5 kluczowych narzędzi potrzebnych do wydajniejszego wirtualnego biura

Reklama

Biuro wirtualne to biuro mobilne znajdujące się na komputerze lub w chmurze. Jeśli Twoja praca nie wiąże Cię z określoną lokalizacją, możesz skonfigurować narzędzia do pracy z dowolnego miejsca na świecie. Dla coraz większej liczby osób praca zdalna staje się realistyczną i trudną alternatywą dla dojazdów do pracy w tradycyjnym biurze.

Chociaż oferuje niesamowitą swobodę, praca wirtualna i być może w drodze wymaga również dużej dyscypliny i doskonałych umiejętności organizacyjnych. Pracuję i podróżuję od ponad roku i dlatego mogę powiedzieć coś więcej o pracy w „wirtualnym biurze”.

Komunikacja e-mail

Skuteczna komunikacja jest kluczem do wydajności. E-mail pozostaje niezbędnym narzędziem wirtualnego biura do profesjonalnej komunikacji i nie wygląda na to, że zostanie w najbliższym czasie zastąpiony. Twój klient poczty e-mail powinien być skonfigurowany do automatycznego filtrowania poczty, co powinno ułatwić tagi i sortuj wiadomości e-mail, a powinieneś mieć dostęp do swojej poczty online na wypadek, gdyby coś Ci się stało komputer.

Dla mnie, poczta internetowa Google niektóre ustawienia niestandardowe i kilka włączonych funkcji Google Labs spełniają wszystkie te wymagania. Napisaliśmy niezliczone artykuły GMail na MakeUseOf.

Polecam również przeczytanie następujących artykułów:

• • Jak zamienić Gmaila w maszynę wielozadaniową (część 1) Jak zamienić Gmaila w maszynę wielozadaniową (część 1) Czytaj więcej

• 3 rzeczy, które użytkownicy Gmaila skonfigurowali na swoich kontach 3 Things Pro Użytkownicy Gmaila skonfigurowali swoje konta Czytaj więcej

Organizowanie i planowanie

Żadne wirtualne biuro nie jest kompletne bez kalendarza przypominającego o terminach, wydarzeniach i terminach. Ze względu na bezproblemową integrację z GMail używam kalendarz Google.

Poniższe artykuły pokazują, jak najlepiej wykorzystać kalendarz Google:

• 10 niesamowitych funkcji kalendarza Google, które powinieneś wypróbować 10 niesamowitych funkcji kalendarza Google, które powinieneś wypróbować Czytaj więcej
• 5 Przydatnych skryptów Greasemonkey w celu ulepszenia Kalendarza Google 5 Przydatnych skryptów Greasemonkey do ulepszenia Kalendarza Google Czytaj więcej

Jeśli potrzebujesz więcej pomocy, niż może zapewnić zwykły kalendarz, zastanów się nad utworzeniem własnego systemu wirtualnego asystenta. Pageonce to doskonałe rozwiązanie do zarządzania rachunkami, szczegółami podróży i nie tylko. Kolejnym doskonałym narzędziem do utrzymywania porządku jest Pamiętaj o mleku, narzędzie do zarządzania listami, zadaniami i przypomnieniami online lub gdziekolwiek chcesz, na przykład w Gmailu.

• 8 łatwych sposobów zarządzania zadaniami dzięki Remember The Milk 8 łatwych sposobów zarządzania zadaniami dzięki Remember The Milk Czytaj więcej
• 5 sprytnych sposobów użycia Pamiętaj listy mleczne i tagi 5 sprytnych sposobów użycia Pamiętaj listy mleczne i tagi Czytaj więcej

Bezpośrednia komunikacja

Ważne jest, aby kontaktować się z ludźmi. Bezpośrednia komunikacja za pośrednictwem wiadomości błyskawicznych, połączeń głosowych, telefonicznych lub wideo pomaga również przekazywać informacje bardziej efektywnie niż za pośrednictwem wiadomości e-mail. Tak czy inaczej, będziesz musiał komunikować się bezpośrednio ze współpracownikami lub klientami.

Skype obejmuje całą szerokość pasma komunikacji bezpośredniej. Możesz go użyć do czatu, czatu głosowego lub wideo i zadzwonić pod numer telefonu.

W poniższych artykułach znajdziesz porady i wskazówki dotyczące Skype :

• 5 prostych sposobów naprawienia niskiej jakości dźwięku na Skype (lub innych usługach VoIP) 5 prostych sposobów, aby naprawić niską jakość dźwięku na Skype Czytaj więcej
• Jak rozwiązywać problemy, gdy Skype nie ma wideo [Windows] Wideo Skype nie działa? Jak testować i rozwiązywać problemy z kamerąTo frustrujące, gdy wideo Skype nie działa. Użyj tej listy kontrolnej, aby rozwiązać typowe problemy ze strumieniem wideo Skype. Czytaj więcej
• Jak korzystać ze Skype do nagrywania połączeń lub przeprowadzania wywiadów za pomocą HotRecorder (Windows) Jak używać Skype'a do nagrywania połączeń lub przeprowadzania wywiadów za pomocą HotRecorder (Windows) Czytaj więcej

Jako alternatywę dla Skype'a możesz również rozważyć rozmowy Google lub ooVoo.

Przechowywanie i udostępnianie plików online

Jeśli Twoje biuro jest nie tylko wirtualne, ale także w chmurze, potrzebujesz niezawodnego narzędzia do przechowywania plików online. Możesz także potrzebować narzędzia do wymiany lub współpracy nad dokumentami ze swoimi partnerami. Dropbox mogę zrobić to wszystko i więcej.

Zobacz, co zalecamy zrobić Dropbox:

• 2 narzędzia, dzięki którym udostępnianie plików w Dropbox jest szybsze i łatwiejsze 2 narzędzia, dzięki którym udostępnianie plików w Dropbox jest szybsze i łatwiejszeJednym z graczy w grze do udostępniania plików jest Dropbox. Ta popularna usługa tworzenia kopii zapasowych i synchronizacji plików umożliwia użytkownikom łatwe udostępnianie plików za pośrednictwem „folderu publicznego”. Dzięki tej funkcji udostępnianie plików jest ... Czytaj więcej
• 3 kolejne sposoby zarządzania plikami Dropbox, o których możesz nie wiedzieć 3 kolejne sposoby zarządzania plikami Dropbox, o których możesz nie wiedziećNasza ulubiona, wszechstronna usługa udostępniania plików, Dropbox, hojnie zapewnia do 2 koncertów przestrzeni za darmo. Dla wielu użytkowników może to wystarczyć, ale teraz, gdy Dropbox staje się centralną synchronizacją chmury ... Czytaj więcej
• Jak odzyskać utracone pliki w Dropbox Jak odzyskać utracone pliki w DropboxCo się stanie, jeśli przypadkowo usuniesz plik w Dropbox? Czy zniknie na zawsze po zsynchronizowaniu zmian? Tak, plik zniknie, ale jeszcze nie zniknie całkowicie. Więc jest... Czytaj więcej
• Jak utworzyć bezpośrednie łącza do zawartości Dropbox i zautomatyzować proces Jak utworzyć bezpośrednie łącza do zawartości Dropbox i zautomatyzować procesJednym z najlepszych zastosowań Dropbox jest udostępnianie plików. Za pomocą konta Dropbox możesz używać folderu publicznego do udostępniania plików innym osobom. W tym artykule pokażę ci szybkie i ... Czytaj więcej
• Jak szyfrować dane Dropbox za pomocą ENCFS [Linux] Jak szyfrować dane Dropbox za pomocą ENCFS [Linux]Dropbox jest prawdopodobnie jednym z najlepszych dostępnych narzędzi do synchronizacji plików online. Jeśli jednak ostatnio przeglądałeś wiadomości techniczne, zobaczysz, że Dropbox ma ostatnio problemy z prywatnością. Dlatego szyfrowanie ... Czytaj więcej

Sprzęt komputerowy

Na koniec powiem krótko o sprzęcie, który się przyda. Oczywiście potrzebujesz komputera i telefonu komórkowego. Wybór urządzenia będzie w dużej mierze zależeć od osobistych preferencji lub może będziesz polegać wyłącznie na komputerach publicznych. Tak czy inaczej, należy rozważyć dwa elementy wyposażenia dodatkowego:

• Kopia zapasowa i przesyłanie plików
  W przypadku danych, których nie możesz lub nie chcesz przechowywać online, kup kartę SD lub dysk flash USB o wystarczającej pojemności. Możesz również zainstalować aplikacje mobilne na tych urządzeniach, na wypadek gdybyś polegał na komputerach publicznych.
• Słuchawki i / lub zestaw słuchawkowy
  Kiedy pracujesz w zatłoczonym i hałaśliwym miejscu publicznym, dobre słuchawki mogą mieć kluczowe znaczenie dla koncentracji i zdrowia psychicznego. Gdy od czasu do czasu potrzebujesz nawiązywać połączenia za pośrednictwem komputera, pamiętaj o zakupie słuchawek wielofunkcyjnych, które również pełnią funkcję zestawu słuchawkowego.

Wniosek

Biuro wirtualne to wysoce indywidualna konfiguracja sprzętu komputerowego, oprogramowania komputerowego i usług online. Podobnie jak w tradycyjnym biurze, wybrane narzędzia wirtualnego biura w dużym stopniu zależą od osobistych wymagań i preferencji. Możesz sprawić, by organizacja była prosta i skuteczna, ale nigdy nie zapomnij o ochronie swoich danych i religijnym tworzeniu kopii zapasowych.

Jakich aplikacji i sprzętu używasz w wirtualnym biurze?

Kredyty obrazkowe: EDHAR