Automatyzuj swoje życie i pracę dzięki Todoist i IFTTT

Reklama

Policz, ile razy zapomniałeś czegoś w ciągu ostatnich 24 godzin. Tyle razy miałeś okazję zautomatyzować.

Automatyzacja polega na usunięciu potrzeby pamiętania często wykonywanych czynności. Chodzi o uproszczenie twojego życia i pracę w taki sposób, że ludzie przypisują ci, że jesteś znacznie bardziej produktywny niż w rzeczywistości - ponieważ masz „system”, który wykonuje całą pracę za Ciebie.

Dotarcie tam jest trudną częścią. Pomyśl o wszystkich małych zadaniach, które wykonujesz. Czy są jakieś rzeczy, które robisz każdego dnia? Czy są rzeczy, o których musisz pamiętać, aby robić je o tej samej porze dnia, co tydzień lub co miesiąc? Czasami nie chodzi nawet o całkowitą automatyzację zadania, ale o stworzenie systemu, który przynajmniej ułatwi ci szybsze wykonanie zadania.

Może to być dostarczanie wszystkich potrzebnych informacji w wiadomości e-mail o tej samej porze co tydzień, automatyczne wysyłanie raportu e-mailem do szefa lub automatyczne przesyłanie plików z obszaru przechowywania w chmurze do twojego prywatne przechowywanie. Możliwości są ograniczone tylko twoją wyobraźnią.

Mam związek miłości z nienawiścią z ToDoist. Właściwie z listami rzeczy do zrobienia i ogólnie usługami. Posunąłem się nawet tak daleko uaktualnij do ToDoist Premium O ile bardziej produktywny jest ToDoist Premium? Oto 6 dobrych powodów do aktualizacjiPrzez jakiś czas korzystałem z ToDoist za darmo. Ale ciągle napotykałem na rzeczy, które chciałem robić, a których nie mogłem. Przypomnienia e-mail. Dodawanie notatek do zadania. Rzeczy, które naprawdę wiele by dodały ... Czytaj więcej . Myślę, że niedługo potem poszedł do gTasks Użyj gTasks do synchronizacji zadań z Google [Android]Obecnie istnieje milion i jeden świetny sposób na zarządzanie listą rzeczy do zrobienia online i za pośrednictwem aplikacji mobilnych. To powiedziawszy, często jest jeszcze kilka osób, które nie korzystają jeszcze z ... Czytaj więcej a następnie wypróbowałem różnego rodzaju innych aplikacje produktywności Przestań stąpać po wodzie i rób postępy w życiu dzięki dużemu obrazowiJestem pewien, że wielu z was zastanawiało się, czy robicie właściwe rzeczy każdego dnia, czy docieracie gdziekolwiek i czy zmierzacie we właściwym kierunku. Listy rzeczy do zrobienia i aplikacje organizacyjne pomogą ... Czytaj więcej .

Podoba mi się pomysł systemu internetowego, w którym można przechowywać listy rzeczy do zrobienia i projekty, ale nie mogę znieść faktu, że bardzo niewiele systemy zadań online 5 nowych aplikacji zwiększających produktywność do zarządzania listą spraw do załatwienia i realizacji zadańNajlepsza aplikacja zapewniająca wydajność zawsze będzie taka, jaka Ci odpowiada. Na tej liście możesz znaleźć taki, który pomoże ci załatwić sprawę. Czytaj więcej są naprawdę dostosowane do tego, jak chcę z nich korzystać.

Oto dlaczego uwielbiam ToDoist do automatyzacji - zapewnia on możliwość wysyłania powiadomień za pośrednictwem wiadomości e-mail lub SMS.

Oznacza to, że możesz połączyć te powiadomienia e-mail lub SMS za pośrednictwem IFTTT z jakimś rodzajem zadania wyjściowego, które chcesz wykonać w określonym czasie w przyszłości. Możesz także użyć kreatywnego systemu harmonogramu cyklicznego ToDoist do skonfigurowania dowolnego powtarzalnego zadania.

Po skonfigurowaniu zadań do wykonania w ToDoist w ramach normalnego harmonogramu zacznij myśleć o rodzajach zadań - zwłaszcza cyklicznych - które możesz zautomatyzować. Utwórz wiadomość e-mail lub SMS z tego zadania do IFTTT (jak opisano poniżej),

Zautomatyzuj raport e-mail do swojego szefa

E-mail jest prawdopodobnie najłatwiejszym wyzwalaczem ToDoist, który można wysłać do IFTTT w celu dowolnej automatyzacji. W tym pierwszym przykładzie zobaczysz, jak codziennie zautomatyzować wysyłanie raportu do swojego przełożonego.

Najpierw utwórz powtarzające się zadanie w ToDoist.

Następnie kliknij ikonę powiadomień (budzik), ustaw opcję „Przez e-mail” i ustaw opóźnienie na 0 minut.

W powyższym przykładzie wiadomość e-mail będzie wysyłana dla tego zadania w każdy piątek o godzinie 15:00. Używany e-mail to ten, który skonfigurowałeś w sekcji „Ustawienia ToDoist” na swoim koncie. Ważną rzeczą do zapamiętania tutaj jest to, że dowolny tekst podany dla tytułu zadania pojawi się w treści tego e-maila.

Teraz przejdź do swojego konta e-mail i skonfiguruj filtr dla tego tekstu. W przypadku filtra poproś klienta e-mail o zastosowanie etykiety do wiadomości e-mail. W takim przypadku zastosujemy etykietę „Tygodniowy raport do szefa”. W przypadku filtra będzie on pochodził z „[email protected]”, a następnie dowolne słowa z nazwy zadania przechodzą do pola „Has the words”.

Następnie zastosuj etykietę (może być konieczne utworzenie etykiety).

Teraz, za każdym razem, gdy uruchomi się Twoje powtarzające się zadanie ToDoist, spowoduje wysłanie wiadomości e-mail do skrzynki odbiorczej, Twojego klienta poczty zastosuje etykietę, a wszystko, co musisz teraz zrobić, to skonfigurować IFTTT, aby obserwował tę etykietę, a następnie wyśle raport. Wyzwalacz IFTTT będzie wyglądał jak poniżej.

Wreszcie, w przypadku wyzwalacza również będziesz używać E-maila - poproś IFTTT o wysłanie wiadomości e-mail ze stałą poprawką temat i treść, ale ustaw załącznik jako stały adres URL pliku raportu, w którym został zapisany Dropbox.

Więc teraz wszystko, co musisz zrobić, to pamiętać, aby zaktualizować ten plik raportu tygodniowego w Dropbox o najnowsze dane (lub jeszcze lepiej, znaleźć sposób na zautomatyzuj raport Arkusza kalkulacyjnego Google Jak utworzyć automatyczny raport arkusza kalkulacyjnego Google na podstawie danych Analytics Czytaj więcej i nie musisz wcale wykonywać żadnej pracy! Czas zaktualizować arkusz kalkulacyjny, aby zaktualizować dzień przed wysłaniem tego automatycznego e-maila, i możesz pójść na kawę - pozwalając systemowi wykonać całą pracę za Ciebie.

Zaplanuj post na Facebooku od ToDoist

Okej, więc jesteś podobny do mnie i masz najlepsze intencje, aby utrzymywać twoją bazę fanów na bieżąco i aktualizacje, ale potem życie staje się zajęte i następną rzeczą, którą wiesz, minął miesiąc bez Facebooka posty. Nie fajnie.

Dlaczego nie zaplanować serii zadań na Facebooku w ToDoist? To jest łatwe. Najpierw skonfiguruj nowy projekt w ToDoist o nazwie „Szybka aktualizacja” dla wszystkich postów na Facebooku. Następnie po prostu skonfiguruj zadanie i ustaw tytuł jako tekst posta.

Tak jak w pierwszej automatyzacji powyżej, utworzysz filtr wiadomości e-mail za pomocą „Szybkiej aktualizacji” na początku swojego tematu. Skonfiguruj filtr i zastosuj etykietę „ToDoist-Facebook-Post”, jak pokazano powyżej. Dlaczego temat? Cóż, fajne jest to, że twoje powiadomienie ToDoist dodaje nazwę projektu z przodu przychodzącej wiadomości e-mail, jak pokazano tutaj.

Fajne w tym jest to, że możesz nie tylko użyć frazy „szybkiej aktualizacji” w temacie do filtrowania przychodzącą wiadomość e-mail, ale możesz użyć IFTTT, aby opublikować cały wiersz tematu tej wiadomości Facebook! W wyzwalaczu IFTTT na Facebooku wystarczy wybrać przychodzący Temat jako składnik do opublikowania.

Otóż ​​to! Teraz po prostu zaplanuj swoje zadanie / post w ToDoist w ramach projektu „Szybka aktualizacja”, używając tytułu zadania jako posta na Facebooku. Upewnij się, że powiadomienie o zadaniu jest ustawione na twoje konto e-mail. Otóż ​​to. Twój e-mail będzie oznaczał wiadomość przychodzącą, IFTTT opublikuje dla Ciebie post na Facebooku, a teraz jesteś ninja produktywności!

Wydaj przypomnienie o spotkaniu wielu osobom

Wadą ToDoist jest to, że przypomnienia wysyłane są tylko do jednego e-maila. Co więc, jeśli chcesz skonfigurować cykliczny e-mail do swojego zespołu, który służy jako przypomnienie na spotkanie lub jakieś zadanie, nad którym wszyscy musicie współpracować?

Możesz skonfigurować cykliczne powiadomienie o spotkaniu w ToDoist i po prostu ustawić powiadomienie, aby przejść na Twój adres e-mail.

Ponownie skonfiguruj filtr, aby szukać wiersza w tytule zadania, utwórz dla niego etykietę, a następnie w IFTTT użyj tej etykiety, aby uruchomić wyzwalacz wiadomości e-mail na wiele adresów e-mail.

Jest to bardzo prosty i skuteczny sposób na rozszerzenie ograniczenia ToDoist z jednego powiadomienia e-mail na kilka, dzięki przepisowi IFTTT z wyzwalaczem e-mail i wyjściem e-mail!

Uruchom przesyłanie plików za pomocą SMS

Kolejną fajną funkcją ToDoist jest to, że oferuje również powiadomienia SMS. Na szczęście IFTTT oferuje możliwość wyzwalania przepisów przez SMS. Po prostu wybierz SMS jako wyzwalacz i wybierz „Wyślij IFTTT SMS oznaczony tagiem”. Aby przesłać plik za pomocą SMS-a, użyj znacznika takiego jak #TransferReport.

Po utworzeniu tego wyzwalacza IFTTT poda numer SMS, na który należy wysłać.

Jedynym problemem jest to, że aby ToDoist wysyłał powiadomienia bezpośrednio do IFTTT, musiałbyś ustawić numer telefonu „z” na swój numer SMS ToDoist. To nie zadziała, ponieważ IFTTT wymaga wysłania testowego SMS-a i odpowiedzi za pomocą kodu PIN.

Najłatwiejszym sposobem jest skonfigurowanie telefonu komórkowego - który jest skonfigurowany jako telefon SMS z IFTTT i ToDoist - z dowolnym dostępnym Aplikacja do przesyłania SMS-ów Pansi SMS ułatwia zarządzanie wiadomościami tekstowymi na AndroidzieIstnieją aplikacje, które przekształcają SMS-y z codziennej pracy w absolutną bryzę. Pansi SMS to jedna z tych aplikacji. Czytaj więcej . Istnieje wiele dostępnych zarówno dla Androida, jak i iOS. Skonfiguruj tę aplikację, aby przekazywała przychodzące powiadomienia SMS z ToDoist na Twój numer IFTTT i gotowe.

Teraz skonfiguruj swoje zadanie ToDoist, aby wyzwalało przesyłanie pliku, nazywając zadanie tagiem, którego chcesz użyć do uruchomienia go w IFTTT.

Przychodzące SMS-y z ToDoist będą przypominać „Przypomnienie | #TransferReport | Nazwa raportu"

Ponieważ skonfigurowałeś wyzwalacz SMS IFTTT do wyszukiwania tagu #TransferReport, ta wiadomość tekstowa wyzwoli ten przepis.

Teraz, aby IFTTT przesyłał plik z Dropbox na Dysk Google, wystarczy ustawić wyzwalacz IFTTT na używanie Dysku Google i wybrać „Prześlij plik z adresu URL”.

Jak widać, po prostu ustaw URL pliku na URL pliku w Dropbox. Nazwij plik, używając daty „Odebrano” w wiadomości SMS, aby za każdym razem, gdy plik zostanie przesłany, otrzymywał nową datę, a następnie wybierz ścieżkę do Dysku Google, do której chcesz przejść raport.

Zaletą tej automatyzacji jest to, że jeden z pracowników może umieścić swój najnowszy raport w publicznym adresie URL Dropbox, zastępując stary plik i zachowując tę ​​samą nazwę. Następnie, co tydzień, Twój zautomatyzowany system wyciągnie rękę, pobierze ten raport lub plik danych i załaduje go na własne konto na Dysku Google, gdzie możesz zobaczyć nowy raport.

Dodaj wiersz do arkusza kalkulacyjnego Google za pomocą wiadomości SMS

Ostatnim pomysłem na automatyzację jest uruchomienie nowej linii wprowadzania danych w arkuszu kalkulacyjnym Google. Jednym z przykładów tego, dlaczego może to być przydatne, jest posiadanie zespołu techników terenowych lub innego zdalnego personelu. Może zbierają odpowiedzi ankiet od klientów lub odczyty liczników ze zdalnych lokalizacji.

Możesz poprosić ich o wysłanie SMS-a na Twój telefon za pomocą unikalnego znacznika dla każdego technika. Na przykład Bob może napisać do Ciebie „#bobdata 779 Church Street, 4021”, a John napisał do Ciebie „#johndata 76 Main Strett, 6543”.

Chcesz w jakiś sposób zautomatyzować wstawianie tych danych do jednego arkusza kalkulacyjnego Google. Brzmi szalenie skomplikowane? Cóż, nie jest.

W rzeczywistości nie potrzebujesz nawet ToDoist dla tego rozwiązania. Po pierwsze, upewnij się, że masz na telefonie aplikację do automatycznego przekazywania, aby przychodzące SMS-y od tych techników były automatycznie przekierowywane na Twój numer SMS IFTTT. Następnie skonfiguruj wyzwalacze w IFTTT dla każdego tagu.

Następnie utwórz akcję za pomocą Dysku Google i wybierz „Dodaj wiersz do arkusza kalkulacyjnego”.

Utworzenie osobnego wyzwalacza dla każdego technika przy użyciu tej samej nazwy arkusza kalkulacyjnego spowoduje załadowanie wszystkich przychodzących informacji do pojedynczego arkusza kalkulacyjnego.

Gdy zaczniesz twórczo grać z funkcjami powiadomień ToDoist i zdolnością IFTTT do skorzystania z nich i realizując z nimi naprawdę fajne automatyzacje, staje się bardzo oczywiste, że połączenie tych dwóch jest bardzo potężna rzecz.

Czy możesz wymyślić inne fajne sposoby łączenia ToDoist i IFTTT w celu automatyzacji innych zadań? Podziel się swoimi kreatywnymi pomysłami i przemyśleniami w sekcji komentarzy poniżej!