKatastrofy się zdarzają. Jeśli nie chcesz stracić danych, potrzebujesz dobrej procedury tworzenia kopii zapasowych systemu Windows. Pokażemy Ci, jak przygotować kopie zapasowe i je przywrócić. Czytaj więcej . Ponieważ jeśli komputer zdecyduje się popełnić samobójstwo lub samozniszczenie, brak kopii zapasowych oznacza absolutnie brak plików. W wielu przypadkach może to być katastrofa nieskrępowana (zwłaszcza jeśli straciłeś dokumenty podatkowe). Z mojego doświadczenia wynika, że ​​wiele firm oferuje zastępcze kopie dokumentów za pewną cenę i możesz to zrobić. Ale możesz spać łatwiej w nocy, jeśli masz rozwiązanie do tworzenia kopii zapasowych w pobliżu lub zdalnie (lub jedno i drugie).

Przynajmniej powinieneś mieć przenośny dysk twardy (uzyskaj co najmniej 1 terabajt miejsca). Jeśli masz komputer z systemem Windows The Ultimate Windows 10 Data Backup GuidePodsumowaliśmy każdą opcję tworzenia kopii zapasowych, przywracania, odzyskiwania i naprawy, jaką mogliśmy znaleźć w systemie Windows 10. Skorzystaj z naszych prostych wskazówek i nigdy więcej nie rozpaczaj nad utraconymi danymi! Czytaj więcej , pobierz i użyj SyncToy, SyncToy: proste rozwiązanie Microsoft do tworzenia kopii zapasowych i synchronizacji [Windows]Jeśli masz pliki na komputerze, musisz wykonać kopię zapasową. Prosty i prosty. Wielu z nas zna tworzenie kopii zapasowych i istnieje wiele metod i programów do użycia. Kolejny aspekt, który ... Czytaj więcej niezwykle proste narzędzie do tworzenia kopii zapasowych. Użytkownicy komputerów Mac Najlepsze rozwiązanie do tworzenia potrójnych kopii zapasowych na komputerze Mac [Mac OSX]Jako programista MakeUseOf i jako ktoś, kto zarabia cały swój dochód na pracy online, można śmiało powiedzieć, że mój komputer i dane są dość ważne. Są idealnie skonfigurowane pod kątem wydajności dzięki ... Czytaj więcej najprawdopodobniej będzie grawitować Wehikuł czasu Podziel na partycje i wykorzystaj dysk twardy Time Machine do przechowywania zbyt dużych plikówJeśli dysk twardy komputera Mac jest mały, a dysk twardy Time Machine jest duży, warto używać go zarówno do tworzenia kopii zapasowych, jak i do przechowywania. Czytaj więcej . Cokolwiek zdecydujesz się użyć, musisz skonfigurować jakiś zautomatyzowany system do tworzenia kopii zapasowych plików o tej samej porze każdego dnia, bezbłędnie.

Najlepiej jest mieć zdalną kopię zapasową, na wypadek gdyby Twoje miejsce zostało zalane lub uległo pożarowi. Ale zanim wyślesz swoje cenne pliki do chmury, pamiętaj o ich zaszyfrowaniu w specjalnym folderze 5 skutecznych narzędzi do szyfrowania tajnych plikówMusimy bardziej niż kiedykolwiek zwracać uwagę na narzędzia szyfrujące i wszystko, co ma na celu ochronę naszej prywatności. Dzięki odpowiednim narzędziom bezpieczeństwo danych jest łatwe. Czytaj więcej pierwszy. WinRAR i WinZip mogą tak samo szyfrować pliki Veracrypti jego przestarzały poprzednik, TrueCrypt TrueCrypt jest martwy: 4 alternatywy szyfrowania dysku dla systemu WindowsTrueCrypt już nie ma, ale na szczęście istnieją inne przydatne programy szyfrujące. Chociaż mogą nie być dokładnymi zamiennikami, powinny odpowiadać Twoim potrzebom. Czytaj więcej . Możliwości w chmurze obejmują Dropbox, Dysk Google, Box i SkyDrive.

Znalezienie bazy danych z technologią typu OCR

Po zeskanowaniu wszystkiego możesz przejść do sortowania folderów i podfolderów według kategorii daty i miesiąca (a nawet folderów dziennych, jeśli naprawdę chcesz uzyskać dokładność). Albo drzwi numer dwa znajdują jakąś bazę danych Technologia typu OCR 4 bezpłatne narzędzia online OCR poddane ostatecznemu testowiDzięki postępowi w technologii OCR konwersja tekstu i obrazów ze zeskanowanego dokumentu PDF na edytowalne formaty tekstowe jest łatwiejsza. Przetestowaliśmy kilka bezpłatnych narzędzi OCR online, więc nie musisz tego robić. Czytaj więcej .

OCR oznacza optyczne rozpoznawanie znaków i jest to technologia, która odczytuje wydrukowany tekst na stronie i jest w stanie przekonwertować ten tekst na tekst, który można skopiować, lub może zwrócić wyniki na podstawie podanych słów kluczowych to. To jest technologia, która prowadzi Evernote Jak korzystać z Evernote: nieoficjalny podręcznikNauka samodzielnego korzystania z Evernote zajmuje dużo czasu. Właśnie dlatego przygotowaliśmy ten przewodnik, aby pokazać, jak w pełni korzystać z najważniejszych funkcji Evernote. Czytaj więcej i to jest co Projekt Gutenberg wykorzystuje Projekt Gutenberg: Więcej niż tylko bezpłatne książkiStrony takie jak Project Gutenberg, który ma w ofercie ponad 45 000 książek (w momencie pisania), zapewnią, że żadna książka nigdy nie zniknie naprawdę. Odkrywanie niejasnych dzieł literatury jest teraz łatwiejsze niż kiedykolwiek. Czytaj więcej aby zeskanować wszystkie teksty z domeny publicznej do eBooków. Tekst w obu dokumentach i obrazy 5 najlepszych narzędzi OCR do wydobywania tekstu z obrazówKiedy masz ryz papieru, jak przekształcić cały wydrukowany tekst w coś, co program cyfrowy będzie w stanie rozpoznać i zindeksować? Trzymaj dobre oprogramowanie OCR w pobliżu. Czytaj więcej można znaleźć, rozpoznać i przedstawić w wynikach wyszukiwania po wprowadzeniu tego słowa.

W celu przeszukiwania zeskanowanych dokumentów wyraźnie musisz znaleźć sposób, aby od razu móc pobrać to, czego potrzebujesz. Więc jeśli wybierzesz trasę OCR, musisz zdecydować. Czy zamierzasz płacić Evernote roczną opłatę i ufać im poufnymi dokumentami? A może zamierzasz pobrać coś zamiast tego i zachować to na swoim komputerze.

Czy jesteś koneserem papieru czy dewiatorem cyfrowym?

Zawsze są zalety i wady wszystkiego, ale niektórzy ludzie mogą tolerować oszustwo bardziej niż inni. Wszystko sprowadza się do tego, co jesteście gotowi zaakceptować.

Czy skanowanie wszystkiego jest bezcelowe i strata czasu? A może digitalizacja jest drogą przyszłości? Co mówią ci, czytelnicy?

Kredyty obrazkowe: Tonący biznesmen przez Shutterstock.com, wszystkie inne obrazy wolne od atrybucji PixaBay