20 sposobów, w jakie Human Virtual Assistant może zaoszczędzić czas

Reklama

Istnieją dwa rodzaje wirtualni asystenci (VA), aby ułatwić sobie życie Użyłem trzech wirtualnych asystentów i ten wygrałZatrudnienie wirtualnego asystenta to inteligentne zarządzanie czasem. Przetestowaliśmy trzy usługi wirtualnych asystentów i znaleźliśmy zalety i wady dla każdej z nich. Każdy test ujawnia wskazówki i porady dotyczące wyboru idealnego osobistego asystenta. Czytaj więcej : cyfrowy i ludzki.

Cyfrowi asystenci to tacy jak Siri, Cortana, Alexa i Google Assistant. Są to programy, które potrafią interpretować i realizować podstawowe żądania. Rozmawiamy o szukaniu rekomendacji dotyczących restauracji i wakacji, rezerwacji Ubera, ustawianiu przypomnień i kontrolowaniu inteligentnego domu. Całkiem proste, ale wciąż bardzo przydatne.

Ale co z tymi zadaniami, których nie znosisz, których nie możesz wykonać lub po prostu nie masz czasu na wykonanie, które są zbyt skomplikowane dla cyfrowej VA? Odpowiedź: zatrudnić człowiek wirtualny asystent.

Są to ludzie (więc upewnij się, że traktujesz ich jako takich), których możesz zatrudnić w witrynach takich jak UpWork lub Osób na godzinę. Zlecając odpowiednie zadania tym ludzkim VA, możesz stać się superproduktywnym, poświęcając na to więcej czasu skoncentruj się na ważnej pracy Dlaczego samodyscyplina to najlepszy hack produktywności, którego potrzebujeszJaki jest sekret głębokiej pracy? Czy to motywacja, czy dyscyplina? Jeśli nie możesz się skoncentrować i zakończyć pracy, oto kilka wskazówek dotyczących nawyków, które pomogą Ci osiągnąć więcej. Czytaj więcej lub po prostu się zrelaksować.

Nie jesteś pewien, co możesz zlecić zewnętrznym VA? Oto kilka pomysłów.

1. Dokonuj rezerwacji i spotkań

Jeśli jest restauracja, którą chciałeś wypróbować, poproś swojego VA, by „zarezerwować stolik dla 4 osób w [restauracji] na około 20.00 w ten piątek. ” Następnie znajdą numer telefonu, wykonają połączenie, podadzą dokładne szczegóły i dodadzą rezerwację do wspólny kalendarz Jak udostępnić swój kalendarz Google każdemuPokazujemy trzy opcje udostępniania Kalendarza Google. Korzystając z iCal, nawet użytkownicy kalendarza Apple i Outlooka mogą przeglądać Twój harmonogram. Wyjaśnimy również, jak odwołać dostęp do kalendarza Google. Czytaj więcej .

Jeśli mają dostęp do twoich kontaktów, mogą nawet dać znać wszystkim, kiedy się pojawią. To samo dotyczy innych rezerwacji i spotkań, które chcesz umówić.

2. Zakupy online

Gdy znajdziesz VA, któremu możesz zaufać, przypisanie mu niewielkiej ulgi lub dostęp do karty firmowej (z niewielkim limitem) oznacza, że ​​mogą dokonywać zakupów online w Twoim imieniu. Widzisz coś, czego chcesz? Wyślij im link lub zdjęcie, a oni będą mogli poradzić sobie z konfigurowaniem kont i wprowadzaniem szczegółów płatności, więc nie musisz.

3. Znajdź (i kup) idealny prezent

Jeśli masz listę osób, dla których chcesz kupić prezenty (małżonka, rodziców, najlepszego przyjaciela), utwórz krótki profil każdej osoby wraz z jej zainteresowaniami i poproś VA o przeszukanie sieci w poszukiwaniu prezentów, które otrzymają miłość. Następnie mogą rutynowo dodawać te pomysły do ​​udostępnionego dokumentu na Dysku Google lub Evernote, dzięki czemu zawsze masz do dyspozycji listę niesamowitych pomysłów na prezenty.

4. Zaplanuj wakacje

Kiedy zbliża się trochę czasu na wakacje, poproś VA o stworzenie zwięzłego dokumentu na temat niesamowitych pomysłów na wakacje na podstawie twojego budżetu i preferencji. Wykonane poprawnie, będziesz mógł to sprawdzić w minuty zamiast spędzać godziny na samodzielnym badaniu.

Będą musieli badać możliwe loty 5 tajemnic podróżnych, aby znaleźć najlepsze i najtańsze lotyJedyną lepszą rzeczą niż podróżowanie jest fantastyczna okazja. Zaoszczędź pieniądze i udanej podróży za pomocą tych aplikacji do planowania podróży. Czytaj więcej , zakwaterowanie, zajęcia, atrakcje, prognozy pogody itp. abyś mógł podjąć najlepszą decyzję.

5. Księgowość

Wysyłanie zdjęć VA rachunków, które wymagają wprowadzenia do arkusza kalkulacyjnego lub regularne wysyłanie e-mailem listy wydatków, jest niezwykle prostym sposobem prowadzenia ksiąg rachunkowych. Pozwala to na przekazanie drobiazgów prowadzenia ksiąg rachunkowych, zamiast pozostawiać te wszystkie wydatki gromadzić się i stresować 10 sposobów na wykopanie się z zaległości w zadaniachPoczucie utopienia się na liście niekończących się zadań jest lękiem wspólnym dla nas wszystkich. Lekarstwo jest dostępne. Oto dziesięć sposobów na odzyskanie drogi powrotnej. Czytaj więcej .

6. Znajdź ciekawe wydarzenia

Zbyt łatwo jest dowiedzieć się o interesujących wydarzeniach po fakcie. Aby temu zapobiec, pozwól VA stworzyć listę wszystkich najlepszych miejsc w okolicy, miej oko na siebie Wydarzenia na Facebooku Nigdy nie przegap wydarzenia: Facebook pozwala subskrybować lokalne wydarzeniaCzy chcesz, aby Facebook informował Cię o wydarzeniach w Twojej okolicy? Oni będą. Czytaj więcej i regularnie wysyłam Ci listę wydarzeń, w których możesz być zainteresowany.

7. Radzenie sobie z obsługą klienta

Kiedy z jakiegokolwiek powodu potrzebujesz skontaktować się z obsługą klienta lub wsparciem technicznym, możesz stracić mnóstwo czasu. Aby zagwarantować, że nie zmarnujesz tego czasu, skontaktuj się z działem obsługi klienta w Twoim imieniu.

8. Zarządzaj swoimi danymi i plikami

Każdy z nas ma tak wiele plików, folderów, danych, kontaktów i zdjęć, że jest to prawie praca na cały etat, po prostu porządkowanie wszystkiego. Więc znajdź system, który działa, wyjaśnij go swojej VA i udziel im niezbędnych uprawnień, aby to zrobić za Ciebie. Co kilka tygodni mogą przenosić nowe pliki do odpowiednich folderów w Dropbox i na Dysku Google. Zmień nazwę i uporządkuj nowe zdjęcia. Oznacz swoje notatki Evernote Najlepszy sposób na uporządkowanie Evernote: użyj tagówCzy Twój Evernote to ogromny bałagan? Przedstawiamy prosty drobiazg, który pomoże Ci uporządkować notatki jak nigdy dotąd. Czytaj więcej . Uporządkuj swoje listy kontaktów. W ten sposób będziesz zawsze być w stanie znaleźć to, czego potrzebujesz.

9. Badania online

Jeśli potrzebujesz znaleźć najlepszą aplikację do określonego zadania, najtańszego dostawcę mediów lub produkt najwyżej oceniany do określonego zastosowania, poproś VA o wykonanie ciężkiego podnoszenia za Ciebie. To samo dotyczy sytuacji, gdy trzeba przeprowadzić podstawowe badania w celu rozwiązania problemu w pracy. Dobry VA będzie miał doskonałe umiejętności badawcze online, więc możesz mieć pewność, że zbierają dla Ciebie odpowiednie informacje.

10. Filtruj wiadomości e-mail

W przeszłości omawialiśmy wiele sposobów leczenia Twojego lęk skrzynki odbiorczej Jak opanować lęk skrzynki odbiorczej GmailaTyle e-maili, tak mało czasu. Czy czujesz się tak, jeśli chodzi o zarządzanie skrzynką odbiorczą Gmaila? Pokazujemy proste ustawienia i pomocne narzędzia do organizowania i zabezpieczania skrzynki odbiorczej Gmaila. Czytaj więcej i spędzaj mniej czasu na e-mailach. Ale jeśli nadal masz problemy, rozważ outsourcing poczty e-mail do VA. Sposób, w jaki trenujesz VA w zakresie filtrowania wiadomości e-mail, będzie osobisty. Mogą archiwizować niepotrzebne wiadomości. Przenieś osoby, które potrzebują odpowiedzi, do folderu „Odpowiedz”. Anuluj subskrypcję niechcianych list e-mail. Mogą nawet odpowiadać na niektóre wiadomości w Twoim imieniu.

11. Twórz prezentacje

Przygotowujesz prezentację do pracy? Co powiesz na dzielenie się z VA wszystkimi informacjami, które należy uwzględnić, i pozwolenie im złożyć całość i wysłać gotowy dokument?

12. Wprowadzanie danych

Wprowadzanie danych może być jednym z najbardziej czasochłonnych, ale najmniej produktywnych sposobów spędzania czasu. Jeśli któryś tydzień spędzasz na wprowadzaniu danych, jak najszybciej przekaż go VA, abyś mógł lepiej wykorzystać ten czas.

13. Potwierdź swoje rezerwacje

Około dzień przed terminem lub rezerwacją pozwól VA sprawdzić, czy wszystko jest poprawnie zarezerwowane. Jest to przydatne w przypadku wizyt lekarskich, a zwłaszcza rezerwacji hotelowych i restauracyjnych, w przypadku których asystent telefoniczny w Twoim imieniu może łatwo uzyskać uaktualnienie.

14. Korektor

Niezależnie od tego, czy piszesz e-maile, posty na blogach, raporty, artykuły lub cokolwiek innego, błędy z pewnością prześlizgną się przez szczeliny. W przypadku jakichkolwiek ważnych spraw wyślij swoje słowa do VA, aby je sprawdzić (jeśli ich umiejętności językowe są do zera). Sprawdzą gramatykę i strukturę pisania, a nawet dodadzą formatowanie dokumentów, aby wyglądały jak statki.

15. Twoje osobiste przypomnienie

Dzięki udostępnionemu kalendarzowi VA może oczywiście pomóc w zarządzaniu harmonogramem, dzięki czemu zawsze wiesz, gdzie musisz być w każdym momencie dnia. Ale możesz też ustawić je jako osobiste przypomnienie, wysyłanie wiadomości, a nawet dzwonienie, aby pobudzić pamięć o terminach, urodzinach, spotkaniach, konferencjach, treningach. Cokolwiek lubisz.

16. Pisanie notatek

Jeśli masz kilka odręcznie napisanych notatek lub strony pełne wyróżnień, zrób ich zdjęcia i prześlij je pocztą elektroniczną do VA, aby napisać za Ciebie. Posiadanie cyfrowej kopii tych notatek sprawia, że ​​są one nie tylko bezpieczniejsze, ale również można je w pełni przeszukiwać.

17. Utwórz plan posiłków

Jeśli chcesz wypróbować nowy rodzaj diety (tj. Niskobiałkowy, wegetariański, niskowęglowodanowy, bogaty w składniki odżywcze, odpowiedni do diety Atkinsa itp.), Daj VA znać wymagania i je mieć ułożyć plan posiłków Jak budować doskonałe posiłki za pomocą kalkulatora IIFYM i programu ExcelMożesz łatwo zaprojektować posiłki, które spełnią twoje cele żywieniowe. Osiągaj swoje cele fitness, korzystając z bezpłatnego kalkulatora IIFYM i arkusza kalkulacyjnego Excel do codziennych zdrowych posiłków. Czytaj więcej i lista zakupów, dzięki którym przestrzeganie diety będzie dziecinnie proste.

18. Monitoruj, podsumowuj i wycinaj wiadomości

Pod warunkiem, że VA ma dobry pomysł na to, co Cię interesuje, miej je miej oko na wiadomości branżowe Te nowe funkcje Feedly ułatwiają trawienie kanałów RSSNajnowsza aktualizacja Feedly zawiera trzy nowe funkcje: tablice, notatki i najważniejsze informacje. Oto, w jaki sposób mogą pomóc Ci być bardziej produktywnym i zorganizowanym dzięki Twoim kanałom RSS. Czytaj więcej i ostrzegam o wszystkim, co jest dla Ciebie ważne potrzeba wiedzieć, aby pozostać na czele gry.

Mogą albo wysłać Ci link do oryginalnego artykułu, albo, aby zaoszczędzić jeszcze więcej czasu, poprosić ich o podsumowanie wiadomości i wszelkich powiązanych danych, abyś mógł zrozumieć historię w ułamku czasu.

19. Znajdź obiecujące możliwości pracy

Każdego miesiąca Twoja VA może wysyłać ci małą listę ofert pracy, które mogą Cię zainteresować. Jeśli jesteś już zatrudniony, ale liczysz na zmianę, jest to zadanie, które zbyt łatwo jest pominąć. Deleguj go do VA, aby upewnić się, że tak się stanie!

20. Popraw swoje CV

Jeśli ubiegasz się o kilka miejsc pracy, pozwól swojemu VA popraw swoje CV 10 rzeczy, których NIE powinieneś wkładać w swoje CVTwoje CV jest pierwszym rzutem oka, jaki widzi potencjalny pracodawca. Spraw, aby Twoje pierwsze wrażenie było idealne. Oto, czego nie należy umieszczać w CV i dlaczego. Czytaj więcej (i list motywacyjny), aby były dostosowane do każdej roli, o którą się ubiegasz.

Będzie to wymagać zbadania firmy, dla której masz nadzieję pracować, i uwzględnienia konkretnych słów kluczowych, które są wymienione w opisie stanowiska.

Wyciśnij więcej godzin każdego dnia

Istnieje mnóstwo sposobów, w jakie możesz to zrobić wycisnąć więcej czasu każdego dnia Wyciśnij dodatkową godzinę każdego dnia dzięki tym 10 szybkim wskazówkomKilka prostych nawyków może pomóc nam pozbyć się nieefektywnych sposobów i zwiększyć rezerwę czasu na robienie tego, co ważne. Dzięki tym pomysłom możesz uzyskać jedną dodatkową produktywną godzinę każdego dnia. Czytaj więcej , ale wynajęcie VA jest zdecydowanie najlepszą opcją.

Oczywiście będzie to kosztować pieniądze, a jeśli chodzi o asystentów, zwykle dostajesz to, za co płacisz. Zasadniczo sprowadza się to do: ile wart jest twój czas?

Masz ochotę zatrudnić własnego wirtualnego asystenta? Sprawdź nasz artykuł na temat jak (i ​​dlaczego) zlecać na zewnątrz codzienne zadania Jak stać się superproduktywnym poprzez outsourcing codziennych zadańZrób więcej w ciągu jednego dnia. Ucząc się, co możesz zlecić na zewnątrz, a także kilku wskazówek dotyczących najlepszych praktyk dotyczących delegowania codziennych obowiązków, Ty również możesz stać się superproduktywny. Czytaj więcej , aby uzyskać bardziej dogłębne spojrzenie na to, czego potrzeba.

Biorąc pod uwagę tę listę, czy skusiłbyś się zatrudnić wirtualnego asystenta człowieka, który pomógłby Ci zdziałać więcej każdego dnia?

Źródło obrazu: alphaspirit /Depositphotos